Microsoft Office Word propose une fonction de révision^{(Review Feature)} , qui permet de suivre les modifications^(Changes) dans un document. Dans ce guide, nous vous expliquons comment utiliser la fonction de révision^{(Review Feature)} ou la fonction de suivi des modifications^{(Track Changes)} dans Microsoft Word.

Fonctionnalité de révision^{(Review Feature)} ou fonctionnalité de suivi des modifications^{(Track Changes)} dans Word

J'ai décomposé la fonction d'examen^{(Review Feature)} en plusieurs sections et expliqué en quoi chacune d'elles est utile :

1. Activer le suivi des modifications
2. Réviser et commenter
3. Afficher les modifications
4. Acceptation et rejet des modifications
5. Finalisation du document
6. Fusionner les commentaires et les modifications^(Changes) dans un seul document
7. Comparez deux^{(Compare two)} documents sans suivi

La fusion et la comparaison de documents sont des fonctionnalités facultatives et vous devez les utiliser dans différents scénarios.

1] Activer le suivi des modifications

Avant d'envoyer un document qui fera l'objet d'une révision, assurez-vous d'activer la fonction de suivi des modifications^{(Track Changes)} . Une fois activé, les modifications apportées par l'un des réviseurs seront enregistrées avec leur nom. Ces modifications peuvent être approuvées ou rejetées par une autre personne. La fonctionnalité offre également un moyen de verrouiller le suivi des modifications^{(Track Changes)} afin que personne ne puisse le désactiver. Apprenons les deux.

• Assurez^(Make) -vous que le document est prêt pour la révision.
• Ouvrez le document, puis accédez à la Review section > click on Track Changes, puis cliquez à nouveau sur le menu Suivi des modifications .^{(Track Changes)}
• Une fois activé, vous devriez remarquer que le bouton a un fond gris.
• Ensuite, cliquez sur Verrouiller le suivi et entrez un mot de passe,^{( Lock Tracking, and enter a password,)} confirmez et cliquez sur OK.
• Après cela, le suivi des modifications^{(Track Changes)} sera désactivé pour vous ou toute autre personne, à moins qu'il ne soit désactivé en utilisant à nouveau le même mot de passe.

Remarque :^(Note:) si vous perdez ou oubliez votre mot de passe, Microsoft ne pourra pas le récupérer pour vous. Assurez-vous de le noter quelque part concernant le document.

2] Révision et commentaires

Après cela, toutes les modifications apportées au document seront enregistrées, quel que soit l'endroit où le document est partagé et modifié. Voici comment les modifications seront enregistrées :

• Les suppressions sont marquées d'un barré
• Les ajouts sont affichés avec un soulignement
• Chaque auteur obtient sa couleur pour les changements
• Sélectionnez un paragraphe ou un ensemble de mots, puis cliquez sur le bouton de commentaire pour ajouter vos commentaires

Une ligne horizontale rouge^{(red horizontal line)} apparaîtra à côté de la ligne ou du paragraphe, ce qui facilitera son identification. Cliquez^(Click) dessus, et tous les changements et commentaires seront visibles. De plus, vous pouvez personnaliser davantage les couleurs en cliquant sur la flèche^{(customize colors by clicking on the arrow)} dans le coin inférieur droit de la section Suivi^(Tracking) .

Remarque :^(Note:) Même si vous désactivez le suivi, les traits de soulignement colorés et le barré seront visibles dans le document.

3] Afficher les modifications

En supposant qu'un document vous soit revenu après examen, et que vous devez trouver tous les changements et commentaires. Accédez à Révision ^(Review ) >  Suivi ^(Tracking ) >  Afficher pour révision^{(Display for Review)} .

• Accédez à Review > suivi > passer de balisage simple^{( Simple Markup )} à tous les balisages^{(All Markup)}
• Si vous choisissez Pas de balisage^{(No Markup)} , le document s'affichera uniquement en version finale
• Si vous sélectionnez Original , vous pouvez afficher le document d'origine sans aucune modification

4] Accepter et rejeter les modifications

Si vous êtes d'accord avec une différence, cliquez sur Accepter^(Accept) et passez au suivant, mais si vous ne l'aimez pas, cliquez sur Rejeter^(Reject) et passez au suivant. Cela annulera la modification apportée à la révision précédente. Vous devriez voir que la différence est marquée par un soulignement^{( marked with an underline)} . Vous avez également des options pour

• Accepter toutes les modifications dans le document
• Rejeter toutes les modifications dans le document.

Vous avez également la section des commentaires, qui peut vous aider à naviguer dans tous les commentaires. Vous pouvez répondre aux commentaires, le marquer comme résolu lorsque vous avez apporté une modification ou le supprimer.

5] Finaliser le document

Lorsque vous savez que tout est terminé, suivez ces étapes pour supprimer les annotations et les commentaires visibles.

• Supprimez^(Delete) tous les commentaires en cliquant sur Commentaires > Delete > Delete tous les commentaires
• Cliquez^(Click) sur Accepter toutes les^{(Accept All)} modifications et arrêter le suivi
• Il se peut que l'on vous demande de saisir le mot de passe si le suivi était verrouillé.

Ceci fait, la fonctionnalité de révision^(Review) dans le document Office Word est terminée. Cependant, nous avons ajouté deux autres fonctionnalités au guide. Ils peuvent être utiles dans un scénario différent.

6] Fusionnez^(Merge) les commentaires et les modifications de différents documents en un seul document

Si vous avez donné un document à réviser par plusieurs utilisateurs, vous pouvez les combiner en un seul document final pour révision.

1. Ouvrez un document Microsoft vierge et accédez à Review > Compare > Combine
2. Sélectionnez deux documents, original sur le côté gauche et modifié sur la droite.
3. Cliquez sur^(Click) OK et répétez pour tous les documents jusqu'à ce que ce soit terminé.

Les modifications apportées par les auteurs seront visibles dans différentes couleurs. Si vous souhaitez filtrer par auteur, vous pouvez cliquer sur Show Markup > Specific et supprimer les auteurs dont vous n'avez pas besoin.

Ce faisant, assurez-vous d'utiliser la fonction de protection^{(Protect feature)} pour verrouiller les auteurs et configurer les restrictions d'édition. Il est utile lorsqu'un document est disponible sur un emplacement partagé.

7] Comparez deux^{(Compare two)} documents sans suivi

Enfin, si aucun suivi n'était activé et que des modifications ont été apportées, vous pouvez utiliser l' outil de comparaison pour rechercher les différences.^(Compare)

1. Ouvrez un document vierge, puis accédez à Révision^(Review) > cliquez sur le bouton Comparer^{( Compare button)} , puis cliquez à nouveau sur Comparer.^{(Compare again.)}
2. Il affichera une boîte de dialogue similaire dans laquelle vous pourrez sélectionner le document original, le document révisé, le nom de l'auteur, etc.
3. Vous pouvez également choisir de comparer les commentaires, les en-têtes, les pieds de page, les tableaux, etc.

Cela conclut notre guide sur la façon dont vous pouvez utiliser les fonctionnalités de révision pour suivre, commenter, comparer dans Microsoft Word . C'est un outil puissant pour les entreprises où les documents sont révisés à différents niveaux.

J'espère que le guide a été facile à comprendre et à suivre.

How to use Review Feature to track changes in Word documents

Microsoft Office Word offers a Review Feature, which allows one to Track Changes in a document. In this guide, we are sharing how you can use the Review Feature or Track Changes feature in Microsoft Word.

Review Feature or Track Changes feature in Word

I have broken down the Review Feature feature into multiple sections and explained how each of them is useful:

1. Enable Track Changes
2. Reviewing and Commenting
3. View Changes
4. Accepting and Rejecting Changes
5. Finalizing the document
6. Merging Comments and Changes into One Document
7. Compare two documents without Tracking

Merging and comparing documents are optional features, and you need to use it in different scenarios.

1] Enable Track Changes

Before you send a document that will go through a review, make sure to enable the Track Changes feature. Once it is turned on, changes made by any of the reviewers will be recorded with their name. Those changes can be approved or rejected by another person. The feature also offers a way to lock Track Changes so that nobody can disable it. Let’s learn both of them.

• Make sure the document is ready for review.
• Open the document, and then go to Review section > click on Track Changes, and then click on Track Changes menu again.
• Once enabled, you should notice that the button has a grey background.
• Next, click on Lock Tracking, and enter a password, confirm and click ok.
• After this, Track Changes will be disabled for you or anybody else unless disabled by using the same password again.

Note: If you lose or forget your password, Microsoft won’t be able to recover it for you. Make sure to note it somewhere regarding the document.

2]  Reviewing and Commenting

After this, whatever changes are made to the document will be recorded no matter where the document is shared and edited. Here is how the changes will be recorded:

• Deletions are marked with a strikethrough
• Additions are shown with an underline
• Every author gets its color for the changes
• Select a paragraph or set of words, and click on the comment button to add your comments

A red horizontal line will show up next to the line or paragraph, making it easier to identify. Click on it, and all changes and comments will be visible. Adding to this, you can further customize colors by clicking on the arrow on the right-bottom corner of the Tracking section.

Note: Even if you turn off tracking, the colored underlines and strikethrough will be visible in the document.

3] View Changes

Assuming a document has come back to you after review, and you need to find all the changes and comments. Go to Review > Tracking > Display for Review.

• Go to Review > tracking > change from Simple Markup to All Markup
• If you choose No Markup, then the document will display as the final version only
• If you select Original, you can view the original document without any changes

4] Accepting and Rejecting Changes

If you are ok with a difference, then click on Accept and move next, but if you do not like it, click on Reject and jump to next. It will undo the change to the previous revision. You should see that the difference is marked with an underline. You also have options to

• Accept All Changes in Document
• Reject All Changes in Document.

You also have the comments section, which can help you navigate through all the comments. You can reply to comments, mark it as resolved when you have made a change or delete it.

5] Finalizing the document

When you know everything is complete, follow these steps to remove any visible markups and comments.

• Delete all the comments by clicking on Comments > Delete > Delete all comments
• Click on Accept All changes and stop tracking
• You might be asked to enter the password if the tracking was locked.

Done this, the Review feature in Office Word document is complete. However, there are two more features that we have added to the guide. They can be handy in a different scenario.

6] Merge comments & changes from different documents into one Document

If you have given a document to be reviewed by multiple users, then you can combine them into one final document for review.

1. Open a blank Microsoft document, and go to Review > Compare > Combine
2. Select two documents, original on the left side, and edited on the right.
3. Click ok and repeat for all documents until it is over.

Change made by the authors will be visible in different colors. If you want to filter by author, you can click on Show Markup > Specific people and remove authors you don’t need.

When doing so, make sure to use the Protect feature to lock authors and setup editing restrictions. It is useful when a document is available on a shared location.

7] Compare two documents without Tracking

Lastly, if there was no tracking enabled, and changes were made, you can use the Compare tool to find the differences.

1. Open a blank document, and then go to Review > click on the Compare button, and then click on the Compare again.
2. It will show a similar dialogue box where you can select the original document, revised document, author name, and more.
3. You can also choose to compare comments, headers, footers, tables, and more.

That concludes our guide on how you can use the review features to track, comment, compare in Microsoft Word. It’s a powerful tool for companies where the documents are reviewed at different levels.

I hope the guide was easy to understand and follow.

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