Chacun d'entre nous doit avoir déjà vécu la bonne partie d'une mauvaise présentation du PowerPoint . Certes, il faut du temps et de l'attention pour créer une présentation ayant une bonne impression^{(create a presentation having a good impression)} . Alors, quelle serait la caractéristique clé pour créer une présentation efficace dans les plus brefs délais ? C'est l'endroit où vous l'obtenez.

Trucs et astuces PowerPoint

Dans ce guide, vous trouverez 10 trucs et astuces les plus utiles qui vous aideront à présenter vos données à votre public de manière bien organisée. Alors, commençons.

1. Gardez votre présentation simple
2. Appliquer un arrière-plan personnalisé
3. Modifier la durée de la transition
4. Lire de la musique sur les diapositives
5. Zoom avant et arrière des diapositives
6. Créer un organigramme
7. Insérer un filigrane
8. Ajouter une ombre au texte
9. Boucler une présentation PowerPoint
10. Enregistrer des présentations PowerPoint^{(Save PowerPoint Presentations)} en tant que fichiers PDF^{(PDF Files)}

Voyons-les en détail :

1] Gardez votre présentation simple

Le premier conseil que je vous recommande est de garder vos diapositives simples. Votre présentation doit ressembler à un guide visuel que vous allez dire comme une histoire.

Avoir un tableau blanc avec un effet minimal est un bon moyen de garder le public concentré sur le sujet et le message principal.

Cependant, il est possible que vous soyez influencé par la conception graphique des thèmes attrayants, la transition des diapositives et l'effet d'animation. Mais, gardez à l'esprit que ce n'est pas la conversation. Ces effets doivent seulement être le but de l'aide visuelle afin qu'ils puissent améliorer votre présentation.

2] Appliquer un arrière-plan personnalisé

PowerPoint est livré avec des modèles de conception et différents modèles de mise en page qui vous aident à créer votre propre arrière-plan personnalisé et à rendre votre présentation unique. Vous pouvez l'appliquer à tout ou partie de vos diapositives en fonction de vos besoins.

Si vous souhaitez également créer un arrière-plan personnalisé, accédez à la barre de menus et sélectionnez l' onglet Conception^(Design) > bouton Mise en page.

Dans la boîte de dialogue Mise en page , entrez la hauteur et la largeur de l'arrière-plan que vous préférez. ^{(Page Setup)}Vous pouvez également choisir le nombre de diapositives pour lesquelles vous souhaitez appliquer l'arrière-plan personnalisé.

Remarque :^(Note:) Si vous utilisez PowerPoint 2016 ou une version ultérieure, vous trouverez la mise en page^{(Page Setup)} dans le menu Fichier .^(File)

3] Modifier la durée de transition

Dans un Microsoft PowerPoint , une transition de diapositive est un effet visuel entre les diapositives. Vous pouvez voir cet effet spécial lorsque vous passez à la diapositive suivante au cours d'une présentation. Mais aussi important que la présentation, il est également essentiel de coordonner le bon moment de transition pour que la présentation ait l'air professionnelle.

Ainsi, si votre timing de transition est également trop lent ou trop rapide, vous pouvez l'ajuster en allant dans l' onglet Transition . Sur le côté droit, vous verrez la section Timing . Ici, vous pouvez spécifier la longueur d'une transition.

Après avoir ajusté la synchronisation de la diapositive actuelle, vous pouvez définir la même longueur de transition même entre toutes les diapositives. Donc, pour le définir, cliquez sur le bouton Appliquer à tous^{(Apply to All)} .

4] Lire de la musique sur les diapositives

L'ajout d'une musique de fond sur les diapositives peut faire passer votre présentation au niveau supérieur. Cela rend la performance plus intéressante et offre une expérience écrasante lorsque vous faites votre présentation à votre public.

Ainsi, pour insérer un clip audio dans votre présentation, ouvrez Microsoft PowerPoint et accédez à l' onglet Insertion^(Insert) > section Média^(Media) > outil Audio . Maintenant, parcourez le dossier de votre ordinateur pour le fichier que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur le bouton Insérer^(Insert) .

Pour activer l' onglet Lecture^(Playback) , sélectionnez le fichier audio de la diapositive actuelle et vous verrez diverses options utilisées pour configurer la musique de fond.

Dans la catégorie Options audio^{(Audio Options)} , cliquez sur le bouton déroulant de l' option Démarrer et sélectionnez ^(Start)Lire sur plusieurs diapositives^{(Play across slides)} . Il est utile de lire automatiquement le clip audio sur plusieurs diapositives.

Il y a trois cases à cocher dans la même section que vous pouvez utiliser selon vos besoins. Ils sont comme suit :

1. Boucler^(Loop) jusqu'à l' arrêt^(Stopped) - Cette option répétera votre clip audio ou vidéo jusqu'à ce qu'il soit arrêté.
2. Masquer^(Hide) pendant le diaporama –^{(Show –)} Vous pouvez utiliser cette option pour masquer l'icône du son pendant le diaporama.
3. Rembobiner après la lecture - Et le dernier consiste à rembobiner le clip audio ou vidéo. Il rembobine le clip, une fois qu'il a été lu pendant la présentation.

5] Zoom avant et arrière des diapositives

Parfois, il arrive que vous ayez besoin de garder l'attention d'un public plus attentif pendant la présentation. Un graphique à secteurs et un graphique à barres pourraient être un bon exemple. Il peut garantir que toute partie spécifique de la diapositive est clairement affichée dans la présentation.

Pour utiliser cette fonctionnalité dans Microsoft PowerPoint , vous pouvez utiliser le curseur Zoom avant et Zoom arrière. ^{(Zoom Out)}Il est disponible dans la barre des tâches dans le coin inférieur droit de la page de diapositive, comme indiqué ci-dessus. En faisant glisser le curseur de contrôle du zoom vers la droite, il agrandit la page et il effectue un zoom arrière lorsque vous faites glisser le curseur vers la gauche.

Vous pouvez également contrôler la fonction de zoom à l'aide de votre clavier. Il vous suffit d'appuyer sur la touche Ctrl et de la maintenir enfoncée et d'utiliser la molette de votre souris pour effectuer un zoom avant et arrière sur le curseur.

6] Créer un organigramme

Dans Microsoft PowerPoint , SmartArt est un outil important qui vous aide à communiquer visuellement les informations à l'aide d'un diagramme de Venn et d'un organigramme. Il présente une présentation visuelle de la structure d'une organisation à l'aide d'une hiérarchie de rapports. Alors, commençons.

Allez dans l' onglet Insertion . ^(Insert)Dans la section Illustrations , cliquez sur le graphique SmartArt .

Sur la page Graphique SmartArt^{(SmartArt Graphic)} , sélectionnez Hiérarchie^(Hierarchy) .

Déplacez-vous vers le volet de droite, choisissez une mise en page pour votre organigramme^{(Organization)} , puis cliquez sur le bouton OK.

Pour saisir du texte, cliquez sur la case hiérarchique et tapez votre texte.

7] Insérer un filigrane

Que ce soit^(Whether) pour protéger votre contenu contre la copie illégale ou pour ajouter une image transparente, il est facile de créer un logo en filigrane dans Microsoft PowerPoint . Alors, commençons à ajouter un filigrane aux diapositives PowerPoint .

Ouvrez la présentation PowerPoint et accédez à l' onglet Affichage > Masque des ^(View)diapositives^{(Slide Master)} .

Maintenant, passez à l' onglet Insertion^(Insert) et sélectionnez le champ que vous souhaitez ajouter, tel que texte, graphique, image, etc.

Une fois que vous avez ajouté le filigrane, accédez à l' onglet Accueil^(Home) et ajustez-le correctement en fonction de vos besoins.

Maintenant, passez à l' onglet Slide Master où vous trouverez l' option Close Master View à l'extrémité droite.^{(Close Master View)}

Cliquez^(Click) sur cette option pour enregistrer le filigrane.

8] Ajouter une ombre au texte

En utilisant l' effet Ombre^(Shadow) dans PowerPoint , vous pouvez facilement changer l'apparence de votre texte et le rendre fabuleux. Cependant, nous vous déconseillons d'avoir trop d'effets car cela peut détourner l'attention de votre public du thème principal. Alors, utilisez-les à bon escient.

Sélectionnez la phrase et vous verrez un nouvel onglet Format apparaître dans la barre de menus.^(Format)

Dans l'onglet Format, accédez à la section Styles WordArt^{(WordArt Styles)} > bouton Effets de texte^{(Text Effects)} > Sous-menu Ombre  .^(Shadow )

Le sous-menu Shadow comprend une bonne collection d'effets d'ombre tels que Outer , Inner et Perspective . Vous pouvez obtenir un aperçu en direct de ces effets lorsque vous les survolez. Alors, essayez chacun des effets et personnalisez-les.

9] Boucler une présentation PowerPoint

Les diaporamas sont couramment utilisés pour afficher des photos numériques lors de mariages ou de salons professionnels. À une telle occasion, vous voudrez peut-être mettre en boucle en continu vos images sélectionnées afin que vos invités ne s'ennuient pas. Alors, sachons comment le faire.

Ouvrez votre présentation PowerPoint et accédez à l' onglet Diaporama .^{(Slide Show)}

Cliquez sur le bouton Configurer le diaporama pour ouvrir la page ^{(Set Up Slide Show)}Configurer^(Set) le diaporama^(Show) .

Sous Afficher^(Show) les options, cochez la case à côté de la boucle^(Loop) en continu jusqu'à 'Esc'.

Si vous souhaitez mettre en boucle uniquement certaines diapositives spécifiques, vous pouvez les mentionner dans la section Afficher les diapositives^{(Show Slides)} . Sinon, cliquez simplement sur le bouton OK.

10] Enregistrer les présentations PowerPoint^{(Save PowerPoint Presentations)} sous forme de fichiers PDF^{(PDF Files)}

Et le dernier point est sur le point d'enregistrer la présentation PowerPoint en tant que fichier ^(PowerPoint)PDF . Cela devient très utile si vous avez un besoin urgent d'ouvrir votre présentation sur un autre appareil et que, malheureusement, la présentation n'est pas cohérente avec le programme inclus.

Dans ce cas, vous pouvez enregistrer votre fichier au format PDF^(PDF) , puis l'ouvrir facilement sur n'importe quel ordinateur. Alors, voyons comment faire :

Une fois que vous avez créé votre présentation PowerPoint , allez dans le menu Fichier^(File) et sélectionnez l' option Enregistrer sous.^{(Save As)}

Dans la fenêtre suivante, donnez le nom de votre fichier, puis sélectionnez un emplacement où vous souhaitez le placer.

Ensuite, cliquez sur le menu déroulant à côté du type ^{(Save as type )} de fichier , puis sélectionnez l' option PDF dans la liste.

Si vous souhaitez ouvrir le fichier PDF juste après sa création, vous pouvez cocher la case à côté de Ouvrir le fichier après la publication^{(Open file after publishing)} . Et puis cliquez sur le bouton Enregistrer^(Save) .

Lire^(Read) :  Trucs et astuces PowerPoint en ligne .

Top 10 Most Useful PowerPoint Tips and Tricks

All of us must have ever experienced the fair pаrt of a poor presentation of the PowerPoint. Certainly, it takes time and attention to create a presentation having a good impression. Well, then what would be the key feature to create an effective presentation in the shortest span of time? That’s the place where you get it.

PowerPoint Tips and Tricks

In this guide, you will find 10 most useful tips and tricks that will help you to present your data to your audience in a well-organized way. So, let’s get started.

1. Keep your Presentation Simple
2. Apply a custom background
3. Change the transition duration
4. Play Music Across Slides
5. Zoom in and out of slides
6. Create an Organization chart
7. Insert a watermark
8. Add a shadow to the text
9. Loop a PowerPoint Presentation
10. Save PowerPoint Presentations as PDF Files

Let us see them in detail:

1] Keep your Presentation Simple

The first and foremost tip I recommend you to keep your slides simple. Your presentation should be similar to a visual guide that you are going to say like a story.

Having a whiteboard with a minimal effect is a good way to keep the audience focused on the subject and the main message.

However, it is possible that you may be influenced by the graphical design of attractive themes, slide transition, and the animation effect. But, keep in mind that it is not the talk. These effects only need to be the purpose of the visual aid so that they could enhance your presentation.

2] Apply a custom background

PowerPoint comes with the design templates and different layout patterns that help you to create your own custom background and make your presentation unique. You can apply it to some or all for your slides depending upon your requirements.

If you are also willing to create a custom background, then go to the menu bar and select the Design tab > Page Setup button.

In the Page Setup dialog box, enter the height and width of the background you prefer. You can also choose the number of slides for which you want to apply the custom background.

Note: If you’re using the PowerPoint 2016 or later version, then you will find the Page Setup in the File menu.

3] Change the transition duration

In a Microsoft PowerPoint, a slide transition is a visual effect between the slides. You may see this special effect when you move to the next slide during a presentation. But as important as presentation, it is also quite essential to coordinate the proper transition timing so that the presentation looks professional.

So, if your transition timing is also too slow or too fast, you can adjust it by going to the Transition tab. On the right side, you will see the Timing section. Here, you can specify the length of a transition.

After adjusting the timing of the current slide, you can set out the same length of transition even between all the slides. So, in order to set it, click on the Apply to All button.

4] Play Music Across Slides

Adding background music across slides can take your presentation to the next level. It makes the performance more interesting and provides an overwhelming experience when you deliver your presentation to your audience.

So, to insert an audio clip in your presentation, open Microsoft PowerPoint, and go to the Insert tab > Media section > Audio tool. Now, browse your computer’s folder for the file you want to add, and then click on the Insert button.

To activate the Playback tab, select the audio file from the current slide and you will see various options that are used to configure the background music.

In the Audio Options category, click on the drop-down button of the Start option and select Play across slides. It helps to play the audio clip automatically across multiple slides.

There are three checkboxes in the same section that you can use as per your requirements. They are as following:

1. Loop until Stopped – This option will repeat your audio or video clip until it gets stopped.
2. Hide During Show – You can use this option to hide the sound icon during the slide show.
3. Rewind after Playing – And the last one is to rewind the audio or video clip. It rewinds the clip, once it has done played during the presentation.

5] Zoom in and out of slides

Sometimes it happens you need to keep a better audience’s attention during the presentation. A pie chart and a bar graph might be a good example. It can ensure that any specific part of the slide is clearly shown in the presentation.

In order to use this feature in Microsoft PowerPoint, you can use the Zoom In and Zoom Out slider. It is available on the taskbar at the bottom right corner of the slide page as shown above. On dragging the zoom control slider bar towards the right, it zooms in the page and it zooms out when you drag the slider bar towards left.

You can also control the zoom function using your keyboard. All you need to press & hold the Ctrl key and use your mouse wheel to zoom in and out the slider.

6] Create an Organization chart

In Microsoft PowerPoint, SmartArt is an important tool that helps you to communicate the information visually using a Venn diagram and organizational chart. It presents a visual presentation of an organization’s structure using a reporting hierarchy. So, let’s get started.

Go to the Insert tab. In the Illustrations section, click on the SmartArt graphic.

On the SmartArt Graphic page, select Hierarchy.

Move to the right pane, choose a layout for your Organization chart, and click the OK button.

To enter text, click on the hierarchal box and type your text.

7] Insert a watermark

Whether for protecting your content against illegal copying or to add a transparent picture, it’s easy to create a watermark logo in Microsoft PowerPoint. So, let’s begin to add a watermark to PowerPoint slides.

Open the PowerPoint presentation and go to the View tab > Slide Master.

Now, switch to the Insert tab and select the field you want to add such as text, chart, image, etc.

Once you added the watermark, go to the Home tab and adjust it properly according to your requirements.

Now, move to the Slide Master tab where you will find the Close Master View option at the right end.

Click on this option to save the watermark.

8] Add a shadow to the text

Using the Shadow effect in PowerPoint, you can easily change the look of your text and make them fabulous. However, we don’t recommend having too many effects as it can divert your audience’s attention away from the main theme. So, use them suitably.

Select the sentence and you will see a new Format tab gets to appear on the menu bar.

From the Format tab, go to WordArt Styles section> Text Effects button > Shadow Submenu.

The Shadow submenu comprises a good collection of shadow effects such as Outer, Inner, and Perspective. You can get a live preview of these effects when you hover over them. So, try each of the effects and make them your own.

9] Loop a PowerPoint Presentation

Slideshows are commonly used for displaying digital photos at the wedding or trade shows. On such an occasion, you might want to loop continuously your selected images so that your guests would not be bored. So, let’s know the way to do it.

Open your PowerPoint presentation and go to the Slide Show tab.

Click on the Set Up Slide Show button to open the Set up Show page.

Under Show options, mark the checkbox next to the Loop continuously until ‘Esc’.

If you want to loop only some specific slides then you can mention them in the Show Slides section. Otherwise, simply click on the OK button.

10] Save PowerPoint Presentations as PDF Files

And the last point is about to save the PowerPoint presentation as the PDF file. It becomes quite useful if you urgently need to open your presentation in any other device and unfortunately, the presentation is not consistent with the included program there.

In such a case, you can save your file as PDF, and then it can be easily open on any computer. So, let’s see how to do it:

Once you create your PowerPoint presentation then go to the File menu and select Save As option.

In the next window, given the name of your file and then select a location where you want to place it.

Thereafter click the drop-down menu next to the Save as type and then select the PDF option from the list.

If you want to open the PDF file just after creating it, then you can mark the checkbox next to the Open file after publishing. And then click on the Save button.

Read: PowerPoint Online Tips and Tricks.

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