Si vous avez un abonnement Office 365 , l'une des applications auxquelles vous pouvez accéder est ^{(Office 365)}Access . C'est un outil pour créer différents types de bases de données et de rapports sur votre ordinateur. Si vous cherchez une méthode pour créer une base de données, MS Access est le meilleur moyen de le faire, que vous souhaitiez créer une base de données simple ou complexe.

Vous pouvez utiliser l'outil pour créer une base de données, créer des formulaires pour les entrées de données, filtrer vos données à l'aide de requêtes personnalisées et générer des rapports à partir de vos données. Il existe des assistants étape par étape pour vous aider à créer ces éléments afin qu'ils ne soient pas trop difficiles à utiliser.

Comment créer une base de données vierge avec MS Access^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

La première chose que vous devez faire est de créer une base de données. Pour ce faire, démarrez une nouvelle base de données dans Access . Vos tableaux de données, formulaires, requêtes et rapports y seront enregistrés. Pour ce faire, vous pouvez soit utiliser l'un des nombreux modèles fournis par Access , soit en créer un à partir de zéro.

Ici, nous allons créer une base de données qui stocke les informations sur les étudiants et nous utiliserons un modèle de base de données vierge.

1. Lancez l' application Access^{(Launch the Access app)} sur votre ordinateur.
2. Cliquez sur Nouveau^(New) dans la barre latérale gauche pour créer une nouvelle base de données.
3. Sélectionnez l' option Base de données vierge^{(Blank database)} dans le volet de droite pour créer une nouvelle base de données vierge.

1. Cliquez^(Click) sur la petite icône de dossier et choisissez un chemin pour enregistrer votre base de données. Ensuite, cliquez sur le bouton qui dit Créer^(Create) .

1. C'est ainsi que vous construisez une base de données avec Access . Votre base de données doit être disponible au chemin spécifié.

Créer une table dans votre base de données^{(Create a Table In Your Database)}

La base de toute base de données est constituée de tables. Ce sont ces tables où vos données sont enregistrées dans différentes colonnes, et c'est à partir de celles-ci que vous pouvez exécuter des requêtes et générer des rapports.

Lorsque vous créez une nouvelle base de données dans Access , cela ouvre le nouvel écran de création de table dans la vue feuille de données. Cette vue n'est pas la plus facile à utiliser et vous devez donc la changer en vue de conception, puis créer vos colonnes de table.

1. Cliquez avec le bouton droit^{(Right-click)} sur la table nouvellement créée et sélectionnez Mode Création^{(Design View)} .

1. Il vous demandera d'abord de sauvegarder votre table. Entrez un nom pour la table et cliquez sur OK .

1. L'écran suivant vous permet d'ajouter des colonnes et leurs types de données à la table. Conservez la première colonne telle quelle, car elle génère un identifiant unique pour chacun de vos articles.
2. Pendant que nous construisons une base de données d'étudiants, placez votre curseur dans le deuxième champ et tapez Nom de l'étudiant^{(Student Name)} . Choisissez Texte court^{(Short Text)} dans le champ Type de données .^{(Data Type)}

1. Entrez Age comme nom de champ suivant et choisissez Nombre^(Number) dans le menu déroulant Type de données .^{(Data Type)}

1. Ajoutez la dernière colonne avec le nom Pays^(Country) et texte court^{(Short Text)} comme type de données.

1. Appuyez sur Ctrl + S pour enregistrer le tableau.

Créer un formulaire pour la saisie de données dans votre base de données^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

Bien que vous puissiez ouvrir la table en mode feuille de données et y ajouter les données requises, un formulaire vous fournira un moyen plus simple de saisir vos données. Vous n'aurez pas non plus à vous mêler d'autres données du tableau car un formulaire ne vous permet de modifier qu'une seule entrée à la fois.

Vous pouvez utiliser l'assistant de formulaire d'Access pour créer un formulaire de saisie de données^{(create a form for data entry)} avec les champs choisis.

1. Pendant qu'Access^(Access) est toujours ouvert avec votre base de données, cliquez sur l' onglet Créer^(Create) en haut et choisissez l'option Assistant Formulaire^{(Form Wizard)} .

1. Il vous demandera de sélectionner les champs que vous souhaitez utiliser dans votre formulaire. Sélectionnez tout ce dont vous aurez besoin pour entrer une valeur et cliquez sur l'icône de flèche droite pour les ajouter à la liste. Cliquez ensuite sur Suivant^(Next) en bas.

1. L'écran suivant propose quatre modèles de formulaire parmi lesquels choisir. Cliquez^(Click) sur n'importe quelle mise en page et un aperçu apparaîtra sur le côté gauche. Une fois que vous avez fait une sélection, cliquez sur Suivant^(Next) en bas.

1. Entrez un nom pour votre formulaire et appuyez sur Terminer^(Finish) .

1. Le formulaire devrait s'ouvrir vous permettant d'ajouter des données à votre table.

Créer une requête pour filtrer les données dans votre base de données^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

Une requête vous permet de filtrer les données enregistrées dans vos tables à l'aide de différents critères personnalisés. Par exemple, si vous cherchez à récupérer les données d'étudiants de 20 ans ou plus et vivant aux États-Unis, vous pouvez créer une requête et générer une table qui ne contient que les étudiants qui correspondent à vos critères.

1. Cliquez sur l' onglet Créer en haut et sélectionnez ^(Create)Assistant de requête^{(Query Wizard)} .

1. Choisissez la première option qui dit Simple Query Wizard et appuyez sur OK .

1. Sélectionnez la table et les champs que vous souhaitez inclure dans la requête et cliquez sur Suivant^(Next) .

1. Choisissez l' option Détail^(Detail) sur l'écran suivant et cliquez sur Suivant^(Next) en bas.

1. Entrez un nom pour votre requête et appuyez sur Terminer^(Finish) en bas.

1. Cliquez avec le bouton droit sur votre requête nouvellement créée et choisissez Mode Création^{(Design View)} . Vous utiliserez cette vue pour saisir les critères de votre requête.

1. L'écran suivant vous permet de spécifier les filtres de votre requête. Créons une règle qui n'affiche que les étudiants âgés de 20 ans ou plus et originaires des États-Unis.
   
   Saisissez >=20 dans la zone Critères^(Criteria) du champ Âge^(Age) .
   
   Saisissez US dans la ligne Critères du champ ^(Criteria)Pays^(Country) .

1. Appuyez sur Ctrl + S pour enregistrer les modifications.
2. Double-cliquez^{(Double-click)} sur votre requête dans la barre latérale gauche et vous verrez la version filtrée de vos données.

Comment créer un rapport de base de données dans Access^{(How To Build a Database Report In Access)}

Les rapports sont généralement utilisés pour extraire des données d' Access et les afficher en tant que fichiers autonomes. Access vous permet de générer des rapports pour vos tables et champs choisis et utilise le même style d'assistant que les formulaires et les requêtes pour créer des rapports.

1. Cliquez sur l' onglet Créer en haut et sélectionnez ^(Create)Assistant de rapport^{(Report Wizard)} .

1. Ajoutez les champs que vous aimeriez avoir dans votre rapport et cliquez sur Suivant^(Next) .

1. Si vous souhaitez spécifier des commandes de regroupement, vous pouvez le faire sur cet écran. Appuyez ensuite sur Suivant^(Next) .

1. Si vous souhaitez trier vos enregistrements par champ, vous pouvez le faire sur cet écran. Cliquez ensuite sur Suivant^(Next) .

1. Sélectionnez une présentation de rapport et cliquez sur Suivant^(Next) .

1. Entrez un nom pour le rapport et cliquez sur Terminer^(Finish) .

1. Cliquez avec le bouton droit^{(Right-click)} sur le rapport et choisissez Aperçu avant impression^{(Print Preview)} .

1. Cliquez sur PDF ou XPS^{(PDF or XPS )} en haut pour l'enregistrer dans l'un de ces formats.

Votre base de données complète avec tables, formulaires, requêtes et rapports est prête.

Comment construisez-vous vos bases de données^{(build your databases)} ? Si vous utilisez Access , utilisez-vous les fonctionnalités mentionnées ci-dessus ? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous.

How To Build a Database With Microsoft Access

If you have an Оffice 365 subscription, one of the apps you can aсcess is Access. It’s a tool to create various tyрes of databases and reports on your computer. If you’re looking for a methоd on how to buіld a database, MS Access is the best way tо do it whether you want tо build a simple or a complex database.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

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