L'un des désagréments les plus courants que les gens citent avec Excel concerne la façon dont les nombres et le texte sont formatés dans les cellules. C'est particulièrement ennuyeux lorsque des nombres sont entrés par inadvertance dans une feuille de calcul au format texte.

Lorsque cela se produit, les calculs et les différentes formules ne fonctionnent pas tout à fait correctement, ou peuvent ne pas fonctionner du tout. 

Dans cet article, vous apprendrez à identifier quand une colonne ou une ligne de nombres est réellement formatée en tant que texte et à convertir du texte en nombres afin qu'ils fonctionnent à nouveau dans les formules et les calculs. C'est l'un de ces conseils de base sur Excel^{(basic Excel tips)} que tout le monde devrait connaître.

Les données cellulaires sont-elles du texte ou des chiffres ?

Il existe plusieurs façons de voir si un nombre ou un ensemble de nombres dans une colonne ou une ligne est formaté en tant que texte dans Excel .

Le moyen le plus simple consiste à sélectionner la cellule, à sélectionner le menu Accueil et, sous le groupe ^(Home)Nombre^(Number) dans le ruban, notez le format numérique affiché dans la liste déroulante.

Si la liste déroulante affiche "texte", vous savez que la cellule est formatée au format texte. Si vous souhaitez effectuer des calculs numériques^{(numerical calculations)} sur la cellule à l'aide de formules Excel^{(Excel formulas)} , vous devez d'abord la convertir.

Dans le cas où quelqu'un a saisi des nombres au format texte à l'aide de l'apostrophe dans la cellule, vous verrez un petit triangle vert indiquant que la valeur a été saisie sous forme de texte.

Remarque^(Note) : Précéder une entrée de cellule d'une apostrophe force le formatage de la cellule à être basé sur du texte.

Si vous avez découvert, en utilisant l'une des approches ci-dessus, que les données numériques sont saisies dans la feuille Excel au format texte, vous pouvez utiliser l'une des méthodes ci-dessous pour convertir ce texte en nombres.

1. Convertir en nombre

Si vous avez besoin de convertir des données saisies dans Excel avec une apostrophe, vous pouvez facilement les reconvertir au format numérique à l'aide de l' option Convertir^(Convert) en nombre .^(Number)

1. Tout^(First) d'abord , sélectionnez les cellules que vous souhaitez reconvertir au format numérique. Vous verrez un losange jaune apparaître près de la sélection avec un symbole d'exclamation au milieu.

2. Sélectionnez ce symbole. Dans la liste déroulante, choisissez Convertir en nombre^{(Convert to Number)} . 

Cela mettra à jour tous les nombres textuels que vous avez sélectionnés au format de données numériques  général .^(General)

Vous saurez que cela a fonctionné lorsque tous les nombres de votre sélection sont passés de l'alignement à gauche à l'alignement à droite dans les cellules.

2. Utilisation du texte dans la colonne

Un autre moyen simple de convertir du texte en nombres dans Excel consiste à convertir une colonne entière de valeurs à la fois. Vous pouvez le faire en utilisant la fonction Text to Column .

1. Sélectionnez toute la colonne de données que vous souhaitez convertir du texte en nombres.

2. Sélectionnez Données^(Data) dans le menu, puis sélectionnez Texte en colonnes^{(Text to Columns)} dans la section Outils^{(Data Tools)} de données du ruban.

3. Dans la fenêtre de l' assistant , conservez l'option ^(Wizard)Délimité^(Delimited) par défaut sélectionnée et sélectionnez Suivant^(Next) . 

4. Sur la page suivante de l' assistant^(Wizard) , conservez l' onglet^(Tab) par défaut sélectionné, puis sélectionnez à nouveau Suivant^(Next) .

5. Enfin, sur la dernière page de l' assistant^(Wizard) , assurez-vous que Général^(General) est sélectionné sous Format de données de colonne^{(Column data format)} . Pour le champ Destination , vous pouvez soit sélectionner une nouvelle colonne dans laquelle vous souhaitez placer les données numériques, soit simplement conserver la colonne actuellement sélectionnée telle quelle. Sélectionnez Terminer^(Finish) .

Désormais, vos données seront toutes converties en valeurs numériques, que vous pourrez utiliser dans les formules et les calculs Excel .

Remarque^(Note) : Vous remarquerez que la mise en forme réelle des cellules ne change pas de Texte^(Text) à Général,^(General) même si les valeurs elles-mêmes peuvent désormais être utilisées comme nombres. Toutefois, si vous définissez votre colonne de sortie sur une nouvelle colonne, vous remarquerez que la mise en forme de la nouvelle colonne est définie sur General . Il ne s'agit que d'un problème cosmétique qui n'affecte pas le comportement des nombres dans la colonne formatée " Texte ".^(Text)

3. Modification du format de cellule

Le moyen le plus simple et le plus rapide de convertir du texte en nombres dans Excel consiste simplement à modifier la mise en forme des cellules à partir du menu Accueil .^(Home)

Pour faire ça:

1. Sélectionnez toutes les cellules que vous souhaitez convertir. Vous pouvez sélectionner une colonne entière (n'incluez pas l'en-tête) si vous souhaitez convertir toutes les cellules d'une colonne.

2. Sélectionnez le menu Accueil et, dans le groupe ^(Home)Numéro^(Number) sur le ruban, sélectionnez la liste déroulante contenant Texte^(Text) . 

3. Vous verrez une liste de formats parmi lesquels choisir. Sélectionnez Général^(General) pour convertir au format numérique. Ou vous pouvez sélectionner Nombre^(Number) , Devise^(Currency) , Comptabilité^(Accounting) ou Pourcentage si vous souhaitez que ces formats de nombre spécifiques soient appliqués à vos données numériques.

4. Utiliser les valeurs de collage

Si vous devez déplacer des cellules de texte contenant des nombres dans une nouvelle cellule ou colonne, vous pouvez utiliser la fonction Collage spécial^{(Paste Special)} .

1. Sélectionnez le groupe de cellules vides où vous souhaitez placer votre sortie de données numériques. Sélectionnez Formater les cellules^{(Format Cells)} dans le menu contextuel.

2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, assurez-vous que Général^(General) est sélectionné comme format de nombre et sélectionnez OK .

3. Sélectionnez la colonne entière de cellules que vous souhaitez convertir du texte en nombres, cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Copier^(Copy) .

4. Sélectionnez la première cellule de la colonne vide que vous avez mise en forme, cliquez avec le bouton droit sur la cellule et sélectionnez Coller les valeurs^{(Paste Values)} . Vous verrez tous les nombres au format texte collés dans le format de nombre général^(General) .

Cela fonctionne car lorsque vous sélectionnez Coller les valeurs^{(Paste Values)} , seules les valeurs de la cellule source sont collées et non la mise en forme de cellule d'origine. Au lieu de cela, il utilise la mise en forme de la cellule de destination, que vous avez configurée dans la première partie de ce processus.

5. Utilisation de la fonction VALEUR

Il existe une fonction spéciale dans Excel qui convertit un nombre formaté en tant que texte en une valeur numérique. C'est la fonction VALEUR^(VALUE) .

Pour utiliser cette fonction, sélectionnez la cellule où vous voulez que le nombre converti aille et tapez :

=VALUE(G2)

Remplacez "G2" ci-dessus par la cellule contenant le nombre que vous souhaitez convertir. Si vous convertissez une colonne entière de nombres, commencez par la première cellule uniquement.

Appuyez sur Entrée^(Enter) et vous verrez que le numéro au format texte a été converti en un numéro au format général. 

Vous pouvez ensuite remplir le reste de la colonne vide jusqu'au bas de cette colonne et la formule VALEUR^(VALUE) convertira également le reste des cellules dans la colonne d'origine.

Après avoir utilisé l'une de ces options pour reformater vos numéros, vous devrez peut-être actualiser les données des cellules après avoir appliqué le nouveau formatage. 

Comme vous pouvez le constater, il existe plusieurs façons de convertir du texte en nombres dans Excel . L'option que vous choisissez dépend simplement de l'endroit où vous essayez de placer la sortie. Cela dépend également si vous préférez utiliser le copier-coller, les formules Excel ou les options de menu.^(Excel)

En fin de compte, chacun de ces choix vous offre le même résultat final.

5 Ways To Convert Text to Numbers In Excel

Оne of the mоst common annoyances that people cite with Excel is dealing with hоw numbers and text are formatted in cells. It’s espeсially annoying when nυmbers inadvertently gеt entered into a spreаdsheet in text format.

When this happens, calculations and different formulas don’t work quite right, or may not work at all. 

In this article you’ll learn how to identify when a column or row of numbers are actually formatted as text, and how to convert text to numbers so that they’ll work in formulas and calculations again. This is one of those basic Excel tips everyone should know.

Is Cell Data Text Or Numbers?

There are several ways you can see if a number or set of numbers in a column or row is formatted as text in Excel.

The easiest way is to select the cell, select the Home menu, and under the Number group in the ribbon, note the number format displayed in the dropdown box.

If the dropdown box displays “text”, you know the cell is formatted as text format. If you want to perform numerical calculations on the cell using Excel formulas, you’ll need to convert it first.

In the case where someone has entered numbers in text format using the apostrophe in the cell, you’ll see a small green triangle indicating the value has been entered as text.

Note: Preceding a cell entry with an apostrophe forces the cell formatting to text-based.

If you’ve discovered, using either of the approaches above, that the numerical data is entered into the Excel sheet in text format, you can use any of the methods below to convert that text to numbers.

1. Convert To Number

If you need to convert data that’s been entered into Excel with an apostrophe, you can easily convert it back to number format using the Convert to Number option.

1. First, select the cells you want to convert back to number format. You will see a yellow diamond appear near the selection with an exclamation symbol in the middle.

2. Select this symbol. From the dropdown, choose Convert to Number. 

This will update all of the text based numbers you’ve selected to the General numeric data format. 

You’ll know it worked when all the numbers in your selection switched from being left aligned to right aligned in the cells.

2. Using Text to Column

Another easy way to convert text to numbers in Excel is by converting over an entire column of values at once. You can do this using the Text to Column feature.

1. Select the entire column of data that you want to convert from text to numbers.

2. Select Data from the menu, and then select Text to Columns in the Data Tools section of the ribbon.

3. In the Wizard window, keep the default Delimited selected and select Next. 

4. On the next Wizard page, keep the default Tab selected, and select Next again.

5. Finally, on the last page of the Wizard, make sure General is selected under Column data format. For the Destination field, you can either select a new column where you want the number data to go, or just keep the current selected column as is. Select Finish.

Now your data will all be converted to numeric values, which you can use in Excel formulas and calculations.

Note: You’ll notice that the actual cell formatting doesn’t change from Text to General even though the values themselves can now be used as numbers. However, if you set your output column to a new column, you will notice that the formatting of the new column is set to General. This is only a cosmetic issue and doesn’t affect how the numbers in the “Text” formatted column behave.

3. Changing Cell Format

The easiest and fastest way to convert text to numbers in Excel is simply changing the cell formatting from the Home menu.

To do this:

1. Select all of the cells you want to convert. You can select an entire column (don’t include the header) if you want to convert all of the cells in a column.

2. Select the Home menu, and in the Number group on the ribbon, select the dropdown box with Text in it. 

3. You’ll see a list of formats to choose from. Select General to convert to number format. Or you can select Number, Currency, Accounting, or Percentage if you want those specific number formats applied to your numerical data.

4. Using Paste Values

If you need to move text cells that contain numbers into a new cell or column, you can use the Paste Special feature.

1. Select the group of empty cells where you want to place your output of numeric data. Select Format Cells from the pop-up menu.

2. In the window that opens, make sure General is selected as the number format and select OK.

3. Select the entire column of cells you want to convert from text to numbers, right-click, and select Copy.

4. Select the first cell in the empty column you formatted, right-click the cell and select Paste Values. You’ll see all of the text formatted numbers pasted in the General number format.

This works because when you select Paste Values, it pastes only the values from the source cell and not the original cell formatting. Instead, it uses the destination cell formatting, which you configured in the first part of this process.

5. Using The VALUE Function

There is a special function in Excel that’ll convert a number formatted as text into a numeric value. This is the VALUE function.

To use this function, select the cell where you want the converted number to go and type:

=VALUE(G2)

Replace “G2” above with the cell that has the number you want to convert. If you’re converting an entire column of numbers, start with the first cell only.

Press Enter and you’ll see that the text-formatted number has been converted to a General-format number. 

You can then fill the rest of the empty column to the bottom of that column and the VALUE formula will convert the rest of the cells in the original column as well.

After using any of these options for reformatting your numbers, you may need to refresh cell data after applying the new formatting. 

As you can see, there are a number of ways to convert text to numbers in Excel. The option you choose just depends on where you’re trying to place the output. It also depends whether you prefer using copy and paste, Excel formulas, or menu options.

Ultimately, each of these choices provides you with the same end result.

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