Si vous avez des emails dont vous n'avez plus besoin, mais que vous ne souhaitez pas forcément supprimer, vous pouvez les archiver. Dans Microsoft Outlook , vous disposez de plusieurs méthodes pour archiver manuellement ou automatiquement les e-mails afin de les éliminer.

Nous allons vous montrer comment archiver des e-mails^{(archive emails)} dans Outlook sur votre ordinateur, sur le Web et sur votre appareil mobile. Quel que soit l'endroit où vous utilisez le plus Outlook , vous pouvez libérer de l'espace pour les nouveaux messages.^(Outlook)

À propos de l'archivage des e-mails dans Outlook

Pour Microsoft 365 , les comptes Exchange et Outlook sur le Web, vous disposez d’un dossier Archive par défaut . Avec les comptes de serveur Exchange, des politiques de rétention peuvent s'appliquer. Pour les comptes POP et IMAP , vous pouvez créer un dossier Archive .

En utilisant un dossier Archive, vous pouvez récupérer tous les e-mails que vous y déplacerez ultérieurement si nécessaire.

Lorsque vous déplacez des éléments vers le dossier Archive à l'aide du bouton comme décrit ci-dessous, cela ne diminue pas la taille de votre boîte de réception^{(decrease your inbox size)} . Si vous êtes préoccupé par l'espace, vous pouvez créer un fichier de données Outlook^{(Outlook Data File)} distinct ( .pst ) lorsque vous utilisez Windows , ce que nous expliquerons ci-dessous.

Archiver les e-mails Outlook sous Windows

Vous pouvez archiver manuellement les e-mails dans Outlook sous Windows ou utiliser l'une des fonctionnalités d'archivage automatique^{(AutoArchive)} disponibles. Ces fonctionnalités d'archivage automatique peuvent différer selon votre version d' Outlook .

Archiver manuellement les e-mails sous Windows

Vous pouvez archiver manuellement un ou plusieurs e-mails de différentes manières sous Windows .

Commencez par sélectionner le(s) e-mail(s) de l'une des manières suivantes :

• Pour un seul email, sélectionnez-le simplement.
• Pour un groupe d'e-mails adjacents, choisissez le premier, maintenez Shift et choisissez le dernier de la plage.
• Pour un groupe d'e-mails non adjacents, choisissez-en un, maintenez Ctrl enfoncé et choisissez chaque e-mail supplémentaire.

Une fois que vous avez sélectionné le ou les e-mails que vous souhaitez archiver, effectuez l'une des opérations suivantes :

• Faites glisser^(Drag) le ou les e-mails vers le dossier Archive .
• Choisissez Archiver^{(Choose Archive)} dans le ruban de l' onglet Accueil^(Home) ou Message .
• Faites un clic droit et choisissez Archiver.
• Utilisez votre touche Retour arrière.

Archiver^{(Archive Emails)} automatiquement les e-mails sous Windows

Sous Windows , vous pouvez archiver automatiquement les anciens e-mails en effectuant un nettoyage de la boîte aux lettres ou en configurant l' archivage automatique^{(AutoArchive)} pour qu'il s'exécute de temps en temps.

Effectuer un nettoyage de la boîte de réception

Vous pouvez déplacer des e-mails vers un fichier de données Outlook^{(move emails to an Outlook Data File)} pour économiser de l'espace et nettoyer votre boîte aux lettres d'un seul coup.

1. Select File > Info . Ensuite, ouvrez le menu Outils^(Tools) et choisissez Nettoyer les anciens éléments^{(Clean Up Old Items)} .

1. Choisissez la boîte de réception, le dossier et les sous-dossiers du compte de messagerie sur lesquels vous souhaitez effectuer la maintenance et choisissez une date dans la liste déroulante en dessous. Si vous le souhaitez, cochez la case pour inclure les e-mails « Ne pas archiver automatiquement ».

1. Vous pouvez voir le chemin du fichier pour l'emplacement du fichier d'archive afin de pouvoir y accéder facilement plus tard si nécessaire. Jetez un œil à ces méthodes pour accéder au fichier PST^{(access the PST file)} si vous rencontrez des problèmes.
2. Choisissez OK pour effectuer le nettoyage.

Configurer l'archivage automatique

Pour archiver automatiquement des éléments selon un calendrier, vous pouvez configurer l' option Archivage automatique^{(AutoArchive)} .

1. Select File > Options . Choisissez Avancé^{(Choose Advanced)} à gauche et Paramètres d’archivage automatique^{(AutoArchive Settings)} à droite.

1. Cochez la case en haut pour indiquer la fréquence à laquelle vous souhaitez exécuter l'archivage automatique^{(AutoArchive)} et entrez la durée dans la case. Facultativement, vous pouvez cocher la case pour être invité avant son exécution.

1. Dans la section Pendant l'archivage^(Archive) automatique , cochez la case Archiver ou^(Archive) supprimer les anciens éléments, puis choisissez l'âge des e-mails.

1. Vous pouvez ensuite choisir de déplacer les éléments vers le fichier de données Outlook^{(Outlook Data File)} ou de supprimer définitivement les éléments.

1. Vous pouvez éventuellement sélectionner le bouton pour appliquer les paramètres à tous vos dossiers, puis OK pour terminer la configuration. Choisissez OK^{(Choose OK)} dans la fenêtre Options Outlook pour enregistrer votre modification.

Archiver les e-mails Outlook sur Mac

Vous pouvez archiver manuellement et automatiquement les e-mails dans Outlook sur Mac , bien que ce soit un peu différemment que sous Windows .

Archiver manuellement les e-mails sur Mac

Vous pouvez archiver manuellement un ou plusieurs e-mails de différentes manières sur votre Mac .

Commencez par sélectionner le(s) e-mail(s) de l'une des manières suivantes :

• Pour un seul email, sélectionnez-le simplement.
• Pour un groupe d'e-mails adjacents, choisissez le premier, maintenez Shift et choisissez le dernier de la plage.
• Pour un groupe d'e-mails non adjacents, choisissez-en un, maintenez Command et choisissez chaque e-mail supplémentaire.

Une fois que vous avez sélectionné le ou les e-mails que vous souhaitez archiver, effectuez l'une des opérations suivantes :

• Sélectionnez Message > Archive dans la barre de menu.
• Choisissez Archiver^{(Choose Archive)} dans le ruban de l' onglet Accueil^(Home) .
• Faites un clic droit et choisissez Archiver.
• Sélectionnez le bouton Archiver^(Archive) (case) à droite dans la boîte de réception.
• Utilisez le raccourci clavier Control + E .

Archiver^{(Archive Emails)} automatiquement les e-mails sur Mac

Bien qu'il n'existe pas d'option d'archivage automatique dans Outlook sur Mac , il existe une solution de contournement qui peut vous convenir. Vous pouvez configurer une règle pour archiver des e-mails spécifiques en fonction de la date.

1. Ouvrez Outlook et sélectionnez Outlook > Settings dans la barre de menu.
2. Choisissez Règles^{(Choose Rules)} dans la fenêtre qui apparaît.

1. Sur la gauche de l'écran suivant, choisissez un compte si vous en avez plusieurs.
2. Sur la droite, sélectionnez le bouton du signe plus en bas pour ajouter une nouvelle règle.

1. Entrez un nom de règle en haut.
2. Pour la condition, utilisez la liste déroulante à gauche pour sélectionner le type de condition. Vous pouvez sélectionner Date de réception^{(Date Received)} pour baser votre règle sur la date. À droite, saisissez une plage de dates ou utilisez simplement le champ Date avant^(Before) pour saisir une date dans le passé.

Remarque : Gardez à l'esprit qu'au fil du temps, vous souhaiterez peut-être mettre à jour cette règle pour inclure une nouvelle date.

1. Pour l'action, choisissez Déplacer^(Move) vers le dossier^(Folder) dans la première liste déroulante et choisissez Archiver^(Archive) dans la liste de droite.

1. Vous pouvez éventuellement utiliser le signe plus à côté de Sauf si pour les e-mails la règle doit être évitée ou cocher la case ci-dessous pour ignorer les autres règles qui remplissent les mêmes conditions.
2. Confirmez que la case Activé^(Enabled) est cochée et sélectionnez OK pour enregistrer votre règle.

Archiver les e-mails Outlook sur le Web

L'archivage des e-mails dans Outlook sur le Web^{(Outlook on the web)} est similaire aux versions de bureau.

Archiver manuellement les e-mails sur le Web

• Pour un seul email, sélectionnez-le ou cochez la case à gauche.
• Pour un groupe d'e-mails adjacents, choisissez le premier, maintenez Shift et choisissez le dernier de la plage.
• Pour un groupe d'e-mails non adjacents, choisissez-en un, maintenez Ctrl ( Windows ) ou Commande^(Command) ( Mac ) et choisissez chaque e-mail supplémentaire.

Une fois que vous avez sélectionné le ou les e-mails que vous souhaitez archiver, effectuez l'une des opérations suivantes :

• Choisissez Archiver^{(Choose Archive)} dans la barre d'outils de l' onglet Accueil^(Home) .
• Faites un clic droit et choisissez Archiver.
• Sélectionnez le bouton Archiver^(Archive) (case) à droite dans la boîte de réception.

Archiver^{(Archive Emails)} automatiquement les e-mails sur le Web

Comme sur Mac , il n'existe actuellement pas de fonctionnalité d'archivage automatique dans Outlook sur le Web. Au lieu de cela, vous pouvez configurer une règle basée sur la date.

1. Sélectionnez l'icône d'engrenage en haut à droite et choisissez Afficher^(View) tous les paramètres Outlook dans la barre latérale qui apparaît.

1. À l’extrême gauche, choisissez Mail et à droite, choisissez Rules . Ensuite, choisissez Ajouter^(Add) une nouvelle règle.

1. Donnez un nom à votre règle en haut.
2. Sous Ajouter^(Add) une condition, utilisez la liste déroulante pour sélectionner Avant^(Before) . Ensuite, ajoutez la date à droite.

Remarque : comme sur Mac , vous souhaiterez peut-être mettre à jour cette règle ultérieurement pour inclure une nouvelle date.

1. Sous Ajouter^(Add) une action, utilisez la liste déroulante pour sélectionner Déplacer^(Move) vers. Ensuite, sélectionnez Archiver^(Archive) à droite.

1. Vous pouvez éventuellement sélectionner Ajouter^(Add) une exception pour les e-mails que la règle doit éviter et cocher la case pour arrêter de traiter davantage de règles.
2. Pour exécuter la règle immédiatement dans votre boîte de réception, cochez la case Exécuter la^(Run) règle maintenant. Ensuite, sélectionnez Enregistrer^(Save) .

Archiver les e-mails Outlook^{(Outlook Emails)} sur Android et iPhone

Si vous utilisez Outlook sur votre appareil Android ou iPhone^{(Outlook on your Android device or iPhone)} , vous pouvez également y archiver vos e-mails. Pour le moment, il n'existe pas de fonctionnalité d'archivage automatique, mais vous disposez de plusieurs façons d'archiver les e-mails manuellement.

Pour archiver un seul e-mail, vous pouvez utiliser l'action de balayage. Faites glisser l'e-mail de gauche à droite ou vice versa selon votre configuration et sélectionnez l' icône Archiver . ^(Archive)Vous pouvez également ouvrir l'e-mail et appuyer sur l' icône Archive en haut.

Pour archiver plusieurs e-mails dans votre boîte de réception, appuyez longuement sur un e-mail et vous verrez l'écran de sélection. Choisissez les e-mails restants, puis appuyez sur l'icône Archive en haut ( Android ) ou en bas (iPhone).

Prendre soin de ces anciens e-mails inutiles est facile dans Outlook sur Windows , Mac , sur le Web et sur votre appareil mobile. Maintenant que vous savez comment archiver les e-mails dans Outlook , découvrez les moyens de réparer Outlook qui ne s'ouvre pas^{(ways to fix Outlook not opening)} .

How to Archive Emails in Microsoft Outlook

If you have emails that you no longer need, but don’t necessarily want to delete, you can archive them. In Microsoft Outlook, you haνe a few ways to manually or аutomatically archive emails to get them out of the way.

We’ll show you how to archive emails in Outlook on your desktop, the web, and your mobile device. No matter where you use Outlook the most, you can make room for new messages.

About Archiving Emails in Outlook

For Microsoft 365, exchange accounts, and Outlook on the web, you have a default Archive folder. With exchange server accounts, retention policies may apply. For POP and IMAP accounts, you can create an Archive folder.

By using an Archive folder, you can retrieve any emails you move there later if needed.

When you move items to the Archive folder using the button as described below, this doesn’t decrease your inbox size. If you’re concerned about space, you can create a separate Outlook Data File (.pst) when using Windows which we’ll explain below.

Archive Outlook Emails on Windows

You can manually archive emails in Outlook on Windows or use one of the AutoArchive features available. These automatic archive features may differ depending on your version of Outlook.

Manually Archive Emails on Windows

You can manually archive one or more emails a few different ways on Windows.

Start by selecting the email(s) one of these ways:

• For a single email, simply select it.
• For a group of adjacent emails, choose the first one, hold Shift, and choose the last one in the range.
• For a group of non-adjacent emails, choose one, hold Ctrl, and choose each additional one.

Once you have the email(s) selected that you want to archive, do one of the following:

• Drag the email(s) to the Archive folder.
• Choose Archive in the ribbon on the Home or Message tab.
• Right-click and pick Archive.
• Use your Backspace key.

Automatically Archive Emails on Windows

On Windows, you can automatically archive older emails by performing a mailbox cleanup or setting up the AutoArchive to run every so often.

Perform an Inbox Cleanup

You can move emails to an Outlook Data File to save space and clean up your mailbox in one fell swoop.

1. Select File > Info. Then, open the Tools menu and choose Clean Up Old Items.

1. Choose the email account inbox, folder, and subfolders you want to perform the maintenance on and pick a date in the drop-down box beneath. Optionally, check the box to include “Do not AutoArchive” emails.

1. You can see the file path for the location of the archive file so that you can easily access it later if needed. Take a look at these ways to access the PST file if you run into trouble.
2. Choose OK to perform the cleanup.

Set Up AutoArchive

To automatically archive items on a schedule, you can set up the AutoArchive option.

1. Select File > Options. Choose Advanced on the left and AutoArchive Settings on the right.

1. Check the box at the top for how often you want to run AutoArchive and enter the timing in the box. Optionally, you can mark the checkbox to be prompted before it runs.

1. In the During AutoArchive section, check the box for Archive or delete old items and then pick the age of the emails.

1. You can then choose to move the items to the Outlook Data File or permanently delete the items.

1. Optionally, select the button to apply the settings to all of your folders and then OK to complete the setup. Choose OK in the Outlook Options window to save your change.

Archive Outlook Emails on Mac

You can manually and automatically archive emails in Outlook on Mac, although a bit differently than on Windows.

Manually Archive Emails on Mac

You can manually archive one or more emails a few different ways on your Mac.

Start by selecting the email(s) one of these ways:

• For a single email, simply select it.
• For a group of adjacent emails, choose the first one, hold Shift, and choose the last one in the range.
• For a group of non-adjacent emails, choose one, hold Command, and choose each additional one.

Once you have the email(s) selected that you want to archive, do one of the following:

• Select Message > Archive in the menu bar.
• Choose Archive in the ribbon on the Home tab.
• Right-click and pick Archive.
• Select the Archive button (box) to the right in the inbox.
• Use the keyboard shortcut Control + E.

Automatically Archive Emails on Mac

While there isn’t an automatic archive option in Outlook on Mac, there is a workaround that may suit you. You can set up a rule to archive specific emails based on date.

1. Open Outlook and select Outlook > Settings from the menu bar.
2. Choose Rules in the window that appears.

1. On the left of the next screen, pick an account if you have more than one.
2. On the right, select the plus sign button at the bottom to add a new rule.

1. Enter a Rule name at the top.
2. For the condition, use the drop-down box on the left to pick the type of condition. You can select Date Received to base your rule on date. To the right, enter a date range or simply use the Before date field to enter a date in the past.

Note: Keep in mind that as time passes, you may want to update this rule to include a new date.

1. For the action, choose Move to Folder in the first drop-down box and pick Archive in the list to the right.

1. Optionally, use the plus sign next to Except if for emails the rule should avoid or check the box below to ignore other rules that meet the same conditions.
2. Confirm that the Enabled box is checked and select OK to save your rule.

Archive Outlook Emails on the Web

Archiving emails in Outlook on the web is similar to the desktop versions.

Manually Archive Emails on the Web

• For a single email, select it or check the box on the left.
• For a group of adjacent emails, choose the first one, hold Shift, and choose the last one in the range.
• For a group of non-adjacent emails, choose one, hold Ctrl (Windows) or Command (Mac), and choose each additional one.

Once you have the email(s) selected that you want to archive, do one of the following:

• Choose Archive in the toolbar on the Home tab.
• Right-click and pick Archive.
• Select the Archive button (box) to the right in the inbox.

Automatically Archive Emails on the Web

Like on Mac, there isn’t currently an AutoArchive feature in Outlook on the web. Instead, you can set up a date-based rule.

1. Select the gear icon on the top right and choose View all Outlook settings in the sidebar that appears.

1. On the far left, choose Mail and to the right, choose Rules. Then, pick Add new rule.

1. Give your rule a name at the top.
2. Below Add a condition, use the drop-down list to pick Before. Then, add the date to the right.

Note: Like on Mac, you may want to update this rule later to include a new date.

1. Below Add an action, use the drop-down list to pick Move to. Then, select Archive to the right.

1. Optionally, select Add an exception for emails the rule should avoid and check the box to stop processing more rules.
2. To run the rule immediately in your inbox, mark the checkbox for Run rule now. Then, select Save.

Archive Outlook Emails on Android and iPhone

If you use Outlook on your Android device or iPhone, you can archive emails there as well. At this time, there isn’t an AutoArchive feature, but you have a few ways to archive emails manually.

To archive a single email, you can use the swipe action. Slide the email from left to right or vice versa per your setup and select the Archive icon. Alternatively, open the email and tap the Archive icon at the top.

To archive several emails in your inbox, tap and hold one email and you’ll see the selection screen. Choose the remaining emails and then tap the Archive icon at the top (Android) or bottom (iPhone).

Taking care of those unneeded old emails is easy in Outlook on Windows, Mac, the web, and your mobile device. Now that you know how to archive emails in Outlook, check out ways to fix Outlook not opening.

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