Les listes déroulantes dans Excel sont des outils puissants. Ils vous permettent de fournir aux utilisateurs une flèche déroulante qui, lorsqu'elle est sélectionnée, leur fournit une liste de choix.

Cela peut réduire les erreurs de saisie de données car cela évite aux utilisateurs d'avoir à saisir directement les réponses. Excel vous permet même d'extraire les éléments de ces listes déroulantes à partir d'une plage de cellules.

Cependant, cela ne s'arrête pas là. En utilisant des méthodes créatives pour configurer la validation des données pour les cellules déroulantes, vous pouvez même créer plusieurs listes déroulantes liées, où les éléments disponibles dans une deuxième liste^{(available in a second list)} dépendent de la section créée par l'utilisateur dans la première liste.

À quoi servent les listes déroulantes^(Good) multiples liées^(Linked) ?

Considérez que la plupart des formulaires en ligne remplissent des listes déroulantes secondaires en fonction de ce que vous répondez dans la liste déroulante précédente. Cela signifie que vous pouvez rendre vos feuilles de saisie de données Excel aussi avancées que les formulaires en ligne. Il se modifiera en fonction des réponses de l'utilisateur. 

Par exemple, supposons que vous utilisiez une feuille de calcul Excel pour collecter des informations informatiques auprès de vos utilisateurs qui ont besoin de réparations informatiques^{(computer repairs)} . 

Les options d'entrée pourraient ressembler à ceci :

• Partie informatique^{(Computer Part)} : moniteur, souris^(Mouse) , clavier^(Keyboard) , système de base^{(Base System)}
• Type de pièce :
  • Moniteur^(Monitor) : verre, boîtier^(Housing) , cordon d'alimentation^{(Power Cord)} , électronique interne^{(Internal Electronics)}
  • Souris^(Mouse) : Molette, Lumière LED^{(LED Light)} , Cordon^(Cord) , Boutons^(Buttons) , Boîtier
  • Clavier^(Keyboard) : Touches, Boîtier^(Housing) , Membrane , Cordon^(Cord) , Électronique Interne^{(Internal Electronics)}
  • Système de base^{(Base System)} : boîtier, boutons^(Buttons) , ports , alimentation^(Power) , électronique interne^{(Internal Electronics)} , système d'exploitation^{(Operating System)}

Comme vous pouvez le voir dans cette arborescence, les informations qui doivent être disponibles pour sélectionner le "Type de pièce" dépendent de la pièce d' ordinateur^{(Computer Part)} que l'utilisateur sélectionne dans la première liste déroulante.

Dans cet exemple, votre feuille de calcul peut commencer à ressembler à ceci :

Si vous créez plusieurs listes déroulantes liées, vous pouvez utiliser l'élément sélectionné dans la liste déroulante de B1 pour piloter le contenu de la liste déroulante de B2.

Voyons comment vous pouvez configurer cela. Aussi, n'hésitez pas à télécharger notre exemple de feuille Excel avec l'exemple ci-dessous.

Créer votre feuille source de liste déroulante^{(List Source Sheet)}

La façon la plus propre de configurer quelque chose comme ça est de créer un nouvel onglet dans Excel où vous pouvez configurer tous vos éléments de liste déroulante.

Pour configurer ces listes déroulantes liées, créez un tableau dans lequel l'en-tête en haut représente tous les composants de l'ordinateur que vous souhaitez inclure dans la première liste déroulante. Ensuite, répertoriez tous les éléments (types de pièces) qui doivent figurer sous cet en-tête.

Ensuite, vous devrez sélectionner et nommer chaque plage afin que, lorsque vous configurerez ultérieurement la validation des données^{(Data Validation)} , vous puissiez sélectionner la bonne.

Pour ce faire, sélectionnez tous les éléments sous chaque colonne et nommez la plage sélectionnée de la même manière que l'en-tête. Pour nommer une table, il vous suffit de taper le nom dans le champ au-dessus de la colonne "A".

Par exemple, sélectionnez les cellules A2 à A5 et nommez cette plage "Moniteur".

Répétez ce processus jusqu'à ce que toutes les plages soient nommées de manière appropriée. 

Une autre façon de procéder consiste à utiliser la fonction Créer^(Create) à partir de la sélection^(Selection) d' Excel . Cela vous permet de nommer toutes les plages comme le processus manuel ci-dessus, mais en un seul clic.

Pour ce faire, sélectionnez simplement toutes les plages de la deuxième feuille que vous avez créée. Sélectionnez ensuite Formules^(Formulas) dans le menu, puis sélectionnez Créer à partir de la sélection^{(Create from Selection)} dans le ruban.

Une fenêtre contextuelle apparaîtra. Assurez-vous que seule la ligne du haut^{(Top row)} est sélectionnée, puis sélectionnez OK .

Cela utilisera les valeurs d'en-tête de la rangée supérieure pour nommer chacune des plages en dessous. 

Configurez votre première liste déroulante

Il est maintenant temps de configurer vos multiples listes déroulantes liées. Pour faire ça:

1. De retour sur la première feuille, sélectionnez la cellule vide à droite de la première étiquette. Sélectionnez ensuite Données^(Data) dans le menu, puis sélectionnez Validation des données^{(Data Validation)} dans le ruban.

2. Dans la fenêtre Validation des données qui s'ouvre, sélectionnez ^{(Data Validation)}Liste^(List) sous Autoriser^(Allow) et sous Source , sélectionnez l'icône de flèche vers le haut. Cela vous permettra de sélectionner la plage de cellules que vous souhaitez utiliser comme source pour cette liste déroulante.

3. Sélectionnez la deuxième feuille dans laquelle vous configurez les données source de la liste déroulante, puis sélectionnez uniquement les champs d'en-tête. Ceux-ci seront utilisés pour remplir la liste déroulante initiale dans la cellule que vous avez sélectionnée.

4. Sélectionnez la flèche vers le bas dans la fenêtre de sélection pour développer la fenêtre Validation des données^{(Data Validation)} . Vous verrez la plage que vous avez sélectionnée maintenant affichée dans le champ Source . Sélectionnez OK pour terminer.

5. Maintenant, de retour sur la feuille principale, vous remarquerez que la première liste déroulante contient chacun des champs d'en-tête de la deuxième feuille.

Maintenant que votre première liste déroulante est terminée, il est temps de créer votre prochaine liste déroulante liée.

Configurez votre première liste déroulante

Sélectionnez la deuxième cellule pour laquelle vous souhaitez charger les éléments de liste en fonction de ce qui est sélectionné dans la première cellule.

Répétez le processus ci-dessus pour ouvrir la fenêtre de validation des données . ^{(Data Validation)}Sélectionnez Liste^(List) dans le menu déroulant Autoriser . ^(Allow)Le champ Source est ce qui va extraire les éléments de la liste en fonction de ce qui est sélectionné dans la première liste déroulante.

Pour ce faire, saisissez la formule suivante :

=INDIRECT($B$1)

Comment fonctionne la fonction INDIRECT ?

Cette fonction renvoie une référence Excel^(Excel) valide (dans ce cas à une plage), à ​​partir d'une chaîne de texte. Dans ce cas, la chaîne de texte est le nom de la plage passée par la première cellule ($B$1). INDIRECT prend donc le nom de la plage, puis fournit la validation des données déroulantes avec la plage correcte associée à ce nom.

Remarque^(Note) : Si vous configurez la validation des données pour ce second menu déroulant sans sélectionner de valeur dans le premier menu déroulant, un message d'erreur s'affichera. Vous pouvez sélectionner Oui^(Yes) pour ignorer l'erreur et continuer.

Maintenant, testez vos nouvelles listes déroulantes multiples liées. Utilisez le premier menu déroulant pour sélectionner l'un des composants de l'ordinateur. Lorsque vous sélectionnez la deuxième liste déroulante, vous devriez voir les éléments de liste appropriés pour cette partie de l'ordinateur. Il s'agissait des types de pièces dans la colonne de la deuxième feuille^{(on the second sheet)} que vous avez remplie pour cette pièce.

Utilisation de plusieurs listes déroulantes liées dans ^{(Multiple Linked)}Excel

Comme vous pouvez le voir, c'est une façon très cool de rendre vos feuilles de calcul beaucoup plus dynamiques. En remplissant les listes déroulantes suivantes en réponse à ce que les utilisateurs sélectionnent dans d'autres cellules^{(select in other cells)} , vous pouvez rendre vos feuilles de calcul beaucoup plus réactives aux utilisateurs et les données beaucoup plus utiles.

Jouez avec les conseils ci-dessus et voyez quel type de listes déroulantes liées intéressantes vous pouvez créer dans vos feuilles de calcul. Partagez^(Share) certains de vos propres conseils intéressants dans la section des commentaires ci-dessous.

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Drоp-down lists in Excel are powerful tools. They let you provide users with a drop-down arrow that, when selected, prоvides them wіth a list of choices.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

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