Lorsqu'il s'agit d'un espace de travail partagé pour éditer des documents, Google Docs est sans aucun doute en tête de liste. De l'édition à la sécurité, tout est à l'épreuve dans Google Docs . Si vous débutez avec cet outil d'édition et de collaboration, voici quelques conseils et astuces Google Docs^{(Google Docs tips and tricks )} qui vous permettront de mieux travailler dans un espace de travail partagé.

Trucs et astuces Google Documents

Pour les utilisateurs nouveaux et existants, voici quelques-uns des conseils, astuces et didacticiels Google Docs les plus utiles , qui vous aideront à mieux modifier et rédiger vos documents.

1] Modifier l'image

Si vous n'êtes pas familier avec les nombreux outils d'édition d'images^{(image editing tools)} disponibles, vous pouvez simplement opter pour Google Docs , car il vous permettra d'ajouter divers effets et de le redimensionner. Il est possible de recolorer une image, d'ajuster la transparence, la luminosité et le contraste. Tous ces paramètres peuvent être trouvés ici : Format > Image Options d'image . Si vous souhaitez recadrer une image, accédez à Format > Crop Image .

2] Télécharger^(Download) le document dans différents formats

Vous pouvez télécharger un seul document dans différents formats, notamment .docx, .odt , .rtf , .pdf , .txt etc. Pour votre information, si vous sélectionnez le format TEXT , l'image et les autres mises en forme seront perdues après le téléchargement. Si vous souhaitez télécharger un document, accédez à File > Download sous > Select le format. Il faudra quelques instants pour que le téléchargement démarre automatiquement.

Lire :^(Read:)  Comment traduire des documents Google Docs dans n'importe quelle langue^{(translate Google Docs documents into any language)} .

3] Insérer l'équation

Si vous devez insérer des équations mathématiques, vous pouvez le faire dans Google Docs . Vous n'avez même pas besoin de le copier à partir d'un autre site Web tiers car il existe une option qui vous permettra d'ajouter différentes équations. Le format sera donné par Google Docs , et vous devrez insérer les valeurs pour le compléter. Il est possible d'insérer une équation algébrique, une équation fonctionnelle, une équation intégrale, etc. Allez simplement dans Insert > Equation et sélectionnez un format à insérer.

4] Insérer un commentaire

Supposons^(Say) que vous ayez écrit des mots dans une autre langue et que vous souhaitiez les traduire au profit de ceux qui ne comprennent peut-être pas ce terme. Dans un tel scénario, vous pouvez ajouter un commentaire afin que d'autres personnes puissent comprendre sa signification. Vous pouvez également ajouter un commentaire si vous souhaitez faire référence à quelque chose. Pour cela, sélectionnez un mot ou un texte dans votre éditeur et cliquez sur le bouton Commentaire^{(Comment )} . Vous pouvez maintenant écrire votre commentaire.

5] Utilisez le thésaurus

Le thésaurus^(Thesaurus) aide les utilisateurs à apprendre plus de mots, à trouver des synonymes, etc. Au lieu d'utiliser des sites Web ou des outils tiers lors de l'utilisation de Google Docs , vous pouvez utiliser le thésaurus intégré de Google Docs . Pour l'utiliser, faites un clic droit sur n'importe quel mot et sélectionnez Définir^(Define) "mot". Vous pouvez trouver tout ce qui est mentionné ci-dessus sur votre droite. Vous pouvez ensuite sélectionner n'importe quel mot directement dans la liste et vérifier l'utilisation de ce mot particulier.

Lire : WordWeb : Logiciel gratuit de dictionnaire et thésaurus pour Windows.^{(WordWeb: Free Dictionary & Thesaurus Software for Windows.)}

6] Remplacer^(Replace) certains caractères par des symboles

De nombreux symboles ne sont pas disponibles sur votre clavier. Par exemple, le signe du droit d'auteur ou le signe de la marque ne sont pas disponibles du tout. Si vous souhaitez utiliser ces symboles, voici quelques conseils. Vous pouvez utiliser (c) pour obtenir le signe du droit d'auteur, (r) pour obtenir le signe de la marque déposée, etc. Tous ces éléments sont prédéfinis dans Google Docs . Donc, si vous souhaitez ajouter plus de raccourcis aux remplacements, voici une astuce simple. Allez dans Tools > Preferences . Ici vous pouvez trouver une option appelée Substitution automatique^{(Automatic substitution)} . Assurez-vous que cette case est cochée. Après cela, vous pouvez sélectionner les remplacements ou les définir en conséquence.

Lire^(Read) : Trucs et astuces Google Sheets .

7] Afficher l'historique des révisions

Si plusieurs personnes modifient un seul document, il y a un risque élevé de conflits. De plus, si vous souhaitez vérifier votre chronologie d'édition, vous pouvez ouvrir le panneau d'historique des révisions. Ici, vous pouvez trouver toutes les modifications effectuées par les différents membres de l'équipe. Qu'il s'agisse d'ajouter une image ou de mettre du texte en gras, tout est enregistré dans Google Docs . Open File > Show historique des révisions. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + Alt + Shift + H. Par défaut, le panneau de révision affiche les modifications importantes. Cependant, si vous souhaitez vérifier les révisions détaillées, cliquez sur l'option intitulée Afficher les révisions plus détaillées^{(Show more detailed revisions)} .

8] Installer des modules complémentaires

Les modules complémentaires^(Add-ons) aident toujours les utilisateurs à tirer le meilleur parti de tout service ou logiciel en enrichissant ses fonctionnalités. Google Docs prend également en charge les modules complémentaires, qui peuvent être installés directement à partir de l' onglet Modules complémentaires^{(Add-ons )} > Obtenir des modules complémentaires. Certains des meilleurs modules complémentaires de Google Docs sont g( Math ), Template Gallery , Table des matières, Speech Recognition , Styles , etc.

9] Coller sans formater

Supposons que vous copiez le contenu d'une autre ressource. Lorsque^(Whe) vous le collez, vous obtiendrez tous les liens, le formatage, les balises d'en-tête, etc. dans Google Docs . Si vous ne souhaitez pas la mise en forme, cliquez avec le bouton droit sur un espace vide dans Google Docs et sélectionnez Coller sans mise en forme. ^{(Paste without formatting.)}  Cliquez sur OK dans la fenêtre contextuelle, puis appuyez sur Ctrl + V pour coller. Tout le formatage aura disparu.

10] Intégrer le document dans le site Web

Il peut arriver que vous deviez publier un document sur le Web. Vous pouvez inviter quelqu'un à l'aide d'un e-mail, ajouter des collaborateurs, partager le lien et intégrer l'intégralité du document dans un site Web. Pour ce faire, accédez à File > Publish sur le Web> développez Publier le contenu et les paramètres^{(Publish content and settings)} > cliquez sur Démarrer la publication^{(Start Publishing)} > sélectionnez l'option affirmative dans la fenêtre contextuelle> accédez à l' onglet Intégrer^{(Embed )} > copiez le code iframe> collez-le dans la section HTML d'une page Web . Le document sera visible par tous après son intégration dans la page Web.

11] Traduire le document

Google Docs vous permet de traduire des documents sans quitter la page d'origine. Il est livré avec une option intégrée sous  Tools > Translate le document qui vous permet de traduire votre document d'une langue à une autre. Bien qu'il puisse ne pas traduire comme un professionnel, vous pouvez comprendre l'aperçu d'un document en langue étrangère. Pour en savoir plus sur  la traduction de documents Google Docs^{(Google Docs document translation)} , lisez ce guide détaillé.

12] Saisie vocale

Parfois, vous n'avez peut-être pas envie d'écrire un article, mais vous devez quand même le terminer dès que possible. Dans ces situations, la saisie vocale peut être un outil pratique pour vous. Comme il s'agit d'une option intégrée, vous n'avez pas besoin d'  installer un module complémentaire Google Docs^{(install a Google Docs add-on)}  pour faire le travail. Pour commencer, assurez-vous qu'un microphone est branché sur votre ordinateur. Si tel est le cas, ouvrez Google Docs et accédez à  Tools > Voice Saisie vocale. La même chose peut être déclenchée en appuyant sur  Ctrl+Shift+S .

13] Insérer la signature manuscrite

L'ajout d'une signature manuscrite ajoute une touche professionnelle à votre document et peut également être nécessaire à certains moments. La bonne nouvelle est que vous pouvez utiliser l'option Scribble de Google Drawing pour créer une signature manuscrite. Cela ne prend pas beaucoup de temps mais est délicat pour ceux qui ne sont pas à l'aise avec les mouvements de la souris. Pour en savoir plus  sur l'ajout de signatures manuscrites dans Google Docs^{(about adding handwritten signatures in Google Docs)} , consultez cet article.

14] Ajouter des citations

Vous devrez souvent insérer une référence ou créditer l'auteur original d'une déclaration que vous avez incluse dans votre document. Dans Google Docs , il est assez facile d'ajouter des citations ou des références à l'aide d'options intégrées. Vous pouvez aller dans  Tools > Citations  et créer une référence personnalisée selon vos besoins. Pour plus d'informations, vous pouvez suivre ce guide détaillé pour savoir comment  créer et insérer une référence dans Google Docs^{(create and insert a reference in Google Docs)} .

Il y a beaucoup d'autres choses qui peuvent être faites en utilisant Google Docs. Faites-nous savoir si nous avons manqué quelque chose d'important.^{(There are many other things that can be done using Google Docs. Let us know if we missed something important.)}

Lire ensuite^{(Read next)} : Google Docs contre Microsoft Word Online .

Google Docs Tips and Tricks everyone should know

When it comes to a shared workspace to edit documents, Google Docs tops the list without any doubt. From editing to security – everything is full proof in Google Docs. If you are new to this editing & collaboration tool, here are some Google Docs tips and tricks that will let you work better in a shared workspace.

Google Docs Tips and Tricks

For new & existing users, here are some of the most useful Google Docs tips, tricks & tutorials, that will help you better edit & write your documents.

1] Edit Image

If you are not familiar with the many different image editing tools available, you can simply opt for Google Docs, as it will let you add various effects and resize it. It is possible to recolor an image, adjust transparency, brightness, and contrast. All these settings can be found at here: Format > Image Options. If you want to crop a picture, go to Format > Crop Image.

2] Download document in different formats

You can download a single document in different formats including .docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt etc. For your information, if you select TEXT format, the image, and other formattings will be lost after downloading. If you want to download a document, go to File > Download as > Select format. It will take a few moments for the download to start automatically.

Read: How to translate Google Docs documents into any language.

3] Insert equation

If you need to insert some mathematical equations, you can do so in Google Docs. You do not even have to copy it from any other third party website since there is an option that will let you add different equations. The format will be given by Google Docs, and you have to insert the values to complete it. It is possible to insert an algebraic equation, functional equation, integral equation, and more. Just go to Insert > Equation and select one format to insert.

4] Insert comment

Say you have written some words in a different language and you want to translate them for the benefit of those who may not understand that term. In such a scenario, you can add a comment so that other people can understand its meaning. You can also add a comment if you wish to reference something. To do so, select a word or text in your editor and click on the Comment button. Now you can write down your comment.

5] Use Thesaurus

Thesaurus helps users learn more words, find synonyms, etc. Instead of using any third party websites or tools while using Google Docs, you can use the inbuilt thesaurus of Google Docs. To use it, right-click on any word and select Define “word.” You can find everything mentioned above on your right-hand side. You can then select any word right from the list, and check the usage of that particular word.

Read: WordWeb: Free Dictionary & Thesaurus Software for Windows.

6] Replace certain characters with symbols

There are many symbols that are not available on your keyboard. For example, the copyright sign or the trademark sign are not available at all. If you want to use those symbols, here are few tips. You can use (c) to get the copyright sign, (r) to get the registered trademark sign and so on. All these are predefined in Google Docs. So if you want to add more shortcuts to replacements, here is a simple trick. Go to Tools > Preferences. Here you can find an option called Automatic substitution. Make sure this is checked. After that, you can select the replacements or set them accordingly.

Read: Google Sheets Tips and Tricks.

7] Show revision history

If more than one person is editing a single document, there is a high chance of conflicts. Moreover, if you want to check your editing timeline, you can open the revision history panel. Here, you can find all the edits done by different members of the team. From adding an image or making text bold – everything gets recorded in Google Docs. Open File > Show revision history. Alternatively, you can press Ctrl + Alt + Shift + H. By default, the revision panel shows the significant changes. However, if you want to check the detailed revisions, click on the option called Show more detailed revisions.

8] Install add-ons

Add-ons always help users get more out of any service or software by enriching its functionality. Google Docs also does support add-ons, whcih can be installed right from the Add-ons tab > Get add-ons. Some of the best Google Docs add-ons are g(Math), Template Gallery, Table of contents, Speech Recognition, Styles, etc.

9] Paste without formatting

Let’s assume that you are copying content from another resource. Whe you paste it, you will get all the links, formatting, heading tags, etc.  into Google Docs. If you do not want to want the formatting, right-click on empty space in Google Docs and select Paste without formatting.  Click OK on the popup and then press Ctrl + V to paste. All the formatting will be gone.

10] Embed document into website

There are times you may need to publish a document to the web. You can invite someone using an email, add collaborators, share the link and embed the whole document into a website. To do this go to File > Publish to the web > expand Publish content and settings > click on Start Publishing > select the affirmative option on the popup window > go to Embed tab > copy the iframe code > paste it into a webpage’s HTML section. The document will be visible to anyone after embedding it into the web page.

11] Translate document

Google Docs lets you translate documents without leaving the original page. It comes with an in-built option under Tools > Translate document that lets you translate your document from one language to another. Although it might not translate like a professional, you can understand the overview of a foreign language document. To learn more about Google Docs document translation, read this detailed guide.

12] Voice typing

At times, you might not feel like writing an article, but you have to complete it anyhow as soon as possible. In those situations, voice typing can be a handy tool for you. As it is an in-built option, you do not have to install a Google Docs add-on to get the job done. To get started, make sure that a microphone is plugged into your computer. If so, open the Google Docs and go to Tools > Voice typing. The same can be triggered by pressing Ctrl+Shift+S.

13] Insert handwritten signature

Adding a handwritten signature adds a professional touch to your document and also might be required at times. The good news is that you can take the help of the Scribble option in Google Drawing to create a handwritten signature. It is not much time-consuming but tricky for those who are not comfortable with mouse movement. To learn more about adding handwritten signatures in Google Docs, take a look at this article.

14] Add citations

You may often have to insert a reference or credit the original author of a piece of statement you have included in your document. In Google Docs, it is quite easy to add citations or references with the help of in-built options. You can go to Tools > Citations and create a customized reference according to your requirements. For more information, you can follow this detailed guide to learn how to create and insert a reference in Google Docs.

There are many other things that can be done using Google Docs. Let us know if we missed something important.

Read next: Google Docs vs. Microsoft Word Online.

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