Lorsque vous souhaitez envoyer le même e-mail à vos clients, employés, membres de club ou à un groupe similaire, vous pouvez saisir un e-mail une fois et envoyer un message à tout le monde à l'aide de l'outil de fusion et publipostage Gmail .^(Gmail)

Autrefois surnommée fonctionnalité « envoi multiple », le publipostage dans Gmail vous permet d'insérer des contacts Google^{(Google Contacts)} ou une liste de diffusion à partir de Google Sheets . Ensuite, personnalisez votre message électronique avec des balises de fusion, incluez des liens de désabonnement uniques et profitez d'un processus simple d'envoi d'e-mails groupés à l'aide de votre application de messagerie préférée.

À propos du publipostage dans Gmail

Jetons un coup d'œil aux exigences du compte Google , aux limites d'envoi et à d'autres détails concernant le publipostage dans Gmail .

• Le publipostage^(Mail) est disponible pour les abonnés Google Workspace , notamment Workspace Individual , Business Standard et Plus , Enterprise Starter , Standard et Plus , et Education Standard et Plus .
• Les comptes Google Workspace^{(Google Workspace)} pris en charge ont une limite quotidienne de 2 000 e-mails sortants. Avec le publipostage, vous êtes autorisé à envoyer des e-mails à jusqu'à 1 500 destinataires, ce qui vous laisse 500 pour les autres e-mails.
• Vous ne pouvez ajouter qu'un seul destinataire au champ CC ou BCC^{(CC or BCC field)} à l'aide du publipostage. Gardez simplement^(Just) à l’esprit que cela envoie un e-mail à cette adresse pour chaque destinataire dans le champ À. Par exemple, si vous envoyez un publipostage à 100 destinataires, l'adresse indiquée dans le champ CC reçoit 100 copies de cet e-mail.
• Vous pouvez inclure des pièces jointes à l'aide du publipostage ; cependant, cela compte dans votre espace de stockage. Par exemple, si vous envoyez une pièce jointe de 1 Mo à 100 destinataires, vous utiliserez 100 Mo d'espace.
• Chaque message contient un lien de désabonnement^{(Unsubscribe)} unique généré automatiquement en bas au cas où ce destinataire particulier ne souhaite plus recevoir vos e-mails.
• Si un destinataire s'est déjà désabonné de vos messages et que vous l'incluez dans un publipostage, vous verrez une notification après l'envoi de l'e-mail avec le nombre de destinataires qui ne recevront pas le message.
• Vous ne pouvez pas utiliser le publipostage pour les réponses ou les transferts, ni lorsque vous planifiez des e-mails^{(schedule emails)} ou utilisez le mode confidentiel^{(confidential mode)} .

Comment ajouter des destinataires au publipostage^{(Mail Merge)} dans Gmail

Bien que vous puissiez sélectionner les destinataires de votre e-mail^{(select the recipients for your email)} après avoir rédigé votre message, il est préférable de les sélectionner au préalable lors de l'utilisation du publipostage. Cela vous invite ensuite à utiliser les balises de fusion disponibles pour personnaliser le message.

Ajouter^(Add) des destinataires à partir de contacts Google

Pour commencer à utiliser vos contacts Google en tant que destinataires, procédez comme suit.

1. Choisissez Composer^{(Choose Compose)} en haut à gauche pour créer un nouvel e-mail. Utilisez l' icône Afficher^(Show) le menu principal (trois lignes) si vous ne voyez pas Compose .

1. Dans la fenêtre Composer^(Compose) , sélectionnez l' icône Utiliser^(Use) le publipostage (symbole de contact) à l'extrême droite du champ À et cochez la case Fusion et publipostage^{(Mail Merge)} .

1. Vous pouvez ensuite commencer à saisir les noms de vos destinataires et les sélectionner parmi les suggestions ou sélectionner le lien À et choisir les destinataires dans la fenêtre Sélectionner des contacts .^{(Select Contacts)}

Ajouter des destinataires à partir de Google Sheets

Pour insérer des destinataires depuis Google Sheets , commencez par vous assurer que votre feuille est correctement configurée.

• Toutes les informations sur le destinataire doivent figurer sur le premier onglet de la feuille de calcul.
• Chaque destinataire et ses coordonnées doivent figurer sur une ligne distincte.
• Utilisez^(Use) des en-têtes de colonne contenant uniquement du texte pour désigner les balises de fusion. Si un en-tête contient un caractère spécial, la balise de fusion est identifiée par la lettre de la colonne, par exemple @A pour la colonne A.

Si votre feuille est prête à être utilisée, choisissez Composer^(Compose) en haut à gauche dans Gmail pour créer le message.

1. Sélectionnez l' icône Utiliser^(Use) le publipostage à l'extrême droite du champ À et cochez la case Fusion et publipostage^{(Mail Merge)} . Ensuite, sélectionnez Ajouter^(Add) à partir d’une feuille de calcul.

1. Dans la fenêtre qui apparaît, utilisez les onglets Google Drive en haut pour localiser et choisir la feuille Google^{(Google Sheet)} . Ensuite, sélectionnez le bouton Insérer^(Insert) en bas à droite.

1. Dans la fenêtre suivante, utilisez les listes déroulantes pour choisir les noms de colonnes contenant les détails des destinataires pour les balises de fusion. Notez que vous ne pouvez voir que les listes déroulantes pour Email , First Name et Last Name ; cependant, vous verrez des balises de fusion disponibles dans l'e-mail pour les autres détails de votre feuille.

1. Sélectionnez Terminer^(Finish) et vous reviendrez à la fenêtre Composer^(Compose) avec le nom de la feuille dans le champ À.

Astuce : Si votre liste de destinataires est dans Excel , recherchez des moyens de convertir le fichier Excel en Google Sheets^{(ways to convert the Excel file to Google Sheets)} pour le publipostage.

Comment utiliser les balises de fusion^{(Merge Tags)} dans votre e-mail^{(Your Email)}

Une fois vos destinataires ajoutés au publipostage, vous pourrez utiliser les balises de fusion.

Au moment d'écrire ces lignes :

• Si vous ajoutez des destinataires à partir de Google Contacts , vous pouvez utiliser des balises pour le prénom, le nom ou le nom complet ainsi que l'adresse e-mail.

• Si vous ajoutez des destinataires à partir de Google Sheets , vous pouvez utiliser des balises pour les en-têtes de colonnes de votre feuille de calcul.

Ajouter une balise de fusion

Pour ajouter une balise à votre e-mail, tapez le symbole @ (At) avec le nom de la balise ou sélectionnez la balise dans la liste déroulante qui apparaît.

Vous pouvez ajouter les balises presque n'importe où dans votre message, à l'exception de la ligne d'objet de l'e-mail et dans le texte d'un lien hypertexte.

Aperçu d'une balise de fusion

Si vous êtes curieux de savoir comment les détails s'affichent après l'insertion d'une balise de fusion, vous pouvez facilement voir un aperçu.

1. Passez la souris^(Hover) sur une balise de fusion dans votre message et sélectionnez Aperçu^(Preview) .

1. Vous verrez alors une fenêtre apparaître montrant chaque destinataire et les détails correspondants pour cette balise. Si vous avez plusieurs destinataires, vous pouvez utiliser la recherche en haut pour les trouver.

1. Sélectionnez OK^{(Select OK)} lorsque vous avez terminé et vous reviendrez à la fenêtre Composer^(Compose) .

Inclure une valeur par défaut^{(Default Value)} pour une balise de fusion^{(Merge Tag)}

Vous pouvez également définir des valeurs par défaut pour les balises de fusion. Ceci est utile si un destinataire manque les détails que vous essayez d'ajouter. Par exemple, si vous insérez la balise de fusion Prénom^{(First Name)} et qu'un destinataire n'a pas de prénom répertorié, vous pouvez utiliser un mot ou une expression par défaut à la place.

Pour ajouter une valeur par défaut, passez la souris sur la balise de fusion dans votre e-mail et choisissez Définir^(Set) la valeur par défaut.

Ajoutez le mot ou la phrase dans la zone qui apparaît et sélectionnez Enregistrer^(Save) .

Pour tout destinataire manquant d'informations, la balise de fusion dans l'e-mail sera remplacée par la valeur par défaut.

Prévisualisez et envoyez votre e-mail

Lorsque vous aurez terminé de créer votre publipostage dans Gmail , vous pourrez prévisualiser l'e-mail avant de l'envoyer. Cela vous permet de voir l'e-mail tel que vos destinataires le feront, de sorte que si vous devez apporter des modifications, vous pourrez le faire avant d'appuyer sur le bouton Envoyer .^(Send)

1. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Continuer^(Continue) en bas de la fenêtre Composer^(Compose) .

1. Vous verrez un message contextuel contenant de brefs détails sur le courrier indésirable lors de l'envoi d'e-mails en masse. Sélectionnez En savoir^{(Select Learn)} plus pour obtenir des informations supplémentaires, puis OK pour continuer.

1. Ensuite, vous verrez une autre fenêtre contextuelle vous indiquant le nombre de destinataires auxquels vous envoyez l'e-mail et une option pour voir un aperçu. Sélectionnez Envoyer^{(Select Send)} un aperçu.

Vous recevrez un e-mail intitulé « Message test » dans votre boîte de réception dans quelques minutes. Les balises de fusion seront renseignées avec le premier destinataire de votre liste ou la valeur par défaut le cas échéant.

Une fois que vous avez examiné l'aperçu, vous pouvez revenir à la fenêtre Composer^(Compose) pour effectuer les ajustements souhaités. Lorsque vous êtes prêt à envoyer l'e-mail, suivez ces mêmes étapes et choisissez Tout envoyer^(Send) dans la fenêtre Prêt à envoyer^(Send) .

Vous pouvez trouver les e-mails de publipostage que vous envoyez dans votre dossier Envoyés^(Sent) comme n’importe quel autre e-mail envoyé.

Facilitez les e-mails^{(Make Emails Easy)} avec le publipostage Gmail^{(Gmail Mail Merge)}

Lorsque vous devez envoyer une newsletter, une annonce ou tout autre e-mail à un groupe, n'oubliez pas la fonctionnalité de publipostage dans Gmail . Avec la possibilité d'insérer des contacts à partir de Google Sheets , d'utiliser des champs de fusion pour des e-mails personnalisés et de prévisualiser le message avant de l'envoyer, le tout sans module complémentaire de fusion et publipostage tiers, le processus ne pourrait pas être plus simple.

Pour des didacticiels connexes avec d'autres applications, découvrez comment créer un publipostage dans Microsoft Word^{(how to create a mail merge in Microsoft Word)} pour les messages imprimés plutôt que pour le marketing par courrier électronique.

How to Use Mail Merge in Gmail

When you want tо send the same email to your customerѕ, clients, employees, club members, or a similar group, you can type an email once and message everyone using the Gmail mail merge tool.

Once dubbed the “multi-send” feature, mail merge in Gmail lets you insert Google Contacts or a mailing list from Google Sheets. Then, personalize your email message with merge tags, include unique unsubscribe links, and enjoy a simple bulk email process using your favorite email application.

About Mail Merge in Gmail

Let’s take a look at the Google account requirements, sending limits, and other details surrounding mail merge in Gmail.

• Mail merge is available to Google Workspace subscribers including Workspace Individual, Business Standard and Plus, Enterprise Starter, Standard, and Plus, and Education Standard and Plus.
• Supported Google Workspace accounts have a daily limit of 2,000 outgoing emails. With mail merge, you’re allowed to email up to 1,500 recipients which leaves you 500 for other emails.
• You can only add one recipient to the CC or BCC field using mail merge. Just keep in mind that this sends an email to that address for each recipient in the To field. For example, if you send a mail merge to 100 recipients, the address in the CC field receives 100 copies of that email.
• You can include attachments using mail merge; however, this counts toward your storage space. For instance, if you send a 1MB attachment to 100 recipients, you’ll use 100MB of space.
• Each message contains a unique auto-generated Unsubscribe link at the bottom in case that particular recipient no longer wants to receive your emails.
• If a recipient has previously unsubscribed from your messages and you include them in a mail merge, you’ll see a notification after you send the email with the number of recipients who won’t receive the message.
• You cannot use mail merge for replies or forwards or when you schedule emails or use confidential mode.

How to Add Recipients to Mail Merge in Gmail

While you can select the recipients for your email after you compose your message, it’s best to select them beforehand when using mail merge. This then prompts you with the available merge tags to personalize the message.

Add Recipients From Google Contacts

To get started using your Google Contacts as recipients, follow these steps.

1. Choose Compose on the top left to create a new email. Use the Show main menu icon (three lines) if you don’t see Compose.

1. In the Compose window, select the Use mail merge icon (contact symbol) on the far right of the To field and check the box for Mail Merge.

1. You can then begin typing the names of your recipients and select them from the suggestions or select the To link and choose recipients from the Select Contacts window.

Add Recipients From Google Sheets

To insert recipients from Google Sheets, begin by making sure your sheet is set up correctly.

• All recipient information must be on the first tab of the spreadsheet.
• Each recipient and their details must be in a separate row.
• Use text-only column headers to designate the merge tags. If a header contains a special character, the merge tag is identified by the column letter instead, for example, @A for column A.

If your sheet is ready to go, choose Compose on the top left in Gmail to create the message.

1. Select the Use mail merge icon on the far right of the To field and check the box for Mail Merge. Then, select Add from a spreadsheet.

1. In the window that appears, use the Google Drive tabs at the top to locate and choose the Google Sheet. Then, select the Insert button on the bottom right.

1. In the subsequent window, use the drop-down boxes to choose the column names containing the recipients’ details for the merge tags. Note that you may only see drop-down boxes for Email, First Name, and Last Name; however, you will see merge tags available in the email for the other details in your sheet.

1. Select Finish and you’ll return to the Compose window with the name of the sheet in the To field.

Tip: If your recipient list is in Excel, look at ways to convert the Excel file to Google Sheets for the mail merge.

How to Use Merge Tags in Your Email

Once you have your recipients added to the mail merge, you’ll have the merge tags available to use.

As of this writing:

• If you add recipients from Google Contacts, you can use tags for first, last, or full name as well as email address.

• If you add recipients from Google Sheets, you can use tags for the column headers in your spreadsheet.

Add a Merge Tag

To add a tag to your email, type the @ (At) symbol with the tag name or select the tag from the drop-down list that appears.

You can add the tags to most anyplace in your message except for the email subject line and within hyperlinked text.

Preview a Merge Tag

If you’re curious how the details display after inserting a merge tag, you can easily see a preview.

1. Hover over a merge tag in your message and select Preview.

1. You’ll then see a window appear showing each recipient and their corresponding detail for that tag. If you have many recipients, you can use the Search at the top to find them.

1. Select OK when you finish, and you’ll return to the Compose window.

Include a Default Value for a Merge Tag

You can also set default values to the merge tags. This is helpful if a recipient is missing the detail you’re trying to add. For example, if you insert the First Name merge tag and a recipient doesn’t have a first name listed, you can use a default word or phrase instead.

To add a default value, hover over the merge tag in your email and choose Set default value.

Add the word or phrase in the box that appears and select Save.

For any recipient missing the information, the merge tag in the email will be replaced with the default value.

Preview and Send Your Email

When you finish creating your mail merge in Gmail, you’ll be able to preview the email before you send it. This allows you to see the email as your recipients will so that if you need to make any changes, you can do so before hitting the Send button.

1. When you’re ready, select Continue at the bottom of the Compose window.

1. You’ll see a pop-up message with brief details about junk mail when sending mass emails. Select Learn more for additional information and then Got it to continue.

1. Next, you’ll see another pop-up window showing you the number of recipients you’re sending the email to and an option to see a preview. Select Send preview.

You’ll receive an email labeled “Test message” to your inbox within a few minutes. The merge tags will be populated with the first recipient on your list or the default value if applicable.

Once you review the preview, you can return to the Compose window to make any adjustments you like. When you’re ready to send the email, follow these same steps and choose Send all in the Ready to Send window.

You can find the mail merge emails you send in your Sent folder like any other email sent.

Make Emails Easy With Gmail Mail Merge

When you need to send a newsletter, announcement, or other email to a mass, remember the mail merge functionality in Gmail. With the ability to insert contacts from Google Sheets, use merge fields for personalized emails, and preview the message before you send it, all without a third-party mail merge add-on, the process couldn’t be easier.

For related tutorials with other apps, look at how to create a mail merge in Microsoft Word for printed messages rather than email marketing.

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