Google Sheets est une application Web gratuite et une alternative populaire à Microsoft Excel . L'outil permet de créer, mettre à jour et modifier facilement des feuilles de calcul. C'est un excellent outil collaboratif vous permettant d'ajouter autant de personnes que vous le souhaitez et de modifier Google Sheets avec d'autres en même temps. L'outil en ligne vous permet de travailler ensemble en temps réel sur un projet dans la même feuille de calcul, où que vous soyez. Pour collaborer sur Google Sheets , il suffit de cliquer sur un bouton Partager^(Share) et là, vous autorisez vos amis, collègues ou famille à modifier votre feuille de calcul.

Lorsque vous travaillez sur une feuille de calcul Google^{(Google Spreadsheet)} partagée , vous souhaiterez peut-être que les autres utilisateurs n'entrent que des données restreintes dans ses cellules. Pour éviter que d'autres personnes n'entrent de mauvaises valeurs dans les cellules, vous pouvez ajouter un élément de contrôle graphique comme le menu déroulant^{(drop-down menu)} qui est similaire à une zone de liste qui permettrait aux gens d'entrer uniquement les valeurs disponibles dans une liste donnée. En dehors de cela, la liste déroulante sert de méthode intelligente et plus efficace pour saisir des données.

Cela étant dit, une liste déroulante ou un menu déroulant est un moyen simplifié de s'assurer que les gens remplissent uniquement les valeurs dans vos cellules exactement de la même manière que vous l'attendez. Comme Excel ,  Google Sheets vous permet de créer facilement un menu déroulant vers vos feuilles. De plus, il vous permet d'apporter des modifications partielles à la liste déroulante au cas où vous voudriez modifier la liste de sélection dans les cellules. Dans cet article, nous expliquons en détail comment créer un menu déroulant dans Google Sheets et le modifier.

Créer un menu déroulant dans Google Sheets

Lancer^(Launch) Google Sheets

Ouvrez une nouvelle feuille de calcul ou ouvrez un fichier de feuille de calcul existant.

Sélectionnez une cellule dans laquelle vous souhaitez créer une liste déroulante. Vous pouvez également sélectionner un groupe de cellules, une colonne entière ou une ligne.

Accédez au menu Feuilles et cliquez sur l'option ^(Sheets)Données.^(Data.)

Sélectionnez Validation^{( Data Validation)} des données dans le menu déroulant. Une fenêtre de validation des données apparaît avec plusieurs options à personnaliser.^{(Data Validation)}

Le premier champ de la fenêtre de validation des données est la ^{(Data Validation)}plage de cellules^{(Cell range)} qui est automatiquement remplie en fonction des cellules sélectionnées. Vous pouvez changer la plage en une nouvelle valeur en cliquant simplement sur une icône de tableau dans le champ Plage de cellules^{(Cell Range)} .

Le deuxième champ de la fenêtre de validation des données est le ^{(Data Validation)}Critère^{( Criteria )} qui a une liste de diverses options dans son propre menu déroulant. Les critères^(Criteria) contiennent des options telles que Liste à partir d'une plage, Liste d'éléments, Nombre, Texte^{(List from a range, List of items, Number, Text, )} et Date. 

• Liste à partir d'une plage : Cette option permet de créer une liste de valeurs qui ont été extraites de différentes feuilles ou la liste de valeurs de différentes cellules d'une même feuille.
• Liste d'éléments : cela nous permet de créer une liste de valeurs de texte. Ils sont saisis dans le champ d'édition séparés par des virgules.
• Nombre^(Number) : cette option ne crée pas de liste déroulante mais s'assure que l'entrée du menu déroulant se situe dans une plage numérique spécifique.
• Texte : Cette option ne crée pas de liste déroulante mais s'assure que l'entrée est dans un format textuel approprié.
• Date : Cette option ne crée pas de liste déroulante mais vérifie si la date saisie est valide ou se situe dans une certaine plage.
• La formule personnalisée^{(Custom Formula)} est : cette option ne crée pas de liste déroulante mais s'assure que la cellule sélectionnée utilise une formule spécifiée par l'utilisateur.

Une fois les données à inclure dans la liste saisies, sélectionnez l'option Afficher la liste déroulante^{(Show dropdown list)} dans la cellule. La sélection de cette option garantit que les valeurs apparaissent dans les cellules.

Vous pouvez également choisir ce qui doit être fait lorsque quelqu'un saisit une donnée invalide qui n'est pas présente dans la liste en sélectionnant les options avec un bouton radio. Vous pouvez choisir d'avoir l' option Afficher l'avertissement^{(Show warning)} ou l'option Rejeter l'entrée^{(Reject input)} sur les données non valides. L' option Rejeter l'entrée^{(Reject Input)} ne vous permet pas d'entrer une valeur qui n'est pas présente dans votre liste déroulante. D'autre part,  l'option Afficher l'avertissement^{(Show warning)} vous permet de saisir les données invalides qui ne figurent pas dans votre liste mais affiche le message d'avertissement dans la feuille.

La dernière option dans la fenêtre de réglage est l' apparence. ^{(Appearance.)}Cette option donne un indice à l'utilisateur sur les valeurs ou les données qu'il peut entrer dans les cellules. Pour activer cet assistant, sélectionnez l'option Afficher le texte d'aide à la validation à^{(Show validation help text)} côté du champ Apparence^(Appearance) . Après avoir sélectionné l'option, tapez les instructions que vous souhaitez donner aux utilisateurs sur les valeurs qu'ils peuvent choisir dans la plage de cellules.

Cliquez sur Enregistrer^(Save) pour appliquer les modifications.

Modifier la liste déroulante dans Google Sheets

Pour ajouter plus de valeurs à la liste ou supprimer des éléments du menu déroulant, suivez les étapes ci-dessous

Accédez à Données^{( Data)} et sélectionnez Validation^{( Data validation)} des données dans le menu déroulant.

Sélectionnez les cellules et modifiez les éléments dans l'entrée.

Cliquez sur Enregistrer^(Save) pour appliquer les modifications.

C'est tout.

How to create and modify a drop-down list in Google Sheets

Google Sheets is a free web-based application and a popular alternative to Microsoft Excel. The tool allows to easily create, update, and modify spreadsheets. It serves as an excellent collaborative tool allowing you to add as many people as you want and edit Google Sheets with others at the same time. The online tool enables you to work jointly in real-time on a project in the same spreadsheet irrespective of wherever you are located. To collaborate on Google Sheets one has to simply click a Share button and there you are allowing your friends, colleagues, or family to edit your spreadsheet.

When working on a shared Google Spreadsheet, you may want other users to enter only restricted data within its cells. To avoid others entering wrong values within cells, you may want to add a graphical control element like the drop-down menu which is similar to a list box that would allow people to enter only those values available from a given list. Apart from that, the drop-down list serves as a smart and more efficient method to enter data.

That being said, a drop-down list or a pulldown menu is a streamlined way to ensure that people fill only the values into your cells in the exact same manner as your expecting. Like Excel,  Google Sheets allows you to easily create a drop-down menu to your Sheets. Additionally, it enables you to make partial changes to the drop-down list in case you want to modify the selection list in the cells.  In this article, we explain in detail how to create a drop-down menu in Google Sheets and modify the same.

Create a drop-down menu in Google Sheets

Launch Google Sheets

Open a new spreadsheet or open an existing spreadsheet file.

Select a cell where you want to create a drop-down list. You can also select a group of cells, an entire column, or a row.

Navigate to Sheets menu and click on the option Data.

Select Data Validation from the drop-down menu. A Data Validation window pops up with several options to customize.

The first field in the Data Validation window is the Cell range which is automatically filled based on the selected cells. You can change the range to a new value by simply clicking on a table icon in the Cell Range field.

The second field in the Data Validation window is the Criteria which has a list of various options in its own drop-down menu. The Criteria contains options like List from a range, List of items, Number, Text, and Date. 

• List from a range: This option allows you to create a list of values that have been retrieved from different sheets or the list of values from different cells on the same sheet.
• List of items: This allows us to create a  list of text values. They are entered in the edit field separated by commas.
• Number: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry to the drop-down menu falls within a specific numeric range.
• Text: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry is in a proper textual format.
• Date: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure if the date entered is valid or comes in a certain range.
• Custom Formula is: This option does not create a drop-down list instead makes sure the selected cell uses a user-specified formula.

Once the data that is to be included in the list is entered, select the option Show dropdown list in cell. Selecting this option ensures that the values appear in the cells.

You can also choose what has to be done when someone enters an invalid data which is not present on the list by selecting the options with a radio button. You can choose to have either Show warning option or Reject input option on invalid data. The Reject Input option doesn’t allow you to enter any value which is not present on your drop-down list. On the other hand,  Show warning option allows you to enter the invalid data which is not on your list but displays the warning message in the sheet.

The last option in the setting window is the Appearance. This option gives a hint to the user on what values or data they can enter in the cells. To activate this assistant, select the option Show validation help text beside the Appearance field.  After you select the option, type the instructions that want to give people about what values they can choose within the cell range.

Click Save to apply the changes.

Edit the drop-down list in Google Sheets

To add more values to the list or remove items from the drop-down menu follow the below steps

Navigate to Data and select Data validation from the drop-down menu.

Select the cells and change the items in the entry.

Click Save to apply changes.

That’s all.

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