Le publipostage dans Microsoft Word vous permet d'envoyer des lettres et des e-mails personnalisés sans avoir à personnaliser chaque lettre. Vous pouvez préparer votre document comme vous le souhaitez et ajouter des espaces réservés pour les différents champs de données que vous souhaitez remplir dynamiquement à partir d'une source de données.

Par exemple, vous pouvez préparer une seule lettre pour tous vos amis demandant comment ils vont mais avec la possibilité de changer dynamiquement les noms et les villes dans la lettre. De cette façon, votre lettre générique à John mentionnera son nom et sa ville, et la même lettre à Mike aura le nom de Mike et sa ville sur sa lettre.

Créez votre liste de destinataires dans une feuille de calcul Excel^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

Vous devrez rassembler une liste de destinataires et leurs données dans une seule source de données. Un moyen simple de le faire est de créer une feuille de calcul Microsoft Excel et d'y ajouter toutes les données de vos destinataires. Vous pouvez ensuite récupérer ces données Excel dans la lettre de publipostage^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)} dans Microsoft Word.

1. Utilisez la recherche du menu Démarrer^{(Start Menu)} pour rechercher et ouvrir Microsoft Excel .

1. Cliquez sur l' onglet Accueil^(Home) dans la barre latérale gauche et choisissez Classeur vierge^{(Blank workbook)} dans le volet de droite. Cela créera une feuille de calcul vierge pour vous.

1. Commencez^(Start) à entrer des données pour vos destinataires de publipostage. Assurez^(Make) -vous d'utiliser la première ligne pour les en-têtes de vos données. Si vous allez entrer le nom de quelqu'un, utilisez Nom^(Name) comme en-tête dans la première ligne, et ainsi de suite.

1. Dans l'exemple suivant, nous avons créé une table avec des données pour quatre personnes. Nous créerons une lettre de publipostage personnalisée pour chacune de ces personnes dans Microsoft Word .

1. Cliquez sur le menu Fichier en haut, choisissez ^(File)Enregistrer^(Save) dans la barre latérale gauche, puis cliquez sur le bouton Parcourir^(Browse) .

1. Accédez^(Navigate) à votre bureau, entrez un nom pour votre feuille de calcul Excel , puis cliquez sur le bouton Enregistrer^(Save) pour enregistrer la feuille de calcul sur votre bureau. Cela facilitera la recherche de votre feuille de calcul lorsque vous l'utiliserez dans Microsoft Word .

1. Vous pouvez fermer Microsoft Excel sur votre ordinateur.

Préparez votre document dans Microsoft Word^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

Vous devrez rédiger une lettre générique que vous souhaitez envoyer à chacun de vos destinataires^{(send to each of your recipients)} . Cette lettre doit contenir les informations communes à tous les destinataires. Certains exemples incluent écrire la ligne de salutation, demander comment ils vont, partager vos pensées, etc.

Laissez les champs vides là où vous souhaitez que les informations de vos destinataires apparaissent. Vous ajouterez cela plus tard lorsque vous lancerez le publipostage dans Microsoft Word .

1. Lancez Microsoft Word à partir du menu Démarrer^{(Start Menu)} de votre ordinateur.

1. Cliquez sur Accueil^(Home) dans la barre latérale gauche et choisissez Document vierge^{(Blank document )} dans le volet de droite. Vous pouvez également utiliser un modèle si vous le souhaitez.

1. Un document vierge s'ouvrira. Rédigez la lettre que vous souhaitez envoyer à vos destinataires.

1. Vous êtes libre d'utiliser les couleurs, la mise en forme, les styles de police et les autres éléments de votre choix. Nous avons créé la lettre simple suivante à envoyer à nos destinataires. La lettre aura le nom de la personne en haut et sa ville en bas.

1. Gardez le document ouvert car vous effectuerez le publipostage dans la section ci-dessous.

Créer un publipostage dans Microsoft Word^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

Microsoft Word vous permet de créer un publipostage à l'aide de l'assistant étape par étape. Cela vous permet de choisir extrêmement facilement la lettre que vous souhaitez utiliser, d'ajouter les destinataires dont vous avez besoin et de modifier dynamiquement le contenu de la lettre.

1. Pendant que votre lettre est toujours ouverte dans Word , cliquez sur l' onglet Publipostage^(Mailings) en haut, sélectionnez l' option Démarrer le publipostage et choisissez ^{(Start Mail Merge)}Assistant Fusion^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} et publipostage pas à pas .

1. Un nouveau volet apparaîtra sur le côté droit de votre écran. Sous la première section qui indique Sélectionner le type de document^{(Select document type)} , choisissez Lettres^(Letters) . Vous pouvez choisir Messages e-mail^{(E-mail messages)} si vous souhaitez envoyer votre lettre par e-mail.
   
   Cliquez ensuite sur Suivant : Document de départ^{(Next: Starting document)} en bas pour continuer.

1. Sur l'écran suivant, Word vous demandera quel document vous souhaitez utiliser pour le publipostage. Cliquez sur l' option Utiliser le document actuel^{(Use the current document)} pour utiliser votre lettre actuelle pour la tâche.
   
   Si votre lettre se trouve dans un autre fichier Word , cliquez sur Démarrer à partir d'un document existant^{(Start from existing document)} pour ouvrir ce fichier.
   
   Cliquez ensuite sur Suivant : sélectionnez les destinataires^{(Next: Select recipients)} en bas.

1. Sous la section Sélectionner les destinataires^{(Select recipients)} , sélectionnez Utiliser une liste existante^{(Use an existing list)} . En effet, vous avez déjà créé une feuille de calcul Excel contenant les données de vos destinataires.
   
   Vous pouvez sélectionner l' option Tapez une nouvelle liste^{(Type a new list)} si vous n'avez pas encore collecté les données de vos destinataires.
   
   Cliquez ensuite sur Parcourir^(Browse) pour importer votre feuille de calcul Excel.

1. Accédez^(Navigate) à votre bureau et double-cliquez sur la feuille de calcul Excel que vous avez créée précédemment. Cela ouvrira la feuille de calcul dans Microsoft Word .
2. Word vous demandera quelle feuille vous souhaitez utiliser à partir de votre feuille de calcul. Sélectionnez la feuille qui contient vos données, cochez l' option La première ligne de données contient des en-têtes de colonne^{(First row of data contains column headers)} et cliquez sur OK .

1. Word vous permet de sélectionner les destinataires que vous souhaitez utiliser pour le publipostage si vous ne souhaitez pas utiliser tous ceux qui figurent sur la liste. Cochez^(Checkmark) les cases des personnes que vous souhaitez inclure dans vos lettres.
   
   Vous pouvez utiliser les options d'affinement sous la liste pour trier et filtrer vos destinataires. Le tri^(Sorting) vous permet de trier vos enregistrements par ordre croissant et décroissant. Le filtrage^(Filtering) vous permet de comparer les champs et de filtrer ceux dont vous n'avez pas besoin.
   
   Enfin, cliquez sur OK en bas.

1. Cliquez sur Suivant : Écrivez votre lettre^{(Next: Write your letter)} en bas.
2. L'écran suivant vous permet d'utiliser vos champs de données dans votre lettre. Pour l'utiliser, placez votre curseur là où vous souhaitez ajouter un champ de données dans la lettre et cliquez sur Plus d'éléments^{(More items )} dans le volet de droite.

1. Choisissez le champ de données que vous souhaitez ajouter et cliquez sur Insérer^(Insert) en bas.

1. Vous voudrez ajouter tous vos champs de données à la lettre afin que vos lettres contiennent toutes les informations requises. Cliquez ensuite sur Suivant : Prévisualiser vos lettres^{(Next: Preview your letters)} .

1. Vous pouvez prévisualiser les lettres qui seront générées à la suite de votre publipostage. Cliquez sur les flèches gauche et droite pour afficher les lettres de chacun de vos destinataires.
   
   Cliquez ensuite sur Suivant : Terminer la fusion^{(Next: Complete the merge)} .

1. Vous pouvez maintenant cliquer sur Imprimer^(Print) pour imprimer ces lettres personnalisées ou sélectionner Modifier les lettres individuelles^{(Edit individual letters)} pour modifier ces lettres.

Le publipostage^(Mail) est en effet une excellente fonctionnalité permettant de gagner du temps dans Microsoft Word^{(feature in Microsoft Word)} .

Saviez-vous que vous pouviez fusionner plusieurs documents dans Word^{(merge multiple documents together in Word)} ? Cela vous aidera si vous avez déjà écrit vos lettres personnalisées et que vous souhaitez les combiner en un seul fichier.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Maіl merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

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