Faire une copie d'un document Google Drive lorsque vous utilisez votre propre compte est une affaire simple. Cependant, et si nous pouvions partager des fichiers avec des collaborateurs qui en font automatiquement une copie lorsqu'ils les reçoivent, ne serait-ce pas sauvage ? Eh bien^(Well) , probablement pas, mais c'est quand même cool.

L'idée derrière ce dont nous parlons n'a peut-être pas beaucoup de sens de la périphérie, alors essayons de mieux expliquer ce que nous essayons d'accomplir, ici. OK, et si vous pouviez partager des documents avec des collègues ou toute personne avec qui vous avez collaboré, mais à la place, il n'y a qu'une seule copie du document, Docs a décidé de créer un outil.

Vous voyez, un document sera modifié par la personne avec qui vous travaillez, tandis que l'autre est une copie du document original sans les modifications apportées. En faisant cela, il n'est pas nécessaire d'utiliser la commande Fichier^(File) > Faire une copie^{(Make a Copy)} car tout est désormais automatique.

^{(Copy Google Docs)}Copier automatiquement les fichiers Google Docs lorsqu'ils sont partagés

Google ne facilite pas la création automatique d'une copie d'un document lorsqu'il est partagé. Dans cet article, nous vous expliquons comment y parvenir, et rapidement. Vous aurez 3 étapes à suivre :

1. Localiser le document Google Drive
2. Définir l'accès
3. Partagez le lien mais avec une touche

1] Localisez le document Google Drive

Chaque collaborateur, dans la plupart des cas, est tenu d'apporter individuellement des modifications à un document. En suivant cette voie, les collaborateurs peuvent apporter des modifications à leurs propres documents sans avoir à se soucier de corrompre la version originale.

Il n'est pas nécessaire de demander à quiconque de faire une copie, suivez simplement les étapes que nous sommes sur le point de mettre en page et tout sera géré automatiquement.

OK, vous voudrez d'abord localiser le document Google Drive que vous souhaitez partager et l'ouvrir. Vous devriez voir un bouton de partage bleu dans la section supérieure droite du document. Cliquez dessus, puis sélectionnez Partager^(Share) avec des personnes et des groupes. À partir de là, cliquez dans la case Obtenir le lien^{(Get Link)} pour générer le lien partageable.

2] Définir l'accès

Une fois que vous avez cliqué sur la case, veuillez sélectionner Copier le lien^{(Copy Link)} , et à partir de là, vous pouvez le partager avec n'importe qui par e-mail, l'un des nombreux services de messagerie ou tout autre moyen avec lequel vous vous sentez le plus à l'aise.

Maintenant, ce qui est cool ici, c'est la possibilité de définir l'accès. Les gens peuvent choisir entre Viewer , Commenter ou Editor . Pour ce faire, cliquez sur la flèche à droite qui pointe vers le bas.

3] Partagez le lien mais avec une touche

Il est maintenant temps de partager le lien avec vos collaborateurs, mais ce ne sera pas une affaire de copier-coller standard. Une fois que vous avez copié le lien, il est alors nécessaire de tout supprimer après la dernière barre oblique située dans le lien et de remplacer le contenu supprimé par la copie. De là, partagez le lien vers la liste des destinataires.

Lorsqu'ils ont cliqué sur le lien partagé, il devrait rapidement les rediriger vers leur écran Google Drive , qui leur demandera d'en créer une copie. Lorsque le bouton est sélectionné, une copie locale est immédiatement enregistrée sur leur Google Drive , et c'est tout.

Make Google Drive automatically copy documents when shared

Making a copy of a Google Drive document when using yоur own account iѕ a simple affair. However, what if we could share files with collaboratorѕ that automatically makes a copy when they receive it, wouldn’t that bе wild? Well, probably not, but it is cool, though.

The idea behind what we’re talking about might not make a lot of sense from outskirt, so let’s try to better explain what we’re trying to accomplish, here. OK, so what if you could share documents with co-workers or anyone you’ve collaborated with, but instead there is a single copy of the document, Docs decided to create a tool.

You see, one document will be edited by whomever you’re working with, while the other is a copy of the original document without the changes made. By doing this, there is no need to use the File > Make a Copy command because it’s all automatic now.

Copy Google Docs files automatically when shared

Google doesn’t make it an easy option to automatically make a copy of a document when shared. In this article, we explain how to get it done, and fast. You will have 3 steps to follow:

1. Locate Google Drive document
2. Set Access
3. Share the link but with a twist

1] Locate Google Drive document

Each collaborator, in most cases, is required to individually make changes to a document. By going this route, collaborators can make changes to their own documents without having to worry about corrupting the original version.

There is no need to ask anyone to make a copy, just follow the steps we are about to layout and all things will be handled automatically.

OK, first you will want to locate the Google Drive document you want to share and open it. You should see a blue share button in the top-right section of the document. Click it, then select Share with people and groups. From there, click in the Get Link box to generate the shareable link.

2] Set Access

Once you’ve clicked on the box, please select Copy Link, and from there, you can share it with anyone via email, one of the many messenger services, or whatever medium you feel most comfortable with.

Now, what’s cool here is the ability to set access. Folks can choose between Viewer, Commenter, or Editor. To get this done, click on the arrow on the right that points downwards.

3] Share the link but with a twist

Its now time to share the link with your collaborators, but this won’t be a standard copy and paste affair. Once you’ve copied the link, it is then required to delete everything after the last forward-slash located in the link and replace the deleted content with the copy. From there, share the link to the list of recipients.

When they’ve clicked on the shared link, it should promptly divert them to their Google Drive screen, which will ask them to create a copy. When the button is selected, a local copy is saved on their Google Drive right away, and that’s it for that.

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