Microsoft SharePoint est une plateforme en ligne et un outil basé sur le cloud utilisé par les entreprises et les particuliers. SharePoint peut être utilisé pour diverses choses, par exemple, la gestion, le stockage de documents et les collaborations d'équipe. Il existe deux types de serveurs SharePoint . L'un des serveurs est géré par votre entreprise et l'autre est hébergé par Microsoft 365 .

Dans Microsoft Office 365 , SharePoint est disponible en trois versions :

• SharePoint Online : la meilleure solution pour les petites entreprises, hébergeant des sites intranet sur des serveurs Microsoft .
• SharePoint Server : La version complète avec des adresses intranet entièrement personnalisables et des pages hébergées sur des serveurs privés locaux.
• SharePoint App : Il s'agit d'une application gratuite disponible sur votre smartphone qui vous permet d'accéder à tous les sites SharePoint

Avec SharePoint , vous pouvez configurer une page Web pour votre équipe. Dans cet article, nous aborderons SharePoint Online .

Avantages de l'utilisation de SharePoint

• Partagez et gérez du contenu.
• Trouvez rapidement des informations.
• Crée une page intranet en ligne pour recueillir des nouvelles.
• Fournit un contrôle approfondi sur les informations et les communications sensibles.
• Fournit une version avancée des fichiers.

Introduction à SharePoint pour les débutants

SharePoint Online peut être acquis par un plan SharePoint ou tout abonnement Office 365 .

Pour accéder au site SharePoint , accédez au site Web Office .

Page de connexion

Sur la page de connexion^{(Login Page)} , entrez vos informations de connexion.

Cliquez ensuite sur l' application SharePoint Online .

Il apparaîtra sur la page intranet principale.

Liste rapide des sites

Sur la gauche, il y a la liste des sites rapides^{(Quick Sites)} .

La liste Site rapide^{(Quick Site)} se compose de Suivi^(Following) , qui correspond aux sites que vous suivez sur votre SharePoint, et Récent^(Recent) , qui sont les sites que vous avez actuellement visités. Ces sites sont des sites SharePoint dont vous êtes membre.

La droite de la page principale est l'endroit où les messages sont publiés et les sites fréquemment visités sont affichés.

Pour suivre un site, cliquez sur l' étoile^(Star) .

En haut de la page principale se trouve la barre de recherche^{(Search Bar)} que vous pouvez utiliser pour rechercher des sites dont vous êtes membre ou des sites que vous avez créés.

Créer un site et créer un article de nouvelles

Au-dessus de la liste rapide des sites sur la gauche, vous verrez deux fonctionnalités : Créer un site^{(Create Site)} et Créer un article d'actualité ^{(Create News Post)}.

La fonctionnalité Créer un site^{(Create Site)} est le site que vous souhaitez créer pour les membres de votre équipe, et Créer une publication d'actualités^{(Create News Post)} est la publication partagée sur le site SharePoint par vous ou les membres de votre équipe.

Pour créer un site, cliquez sur la fonction Créer un site^{(Create Site)} ; vous avez deux options pour créer un site.

La première option est Site d'équipe^{(Team Site)} . Le site d'équipe est utilisé pour partager des documents, avoir des conversations avec les membres de votre équipe, gérer des tâches et suivre les événements.

La deuxième option est le site de communication^{(Communication Site)} . Le site de communication est utilisé pour publier du contenu aux personnes de votre organisation ; pour les mettre à jour sur les sujets, les événements et les projets au sein de l'organisation.

Nous allons cliquer sur le site de l'équipe^{(Team Site)} .

Page du site d'équipe

Le site d'équipe^{(Team Site)} vous demandera d'entrer le nom du site^{(Site Name)} ; une fois le nom du site entré, le nom du site apparaîtra automatiquement dans l' adresse e- mail du groupe, l'adresse^{(Group Email Address)} du site^{(Site Address)} , puis entrez une description du site^{(Site Description)} , définissez des paramètres de confidentialité^{(Privacy Settings)} , sélectionnez une langue^(Language) .

Ensuite, cliquez sur Suivant^(Next) .

Cela vous mènera à un autre panneau pour ajouter un copropriétaire^{(add a Co-owner)} pour le site d'équipe SharePoint et ajouter des membres^{(Add Members)} .

Cliquez ensuite sur Terminer^{( Finish)} .

Vous apparaîtrez sur la page du site d'équipe^{(Team Site)} que vous venez de créer.

Sur la page de gauche, vous verrez le volet de navigation^{(Navigation Pane)} , qui comprend la page d' ^(Page)accueil^(Home) , les conversations , les documents , le bloc- notes^(Notebook) , les pages , le contenu du site^{(Site Content)} , la corbeille et la modification^(Edit) .

Sur le premier volet supérieur de la page Team Site que vous avez créée, vous verrez le nom du site à gauche, et à droite, vous verrez si le groupe est Privé^(Private) ou Public ; si vous suivez le groupe et combien de membres le groupe compte.

Dans le deuxième volet, vous verrez le bouton Nouveau^(New) qui affichera le contenu que vous ajoutez à vos sites, tels que Liste^(List) , Bibliothèque de documents^{(Document Library)} , Page , Nouveau message^{(New Post)} , Lien News^{(News Link)} , Plan et App .

Fonction Détails de la page

Ensuite, il y a la fonction Détails de la page^{(Page Details)} qui vous donne une vue de la description de la page^{(Page Description)} , des miniatures^(Thumbnails) et des propriétés personnalisées^{(Custom Properties)} .

Le deuxième volet affiche également Analytics qui présente des affichages de mesures sur les visionneuses de page, les pages vues^{(age views)} , le temps moyen passé par utilisateur^{(The average time spent per user)} et le trafic de la page^{(Page traffic)} .

À droite du deuxième volet, il indique que le site d'équipe est publié^{(Published )} et modifié pour modifier^(Edit) le site d'équipe.

Au milieu de la page, la section Actualités^(News) , vous pouvez ajouter un article d' actualité^{(News Post )} ou un lien^{(News Link)} d'actualité au site de l' équipe^{(Team Site)} à partager avec tous vos membres.

Sous la section Actualités se trouve la section ^{(News )}Activité^(Activity) qui affiche les activités récentes sur votre site.

Vous pouvez même télécharger un document^{(Upload a Document)} dans cette section et ajouter une liste^{(Add a List)} .

Dans la section Lien rapide^{(Quick Link)} de la page, vous verrez deux liens, En savoir plus sur le site de l'équipe^{(Learn about the team site)} et apprendre à ajouter une page^{(learn how to add a page)} .

Vous pouvez ajouter un nouveau dossier^{(New Folder)} et des documents à partir des suites Microsoft Office telles qu'Excel^(Excel) , Word , PowerPoint et OneNote dans la section Document .

Vous pouvez également sélectionner Tous les documents^{(All Documents)} , et dans la liste déroulante, vous pouvez choisir comment vous souhaitez afficher vos documents, comme dans une liste^(List) et une liste compacte^{(Compact List)} et des vignettes^(Tiles) .

La liste affiche également Tout le document^{(All Document)} , Créer une nouvelle liste^{(Create new list)} , Enregistrer la vue sous^{(Save View As)} et Modifier la vue actuelle^{(Edit Current View)} .

Lire^(Read) :  Comment créer une Page dans SharePoint^{(How to create a Page in SharePoint)} .

Site de communication

Si vous sélectionnez le site de communication^{(Communication Site)} , vous devrez entrer le nom du site ; ^{(Site Name;)}le nom que vous saisissez dans la zone Nom du site^{(Site Name)} apparaîtra dans la zone Adresse^{(Site Address)} du site. Entrez également la description^{(Site Description)} et la langue^(Language) du site .

Sur la gauche, vous pouvez choisir un design en cliquant sur la flèche déroulante.

Cliquez ensuite sur Terminer^(Finish) .

Il apparaîtra sur le site de communication^{(Communication Site)} que vous avez créé.

Le site de communication^{(Communication Site)} a une configuration différente de celle du site d'équipe^{(Team Site)} .

Le premier volet en haut de la page du site de communication^{(Communication Site)} est le volet de navigation^{(Navigation Pane)} qui se compose de la page d' ^(Page)accueil^(Home) , des documents , des pages , du contenu du site^{(Site Content)} et de la modification^(Edit) . À droite se trouve le bouton Partager pour partager votre site.^{(Share )}

Sous le premier volet se trouvent le nouveau^(New) bouton, les détails de la page^{(Page Details)} et les analyses^(Analytics) , et publier^(Publish) et modifier^{(Edit )} sur la gauche.

Sous la page, vous pouvez ajouter des articles et des liens d' ^(Link)actualités^{(News Post)} , des événements^(Events) et des documents .

Sur la page principale de l'intranet SharePoint , si vous cliquez sur Créer un message d'actualité^{(Create News Post)} , un panneau apparaîtra sur la droite où vous pourrez choisir le site sur lequel vous souhaitez publier ou publier des actualités.

Nous espérons que cette introduction pour les débutants vous aidera à démarrer avec SharePoint .

Connexe^(Related) :  Comment récupérer et restaurer un fichier supprimé dans SharePoint^{(How to recover & restore a deleted file in SharePoint)} .

SharePoint Tutorial for Beginners Step-by-Step

Microsoft SharePoint is an online platform and a cloud-based tool used by businesses and individuals. SharePoint can be used for various things, for instance, managing, storing documents, and team collaborations. There are two types of SharePoint servers. One of the servers is run by your company, and the other is hosted by Microsoft 365.

In Microsoft Office 365, SharePoint is available in three versions:

• SharePoint Online: the best solution for small businesses, hosting intranet sites on Microsoft servers.
• SharePoint Server: The complete version with intranet addresses completely customizable and pages hosted on local private servers.
• SharePoint App: This a free app available on your smartphone that allows you to access all SharePoint sites

With SharePoint, you can set up a webpage for your team. In this article, we will discuss SharePoint Online.

Benefits of using SharePoint

• Share and manage content.
• Quickly find information.
• Creates an Online intranet page to collect news.
• Provides profound control over and sensitive information and communication.
• Provides advance file versioning.

Introduction to SharePoint for beginners

SharePoint Online can be acquired by a SharePoint plan or any Office 365 subscription.

To access the SharePoint site, go to the Office website.

Login Page

On the Login Page, enter your login information.

Then click on the SharePoint Online app.

It will appear on the main intranet page.

Quick Site list

On the left, there is the Quick Sites list.

The Quick Site list consists of Following, which is sites you are following on your SharePoint, and Recent, which are sites you currently visited. These sites are SharePoint sites you are a member of.

The main page’s right is where the posts are posted, and the frequent sites you visited are displayed.

To follow a site, click the Star.

On the top of the main page is the Search Bar that you can use to search for sites you are a member of or sites you created.

Create Site & Create News Post

Above the quick site list on the left, you will see two features: the Create Site and Create News Post.

The Create Site feature is the site that you want to create for your team members, and Create News Post is the post that is shared on the SharePoint site either by you are your team members.

To create a site, click The Create Site feature; you have two options to create a site.

The first option is Team Site. The team Site is used to share documents, have conversations with your team members, manage tasks and keep track of events.

The second option is the Communication Site. The Communication site is used to publish content to people in your organization; to update them on topics, events, and projects within the organization.

We will click on the Team Site.

Team Site page

The Team Site will require you to enter the Site Name; once the site name is entered, the site name will automatically appear in the Group Email Address, Site Address, then enter a Site Description, set a Privacy Settings, select a Language.

Then, click Next.

It will take you to another panel to add a Co-owner for the SharePoint team site and Add Members.

Then click Finish.

You will appear on the Team Site page you have just created.

On the page left, you will see the Navigation Pane, which consists of the Home Page, Conversations, Documents, Notebook, Pages, Site Content, Recycle Bin, and Edit.

On the first top pane of the Team Site page you have created, you will see the site name on the left, and on the right, you will see if the group is Private or Public; if you are following the group and how many members the group has.

On the second pane, you will see the New button that will display contents that you add to your sites, such as List, Document Library, Page, New Post, News Link, Plan, and App.

Page Details feature

Then there is the Page Details feature that gives you a view of the Page Description, Thumbnails, and Custom Properties.

The second pane also displays Analytics which showcases metric displays about the page viewers, Page views, The average time spent per user, and Page traffic.

On the right of the second pane, it showcases that the team site is Published and Edit to edit the Team Site.

In the middle of the page the section News, you can add News Post or News Link to the Team Site to share with all your members.

Below the News section is the Activity section which displays the recent activities on your site.

You can even Upload a Document in this section and Add a List.

On the Quick Link section of the page, you will see two links, Learn about the team site and learn how to add a page.

You can add a New Folder and documents from Microsoft Office suites such as Excel, Word, PowerPoint, and OneNote in the Document section.

You can also select All Documents, and in the drop-down list, you can choose how you want to display your documents, such as in a List and Compact List and Tiles.

The list also displays All Document, Create new list, Save View As, and Edit Current View.

Read: How to create a Page in SharePoint.

Communication Site

If you select the Communication Site, it will require you to enter the Site Name; the name you enter into the Site Name box will appear in the Site Address box also enter the Site Description and Language.

On the left, you can choose a design by clicking the drop-down arrow.

Then, click Finish.

It will appear on the Communication Site you have created.

The Communication Site has a different setup from the Team Site.

The first pane on top of the Communication Site page is the Navigation Pane which consists of the Home Page, Documents, Pages, Site Content, and Edit. To the right is the Share button to share your site.

Below the first pane consists of the New Button, Page Details and Analytics, and Publish and Edit on the left.

Below the page, you can add News Post and Link, Events, and Documents.

On the SharePoint intranet main page, if you click Create News Post, a panel will appear on the right where you can choose which site you want to post or publish news on.

We hope this introduction for beginners helps you get started with SharePoint.

Related: How to recover & restore a deleted file in SharePoint.

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