Google Drive est déjà un service incroyablement utile en soi, mais une fois que vous aurez mis en jeu la puissance de ses composants de bureau, vous serez plus productif que jamais. 

Si vous utilisez un ordinateur de bureau, il n'y a vraiment aucune raison de ne^{(not )} pas installer les composants de bureau Google Drive . Si vous avez encore besoin d'être convaincu, ce sont selon nous les meilleures raisons pour lesquelles vous devriez donner une chance à Google Drive Desktop .

Qu'est-ce que Google Drive "Desktop" ?

Il n'existe pas réellement de produit spécifique appelé Google Drive "Desktop". Au lieu^(Rather) de cela , il existe plusieurs méthodes que vous pouvez utiliser pour faire fonctionner Google Drive sans connexion Internet active.

Le premier est l' extension Google Docs Offline pour Chrome^{(Google Docs Offline Extension for Chrome)} . Cette extension officielle de Google , une fois activée, vous permet de travailler sur vos documents Google Drive que vous ayez Internet ou non. C'est franchement une fonctionnalité essentielle et vous devez absolument l'activer.

La deuxième partie de la suite de composants de bureau est Google Backup and Sync . Cela synchronise automatiquement les copies de certains dossiers clés, tels que les photos et les vidéos, sur votre Google Drive . Il crée également un dossier de style DropBox sur votre ordinateur où votre contenu Google Drive est synchronisé. Tout ce^(Anything) que vous copiez dans ce dossier sera synchronisé avec le cloud !

Maintenant que nous avons expliqué comment installer Google Drive sur votre bureau, examinons les raisons pour lesquelles cela vous rendra plus productif. 

Vous pouvez continuer à travailler quand Internet est en panne

Les suites de productivité basées sur le cloud sont incroyablement utiles dans un monde où les gens doivent travailler à partir de plusieurs appareils et en collaboration avec une équipe de collègues distants^{(remote colleagues)} . Cependant, dès qu'Internet tombe en panne pour une raison quelconque, vous perdez l'accès à votre travail ! Alors que les pertes de connexion Internet peuvent être relativement rares à la maison, c'est un problème fréquent pour les utilisateurs d'Internet mobile.

C'est aussi un problème majeur si vous devez beaucoup voyager. Dans les avions, vous ne pouvez pas utiliser le WiFi . Dans les trains et dans le métro, il se peut qu'il n'y ait pas de réception. Sans oublier que vous n'aurez peut-être pas accès à Internet pendant un certain temps dans un autre pays. Il est donc absolument nécessaire d'avoir vos fichiers de travail disponibles à tout moment pour rester productif.

Partager des fichiers volumineux est facile

Même à l'ère du haut débit, la plupart des services de messagerie ont des limites assez sévères quant à la taille d'une pièce jointe. Ce n'est pas une bonne situation lorsque vous avez besoin de partager des images, de l'audio ou d'autres médias volumineux de haute qualité.

Avec un dossier Google Drive synchronisé sur votre ordinateur, vous pouvez facilement partager des fichiers volumineux en les stockant simplement dans un dossier désigné sur votre ordinateur. Toute personne à qui vous avez donné la permission peut le synchroniser sur son propre ordinateur ou y accéder dans le cloud. Google Drive gère tout le reste.

Le stockage de vos sauvegardes peut vous permettre de rester en affaires^(Business)

Si vous utilisez Sauvegarde^(Backup) et synchronisation^(Sync) , vous pouvez enregistrer à peu près tout ce que vous voulez dans votre dossier local^{( local folder)} et le synchroniser. En supposant que vous ayez suffisamment de stockage. Cela peut inclure n'importe quel type de fichier. 

Par exemple, vous pouvez synchroniser les images de sauvegarde du disque dur et configurer simplement votre logiciel de sauvegarde pour cibler un dossier synchronisé sur votre disque. Étant donné que vous pouvez spécifier les dossiers à synchroniser sur chacun de vos ordinateurs Windows ou macOS^{(Windows or macOS)} , vous n'avez pas à vous soucier d'avoir des fichiers non pertinents sur chaque machine. Ainsi, si votre ordinateur est volé ou si votre disque dur est effacé, vous pouvez récupérer vos données quoi qu'il arrive.

Cela rend la collaboration extrêmement facile

Personne n'est une île et la plupart des travaux (à distance ou non) se font en équipe de nos jours. Google Drive ainsi que des sous-composants tels que Google Docs permettent de travailler ensemble sur des documents en^{(work together on documents)} toute transparence . Vous pouvez laisser des commentaires sur les documents, toujours voir la dernière version chaque fois que vous vous synchronisez ou vous connectez et même attribuer des tâches spécifiques aux autres membres de l'équipe avec lesquels vous partagez des éléments.

En parlant de cela, Google Drive dispose de paramètres de partage robustes, ce qui signifie que vous et vos collègues ne pouvez partager du contenu qu'avec des personnes qui en ont besoin.

Numérisez et archivez des documents en équipe

Le rêve d'un bureau sans papier n'est encore qu'un rêve. Ce qui signifie qu'une grande partie de la documentation papier doit encore être numérisée. Il existe en fait un moyen assez cool de faire en sorte que votre équipe numérise collectivement la documentation papier à l'aide de cette technologie Google .

L'application mobile Google Drive dispose d'un scanner de documents intégré^{(built-in document scanner)} . Chaque membre de votre équipe a simplement besoin d'un smartphone, de l' application Google Drive et d'un accès à un dossier Google Drive partagé. ^{(Google Drive)}Ensuite, ils peuvent créer des numérisations de documents sur le terrain et les enregistrer dans ce dossier.

Si ce dossier est synchronisé avec un ordinateur, cela signifie que toutes ces données numérisées seront automatiquement téléchargées et accumulées sur cette machine. Prêt à être utilisé pour n'importe quel but que vous avez pour cela.

Mises à niveau de stockage avec Google One

Bien que n'importe qui puisse utiliser ces astuces de productivité gratuitement, un compte Google Drive standard ne comprend que 15 Go de stockage. Un pool de stockage est partagé entre des services tels que Google Drive et Gmail . Cela^(Which) signifie que l'un des moyens les plus efficaces d'augmenter la productivité de Google Drive Desktop consiste à mettre à niveau votre stockage total à l'aide de Google One . 

Bien que cela vous coûtera quelques dollars, il s'agit en fait de l'un des stockages cloud les moins chers que vous puissiez obtenir. Pour 1,99 $ par mois, vous pouvez obtenir 100 Go de stockage supplémentaires jusqu'à 299,99 $ par mois pour 30 To de stockage. 

Cela ouvre une multitude de possibilités, y compris des sauvegardes volumineuses faciles et des projets en équipe qui nécessitent beaucoup de stockage cloud rapide et fiable. Passer à un outil cloud tel que Google Drive et l'intégrer à votre système de bureau est une aubaine pour la productivité, si vous êtes prêt à vous ouvrir à une réflexion originale.

5 Ways Google Drive Desktop Can Keep You More Productive

Google Drive is already an incredibly useful service in its own right, but once you bring the power of its desktop components into play you’ll be more productive than ever. 

If you’re using a desktop computer then there really is no reason not to install the Google Drive desktop components. If you still need convincing, these are the best reasons according to us why you should give Google Drive Desktop a chance.

What Is Google Drive “Desktop”?

There isn’t actually a specific product called Google Drive “Desktop”. Rather, there are several methods you can use to get Google Drive to work without an active internet connection.

The first is the Google Docs Offline Extension for Chrome. This official Google extension, once activated, lets you work on your Google Drive documents whether you have internet or not. It’s quite frankly an essential feature and you should absolutely enable this.

The second part of the desktop component suite is Google Backup and Sync. This syncs copies of certain key folders, such as photos and videos, to your Google Drive automatically. It also creates a DropBox-style folder on your computer where your Google Drive contents are synced to. Anything you copy into that folder will be synced to the cloud!

Now that we’ve covered how to get Google Drive onto your desktop, let’s look at the reasons it will make you more productive. 

You Can Keep Working When The Internet Is Down

Cloud-based productivity suites are incredibly useful in a world where people need to work from multiple devices and in collaboration with a team of remote colleagues. However, as soon as the internet goes down for any reason, you lose access to your work! While internet connection losses may be relatively rare at home, it’s a frequent problem for mobile internet users.

It’s also a major issue if you need to travel a lot. On airplanes you can’t use WiFi. On trains and in the subway there may be no reception. Not to mention that you may not have internet access for a while in a different country. So having your work files available at all times is absolutely needed to stay productive.

Sharing Large Files Is Easy

Even in the age of broadband, most email services have some pretty severe limits on the size a file attachment can be. Not a great situation when you need to share high-quality images, audio, or other large media.

With a synced Google Drive folder on your computer, you can easily share large files by simply storing them on a designated folder on your computer. Anyone you’ve given permission to can sync it to their own computer or access it in the cloud. Google Drive handles all the rest.

Storing Your Backups Can Keep You In Business

If you’re using Backup and Sync, you can save just about anything you want in your local folder and have it synced. Assuming that you have enough storage. That can include any type of file. 

For example, you can sync hard drive backup images and simply set your backup software to target a synced folder on your drive. Since you can specify which folders to sync on each of your Windows or macOS computers, you don’t have to worry about having irrelevant files on each machine. So if your computer is stolen or your hard drive is wiped, you can get your data back no matter what.

It Makes Collaboration Dead Easy

No person is an island and most work (remote or otherwise) is done as a team these days. Google Drive along with subcomponents such as Google Docs, makes it seamless to work together on documents. You can leave comments on documents, always see the latest version whenever you sync or connect and even assign specific tasks to other team members with whom you share items.

Speaking of which, Google Drive has robust sharing settings, which means you and your co-workers can share content only with individuals who need access.

Scan And Archive Documents As a Team

The dream of a paperless office is still just that  – a dream. Which means that plenty of paper documentation still needs to be digitized. There’s actually a pretty cool way you can get your team to collectively digitize paper documentation using this Google technology.

The Google Drive mobile app has a built-in document scanner. Each member of your team simply needs a smartphone, the Google Drive app and access to a shared Google Drive folder. Then they can create scans of documents in the field and save it to that folder.

If you have that folder synced to a computer, that means that all that scanned data will automatically download and accumulate on that machine. Ready to be used for whatever purpose you have for it.

Storage Upgrades With Google One

While anyone can use these productivity tricks for free, a standard Google Drive account only comes with 15GB of storage. A storage pool is shared across services like Google Drive and Gmail. Which means one of the most impactful ways to get a productivity boost from Google Drive desktop is to upgrade your total storage using Google One. 

While this will cost you a few bucks, it’s actually some of the cheapest cloud storage you can get. For $1.99 a month, you can get an additional 100GB of storage all the way up to $299.99 a month for 30TB of storage. 

This opens up a wealth of possibilities, including easy large backups and team-based projects that need lots of fast, reliable cloud storage. Shifting to a cloud tool such as Google Drive and integrating it with your desktop system is a productivity bonanza, if you’re willing to open up to some out-of-the-box thinking.

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