Todoist est l'un des services de tâches en ligne les plus fonctionnels qui vous permet d'être aussi productif que possible avec votre temps limité. 

Bien que nous ayons déjà discuté de l'utilisation de Todoist parallèlement à la méthodologie Getting Things Done (GTD)^{(Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology)} , beaucoup de gens ne réalisent pas que Todoist vous permet de présenter vos listes à l'aide de tableaux  Kanban .

Dans cet article, nous vous montrerons comment utiliser les tableaux Kanban dans Todoist et comment cela peut encore améliorer votre gestion du temps^{(time management)} et votre productivité.

Comment utiliser les tableaux Kanban sur Todoist

Si vous avez déjà utilisé Trello^{(used Trello before)} , vous savez à quel point l' approche des « listes » Kanban est utile. ^{(Kanban “)}Il vous permet de disposer chaque phase d'un projet ou d'un processus dans des listes individuelles. Ensuite, vous pouvez faire glisser des éléments de ce flux de travail tout au long du processus au fur et à mesure que chaque tâche de l'élément est terminée.

Chaque projet dans Todoist utilise le format de mise en page que vous sélectionnez lorsque vous créez le projet pour la première fois. Le format par défaut est le format de liste auquel vous êtes probablement habitué si vous utilisez Todoist depuis un certain temps.

Pour créer votre premier tableau Kanban , vous devrez créer un nouveau projet. À côté de Projets^(Projects) dans le menu de gauche, sélectionnez l'icône plus. 

Dans la boîte de dialogue Ajouter un projet^{(Add project)} , une fois que vous avez défini le nom et la couleur, changez simplement la vue^(View) en tableau^(Board) . Sélectionnez Ajouter^(Add) .

Cela créera le nouveau projet dans le menu de gauche. Mais maintenant, au lieu d'utiliser le format de liste, vous verrez que le projet est présenté en utilisant le format de tableau Kanban .

Au début, cela ne ressemblera pas à un tableau, car vous devrez le construire en définissant des "sections". 

Avant de commencer, il est important de réfléchir au flux de travail ou aux « étapes » de votre projet.

Comment mettre en page le tableau Kanban de votre projet^{(Kanban Board)}

Réfléchissez à votre plan de projet. Ou, si vous avez créé ce nouveau tableau Kanban pour un projet à domicile, réfléchissez aux étapes que vous devrez suivre du début à la fin de votre projet.

Dans cet exemple, nous allons construire un tableau pour créer une nouvelle entreprise de site Web. En réfléchissant aux étapes plus larges de ce projet, nous créerons des sections pour chacune de ces étapes.

• Préparation des comptes et des ressources pour la construction du site Web^{(building the website)}
• L'ensemble du processus de conception du site Web
• Mise en place des finances de l'entreprise et de la boutique en ligne
• Préparation du marketing et de la publicité
• Lancement du site internet

Avec ces principales étapes de votre projet à l'esprit, nommez chacune des sections de manière descriptive.

Remplissez^(Fill) le champ de titre sous chaque section et sélectionnez Ajouter une section^{(Add section)} . 

Continuez ainsi pour chaque étape ou domaine principal de votre projet. Celles-ci n'ont pas besoin d'être les étapes réelles du projet. Mais ils doivent contenir tous les principaux domaines d'intérêt d'une manière logique qui a du sens pour vous.

Une fois que vous avez terminé, votre tableau Kanban vide dans Todoist devrait ressembler à celui ci-dessous.

Il est maintenant temps de remplir votre tableau avec les plus petits éléments de votre plan de projet. Considérez-les comme des sous-projets qui regroupent les principales étapes. 

Pour l'ajouter dans une section, sélectionnez simplement Ajouter une tâche^{(Add task)} pour ajouter cette carte de sous-projet.

Vous n'avez pas encore besoin d'ajouter de détails. Pour l'instant, vous ne faites que décrire le projet et les principales étapes. Vous pourrez ajouter des éléments supplémentaires plus tard au fur et à mesure de leur apparition. Vous pourrez également ajouter des sous-listes et des horaires plus tard pour chacun d'eux également.

Sélectionnez simplement Ajouter une tâche^{(Add task)} lorsque vous avez fini de nommer chacune d'entre elles. Lorsque vous avez terminé, vous devriez avoir un tableau préliminaire qui contient l'intégralité de votre plan de projet initial.

Une fois que vous avez configuré tous ces sous-projets, vous êtes prêt à vous plonger dans chacun d'entre eux et à les décomposer en tâches plus spécifiques.

Travailler avec les cartes de tableau Kanban de Todoist^{(Todoist Kanban Board Cards)}

Si vous sélectionnez chacune de ces cartes de sous-projet, vous verrez tout ce que vous pouvez configurer pour les planifier.

Plus important encore, vous pouvez les planifier en sous-tâches. Pour cela, sélectionnez Ajouter une sous-tâche^{(Add sub-task)} .

Écrivez la tâche dans le champ de description. Sélectionnez Planifier^(Schedule) si vous êtes prêt à mettre la tâche sur votre calendrier, ou vous pouvez la laisser planifier plus tard.

Sélectionnez l'icône de commentaire à droite de la tâche pour ajouter des commentaires ou des notes qui vous aideront une fois que vous aurez commencé à travailler sur cette tâche.

Une fois que vous avez terminé de configurer la tâche, sélectionnez simplement Ajouter une tâche^{(Add task)} .

Une fois que vous avez terminé de configurer toutes les tâches, vous devriez avoir votre sous-projet assez bien planifié.

Sélectionnez l' onglet Commentaires^(Comments) pour ajouter les notes ou commentaires liés aux tâches que vous souhaitez inclure. Celles-ci s'appliquent à l'ensemble du sous-projet dans son ensemble et à aucune des sous-tâches.

Si vous travaillez avec une équipe, l' onglet Activité est pratique car vous pouvez voir qui travaille sur quoi et quand.^(Activity)

Comme vous pouvez le voir, l' approche Todoist Kanban vous permet de planifier et d'organiser un projet entier en utilisant moins d'espace et dans un format plus logique.

Utilisation de Kanban pour GTD

Une dernière chose à aborder est l'utilisation de la disposition Kanban pour l' approche GTD de la gestion du temps.

L'utilisation des tableaux Todoist Kanban^{(Todoist Kanban)} pour cela est conçue sur mesure pour les flux de travail GTD . En effet, idéalement, dans GTD , vous aurez un projet configuré pour les délais suivants :

• Objectifs
• Routines
• Long terme / En attente
• Le mois prochain
• Ce mois-ci
• La semaine prochaine
• Cette semaine

Vous pouvez configurer un tableau Kanban dans Todoist avec Cette semaine^{(This Week)} à l'extrême gauche, puis toutes les autres périodes qui s'y rattachent. Cela ressemblerait à quelque chose comme ça.

Maintenant, ajoutez les tâches sous la bonne liste de périodes, en les déplaçant de droite à gauche à mesure qu'elles se rapprochent du moment où vous allez vous les attribuer.

Vous pouvez ensuite simplement attribuer une date d'échéance au fur et à mesure que vous les ajoutez dans Cette semaine^{(This Week)} et ajouter cet élément à votre emploi du temps lors de la planification hebdomadaire. 

Comme vous pouvez le voir, les tableaux Todoist Kanban^{(Todoist Kanban)} sont utiles pour de nombreuses choses et ils vous donnent une vue plus globale de l'ensemble de votre plan ou de votre emploi du temps. Peu importe comment vous voulez l'utiliser, la planification du temps GTD ou la planification de projet, les tableaux Kanban valent la peine d'être essayés.

How Todoist Kanban Boards Can Improve Productivity

Todoist is one of the moѕt functional online to-do services that allows you to be as productive as possible with your limіted time. 

While we’ve previously discussed using Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology, many people don’t realize that Todoist lets you lay out your lists using Kanban boards. 

In this article, we’ll show you how to use Kanban boards in Todoist, and how it can further enhance your time management and productivity.

How to Use Kanban Boards in Todoist

If you’ve used Trello before, then you know just how useful the Kanban “lists” approach is. It lets you lay out each phase of a project or a process in individual lists. Then, you can slide items from that workflow across the process as each task on the item gets completed.

Each project in Todoist uses the layout format that you select when you first create the project. The default is the list format you’re probably used to if you’ve used Todoist for a while.

To create your first Kanban board, you’ll need to create a new project. Next to Projects in the left menu, select the plus icon. 

In the Add project dialog box, once you set the name and the color, just change the View to Board. Select Add.

This will create the new project in the left menu. But now, instead of using the list format, you’ll see that the project is laid out using the Kanban board format.

At first, it won’t look like a board, because you’ll need to build it by defining “sections”. 

Before you start doing this, it’s important to put some thought into the workflow or “steps” in your project.

How to Lay Out Your Project’s Kanban Board

Give some thought to your project plan. Or, if you’ve created this new Kanban board for an at-home project, then think about the steps you’ll need to go through from start to finish of your project.

In this example, we’re going to build a board for creating a new website business. Thinking through the larger stages of that project, we’ll create sections for each of those stages.

• Preparing accounts and resources for building the website
• The entire website design process
• Getting the business finances and online shop set up
• Preparing marketing and advertising
• Launching the website

With these major stages of your project in mind, name each of the sections something descriptive.

Fill in the title field under each section and select Add section. 

Continue this for each step or major area of your project. These don’t need to be the actual steps in the project. But they should contain all of the major focus areas in some logical way that makes sense to you.

Once you’re done, your empty Kanban board in Todoist should look like below.

Now it’s time to fill out your board with the smaller items in your project plan. Think of these as the sub-projects that package up major milestones. 

To add this under a section, just select Add task to add that sub-project card.

You don’t need to add any details yet. Right now, you’re just outlining the project and major steps. You’ll be able to add additional items later as they come up. You’ll also be able to add sublists and schedules later for each of these as well.

Just select Add task as you’re finished naming each one. When you’re done you should have a preliminary board that contains your entire initial project plan.

Once you have all of these sub-projects set up, you’re ready to dive into each of those and break them down further into more specific tasks.

Working With Todoist Kanban Board Cards

If you select each of these sub-project cards, you’ll see everything you can set up to plan these out.

Most importantly, you can plan these out into sub-tasks. To do this, select Add sub-task.

Write out the task in the description field. Select Schedule if you’re ready to put the task on your calendar, or you can leave it to plan out later.

Select the comment icon on the right of the task to add any comments or notes that’ll help you once you get started working on that task.

Once you’re done setting up the task, just select Add task.

Once you’re through setting up all of the tasks, you should have your sub-project pretty well planned out.

Select the Comments tab to add any task-related notes or comments you’d like to include. These apply to the entire subproject as a whole and not any of the subtasks.

If you’re working with a team, the Activity tab comes in handy because you can see who’s working on what, and when.

As you can see, the Todoist Kanban approach lets you plan and organize an entire project using less space and in a more logical format.

Using Kanban for GTD

One last thing to touch on is using the Kanban layout for the GTD approach to time management.

Using Todoist Kanban boards for this is tailor-made for GTD workflows. This is because ideally in GTD you’ll have a project set up for the following timeframes:

• Goals
• Routines
• Long Term / On Hold
• Next Month
• This Month
• Next Week
• This Week

You can set up a Kanban board in Todoist with This Week on the furthest left, and then all of the other time frames flowing into it. This would look something like this.

Now, add the tasks under the correct time frame list, moving them from right to left as they get closer to when you’re going to assign them to yourself.

You can then just assign a due date as you add them into This Week, and add that item to your schedule during weekly planning. 

As you can see, Todoist Kanban boards are useful for many things, and they give you a more holistic view of your entire plan or schedule. No matter how you want to use it, GTD time planning, or project planning, Kanban boards are worth trying.

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