Vous cherchez un moyen de collaborer avec d'autres sur un document Word^{(Word doc)} ? Si c'est le cas, vous pouvez le faire très facilement dans Word lui-même. La fonctionnalité existe depuis quelques versions d' Office et elle fonctionne même si le destinataire n'a pas installé Word sur son système.^(Word)

Notez que pour démarrer avec le partage de documents dans Word , vous devez enregistrer vos documents dans le cloud. Pas tous vos documents, mais au moins celui qui va être partagé. Cela signifie que vous devez d'abord configurer un compte OneDrive^{(OneDrive account)} , puis vous connecter à votre compte Microsoft^{(Microsoft account)} à partir de Word .

Partager un document Word

Une fois que vous avez correctement configuré OneDrive dans Word , continuez et cliquez sur le bouton Partager^(Share) en haut à droite de l'écran.

Cela fera apparaître un volet sur le côté^{(hand side)} droit de l'écran. Si le document n'a pas encore été enregistré dans le cloud, vous devrez cliquer sur le bouton Enregistrer dans le cloud^{(Save to Cloud)} .

Cela fera apparaître la boîte de dialogue Enregistrer^{( Save As)} sous , qui devrait déjà être définie sur OneDrive . Donnez un nom à votre fichier et enregistrez-le.

Une fois qu'il a été enregistré et téléchargé sur le cloud, revenez à la boîte de dialogue Partager^(Share) et vous pourrez désormais inviter des personnes à vous rejoindre. Saisissez^(Type) une adresse e^{(email address)} -mail , choisissez s'ils peuvent la modifier ou simplement la consulter, puis incluez un message facultatif.

Le destinataire recevra un e-mail contenant un lien vers le document stocké dans le compte OneDrive^{(OneDrive account)} de l'expéditeur :

Lorsque l'utilisateur clique sur le lien, il l'amènera à une version de navigateur de Word appelée Word Online , où le document peut être modifié.

Cliquez sur le bouton Modifier dans le navigateur^{(Edit in Browser)} et vous obtiendrez l' interface de ruban familière du ^{(ribbon interface)}programme Word^{(Word program)} de bureau . L'utilisateur peut modifier le document sans avoir besoin d'installer Word ou d'avoir un compte OneDrive.

Le document est automatiquement enregistré, de sorte que l' utilisateur^{(user doesn)} n'a pas à se soucier d'essayer d'enregistrer lui-même le document. De votre côté, vous verrez un message s'afficher^{(message pop)} indiquant que d'autres personnes modifient le document et vous demandant si vous souhaitez partager automatiquement les modifications au fur et à mesure qu'elles se produisent. Je recommande de cliquer sur Oui^(Yes) ici.

Notez que vous ne verrez pas les modifications des autres utilisateurs tant que vous n'aurez pas enregistré le document. Si vous cliquez sur Fichier^(File) , vous verrez un nouveau message dans l' onglet Info^{(Info tab)} indiquant Mises à jour de documents disponibles^{(Document Updates Available)} .

Allez-y et enregistrez votre document et vous recevrez un autre message expliquant que les nouvelles modifications apportées par d'autres seront affichées avec une superposition verte.

Cliquez sur OK^{(Click OK)} et parcourez votre document. Tout ce qui est en vert est ce qui a été modifié ou ajouté par quelqu'un d'autre. Lors de mes tests, si quelqu'un supprimait quelque chose du document, il n'affichait rien^{(t show anything)} en vert.

Notez qu'une fois que vous avez enregistré le document, la surbrillance verte disparaîtra jusqu'à ce que de nouvelles modifications soient apportées. Si vous souhaitez suivre les modifications apportées, vous devez activer le suivi des modifications^{( Track Changes)} sur le document avant de le partager, sinon il est difficile de dire ce qui se passe, surtout si plusieurs personnes modifient le document.

Ci-dessus, j'ai activé le suivi des modifications^{(Track Changes)}  dans l' onglet Révision^(Review) et maintenant, en plus du texte surligné en vert, j'ai également les barres verticales rouges dans la colonne de gauche^{(hand column)} . Étant donné que les suppressions ne s'affichent^{(t show)} pas en vert, vous ne pouvez les voir qu'en suivant les modifications. Cliquez^(Click) sur la ligne rouge et elle vous montrera le contenu supprimé barré.

Dans l' ensemble, Word est un excellent outil pour collaborer en temps réel avec plusieurs auteurs ou éditeurs et l'aspect synchronisation fonctionne très bien. Une caractéristique que j'ai remarquée est que lorsque quelqu'un d'autre modifie un certain paragraphe, cela empêche les autres de modifier cette section jusqu'à ce que la première personne ait terminé. Cela garantit que les gens n'écrasent pas les mêmes sections en même temps. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à commenter. Prendre plaisir!

How to Share or Collaborate On a Word Doc with Others

Looking for a waу to collaborate with others on a Word doc? If so, you can do it very easily in Word itself. The feature has been around for а couple of versions of Office and it works even if the receiving party does not have Wоrd installed on their system.

Note that in order to get started with document sharing in Word, you have to save your documents to the cloud. Not all your documents, but at least the one that is going to be shared. That means you need to setup a OneDrive account first and then log into your Microsoft account from within Word.

Share Word Doc

Once you have OneDrive setup properly in Word, go ahead and click on the Share button at the top right of the screen.

This will bring up a pane on the right hand side of the screen. If the document has not been saved to the cloud yet, you’ll have to click the Save to Cloud button.

This will bring up the Save As dialog, which should already be set to OneDrive. Give your file a name and save it.

Once it has been saved and uploaded to the cloud, go back to the Share dialog and you’ll now be able to invite people to join. Type in an email address, choose whether they can edit it or just view it and then include an optional message.

On the receiving end, an email will arrive that includes a link to the document stored in the sending party’s OneDrive account:

When the user clicks on the link, it will take them to a browser version of Word called Word Online, where the document can be edited.

Click the Edit in Browser button and you’ll get the familiar ribbon interface of the desktop Word program. The user can edit the document without needing Word installed or needing to have a OneDrive account.

The document automatically saves, so the user doesn’t have to worry about trying to save the document themselves. On your end, you’ll see a message pop up saying that other people are editing the document and asking if you want to automatically share changes as they happen. I recommend clicking Yes here.

Note that you won’t see the changes from other users until you save the document. If you click on File, you’ll see a new message on the Info tab that says Document Updates Available.

Go ahead and save your document and you’ll get another message explaining that new changes made by others will be shown with a green overlay.

Click OK and browse through your document. Anything in green is what has been changed or added by someone else. In my testing, if someone deleted something from the document, it didn’t show anything in green.

Note that once you save the document, the green highlight will disappear until new changes are made. If you want to keep track of what changes are being made, you should enable Track Changes on the document before you share it, otherwise it’s kind of hard to tell what’s going on, especially if multiple people are editing the document.

Above, I have enabled Track Changes on the Review tab and now in addition to the green highlighted text, I also have the red vertical bars in the left hand column. Since deletions don’t show in green, you can only see them by tracking changes. Click on the red line and it’ll show you the deleted content in strike-through.

Overall, Word is a great tool to collaborate in real-time with multiple authors or editors and the syncing aspect works very well. One feature I noticed is that when someone else is editing a certain paragraph, it prevents others from editing that section until the first person is finished. This ensures that people aren’t overwriting the same sections at the same time. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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