En tant qu'utilisateur, lors de la création d'un long document dans Microsoft Word , un index est un outil pratique pour vos lecteurs potentiels. Normalement, nous voyons des index au dos des livres. Ils permettent aux lecteurs de rechercher un mot ou une phrase pour trouver la page faisant référence à ce sujet.

De la même manière, dans une table des matières de Microsoft Word , les utilisateurs peuvent insérer un index puis le mettre à jour automatiquement. Cela élimine une grande partie du travail manuel de création de ces excellentes sources de référence. Ici, les utilisateurs verront comment créer l'index et également le mettre à jour dans Word .

Comment créer un index dans Word

Vous trouverez ci-dessous les étapes pour créer un index dans Word.

1. Marquez vos entrées.
2. Modifier ou supprimer des entrées d'index.
3. Mettre à jour l'index.
4. Créer^(Create) un index automatiquement^{(Index Automatically)} dans Microsoft Word

Nous allons maintenant examiner chaque étape au fur et à mesure que nous procédons ci-dessous.

1] Marquez vos entrées d'index

Word peut créer votre index automatiquement, mais il est suffisamment intelligent pour savoir quels éléments vous souhaitez y inclure. Ainsi, pour que les utilisateurs créent un index, ils devront marquer les entrées. C'est le gros du travail que vous ferez pour l'index. Mais une fois que vous aurez commencé à marquer les entrées, vous pourrez les parcourir rapidement.

Ouvrez le document Microsoft Word et accédez à l' onglet Références . ^(References)Sélectionnez votre première entrée d'index en faisant glisser votre curseur dessus.

Dans le ruban, vous verrez la section Index vers la droite. Sélectionnez le  bouton Marquer l'entrée .^{(Mark Entry)}

Une fenêtre contextuelle apparaîtra pour vous permettre de décrire votre entrée. Cette fenêtre peut rester ouverte pendant que vous sélectionnez vos entrées restantes. Entrez l'  entrée principale^{(Main entry)}  en haut et éventuellement une  sous- entrée^(Subentry) .

Ensuite, choisissez parmi Options  pour une référence croisée, la page actuelle ou une plage de pages.

Ou vous pouvez formater le numéro de page qui s'affiche en gras et/ou en italique.

Cliquez sur Marquer^(Mark)  pour une seule entrée ou  Marquer tout^{(Mark All)}  pour marquer ce même texte partout dans votre document.

Lorsque vous avez terminé avec la fenêtre Marquer l'entrée d'index^{(Mark Index Entry)} , cliquez sur Fermer^(Close) .

Sur le document, les entrées d'index sont étiquetées avec XE . Si vous ajoutez une sous-entrée ou une référence croisée, vous le remarquerez également dans la balise XE .

Si vous ne voyez pas vos balises XE mais que vous aimeriez les voir, accédez à l'  onglet  Accueil et cliquez sur le bouton ^(Home)Show/Hide Paragraph  .

2] Modifier ou supprimer des entrées d'index

Si les utilisateurs doivent apporter une modification à une entrée, par exemple, supprimer une référence croisée, ils le feront dans ce champ XE. Apportez les modifications à l'intérieur des guillemets. Une autre option consiste à supprimer l'entrée marquée, puis à la marquer à nouveau.

De plus, pour supprimer une entrée d'index, sélectionnez tout le texte entre et y compris les accolades {  } et appuyez sur Supprimer^(Delete) . Vous pouvez ensuite suivre les étapes ci-dessus pour marquer à nouveau l'entrée avec les modifications souhaitées.

3] Créer l'index dans Word

Lorsque vous êtes sur le point d'insérer votre index, déplacez le curseur à l'endroit où vous le souhaitez dans le document. Sélectionnez ensuite l'  onglet  Références et cliquez sur ^(References)Insérer un index^{(Insert Index)} .

Avant la création de l'index, vous disposez de quelques paramètres que vous pouvez ajuster si vous le souhaitez. Il s'agit de l' aperçu avant impression, de l'en- ^{(Print Preview,)} tête de tabulation, du ^{(Tab Leader,)} type de ^(Type)format^(Formats)   et des colonnes.^(Columns.)

Après avoir effectué vos ajustements d'index, cliquez sur  OK . Votre index apparaîtra dans votre document avec vos entrées. Vous verrez tout beau et soigné et par ordre alphabétique.

4] Mettre à jour l'index

Les utilisateurs peuvent continuer à marquer des entrées supplémentaires après avoir créé l'index et l'avoir simplement mis à jour. Et si vous modifiez ou supprimez des entrées, vous devrez également mettre à jour l'index.

Cliquez^(Click) à l'intérieur de la zone d'index de votre document, le bouton Mettre à jour l' index^{(Update Index)}  dans le ruban de l'  onglet Références^(References) s'animera. Si le bouton est toujours grisé comme indiqué dans l'image ci-dessus, assurez-vous que votre curseur se trouve dans l'index.

Si vous souhaitez supprimer complètement l'index, sélectionnez tout son texte et appuyez sur la touche Suppr^(Delete) . Vous souhaiterez alors probablement supprimer les entrées d'index (comme indiqué ci-dessus) si vous ne prévoyez pas du tout d'utiliser un index.

5] Créer^(Create) un index automatiquement^{(Index Automatically)} dans Word

Marquer toutes les entrées souhaitées dans votre index Word peut prendre un certain temps. ^(Word)Mais un index peut être un outil précieux pour vos lecteurs. Pensez donc à en ajouter un si votre public peut en bénéficier pour votre prochain document Word , livre ou autre document volumineux.

Si cela vous a été utile, vous pourriez également aimer - Comment utiliser le texte lié dans Microsoft Word^{(How to use linked text in Microsoft Word)} .

How to create an Index in Word

As a user, when creating a lengthy document in Microsoft Word, an index is a convenient tool for your potential readers. Normally, we get to see indexes in the backs of books. They allow readers to look up a word or phrase to find the page referencing that topic.

In the same way, in a table of contents in Microsoft Word, users can insert an index and then update it automatically. This takes much of the manual work out of creating these great reference sources. Here, users will be shown how to create the index and also update it in Word.

How to create an Index in Word

Listed below are steps to create an index in word.

1. Mark Your Entries.
2. Edit or Remove Index Entries.
3. Update the Index.
4. Create an Index Automatically in Microsoft Word

Now we will have a look at each step as we proceed below-

1] Mark Your Index Entries

Word can build your index automatically, but it’s smart enough to know which items you want in it. So for users to create an index, they will need to mark the entries. This is the bulk of the work you will do for the index. But once you start marking entries, you will be able to zip through them quickly.

Open Microsoft Word document and go to the References tab. Select your first index entry by dragging your cursor through it.

In the ribbon, you will see the Index section toward the right side. Select the Mark Entry button.

A pop-up window will appear for you to describe your entry. This window can remain open while you select your remaining entries. Enter the Main entry at the top and optionally a Subentry.

Then choose from Options for a cross-reference, the current page, or a page range.

Or you can format the page number that displays in bold and/or italic.

Click on Mark for a single entry or Mark All to mark that same text everywhere in your document.

When you are done with the Mark Index Entry window, click on Close.

On the document, index entries are labeled with XE. If you add a Subentry or cross-reference, you will notice that within the XE tag as well.

If you do not see your XE tags but would like to, go to the Home tab and click the Show/Hide Paragraph button.

2] Edit or Remove Index Entries

If users need to make a change to an entry, for instance, remove a cross-reference, they will do so within that XE field. Make the changes inside the quotation marks. Another option is to remove the marked entry and then mark it again.

Also, to remove an index entry, select all text within and including the braces { } and hit Delete. You can then follow the steps above to mark the entry again with the changes you want.

3] Create the Index in Word

When about to insert your index, move the cursor to the spot you want it in the document. Then, select the References tab and click Insert Index.

Before the index is created, you have a few settings you can adjust if you like. These are Print Preview, Tab Leader, Formats Type and Columns.

After you make your index adjustments, click OK. Your index will pop into your document with your entries. You’ll see everything nice and neat and in alphabetical order.

4] Update the Index

Users can continue to mark additional entries after creating the index and simply updating it. And if you edit or remove entries, you will need to update the index as well.

Click inside the index area in your document, the Update Index button in the ribbon on the References tab will come alive. If the button is still grayed out as shown in the image above, make sure your cursor is within the index.

If you want to remove the index completely, select all of its text and tap the Delete key. You will then likely want to delete the index entries (as seen above) if you don’t plan to use an index at all.

5] Create an Index Automatically in Word

It may take some time to mark all the entries you want in your Word index. But an index can be a valuable tool for your readers. So consider adding one if your audience can benefit from it for your next Word document, book, or other lengthy material.

If this was helpful, you might also like – How to use linked text in Microsoft Word.

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