Essayer de remplir des cellules dans Excel qui incorporent du texte ou des données provenant de plusieurs autres cellules d'une feuille peut prendre beaucoup de temps. Cela est particulièrement vrai s'il y a des centaines ou des milliers de lignes dans la feuille de calcul.

Une fois que vous savez comment utiliser correctement Flash Fill dans Excel , vous pouvez laisser ^(Excel)Excel faire tout le gros du travail. Vous fournissez simplement quelques entrées de cellule manuelles pour aider Excel à comprendre exactement ce que vous essayez de faire. Ensuite, Excel fait le reste du travail pour le reste de la feuille de calcul.

Si cela ressemble à une astuce pour gagner du temps que vous aimeriez essayer, voyons comment vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour améliorer votre propre productivité.

Remarque^(Note) : La fonction Flash Fill d' Excel n'est disponible que dans Excel 2013 et versions ultérieures.

Comment utiliser le remplissage Flash dans Excel

L'application la plus simple de Flash Fill dans Excel consiste à combiner deux mots^{(combining two words together)} . Dans l'exemple ci-dessous, nous allons vous montrer comment utiliser Flash Fill pour combiner rapidement un prénom et un nom de famille dans une troisième cellule pour le nom complet.

Dans cet exemple, la colonne C contient le prénom, la colonne D contient le nom de famille et la colonne E est la colonne du nom complet.

1. Tout d'abord, tapez le nom complet dans la première cellule comme vous le souhaitez (en combinant le contenu de la cellule Prénom^{(First Name)} et de la cellule Nom.

1. Après cela, commencez à taper la même chose dans la cellule suivante (le prénom^{(First Name)} et le nom des cellules à gauche). Vous remarquerez que la fonction Flash Fill d'Excel détectera automatiquement le motif à partir du contenu de la cellule au-dessus que vous avez tapé manuellement.
   
   En utilisant cet "apprentissage", Excel fournira un aperçu de ce qu'il pense que vous voulez taper. Il vous montrera même comment le reste des cellules se remplira pour le reste de la colonne.

1. Appuyez simplement sur Entrée^(Enter) pour accepter cet aperçu. Vous verrez la fonction Excel Flash Fill effectuer sa magie en remplissant toutes les autres cellules de cette colonne pour vous.

Comme vous pouvez le voir, la fonction Flash Fill peut faire gagner énormément de temps si vous comparez la saisie manuelle d'une cellule et Enter à la saisie manuelle des noms de toutes les cellules de la nouvelle colonne.

Si vous avez remarqué que la fonctionnalité Flash Fill ne fonctionne pas, vous devez activer la fonctionnalité Flash Fill dans Excel . Vous pouvez voir comment faire cela dans la dernière section de cet article.

Options de remplissage Flash Excel

Lorsque vous effectuez les étapes Flash Fill ci-dessus, vous remarquerez qu'une petite icône apparaît à côté des cellules remplies. Si vous sélectionnez la flèche déroulante à droite de cette icône, vous verrez quelques options supplémentaires que vous pouvez utiliser avec la fonction Flash Fill . 

À l'aide des options Flash Fill de cette liste déroulante, vous pouvez :

• Annuler le remplissage flash^{(Undo Flash Fill)} : annulez l'action qui a rempli toute la colonne après avoir appuyé sur Entrée^(Enter)
• Accepter les suggestions^{(Accept suggestions)} : cela indiquera à la fonction de remplissage Flash^{(Flash Fill)} d'Excel pour cette colonne que vous êtes d'accord avec les modifications apportées à la colonne et que vous souhaitez les conserver
• Sélectionner xx cellules vides^{(Select xx blank cells)} : vous permet d'identifier toutes les cellules qui n'ont pas été remplies et qui sont vides afin que vous puissiez les corriger si vous en avez besoin
• Sélectionner xx cellules modifiées^{(Select xx changed cells)} : vous permet de sélectionner toutes les cellules qui ont été automatiquement modifiées après la mise à jour de ces cellules par la fonction Flash Fill

Une fois que vous avez sélectionné Accepter les suggestions, vous verrez que les numéros de « sélection » pour les « cellules modifiées » tomberont à zéro. En effet, une fois que vous avez accepté les modifications, le contenu de ces cellules n'est plus considéré comme "modifié" par la fonction Flash Fill .

Comment activer le remplissage Flash dans Excel

Si vous avez remarqué qu'Excel^(Excel) ne fournit pas d' aperçu Flash Fill lorsque vous commencez à taper la deuxième cellule, vous devrez peut-être activer la fonctionnalité.

Pour faire ça:

Sélectionnez Fichier^(File) > Options > Avancé^(Advanced) . Faites défiler jusqu'à la section Options d'édition^{(Editing options)} et assurez-vous que Activer la saisie semi-automatique pour les valeurs de cellule^{(Enable AutoComplete for cell values)} et Remplissage flash automatique^{(Automatically Flash Fill)} sont sélectionnés.

Sélectionnez OK pour terminer. Maintenant, la prochaine fois que vous commencerez à taper dans la deuxième cellule après avoir rempli la première, Excel devrait détecter le modèle et vous fournir un aperçu de la façon dont il pense que vous voulez remplir le reste des cellules de la colonne.

Vous pouvez également activer la fonction Flash Fill pour la cellule que vous avez mise en surbrillance en sélectionnant l' icône Flash Fill dans le menu Données sous le groupe ^(Data)Outils^{(Data Tools)} de données dans le ruban. 

Vous pouvez également l'utiliser en appuyant sur Ctrl + E sur le clavier.

Quand utiliser le remplissage Flash dans Excel

La concaténation des noms complets de deux colonnes est un exemple simple de la façon dont vous pouvez utiliser Flash Fill dans Excel , mais il existe de nombreuses utilisations plus avancées pour cette fonctionnalité puissante.

• Extraire une sous-chaîne d'une grande chaîne (comme un code postal d'une adresse complète) dans une autre colonne
• Extraire^(Pull) des nombres de chaînes alphanumériques
• Supprimer les espaces avant ou après les chaînes
• Insérer^(Insert) des sous-chaînes (comme une virgule ou un tiret) dans les chaînes existantes
• Reformater les dates
• Remplacer^(Replace) une partie d'une chaîne par un nouveau texte

Gardez à l'esprit que, quelle que soit l'utilité de la fonction Flash Fill , elle ne sera pas automatiquement mise à jour lorsque vous modifiez les cellules d'origine.

Par exemple, dans l'exemple de prénom et de nom de la première section de cet article, vous pouvez obtenir le même résultat en utilisant la fonction Concaténer^{(Concatenate function)} , puis en remplissant le reste de la colonne avec cette fonction.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

Lorsque vous faites cela, si l'une des deux premières cellules change, le nom complet^{(Full Name)} sera mis à jour. Un inconvénient est que si vous supprimez l'une des deux premières colonnes, la colonne Nom complet^{(Full Name)} sera effacée ou affichera une erreur.

C'est pourquoi la fonction Flash Fill d' ^{(Flash Fill)}Excel est mieux utilisée lorsque vous souhaitez convertir complètement et définitivement les colonnes d'origine en une chaîne ou un nombre nouvellement formaté.

How To Use Flash Fill In Excel

Trying to fill out cells in Excel that incorporatе text or data from multiple other cells in a shеet can be a very time consuming process. This is especially true if there are hundreds or thousands of rows іn the spreadsheet.

Once you know how to use Flash Fill in Excel correctly, you can let Excel do all of the heavy lifting. You just provide a couple of manual cell entries to help Excel understand exactly what you’re trying to do. Then, Excel does the rest of the work for the rest of the spreadsheet.

If this sounds like a time-saving tip you’d like to try, let’s take a look at how you can use this feature to improve your own productivity.

Note: The Flash Fill feature in Excel is only available in Excel 2013 and later.

How To Use Flash Fill In Excel

The simplest application of Flash Fill in Excel is combining two words together. In the example below, we’ll show you how to use Flash Fill to quickly combine a first name and a last name into a third cell for the full name.

In this example, column C contains the first name, column D contains the last name, and column E is the column for the full name.

1. First, type the full name into the first cell the way you’d like it to look (combining the contents of the First Name cell and the Last Name cell.

1. After this, start typing the same thing into the next cell (the First Name and Last Name from the cells to the left). You’ll notice that Excel’s Flash Fill feature will automatically detect the pattern from the content of the cell above it that you typed manually.
   
   Using this “learning”, Excel will provide a preview of what it thinks you want to type. It will even show you how the rest of the cells will fill in for the rest of the column.

1. Just press Enter to accept this preview. You’ll see the Excel Flash Fill feature perform its magic as it fills in all of the rest of the cells in this column for you.

As you can see, the Flash Fill feature can save a tremendous amount of time if you compare manually typing one cell and Enter to having to manually type the names for all of the cells in the new column.

If you’ve noticed that the Flash Fill feature doesn’t work, you need to turn on the Flash Fill feature in Excel. You can see how to do that in the last section of this article.

Excel Flash Fill Options

When you perform the Flash Fill steps above, you’ll notice a small icon will appear next to the filled-in cells. If you select the drop-down arrow to the right of this icon, you’ll see some additional options you can use with the Flash Fill feature. 

Using the Flash Fill options in this drop-down box, you can:

• Undo Flash Fill: Undo the action that filled in the entire column after you pressed Enter
• Accept suggestions: This will tell Excel’s Flash Fill feature for this column that you’re fine with the changes to the column and would like to keep them
• Select xx blank cells: Lets you identify any cells that didn’t get filled-in and are blank so that you can fix those if you need to
• Select xx changed cells: Lets you select all of the cells that automatically changed after the Flash Fill feature updated those cells

Once you select Accept suggestions, you’ll see that the “select” numbers for the “changed cells” will drop to zero. This is because once you accept the changes, those cell contents are no longer considered “changed” by the Flash Fill feature.

How To Enable Flash Fill In Excel

If you’ve noticed that Excel doesn’t provide a Flash Fill preview when you start typing the second cell, you may need to enable the feature.

To do this:

Select File > Options > Advanced. Scroll down to the Editing options section and make sure both Enable AutoComplete for cell values and Automatically Flash Fill are selected.

Select OK to finish. Now, the next time you start typing in the second cell after filling in the first, Excel should detect the pattern and provide you with a preview for how it thinks you want to fill in the rest of the cells in the column.

You can also activate the Flash Fill feature for the cell you have highlighted by selecting the Flash Fill icon in the Data menu under the Data Tools group in the ribbon. 

You can also use it by pressing Ctrl + E on the keyboard.

When To Use Flash Fill In Excel

Concatenating full names from two columns is a simple example of how you can use Flash Fill in Excel, but there are many more advanced uses for this powerful feature.

• Extract a substring from a large string (like a zip code from a full address) in another column
• Pull numbers out of alphanumeric strings
• Remove spaces from before or after strings
• Insert substrings (like a comma or dash) into existing strings
• Reformat dates
• Replace part of a string with new text

Keep in mind that, however useful the Flash Fill feature is, it will not automatically update when you change the original cells.

For example, in the first and last name example in the first section of this article, you could achieve the same output by using the Concatenate function and then filling the rest of the column with that function.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

When you do this, if either of the first two cells change, the Full Name will update. One drawback of this is that if you delete either of the first two columns, the Full Name column will clear or display an error.

This is why the Flash Fill function in Excel is best used when you want to fully and permanently convert the original columns into a newly formatted string or number.

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