Une partie essentielle du travail avec Skype Entreprise^{( Skype for Business)} est de savoir comment utiliser ses éléments interactifs. Le service d'entreprise prend en charge certaines fonctionnalités très interactives telles que Poll , Q&A, Whiteboard qui peuvent être ajoutées à une réunion ou à un appel. Vous pouvez également les utiliser comme outils pour collecter des données ou encourager la participation des participants à vos réunions. Voici un court didacticiel décrivant comment démarrer et utiliser les fonctionnalités Sondage^(Poll) , Q&R et Tableau blanc^(Whiteboard) dans les réunions Skype Entreprise .^(Business)

^{(Use Skype)}Utiliser les réunions Skype Entreprise^(Business) - Fonctionnalités de sondage^{(– Poll)} , de questions-réponses et de tableau blanc^(Whiteboard)

Il est à noter que ces fonctionnalités interactives visant à améliorer la collaboration ne fonctionnent que sur l' application Windows et non sur le Mac .

1. Commencez^(Begin) par créer un sondage. Pour ça,
2. Cliquez sur ' Présenter le contenu'^{(Present Content’)}
3. Accédez au menu « Plus^(More) » et choisissez l'icône « Sondage ».^(Poll)
4. Dans la fenêtre ' Créer un sondage^{(Create a Poll)} ', saisissez votre question et les choix de réponses.
5. Pour gérer le sondage, cliquez sur la flèche déroulante « Actions du sondage ».^{(Poll Actions)}
6. Lorsque vous avez terminé, arrêtez de présenter ou supprimez le sondage.
7. Pour démarrer la session de questions-réponses, cliquez sur le bouton « Présenter le contenu^{(Present Content)} ».
8. Allez dans les options ' Plus '.^(More)
9. Parmi les options affichées, sélectionnez 'Q&A'
10. Pour le tableau blanc, cliquez sur le bouton « Présenter le contenu^{(Present Content)} ».
11. Choisissez le tableau blanc^(Whiteboard)
12. Sélectionnez les outils à annoter sur le tableau blanc

Voyons maintenant les étapes un peu plus en détail !

1] Créer un sondage

C'est l'une des fonctionnalités les plus utiles pour impliquer les gens et interagir efficacement avec eux. De plus, vous pouvez avoir une idée claire de ce que vos collègues pensent de l'idée ou des idées que vous avez l'intention de partager avec eux pendant la réunion.

Dans la fenêtre de la réunion, cliquez sur le bouton ' Présenter le contenu^{(Present Content)} ' et choisissez le menu ' Plus '.^(More)

Sélectionnez l'option " Sondage ".^(Poll)

L'option vous dirigera vers une fenêtre « Créer un sondage^{(Create a Poll)} » où vous pourrez saisir votre question et les choix de réponse.

Après avoir fait cela, appuyez sur le bouton ' Créer^(Create) ' pour créer le sondage.

Une fois terminé, la page du sondage s'ouvrira dans la réunion.

Désormais, lorsque les participants sélectionnent une option, celle-ci sera affichée comme résultat pour tout le monde.

Pour gérer le sondage, c'est-à-dire si vous souhaitez modifier ou masquer les résultats, accédez au menu ' Actions du sondage '.^{(Poll Actions)}

Lorsque vous avez terminé le travail, cliquez sur l'option " Arrêter la présentation " affichée en haut de la salle de réunion.^{(Stop Presenting)}

Pour supprimer une page de sondage, cliquez sur le bouton ' Présenter^(Present) ' > ' Gérer le contenu^{(Manage Content)} ' > ' Supprimer^(Remove) '.

2] Démarrer les questions-réponses

S'il n'y a pas d'autre contenu visible, l'étape de contenu ouvrira la session de questions-réponses directement pour tous les participants. Si un autre contenu est actif, la section Q&R s'affichera sous la forme d'un petit onglet, à côté de l'onglet « Présentation^{(Presentation)} » au bas de la fenêtre Q&R. La messagerie instantanée de la réunion est désactivée par défaut jusqu'à ce que vous arrêtiez la session de questions-réponses.

Lorsqu'un présentateur de la réunion soumet une question, n'importe lequel des présentateurs peut cliquer sur le lien " Répondre " et taper sa réponse. ^(Answer)Par la suite, ils doivent appuyer sur la touche "Entrée" pour publier la réponse.

Si vous présentez du contenu lorsqu'une question est soumise, une notification apparaîtra, vous invitant à la vérifier. Vous pouvez cliquer sur l'onglet Q&R pour répondre immédiatement à la question et lorsque vous avez terminé, revenez à l' onglet Présentation^{(Presentation)} pour continuer votre présentation.

Lorsqu'une question vous est posée, un onglet ' Tous ' et un ' ^(All)Sans réponse^(Unanswered) ' doivent être visibles pour vous en haut de la fenêtre Q&R. Cliquez sur^(Click) l' onglet « Sans réponse^(Unanswered) » pour filtrer les questions qui n'ont pas encore reçu de réponse.

Lorsque la session est terminée ou terminée, cliquez sur " Arrêter les questions et réponses"^{(Stop Q&A’)} .

Si vous souhaitez conserver une trace de la session de questions-réponses, cliquez sur « Enregistrer^{(Save As)} sous », saisissez un nom et enregistrez le fichier sur votre ordinateur.

Q & A est enregistré dans le Bloc^(Notepad) -notes et contient les éléments suivants,

• Des questions
• Réponses
• Horodatages
• Noms des participants
• Nom des présentateurs ayant participé

Lorsque la session de questions-réponses est partagée par un présentateur, tous les participants à la réunion peuvent voir et poser des questions.

3] Ouvrir un nouveau tableau blanc

Un tableau blanc, comme son nom l'indique, représente une page vierge que vous pouvez utiliser pour collaborer avec d'autres participants à la réunion. Par exemple, vous pouvez taper des notes, dessiner ou importer des images et faire d'autres choses.

Même lorsque la réunion est terminée, vous pouvez enregistrer le tableau blanc avec les données de la collaboration des participants. Voici comment commencer !

Dans la fenêtre de la réunion, cliquez sur le bouton ' Présenter le contenu^{(Present Content)} '.

Choisissez, ' Plus^(More) ', puis sélectionnez l'option ' Tableau blanc '.^(Whiteboard)

Une fois l'action confirmée, un tableau blanc vierge s'ouvrira sur la scène de réunion de l'écran de tout le monde.

Un ensemble avec la liste complète des outils d' annotation tels que l'outil pointeur, le stylo, le surligneur, la gomme, etc. s'ouvrira sur le côté droit du tableau blanc.

Sélectionnez^(Select) l'un des outils à annoter sur le tableau blanc.

Le tableau blanc se ferme automatiquement lorsque vous passez à une autre option de présentation. Cependant, il sera facilement accessible lors de la réunion. Cliquez simplement sur l'option ' ^(Just)Présenter^(Present) ' > ' Gérer le contenu^{(Manage Content)} ' et vous devriez voir à nouveau le tableau blanc.

Hope this helps!

How to start a Poll, Q&A, and Whiteboard in Skype for Business Meeting

An essential part about working with Skype for Business is to know how to use its interactive elements. The enterprise service supports some very interactive features like Poll, Q&A, Whiteboard that can be added to a meeting or call. You can also use them as tools to collect data or encourage participation with the participants in your meetings. Here’s a short tutorial describing you how to start and use Poll, Q&A, and Whiteboard features in Skype for Business meetings.

Use Skype for Business meetings – Poll, Q&A & Whiteboard features

It should be noted that these interactive features aimed at improving collaboration work only on the Windows application and not the Mac.

1. Begin, by creating a poll. For this,
2. Click the ‘Present Content’
3. Navigate to ‘More’ menu and choose ‘Poll’ icon.
4. In the ‘Create a Poll’ window, type your question and the answer choices.
5. To manage the poll, click the ‘Poll Actions’ drop-down arrow.
6. When done, stop presenting or remove the poll.
7. To start the Q&A session, click the ‘Present Content’ button.
8. Go to ‘More’ options.
9. From the options displayed, select ‘Q&A’
10. For Whiteboard, click ‘Present Content’ button.
11. Choose Whiteboard
12. Select the tools to annotate on the whiteboard

Now let us see the steps in a bit more detail!

1] Creating a poll

It is one of the most useful features to involve people and interact with them effectively. Also, you can get a clear picture over what your colleagues think about the idea/s you are intending to share with them during the meeting.

In the meeting window, click the ‘Present Content’ button and choose ‘More’ menu.

Select ‘Poll’ option.

The option will direct you to a ‘Create a Poll’ window where you can type your question and the answer choices.

After having done this, hit the ‘Create’ button to create the poll.

When done, the poll page will open in the meeting.

Now, when the participants select an option it will be displayed as the results to everyone.

To manage the poll, i.e., if you would like to edit or hide the results, access the ‘Poll Actions’ menu.

When you’re finished with the job, click ‘Stop Presenting’ option seen at the top of the meeting room.

To delete a poll page, click the ‘Present’ button > ‘Manage Content’ > ‘Remove’.

2] Start Q&A

If there is no other content visible, the content stage will open the Q&A session directly for all participants. If other content is active, the Q&A section will be shown as a small tab, adjacent to the ‘Presentation’ tab at the bottom of the Q&A window. The Meeting IM is disabled by default until you stop the Q&A session.

When one presenter of the meeting submits a question, any of the presenters can click ‘Answer’ link and type their reply. Thereafter, they must hit the ‘Enter’ key to post the answer.

If you’re presenting content when a question is submitted, a notification will popup, prompting you to check it. You can click the Q&A tab to answer the question right away and when done, go back to the Presentation tab to continue your presentation.

When a question is posed to you, an ‘All’ tab and an ‘Unanswered’ should be visible to you at the top of the Q&A window. Click the ‘Unanswered’ tab to filter for the questions that haven’t been answered yet.

When the session has ended or completed, click ‘Stop Q&A’.

If you would like to keep a record of the Q&A session, click ‘Save As’, type a name, and save the file on your computer.

Q&A is saved in Notepad and contains the following,

• Questions
• Answers
• Time stamps
• Names of attendees
• Name of presenters who participated

When the Q&A session is shared by a presenter, all the meeting attendees can see and ask questions.

3] Open a new whiteboard

A whiteboard, as the name suggests, represents a blank page that you can use to collaborate with other meeting participants. For instance, you can type notes, draw, or import images and do other things.

Even when the meeting is over, you can save the whiteboard with the data from the participants’ collaboration. Here’s how to get started with it!

In the meeting window, click the ‘Present Content’ button.

Choose, ‘More’, and then select ‘Whiteboard’ option.

Upon confirming the action, a blank whiteboard will open on the meeting stage of everyone’s screen.

A set with the complete list of Annotation tools such as pointer tool, pen, highlighter, eraser, and so on will open on the right side of the whiteboard.

Select any of the tools to annotate on the whiteboard.

The whiteboard will close automatically when you switch to another presenting option. However, it will be readily accessible at the meeting. Just click ‘Present’ > ‘Manage Content’ option and you should see the whiteboard again.

Hope this helps!

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