L'un des principaux problèmes rencontrés par la plupart des utilisateurs avec Outlook est le fait qu'il devient très lent et consomme beaucoup de mémoire sur leurs systèmes. J'ai un fichier Outlook de 1,5 Go^{(GB Outlook)} , mais Outlook s'exécute rapidement et ne monopolise pas toutes les ressources de mon ordinateur ! Pourquoi?

Eh bien, c'est parce que j'optimise mon Outlook en effectuant quelques tâches de routine pour m'assurer qu'il reste propre et mince. Au lieu de gérer les plantages d' Outlook , les messages d'erreur fous, la surcharge de mémoire ou de perdre du temps à attendre le chargement d' Outlook , pourquoi ne pas suivre mes conseils ci-dessous pour rendre Outlook rapide et réactif.

Une chose que vous voulez comprendre à propos d' Outlook est qu'il est entièrement exécuté à partir d'une base de données. Tous vos e-mails, tâches, éléments de calendrier, contacts professionnels, etc. sont stockés dans un fichier de base de données. Pour réduire l'utilisation de la mémoire et rendre Outlook rapide, cette base de données doit être petite et optimisée.

Réduire l'utilisation de la mémoire Outlook

Règle 1.^{(Rule 1.)} Tout d'abord, assurez-vous que l' archivage automatique^{(AutoArchive)} est activé dans Outlook . Vous ne regarderez probablement plus jamais ces e-mails d'il y a 5 ans, n'est-ce pas ? Au lieu d'avoir des milliers d'e-mails dans votre boîte de réception^(Inbox) , AutoArchive déplacera les plus anciens vers un nouveau fichier PST et gardera votre fichier PST actuel mince. Vous pouvez toujours retrouver ces e-mails plus anciens plus tard en effectuant une recherche.

Cliquez sur Fichier^(File) , puis sur Outils^(Tools) , puis sur Nettoyage de la boîte aux lettres^{( Mailbox Cleanup)} . Vous verrez plusieurs options comme indiqué ci-dessous. Je vérifierais la taille de la boîte aux lettres et si elle dépasse 500 Mo, vous devez activer l'archivage automatique^{(AutoArchive)} ou supprimer tous les e-mails qui occupent une grande quantité d'espace. Assurez-vous également de vider le dossier des éléments supprimés par la suite, car cela prend encore de la place.

Il convient également de noter que vous devez le faire pour chaque boîte aux lettres que vous avez configurée dans Outlook . C'est pourquoi c'est une bonne idée d'activer AutoArchive car il s'en chargera automatiquement sans aucune intervention.

Si vous ne voulez pas faire cela, déplacez au moins tous les anciens e-mails vers un autre dossier afin qu'Outlook^(Outlook) n'ait pas à charger des milliers d'e-mails à chaque fois qu'il arrive dans la boîte de réception^(Inbox) , ce qui entraîne une utilisation plus importante de la mémoire.

Règle 2. ^{(Rule 2.)} Assurez^(Make) -vous que vous n'utilisez que des compléments essentiels pour Outlook . De nombreux programmes adorent installer automatiquement des modules complémentaires sur Outlook , tels que Adobe , EverNote , Wunderlist , etc. Même Microsoft ajoute un tas de choses que je désactive normalement comme Skype , OneNote , SharePoint , etc.

Si vous ne les utilisez pas, débarrassez-vous-en ! Ils doivent être chargés en mémoire au démarrage d' Outlook et ralentissent également le programme. Pour désactiver réellement un complément, vous devez sélectionner Compléments COM^{(COM Add-ins)} dans la zone de liste déroulante en bas et cliquer sur OK^(Go) . Une autre fenêtre apparaîtra et vous pourrez décocher les éléments que vous ne voulez pas.

Règle 3. ^{(Rule 3.)} Outlook est fourni avec les fonctionnalités de reconnaissance ^{(Handwriting Recognition)}vocale^(Speech) et de l'écriture manuscrite qui font partie de Windows . Si vous ne l'utilisez pas, désactivez-le afin qu'il ne se charge pas à chaque démarrage d' Outlook . Cela empêchera également votre système d'analyser vos e-mails, etc.

Vous pouvez aller dans Panneau de configuration, Reconnaissance vocale^{(Speech Recognition)} , puis cliquer sur Options vocales avancées^{(Advanced Speech Options)} .

Sous Paramètres utilisateur^{(User Settings)} , décochez l' option Examiner les documents et le courrier pour améliorer la précision .^{( Review documents and mail to improve accuracy)}

Règle 4. ^{(Rule 4. )} Utilisez un programme différent pour les flux^(RSS) RSS et les calendriers Internet . Oui, Google Reader était génial et maintenant qu'il n'est plus là, pourquoi ne pas utiliser Outlook pour gérer correctement vos flux ? Mauvaise^(Bad) idée ! Il existe encore de nombreux bons lecteurs RSS en ligne et hors ligne que vous pouvez utiliser en dehors d' Outlook .

Outlook n'a tout simplement pas été conçu pour gérer très bien les flux^(RSS) RSS, donc rien de plus que quelques-uns ralentira Outlook . Vous pouvez utiliser Google Agenda^{(Google Calendar)} pour tous les calendriers Internet que vous souhaitez suivre.

Règle 5.^{(Rule 5.)} Pour une raison quelconque, les gens oublient leurs dossiers de spam et de corbeille. Videz-les ! Quelqu'un comme moi reçoit des centaines de spams par jour ! Tout est stocké dans la base de données Outlook et la ralentit. Videz souvent votre dossier spam et votre dossier corbeille.

Règle 6.^{(Rule 6.)} Compactez votre fichier PST de temps en temps. Vous pouvez le faire en allant dans Fichier^(File) , puis Gestion des données^{(Data Management)} . Cliquez ensuite sur le fichier PST et choisissez Paramètres^(Settings) . Cliquez ensuite sur le bouton Compacter maintenant^{(Compact Now)} .

Dans les nouvelles versions d' Office , vous devez cliquer sur Fichier^(File) , puis sur Paramètres du compte^{( Account Settings)} . Cliquez sur l' onglet Fichiers de données^{( Data Files)} et double-cliquez sur le fichier de données que vous souhaitez compacter.

Outlook le fera automatiquement en arrière-plan, mais ne s'exécute que lorsque votre ordinateur est inactif^(Idle) et qu'Outlook^(Outlook) est ouvert. Parfois, cette situation ne se présente jamais, il est donc bon de le faire manuellement de temps en temps.

Règle 7.^{(Rule 7.)}  Si vous avez des fichiers Outlook très volumineux et que l'indexation de la recherche est activée, cela peut entraîner des ralentissements massifs dans Outlook . Il peut être judicieux de désactiver l'indexation de recherche pour Outlook jusqu'à ce que vous en ayez besoin ou de supprimer et de reconstruire l'index au cas où. Dans tous les cas, vous devez réduire la taille de vos principaux fichiers de données pour réduire la taille de l'index.

Cliquez simplement sur Démarrer^(Start) , puis tapez dans la recherche. Cliquez^(Click) sur l' option Modifier les recherches Windows^{( Change on Windows searches)} pour supprimer Outlook de l'index de recherche.

Règle 8.^{(Rule 8.)}  Un autre gros ralentissement pour Outlook est tout type de programme antivirus qui analyse tous vos e-mails. Maintenant, cela est très utile si vous êtes quelqu'un qui a tendance à cliquer sur des liens malveillants ou à être usurpé par de faux e-mails. Malheureusement, même les utilisateurs les plus avertis sont parfois trompés, la protection supplémentaire est donc utile.

Cependant, selon le programme antivirus, cela peut vraiment ralentir les choses dans Outlook . Si vous rencontrez ce problème, c'est une bonne idée de désactiver l'antivirus pour Outlook et de voir si le problème disparaît. Si c'est le cas, vous devriez envisager un programme différent qui est plus efficace avec la numérisation.

Règle 9.^{(Rule 9.)} Cette astuce s'applique uniquement aux comptes Microsoft Exchange , elle ne fonctionnera donc pas pour les comptes POP ou IMAP . Fondamentalement^(Basically) , vous souhaitez activer le mode Exchange mis en cache^{(Cached Exchange Mode)} , ce qui signifie que les e-mails seront stockés localement et accessibles plus rapidement.

Allez dans Fichier, Paramètres du compte^{( Account Settings)} , puis double-cliquez sur le compte de messagerie sous l' onglet E- mail . ^(Email)Cochez la case Utiliser le mode Exchange mis en cache^{(Use Cached Exchange Mode)} .

Espérons que ces actions réduiront votre empreinte mémoire Outlook et le feront fonctionner plus rapidement ! ^(Outlook)Assurez-vous également d'installer les dernières mises à jour et Service Packs pour Office et Windows , car ils ont tendance à résoudre les problèmes de performances et de fuite de mémoire ! Profitez!

How to Reduce Outlook Memory Usage

One of thе major issues most users have with Outlook іs the fact that it gets really slow and eats up a lot of memory on their syѕtems. I have а 1.5 GB Outlook file, but Outlook rυns fast and doesn’t hog all the resources оn my comрuter! Why?

Well, it’s because I optimize my Outlook by doing a few routine tasks to make sure it stays clean and slim. Instead of dealing with Outlook crashes, crazy error messages, memory hogging or wasting time waiting for Outlook to load, why not follow my advice below to make Outlook fast and responsive.

One thing you want to understand about Outlook is that it’s completely run from a database. All your emails, tasks, calendar items, business contacts, etc. are stored in a database file. To reduce memory usage and make Outlook fast, that database needs to be small and optimized.

Reduce Outlook Memory Usage

Rule 1. Firstly, make sure you have AutoArchive turned on in Outlook. You’re probably never going to look at those emails from 5 years ago again are you? Instead of having thousands of emails in your Inbox, AutoArchive will move the older ones to a new PST file and keep your current PST file slim. You can always find those older emails later by doing a search.

Click on File and then click on Tools and then Mailbox Cleanup. You’ll see several options as shown below. I would check the mailbox size and if it’s anything over 500 MB, you should turn on AutoArchive or delete any emails that are taking up a large amount of space. Also, make sure to empty out the deleted items folder afterwards as that still takes up space.

It’s also worth noting that you have to do this for each mailbox you have setup in Outlook. That’s why it’s a good idea to turn on AutoArchive because it will take care of it automatically without any intervention.

If you don’t want to do that, at least move all older emails to another folder so that Outlook does not have to load thousands of emails every time it comes to the Inbox, thus causing higher memory usage.

Rule 2. Make sure you are only using essential add-ins for Outlook. A lot of programs love to install add-ons to Outlook automatically, such as Adobe, EverNote, Wunderlist, etc. Even Microsoft adds a bunch of stuff that I normally disable like Skype, OneNote, SharePoint, etc.

If you don’t use them, get rid of them! They have to be loaded into memory when Outlook is started and they make the program slower also. To actually disable an add-in, you have to select COM Add-ins in the combo box at the bottom and click Go. Another window will popup and you can uncheck the items you don’t want.

Rule 3. Outlook comes bundled with the Speech and Handwriting Recognition features that are a part of Windows. If you don’t use this, disable it so that it doesn’t load every time Outlook starts. It will also prevent your system from scanning your emails, etc.

You can go to Control Panel, Speech Recognition and then click on Advanced Speech Options.

Under User Settings, uncheck the Review documents and mail to improve accuracy option.

Rule 4. Use a different program for RSS feeds and Internet calendars. Yes, Google Reader was great and now that it is gone, why not use Outlook to manage your feeds right? Bad idea! There are still many good online and offline RSS readers that you can use other than Outlook.

Outlook just wasn’t designed to handle RSS feeds all that well, so anything more than a couple will slow down Outlook. You can use Google Calendar for any Internet calendars you want to follow.

Rule 5. For some reason, people forget about their spam and trash folders. Empty them out! Someone like me gets hundreds of spam emails a day! That’s all stored in the Outlook database and slows it down. Empty your spam folder and your trash folder often.

Rule 6. Compact your PST file every once in awhile. You can do that by going to File, then Data Management. Next click on the PST file and choose Settings. Then click the Compact Now button.

In newer versions of Office, you need to click on File and then Account Settings. Click on the Data Files tab and double-click on the data file you want to compact.

Outlook will do this automatically in the background, but only runs when your computer is Idle and Outlook is open. Sometimes this situation never comes up, so it’s good to do it manually once in awhile.

Rule 7. If you have really large Outlook files and search indexing is enabled, it could be causing massive slowdowns in Outlook. It may be a good idea to disable search indexing for Outlook until you need it or delete and rebuild the index in case. In any case, you should reduce the size of your main data files to make the index smaller.

Just click on Start and then type in search. Click on the Change on Windows searches option to remove Outlook from the search index.

Rule 8. Another big slow down for Outlook is any kind of anti-virus program that scans all your emails. Now this is very useful if you are someone who is prone to clicking on malware links or being spoofed by fake emails. Unfortunately, even the savviest of users sometimes get tricked, so the extra protection is helpful.

However, depending on the anti-virus program, it can really make things very slow in Outlook. If you are having this issue, it’s a good idea to turn off the anti-virus for Outlook and see if the problem goes away. If it does, you should consider a different program that is more efficient with the scanning.

Rule 9. This tip only applies to Microsoft Exchange accounts, so it won’t work for POP or IMAP accounts. Basically, you want to enable Cached Exchange Mode, which means the emails will be stored locally and accessed faster.

Go to File, Account Settings and then double-click on the email account under the Email tab. Check the Use Cached Exchange Mode box.

Hopefully, these actions will reduce your Outlook memory footprint and make it run faster! Also, make sure you install the latest updates and service packs for Office and Windows as these tend to help with performance and memory leak issues! Enjoy!

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