Une forte augmentation du travail à distance a conduit de nombreux employeurs à adopter des solutions logicielles basées sur le cloud. Cela signifie que plus de personnes que jamais ont accès à la suite d'applications Microsoft Office 365 , y compris ^{(Microsoft Office 365)}Microsoft Forms . Microsoft Forms est une application en ligne uniquement que vous pouvez utiliser pour créer des questionnaires, des enquêtes et d'autres types de formulaires.

Si vous n'avez pas de compte Office 365 premium , vous pouvez toujours utiliser Microsoft Forms en vous inscrivant à un compte ^{(Microsoft Forms)}Microsoft gratuit . Ci-dessous, nous vous expliquerons comment utiliser Microsoft Forms , notamment : comment créer un formulaire, collecter des réponses et accéder aux résultats.

Comment créer un formulaire Microsoft

Commencez par vous connecter à forms.office.com . À partir du tableau de bord, vous pouvez choisir de créer un formulaire ou un questionnaire, ou vous pouvez utiliser l'un des modèles gratuits ou premium fournis par Microsoft . 

Commencez par créer un nouveau formulaire^{(New Form)} et donnez-lui un titre et une description. Si vous le souhaitez, ajoutez une image à l'en-tête du formulaire.

Types de questions

Sélectionnez le bouton Ajouter nouveau^{(Add new)} et choisissez un type de question. Microsoft Forms propose une variété de types de questions. Remarque : Vous pouvez copier, supprimer, déplacer, ajouter un sous-titre ou exiger une réponse à n'importe quelle question.

Choix^(Choice) . Utilisez ce type de question pour les questions à choix multiples standard. Les options incluent le mélange des réponses, l'ajout d'une image ou d'une vidéo et l'affichage des réponses sous forme de liste déroulante, de boutons radio ou de cases à cocher pour plusieurs réponses.

Texte^(Text) . Utilisez ce type pour les questions nécessitant une réponse écrite. Les options incluent l'autorisation de réponses longues et l'ajout d'une image ou d'une vidéo.

Note^(Rating) . Ce type de question demande aux répondants de fournir une note sur une échelle. Les options incluent l'ajout d'une image ou d'une vidéo. L'échelle peut comprendre entre deux et dix niveaux, et vous pouvez choisir entre une échelle numérique ou le symbole étoile.

Date . Utilisez ce type de question lorsque la réponse est une date.

Classement^(Ranking) . Le type de question de classement permet aux répondants de classer les options que vous fournissez par glisser-déposer. Vous pouvez ajouter une image ou une vidéo et jusqu'à dix options.

Likert . Ce type de question est similaire à Note^(Rating) . Une question Likert^{(A Likert)} demande aux répondants d'indiquer dans quelle mesure ils sont d'accord ou pas d'accord avec une affirmation.

Téléchargement de fichier^{(File Upload)} . Ce type de question est uniquement disponible pour les utilisateurs disposant d'un compte OneDrive Entreprise^(Business) . Le choix de ce type de question entraînera la création d'un nouveau dossier dans votre oneDrive Entreprise^(Business) et les personnes interrogées téléchargeront leurs fichiers dans ce dossier.

Net Promoter Score® . Également similaire au type de question d' évaluation^(Rating) , Microsoft indique que les questions de ce type sont « préréglées avec les normes NPS , mais vous pouvez les personnaliser si vous avez des exigences particulières. Si vous utilisez ce type de question, vous aurez accès à une page récapitulative indiquant les scores globaux et la distribution. »

Ajouter une nouvelle rubrique^{(Add a new section)} . Choisissez cette option si vous souhaitez créer des sections dans votre formulaire. Vous pouvez ajouter, supprimer et déplacer des sections comme vous le feriez avec des questions.

À tout moment, vous pouvez voir à quoi ressemblera votre formulaire pour les répondants en cliquant sur Aperçu.^(Preview.)

Ramification

Microsoft Forms vous permet également d'appliquer une logique de question (ils l'appellent «branchement»). Cliquez sur l'icône Plus d'options et sélectionnez Ajouter une branche^{(Add branching)} . Accédez à la question à laquelle vous souhaitez appliquer le branchement et, pour chaque réponse possible, vous pouvez spécifier la question vers laquelle le répondant sera ensuite dirigé.

Rendre votre formulaire Microsoft attrayant^{(Microsoft Form Look Good)}

Sélectionnez Thème^{(Theme )} pour voir quelques options pour pimenter l'apparence de votre formulaire. 

Tu peux:

1. Choisissez parmi l'une des idées de thème^{(Theme ideas)} suggérées par Microsoft
2. Choisissez une couleur principale pour les éléments de votre formulaire 
3. Recherchez ou téléchargez une image d'arrière-plan de votre choix

Si vous choisissez la troisième option, vous pouvez soit rechercher une image sur Bing , soit télécharger votre propre image à partir de votre compte OneDrive ou de votre ordinateur. Vous pouvez également choisir de restreindre les résultats de la recherche d'images à ceux qui sont marqués avec la licence Creative Commons, ce qui est vraiment pratique. Cliquez sur le bouton Ajouter^(Add) pour définir l'image que vous avez choisie comme image d'arrière-plan de votre formulaire.

N'oubliez pas que vous pouvez toujours sélectionner Aperçu^{(Preview )} pour voir à quoi ressemblera votre formulaire pour les répondants sur des ordinateurs ou des appareils mobiles.

Partager votre formulaire et obtenir des^(Getting) réponses

Cliquez sur le bouton Envoyer^(Send) pour préparer votre formulaire en vue de sa distribution. À partir de là, vous pouvez copier le lien vers le formulaire, générer un code QR, copier le code d'intégration, partager le lien du formulaire par e-mail ou le publier sur Facebook ou Twitter .

Si vous êtes connecté à un compte Microsoft^(Microsoft) premium , vous verrez des moyens supplémentaires de limiter les personnes pouvant répondre à votre formulaire. 

Les options incluent : 

• Tout le monde peut répondre
• Seules les personnes de mon organisation peuvent répondre
• Des personnes spécifiques de mon organisation peuvent répondre 

Vous pouvez également générer un lien pour partager votre formulaire avec quelqu'un d'autre en tant que modèle.

Pour imprimer votre formulaire, sélectionnez l' icône Plus d'options et ^{(More options)}Imprimer le formulaire^{(Print form)} .

Affichage des réponses

Affichez l' onglet Réponses pour afficher un tableau de bord des réponses. ^(Responses)Microsoft vous fournit des données de base, comme le nombre de réponses que vous avez, le temps moyen qu'il a fallu aux répondants pour remplir le formulaire et si le formulaire est actif ou fermé. 

Si vous sélectionnez l' icône Plus d'options^{(More options)} , vous pouvez supprimer toutes les réponses, imprimer un résumé ou créer un lien de résumé à partager avec d'autres. 

Sélectionnez le bouton Afficher les résultats pour parcourir chaque réponse individuelle. ^{(View results)}Vous pouvez également sélectionner Ouvrir dans Excel^{(Open in Excel)} pour exporter les réponses du formulaire vers une feuille de calcul. Le tableau de bord Réponses^(Responses) résume également les réponses à chaque question, affichant souvent les résultats dans un graphique.

Autres outils de création de formulaires

Microsoft Forms est suffisamment robuste pour la plupart des utilisations professionnelles et personnelles, mais ce n'est pas le seul acteur en ville. Vous pouvez lire notre comparaison d'autres outils tels que SurveyMonkey contre Google Forms^{(SurveyMonkey vs. Google Forms)} ou en savoir plus sur les 10 meilleurs modèles de formulaires Google^{(10 best Google forms templates)} , ou même comment créer un formulaire Google Docs à remplir avec des tableaux^{(how to make a fillable Google Docs form with tables)} .

How to Use Microsoft Forms

A sharp inсrease in remote working has led many employerѕ to move to cloud-based software solutions. That means more people than ever have acсess to the Microsoft Office 365 suite of applicatiоns, inсluding Microsoft Forms. Microsoft Forms is an online-only app you can use to create quizzes, surveys, and other kinds of forms.

If you don’t have a premium Office 365 account, you can still use Microsoft Forms by signing up for a free Microsoft account. Below, we’ll walk you through how to use Microsoft Forms, including: how to create a form, collect responses, and access the results.

How to Create a Microsoft Form

Begin by logging into forms.office.com. From the dashboard, you can choose to create a form or quiz, or you can use one of the free or premium templates provided by Microsoft. 

Start by creating a New Form and giving it a title and description. If you like, add an image to the form’s header.

Question Types

Select the Add new button and choose a question type. Microsoft Forms offers a variety of question types. Note: You can copy, delete, move, add a subtitle, or require a response to any question.

Choice. Use this question type for standard multiple choice questions. Options include shuffling answers, adding an image or video, and displaying answers as a drop-down list, radio buttons, or checkboxes for multiple answers.

Text. Use this type for questions requiring a written answer. Options include allowing long answers and adding an image or video.

Rating. This question type asks respondents to provide a rating on a scale. Options include adding an image or video. The scale can include between two and ten levels, and you can choose between a number scale or the star symbol.

Date. Use this question type when the answer is a date.

Ranking. The ranking question type allows respondents to rank the options you provide by dragging and dropping. You can add an image or video and up to ten options.

Likert. This question type is similar to Rating. A Likert question asks respondents to indicate how much they agree or disagree with a statement.

File Upload. This question type is only available to users who have a OneDrive for Business account. Choosing this question type will cause a new folder to be created in your oneDrive for Business, and respondents will upload their files to that folder.

Net Promoter Score®. Also similar to the Rating question type, Microsoft says questions of this type are “pre-set with NPS standards, but you can customize them if you have special requirements. If you use this question type, you’ll have access to a summary page showing overall scores and distribution.”

Add a new section. Choose this if you want to create sections within your form. You can add, delete, and move sections just like you can questions.

At any time, you can see what your form will look like to respondents by clicking on Preview.

Branching

Microsoft Forms also lets you apply question logic (they call it “branching”). Click the more options icon and select Add branching. Navigate to the question to which you want to apply branching, and for each possible answer, you can specify which question the respondent will be directed to next.

Making Your Microsoft Form Look Good

Select Theme to see some options for spicing up the look and feel of your form. 

You can:

1. Choose from one of Microsoft’s suggested Theme ideas
2. Choose a main color for elements of your form 
3. Search for or upload a background image of your choice

If you choose the third option, you can either search Bing for an image or upload your own image from from your OneDrive account or your computer. You can also choose to restrict image search results to only those tagged with Creative Commons license, which is really handy. Click the Add button to set the image you have chosen as the background image for your form.

Remember, you can always select Preview to see what your form will look like to respondents on computers or mobile devices.

Sharing Your Form and Getting Responses

Click the Send button to prepare your form for distribution. From there, you can copy the link to the form, generate a QR code, copy the embed code, share the form link via email, or post to Facebook or Twitter.

If you’re logged into a premium Microsoft account, you’ll see additional ways to limit who can respond to your form. 

Options include: 

• Anyone can respond
• Only people in my organization can respond
• Specific people in my organization can respond 

You can also generate a link to share your form with someone else as a template.

To print your form, select the More options icon and Print form.

Viewing Responses

View the Responses tab to view a dashboard of responses. Microsoft gives you some basic data, like how many responses you have, the average time it took respondents to complete the form, and whether the form is active or closed. 

If you select the More options icon, you can delete all responses, print a summary, or create a summary link to share with others. 

Select the View results button to click through each individual response. Alternatively, select Open in Excel to export the form responses to a spreadsheet. The Responses dashboard also summarizes responses to each question, often displaying results in a chart.

Other Tools for Creating Forms

Microsoft Forms is robust enough for most workplace and personal uses, but it’s not the only player in town. You can read our comparison of other tools such as SurveyMonkey vs. Google Forms or learn about the 10 best Google forms templates, or even how to make a fillable Google Docs form with tables.

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