Vous^(Are) cherchez un moyen simple de partager votre calendrier dans Microsoft Outlook ? Que^(Whether) vous travailliez sur un projet d'équipe ou que vous ayez besoin de vous coordonner avec quelqu'un d'autre, ce guide vous montrera comment le faire. Nous allons vous apprendre à partager un calendrier dans Outlook à l'aide des versions de bureau et Web d' Outlook . Et en prime, vous obtiendrez des conseils sur la gestion des autorisations de votre calendrier.

Comment partager le calendrier Outlook^{(Outlook Calendar)} à l' aide d'une application Windows

Le partage de calendrier^(Calendar) sera très facile si vous utilisez Microsoft Outlook pour Windows^{(Microsoft Outlook for Windows)} . Suivez ces étapes:

1. Ouvrez Outlook sur votre PC Windows.

2. Trouvez l' icône Calendrier^(Calendar) dans le coin inférieur gauche.

3. Dans l' onglet Accueil , sélectionnez ^(Home)Partager le calendrier^{(Share Calendar)} en haut à droite de la barre d'outils.

4. Outlook vous présentera une liste de calendriers partageables. N'oubliez^(Remember) pas que tous les calendriers que vous configurez dans Outlook ne peuvent pas être partagés.

5. Cliquez sur le calendrier que vous souhaitez partager pour le sélectionner.

6. Une nouvelle boîte de dialogue s'ouvrira avec les propriétés du calendrier. Sélectionnez Ajouter^{(Select Add)} pour ajouter des utilisateurs.

7. À partir d'une liste de contacts (généralement votre carnet d'adresses), choisissez avec qui vous partagerez le calendrier. Commencez^(Start) à taper le nom de la personne et Outlook remplira son adresse e-mail.

8. Les personnes ajoutées auront des niveaux d'autorisation de partage par défaut. Vous pouvez maintenant les sélectionner individuellement et modifier leur niveau d'accès comme bon vous semble.

Comment partager le calendrier Outlook^{(Outlook Calendar)} sur le site Web^(Website)

Vous pouvez toujours partager votre calendrier à l'aide du site Web Outlook si vous utilisez un appareil sans application Microsoft Outlook . Voici comment:

1. Ouvrez votre navigateur Web préféré^{(your preferred web browser)} et saisissez Outlook.live.com dans la barre d'adresse. Connectez^(Sign) -vous avec vos identifiants.

2. Sélectionnez l' icône Calendrier^(Calendar) dans le menu de gauche.

3. Sélectionnez le calendrier que vous souhaitez partager et faites un clic droit dessus.

4. Si ce calendrier particulier peut être partagé, vous aurez l'option Partage^(Sharing) et autorisations. Cliquez dessus.

5. Une nouvelle boîte de dialogue apparaîtra. Saisissez l'adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le calendrier. Si le destinataire est dans vos contacts, l' application Web Outlook vous proposera une liste dans laquelle vous pourrez choisir les e-mails.

6. Une fois que vous avez ajouté les utilisateurs, vous pouvez définir leurs niveaux d'autorisation. Choisissez^(Choose) entre Peut^(Can) afficher tous les détails et Peut^(Can) modifier dans un menu déroulant.

7. Sélectionnez Partager.

Comprendre les niveaux d'autorisation

Lorsque vous partagez votre calendrier Outlook avec quelqu'un, vous devrez définir le niveau d'autorisation en suivant les étapes décrites ci-dessus. Vous pouvez le laisser par défaut ou le remplacer par l'une des options proposées. Il existe cinq options si vous utilisez l' application Outlook de bureau et seulement deux options si vous partagez votre calendrier via le site Web. Pour savoir exactement quel niveau d'autorisation choisir, vous devez les comprendre.

N'oubliez^(Remember) pas que si vous souhaitez des niveaux d'autorisation plus détaillés, vous devrez les définir à l'aide de l' application de bureau Outlook . La version Web a des options limitées ; vous pouvez définir uniquement Peut^(Can) afficher tous les détails ou Peut^(Can) modifier. Cela signifie que vos collègues pourront soit voir tous les éléments du calendrier dans leurs détails complets, soit les voir et les modifier.

Peut voir quand je suis occupé

Il s'agit du niveau d'autorisation par défaut, et si vous choisissez de ne pas le modifier, c'est ce que le destinataire aura automatiquement. Vos collègues avec qui vous avez partagé votre calendrier pourront l'ouvrir et ne voir que si vous êtes disponible, occupé, absent du bureau ou si vous avez un rendez-vous.

Peut afficher les titres et les emplacements

Si vous souhaitez afficher plus de détails aux destinataires du calendrier, choisissez l'option « Peut^(Can) afficher les titres et les lieux ». Bien que cela donne un accès à des détails limités, vos collègues peuvent désormais voir le lieu et les titres (ou sujets) de vos réunions. Vous pouvez étiqueter certaines de vos réunions comme des rendez-vous privés, et elles n'afficheront ni le lieu ni le titre. Au lieu de cela, ils seront désignés comme privés même lors de l'utilisation de ce niveau d'autorisation.

Peut afficher tous les détails

Ce paramètre de niveau d'autorisation permettra aux destinataires de voir tous les détails et tous les éléments du calendrier. Outre les réunions et les rendez-vous, ils verront également les participants, les notes de réunion et les pièces jointes.

Peut éditer

Ce niveau d'autorisation permettra à vos collègues de modifier votre calendrier Outlook^{(Outlook Calendar)} . Ils pourront ajouter ou supprimer vos rendez-vous. Mais ils ne pourront pas recevoir de demandes de réunion pour vous, ni répondre aux invitations à la réunion.

Déléguer

Vous souhaiterez probablement attribuer ce niveau d'autorisation à une personne de confiance. Cela leur permettra de gérer pleinement toutes les réunions, rendez-vous et invitations. Lorsque vous attribuez à quelqu'un l'autorisation de délégué, vous pouvez choisir de lui donner le pouvoir de gérer vos rendez-vous privés. Mais pour affiner ces options du calendrier Outlook^{(Outlook Calendar)} , vous devrez vous rendre dans Paramètres du compte^{(Account Settings)} .

Pour ce faire, suivez ces étapes :

1. Accédez à Fichier^(File) dans le coin supérieur gauche de l' application Outlook .

2. Dans l' onglet Infos , sélectionnez ^(Info)Paramètres du compte^{(Account Settings)} .

3. Trouvez l'option Déléguer l'accès

4. Configurez les options de délégué . ^(Delegate)Vous pouvez choisir que vos demandes de réunion soient livrées uniquement à vos délégués, mais vous recevrez leurs copies. Avec la deuxième option, seuls vos délégués recevront des demandes de réunion. La troisième option enverra des demandes de réunion à vous et à votre délégué.

Il est important de savoir que vous ne pouvez pas définir une organisation entière ou des utilisateurs externes comme délégués. Ce niveau d'autorisation est réservé uniquement à des utilisateurs ou groupes spécifiques. Les délégués auront un accès complet à tous les éléments du calendrier, choisissez donc avec soin à qui vous souhaitez attribuer ce niveau d'autorisation.

Partager votre calendrier dans Outlook est un excellent moyen de garder tout le monde sur la même longueur d'onde. En suivant ces étapes simples, vous pouvez facilement partager votre calendrier et avoir l'esprit tranquille en sachant que tout le monde suit le même horaire. Avez-vous d'autres conseils pour partager des calendriers dans Outlook ? Faites le nous savoir dans les commentaires!

How to Share a Calendar in Outlook

Are you looking for an easy way to sharе your calendar in Microsoft Outlook? Whether you’re working on a team project or need to coordinate with someone else, this guide will show you how to do it. We’ll teach you how to share a calendar in Outlook by using the desktop and web versions of Outlook. And as a bonus, you’ll get tips on managing your calendar permissions.

How to Share the Outlook Calendar Using a Windows Application

Calendar sharing will be very easy if you use Microsoft Outlook for Windows. Follow these steps:

1. Open Outlook on your Windows PC.

2. Find the Calendar icon in the lower left corner.

3. In the Home tab select Share Calendar on the top right side of the toolbar.

4. Outlook will present you with a list of shareable calendars. Remember that not all calendars you configure in Outlook can be shared.

5. Click on the calendar you want to share to select it.

6. A new dialog box will open with calendar properties. Select Add to add users.

7. From a list of contacts (typically your address book) choose who you’ll be sharing the calendar with. Start typing the person’s name, and Outlook will fill in their email address.

8. The added people will have default sharing permission levels. You can now select them individually and change their access level as you see fit.

How to Share the Outlook Calendar on the Website

You can still share your calendar using the Outlook website if you’re using a device without a Microsoft Outlook app. Here’s how:

1. Open your preferred web browser and type Outlook.live.com in the address bar. Sign in with your credentials.

2. Select the Calendar icon on the left side menu.

3. Select the calendar you want to share and right-click on it.

4. If this particular calendar can be shared, you’ll have the option Sharing and permissions. Click it.

5. A new dialog box will pop up. Type in the email address of the person you want to share the calendar with. If the recipient is in your contacts, the Outlook web app will offer a list from which you can choose the emails.

6. Once you add the users, you can set their permission levels. Choose between Can view all details and Can edit from a drop-down menu.

7. Select Share.

Understanding Permission Levels

When sharing your Outlook calendar with someone you’ll have to set the permission level by following the steps described above. You can leave it on default or change it to one of the offered options. There are five options if you’re using the desktop Outlook app and only two options if you share your calendar through the website. To know exactly which level of permission to choose, you need to understand them.

Remember that if you want more detailed permission levels, you’ll have to set them by using the Outlook desktop app. The web version has limited options; you can set only Can view all details or Can edit. That means your colleagues will be able to either see all the calendar items in their full details or will be able to see and edit them.

Can View When I’m Busy

This is the default permission level, and if you opt not to change it, this is what the recipient will automatically have. Your co-workers with whom you shared your calendar will be able to open it and only see if you’re available, busy, out of the office or if you have an appointment.

Can View Titles and Locations

If you want to show more details to the calendar recipients, choose the “Can view titles and locations” option. Although this gives some access to limited details, your colleagues can now see the location and titles (or subjects) of your meetings. You can label some of your meetings as private appointments, and they will not show the location and title. Instead, they will be designated private even when using this permission level.

Can View All Details

This permission level setting will let recipients see full details and all calendar items. Besides meetings and appointments, they will also see the attendees, meeting notes, and attachments.

Can Edit

This permission level will allow your colleagues to change your Outlook Calendar. They will be able to add or remove your appointments. But they will not be able to receive meeting requests for you, nor will they be able to respond to the meeting invites.

Delegate

You’ll probably want to assign this permission level to someone trustworthy. It will allow them to handle all the meetings, appointments, and invitations fully. When you assign someone delegate permission, you can choose whether to give them the power to handle your private appointments. But to finetune these Outlook Calendar options, you’ll have to go to Account Settings.

To do so follow these steps:

1. Go to File in the upper left corner of the Outlook app.

2. In the Info tab select Account Settings.

3. Find the Delegate Access option

4. Configure the Delegate options. You can choose your meeting requests to be delivered only to your delegates, but you’ll receive their copies. The second option will have only your delegates receiving meeting requests. The third option will send meeting requests to both you and your delegate.

It’s important to know that you can’t set a whole organization or external users as delegates. This permission level is reserved only for specific users or groups. Delegates will have full access to all calendar items, so choose carefully to whom you want to assign this permission level.

Sharing your calendar in Outlook is a great way to keep everyone on the same page. By following these simple steps, you can easily share your calendar and have peace of mind knowing that everyone is on the same schedule. Do you have any other tips for sharing calendars in Outlook? Let us know in the comments!

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