Bien sûr , Excel est utilisé pour les feuilles de calcul, mais saviez-vous que vous pouvez connecter Excel à des sources de données externes ? Dans cet article, nous allons expliquer comment connecter une feuille de calcul Excel à une table de base de données MySQL et utiliser les données de la table de base de données pour remplir notre feuille de calcul. Il y a quelques choses que vous devez faire pour vous préparer à cette connexion.

Préparation^{(Preparation)}

Tout d'abord, vous devez télécharger le pilote ODBC ( Open Database Connectivity ) le plus récent pour MySQL . Le pilote ODBC actuel pour ^(ODBC)MySQL peut être situé à

https://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/

Après avoir téléchargé le fichier, assurez^(Make) -vous de vérifier le hachage md5 du fichier par rapport à celui indiqué sur la page de téléchargement.

Ensuite, vous devrez installer le pilote que vous venez de télécharger.  Double -cliquez sur le fichier pour démarrer le processus d'installation. Une fois le processus d'installation terminé, vous devrez créer un nom de source de base^{(Database Source Name)} de données ( DSN ) à utiliser avec Excel .

Création du DSN^{(Creating the DSN)}

Le DSN contiendra toutes les informations de connexion nécessaires pour utiliser la table de base de données MySQL . Sur un système Windows , vous devrez cliquer sur Démarrer^(Start) , puis sur Panneau de configuration^{(Control Panel)} , puis sur Outils d'administration^{(Administrative Tools)} , puis sur Sources de données (ODBC)^{(Data Sources (ODBC))} . Vous devriez voir les informations suivantes :

Remarquez^(Notice) les onglets dans l'image ci-dessus. Un DSN utilisateur^{(User DSN)} n'est disponible que pour l'utilisateur qui l'a créé. Un DSN système^{(System DSN)} est disponible pour toute personne pouvant se connecter à la machine. Un fichier DSN^{(File DSN)} est un fichier .DSN qui peut être transporté et utilisé sur d'autres systèmes sur lesquels le même système d'exploitation et les mêmes pilotes sont installés.

Pour continuer à créer le DSN , cliquez sur le bouton Ajouter^(Add) près du coin supérieur droit.

Vous devrez probablement faire défiler vers le bas pour voir le pilote MySQL ODBC^{(MySQL ODBC 5.x Driver)} 5.x. S'il n'est pas présent, quelque chose s'est mal passé lors de l'installation du pilote dans la section Préparation^{(Preparation)} de cet article. Pour continuer à créer le DSN , assurez-vous que le pilote ^(Driver)MySQL ODBC 5.x est en surbrillance et cliquez sur le bouton Terminer^(Finish) . Vous devriez maintenant voir une fenêtre similaire à celle répertoriée ci-dessous :

Ensuite, vous devrez fournir les informations nécessaires pour remplir le formulaire ci-dessus. La base de données et la table MySQL que nous utilisons pour cet article se trouvent sur une machine de développement et ne sont utilisées que par une seule personne. Pour les environnements de « production », il est suggéré de créer un nouvel utilisateur et d'accorder au nouvel utilisateur les privilèges SELECT uniquement. ^(SELECT)À l'avenir, vous pourrez accorder des privilèges supplémentaires si nécessaire.

Après avoir fourni les détails de la configuration de votre source de données, vous devez cliquer sur le bouton Tester^(Test) pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Ensuite, cliquez sur le bouton OK . Vous devriez maintenant voir le nom de la source de données que vous avez fourni sur le formulaire dans l'ensemble précédent répertorié dans la fenêtre Administrateur de source de données ODBC :^{(ODBC Data Source Administrator)}

Création de la connexion de feuille de calcul

Maintenant que vous avez créé avec succès un nouveau DSN , vous pouvez fermer la fenêtre Administrateur de source de données ODBC et ouvrir ^{(ODBC Data Source Administrator)}Excel . Une fois que vous avez ouvert Excel , cliquez sur le ruban Données . ^(Data)Pour les versions plus récentes d' Excel , cliquez sur Obtenir des données^{(Get Data)} , puis à partir d'autres sources^{(From Other Sources)} , puis à partir d'ODBC^{(From ODBC)} .

Dans les anciennes versions d' Excel , c'est un peu plus un processus. Tout d'abord, vous devriez voir quelque chose comme ceci :

L'étape suivante consiste à cliquer sur le lien Connexions^{(Connections)} situé juste sous le mot Données^(Data) dans la liste des onglets. L'emplacement du lien Connexions est entouré en rouge dans l'image ci-dessus. ^{(Connections)}La fenêtre Connexions^{(Workbook Connections)} du classeur doit s'afficher :

L'étape suivante consiste à cliquer sur le bouton Ajouter^(Add) . Cela vous présentera la fenêtre Connexions existantes :^{(Existing Connections)}

De toute évidence, vous ne souhaitez pas travailler sur l'une des connexions répertoriées. Par conséquent, cliquez sur le bouton Parcourir pour plus…^{(Browse for More…)} . Cela vous présentera la fenêtre Sélectionner la source de données :^{(Select Data Source)}

Tout comme dans la fenêtre Connexions existantes^{(Existing Connections)} précédente , vous ne souhaitez pas utiliser les connexions répertoriées dans la fenêtre Sélectionner la source de données . ^{(Select Data Source)}Par conséquent, vous souhaitez double-cliquer sur le dossier +Connect to New Data Source.odc . Ce faisant, vous devriez maintenant voir la fenêtre de l' assistant de connexion de données :^{( Data Connection Wizard)}

Compte tenu des choix de sources de données répertoriés, vous souhaitez mettre en surbrillance ODBC DSN et cliquer sur Suivant^(Next) . L'étape suivante de l' assistant de connexion de données^{(Data Connection Wizard)} affichera toutes les sources de données ODBC disponibles sur le système que vous utilisez.

Espérons que, si tout se déroule comme prévu, vous devriez voir le DSN que vous avez créé aux étapes précédentes répertorié parmi les sources de données  ODBC . Mettez^(Highlight) -le en surbrillance et cliquez sur Suivant^(Next) .

L'étape suivante de l' assistant de connexion de données^{(Data Connection Wizard)} consiste à enregistrer et à terminer. Le champ du nom de fichier doit être rempli automatiquement pour vous. Vous pouvez fournir une description. La description utilisée dans l'exemple est assez explicite pour quiconque pourrait l'utiliser. Ensuite, cliquez sur le bouton Terminer^(Finish) en bas à droite de la fenêtre.

Vous devriez maintenant être de retour à la fenêtre de connexion du classeur . ^{(Workbook Connection)}La connexion de données que vous venez de créer doit être répertoriée :

Importation des données du tableau^{(Importing the Table Data)}

Vous pouvez fermer la fenêtre Connexion au classeur . ^{(Workbook Connection)}Nous devons cliquer sur le bouton Connexions existantes^{(Existing Connections)} dans le ruban Données d' ^(Data)Excel . Le bouton Connexions^{(Connections)} existantes doit être situé à gauche du ruban Données .^(Data)

Cliquer sur le bouton Connexions existantes^{(Existing Connections)} devrait vous présenter la fenêtre Connexions existantes . ^{(Existing Connections)}Vous avez vu cette fenêtre dans les étapes précédentes, la différence est maintenant que votre connexion de données doit être répertoriée en haut :

Assurez^(Make) -vous que la connexion de données que vous avez créée aux étapes précédentes est en surbrillance, puis cliquez sur le bouton Ouvrir^(Open) . Vous devriez maintenant voir la fenêtre Importer des données :^{(Import Data)}

Pour les besoins de cet article, nous allons utiliser les paramètres par défaut de la fenêtre Importer des données . ^{(Import Data)}Ensuite, cliquez sur le bouton OK . Si tout a fonctionné pour vous, vous devriez maintenant voir les données de la table de base de données MySQL dans votre feuille de calcul.^(MySQL)

Pour ce post, la table avec laquelle nous travaillions avait deux champs. Le premier champ est un champ INT^(INT) auto-incrémenté intitulé ID. Le deuxième champ est VARCHAR (50) et est intitulé fname. Notre feuille de calcul finale ressemble à ceci :

Comme vous l'avez probablement remarqué, la première ligne contient les noms des colonnes du tableau. Vous pouvez également utiliser les flèches déroulantes à côté des noms de colonne pour trier les colonnes.

Conclure^(Wrap-Up)

Dans cet article, nous avons expliqué où trouver les derniers pilotes ODBC pour MySQL , comment créer un DSN , comment créer une connexion de données de feuille de calcul à l'aide du DSN et comment utiliser la connexion de données de feuille de calcul pour importer des données dans une feuille de calcul Excel . Profitez!

 

Connecting Excel to MySQL

Ѕure Excel is used for spreadsheets, but did you knоw you can сonnect Excel to external data sourсеs? In this article we’re going to disсuss how to connect an Εxcel spreadsheet to a MySQL database table and use the data іn the databаse table to populate our spreadsheet.  There are a few things you need tо do in order to prepare for this connectiоn.

Preparation

First, you must download the most recent Open Database Connectivity (ODBC) driver for MySQL.  The current ODBC driver for MySQL can be located at

https://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/

Make sure after you download the file that you check the file’s md5 hash against that listed on the download page.

Next, you will  need to install the driver you just downloaded.  Double click the file to start the install process.  Once the install process is complete you will need to create a Database Source Name (DSN) to use with Excel.

Creating the DSN

The DSN will contain all of the connection information necessary to use the MySQL database table.  On a Windows system, you will need to click on Start, then Control Panel, then Administrative Tools, then Data Sources (ODBC).  You should see the following information:

Notice the tabs in the image above.  A User DSN is only available to the user that created it.  A System DSN is available to anyone that can log into the machine.  A File DSN is a .DSN file that can be transported to and used on other systems that have the same OS and drivers installed.

To continue creating the DSN, click on the Add button near the top right corner.

You will probably have to scroll down to see the MySQL ODBC 5.x Driver.  If it’s not present, something went wrong with installing the driver in the Preparation section of this post.  To continue creating the DSN, make sure MySQL ODBC 5.x Driver is highlighted and click on the Finish button. You should now see a window similar to the one listed below:

Next you will need to supply the information necessary to complete the form shown above.  The MySQL database and table we’re using for this post is on a development machine and is only used by one person. For “production” environments, it is suggested you create a new user and grant the new user SELECT privileges only.  In the future, you can grant additional privileges if necessary.

After you have supplied the details for your data source configuration, you should click on the Test button to make sure everything is in working order.  Next, click on the OK button. You should now see the data source name you supplied on the form in the previous set listed on the ODBC Data Source Administrator window:

Creating the Spreadsheet Connection

Now that you have successfully created a new DSN, you can close the ODBC Data Source Administrator window and open Excel.  Once you have opened Excel, click on the Data ribbon.  For newer versions of Excel, click on Get Data, then From Other Sources, then From ODBC.

In older versions of Excel, it’s a bit more of a process. Firstly, you should see something like this:

The next step is to click on the Connections link located right under the word Data in the tab list. The location of the Connections link is circled in red in the above image. You should be presented with the Workbook Connections window:

The next step is to click on the Add button.  This will present you with the Existing Connections window:

Obviously you don’t want to work on any of the connections listed.  Therefore, click on the Browse for More… button. This will present you with the Select Data Source window:

Just like the previous Existing Connections window, you do not want to use the connections listed in the Select Data Source window.  Therefore, you want to double click on the +Connect to New Data Source.odc folder.  In doing so, you should be now see the Data Connection Wizard window:

Given the data source choices listed, you want to highlight ODBC DSN and click Next.  The next step of the Data Connection Wizard will display all of the ODBC data sources available on the system you are using.

Hopefully, if all as gone according to plan, you should see the DSN that you created in previous steps listed among the ODBC data sources.  Highlight it and click on Next.

The next step in the Data Connection Wizard is to save and finish.  The file name field should be auto filled for you.  You can supply a description.  The description used in the example is pretty self explanatory for anyone that might use it.  Next, click on the Finish button in the lower right of the window.

You should now be back at the Workbook Connection window.  The data connection you just created should be listed:

Importing the Table Data

You can close the Workbook Connection window.  We need to click on the Existing Connections button in the Data ribbon of Excel.  The Existing Connections button should be located to the left on the Data ribbon.

Clicking on the Existing Connections button should present you with the Existing Connections window.  You’ve seen this window in previous steps, the difference now is that your data connection should be listed near the top:

Make sure the data connection you created in the previous steps is highlighted and then click on the Open button.  You should now see the Import Data window:

For the purposes of this post, we are going to use the default settings on the Import Data window.  Next, click on the OK button.  If everything worked out for you, you should now be presented with the MySQL database table data in your worksheet.

For this post, the table we were working with had two fields.  The first field is an auto-increment INT field titled ID.  The second field is VARCHAR(50) and is titled fname.  Our final spreadsheet looks likes like this:

As you’ve probably noticed, the first row contains the table column names.  You can also use the drop down arrows next to the column names to sort the columns.

Wrap-Up

In this post we covered where to find the latest ODBC drivers for MySQL, how to create a DSN, how to create a spreadsheet data connection using the DSN and how to use the spreadsheet data connection to import data into an Excel spreadsheet. Enjoy!

 

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