La collaboration est importante dans de nombreux espaces de travail. Étant donné que la plupart des projets nécessitent l'accès aux fichiers par un grand nombre d'utilisateurs, les configurations collaboratives sont devenues nécessaires.

Microsoft Excel est l'un des nombreux programmes utilisés par les entreprises du monde entier. En tant que tel, le besoin de classeurs partagés est crucial.

Dans cet article, vous apprendrez comment vous et votre équipe pouvez collaborer à l'aide d' Excel 2016 et d'autres versions d' Excel en ligne.

Partager des fichiers Excel hors ligne

Si vous disposez d'une connexion au réseau local, tous les utilisateurs du réseau peuvent avoir accès à n'importe quel fichier. De plus, toutes les modifications apportées au fichier peuvent être suivies. Vous pouvez également définir quels utilisateurs auront accès au fichier.

Commencez par enregistrer le fichier dans un emplacement accessible à tous les membres de votre groupe. Vous pouvez ensuite définir votre fichier pour la collaboration.

Ajout de la fonctionnalité de classeur partagé

Les utilisateurs d'Office 365 trouveront la fonctionnalité de classeur partagé^{(Shared Workbook)} masquée par défaut. En effet, Microsoft encourage les utilisateurs à partager des classeurs en ligne.

Voici comment activer la fonctionnalité. Si vous utilisez une ancienne version d' Excel , vous pouvez passer à la section suivante – Partager un document.^{(Sharing a Document.)}

• Accédez à File > Options > Quick Access Toolbar .

• Dans le menu déroulant Choisir les commandes à partir de, sélectionnez ^{(Choose Commands From)}Toutes les commandes^{(All Commands)} . Faites défiler^(Scroll) la liste jusqu'à ce que vous voyiez Partager le classeur (hérité)^{(Share Workbook (Legacy))} et sélectionnez cet élément.

• Cliquez sur le bouton Ajouter .^(Add)
• Faites de même pour les commandes suivantes :

1. Suivi des modifications (hérité)
2. Protéger le partage (hérité)
3. Comparer et fusionner des classeurs

• Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.

Partager un document

• Dans l' onglet Révision , cliquez sur le bouton ^(Review)Partager le classeur^{(Share Workbook)} .

Ceux qui ont suivi les étapes de la section Ajout de la fonctionnalité de classeur partagé^{(Adding Back Shared Workbook Feature)} trouveront le bouton Partager le classeur^{(Share Workbook)} (ainsi que les autres commandes que vous avez ajoutées) dans la barre d' outils d'accès rapide^{(Quick Access Toolbar)} à la place.

• Cela fera apparaître une boîte de dialogue. Cochez l'option qui active la fonctionnalité de classeurs partagés.

• Rendez-vous sur l' onglet Avancé et activez le ^(Advanced)suivi des modifications^{(Track Changes )} et d'autres paramètres que vous voudrez peut-être activer.

Protégez votre fichier

Les étapes ci-dessus permettent à tout le monde d'accéder à votre fichier. Mais cela donne également à tout le monde un accès administratif par défaut. La protection de votre fichier signifie que l'accès au fichier sera limité et suivi.

• Accédez à l' onglet Révision et cliquez sur le bouton ^(Review)Protéger et partager le classeur^{(Protect and Share Workbook)} .
• Cochez la case Partager avec le suivi des modifications^{(Sharing With Track Changes)} .

• Vous devez également créer un mot de passe, sinon n'importe qui peut rétablir le classeur à ses paramètres d'origine.
• Enregistrez vos modifications et quittez.

Partager des fichiers Excel en ligne

Bien que travailler hors ligne soit une excellente solution, vous êtes gêné par la nécessité d'un lecteur local partagé. Travailler en ligne est clairement le meilleur choix. Voici comment procéder.

Utiliser OneDrive

• Ouvrez le fichier et accédez à File > Share > Save to Cloud .

• Invitez les personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer en saisissant leur adresse e-mail. Vous pouvez également définir les paramètres d'autorisation.
• Cliquez sur Partager^(Share) lorsque vous avez terminé.

Utilisation de Google Drive

Google Drive est probablement le moyen le plus simple de travailler simultanément sur un projet. Toute personne disposant d'un compte Google peut accéder aux fichiers et les modifier au besoin.

• Connectez-vous à votre compte et accédez à Google Drive .
• Une fois que vous y êtes, vous pouvez créer un nouveau fichier ou en télécharger un existant.

• Une fois votre document créé ou téléchargé, cliquez sur le bouton Partager^(Share) dans le coin supérieur droit de la feuille de calcul.

Cela vous donnera la possibilité de partager la feuille de calcul en saisissant une adresse e-mail ou en partageant un lien avec vos collègues.

Toutes les modifications sont automatiquement suivies et enregistrées. Vous pouvez travailler ensemble sur le document en temps réel, ce qui est très pratique.

How To Share An Excel File For Easy Collaboration

Collaboratіon is important in many work spacеs. Since most proјects require files to be accessed bу a lоt оf uѕers, collaborative ѕetups have become necessary.

Microsoft Excel is one is just one of the many programs used by companies worldwide. As such, the need for shared workbooks is crucial.

In this post, you’ll learn how you and your team can collaborate using Excel 2016 and other versions of Excel online.

Share Excel Files Offline

If you have a local area connection, all users in the network can have access to any file. Not only that, any changes made to the file can be tracked. You can also set which users would have access to the file.

Start by saving the file in a location that can be accessed by everyone in your group. You can then set your file for collaboration.

Adding Back Shared Workbook Feature

Office 365 users will find the Shared Workbook feature hidden by default. This is because Microsoft encourages users to share workbooks online.

Here’s how you enable the feature. If you’re using an older version of Excel, you can skip to the succeeding section – Sharing a Document.

• Go to File > Options > Quick Access Toolbar.

• Under the Choose Commands From drop-down menu, select All Commands. Scroll through the list until you see Share Workbook (Legacy) and select that item.

• Click the Add button.
• Do the same for the following commands:

1. Track Changes (Legacy)
2. Protect Sharing (Legacy)
3. Compare and Merge Workbooks

• Click OK when you’re done.

Sharing a Document

• On the Review tab, click the Share Workbook button.

Those who followed the steps in the Adding Back Shared Workbook Feature section will find the Share Workbook button (along with the other commands you added) in the Quick Access Toolbar instead.

• This will prompt a dialog box to appear. Tick the option that enables the shared workbooks feature.

• Head over to the Advanced tab and enable Track Changes and other settings you might want to turn on.

Protect Your File

The steps above give everyone access to your file. But it also gives everyone administrative access by default. Protecting your file means access to the file will be limited and tracked.

• Go to the Review tab and click the Protect and Share Workbook button.
• Tick the Sharing With Track Changes check box.

• You should also create a password otherwise anyone can revert the workbook to its original settings.
• Save your changes and exit.

Share Excel Files Online

While working offline is a great solution, you’re hampered by the necessity for a shared local drive. Working online is clearly the better choice. Here’s how you do it.

Using OneDrive

• Open the file and go to File > Share > Save to Cloud.

• Invite people you’d want to collaborate with by entering their email address. You can also set the permission settings.
• Click Share when you’re finished.

Using Google Drive

Google Drive is probably the easiest way to work on a project simultaneously. Anyone with a Google account can access files and edit as needed.

• Log into your account and go to Google Drive.
• Once you’re in, you can create a new file or upload an existing one.

• Once your document has been created or uploaded, click the Share button on the upper-right corner of the worksheet.

This will give you the option to share the spreadsheet by entering an email address or by sharing a link to your colleagues.

All changes are automatically tracked and saved. You can work on the document together in real-time which is very convenient.

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