Chaque fois qu'il y a un changement dans la bibliothèque, un utilisateur peut facilement stocker, suivre et restaurer des éléments via la gestion des versions dans SharePoint^{(versioning in SharePoint)} . La fonctionnalité permet à un utilisateur de contrôler le contenu publié sur son site. Voyons donc comment configurer la gestion des versions^(Versioning) dans SharePoint 2016 pour une bibliothèque et une liste, séparément.

Activer la gestion des versions^(Versioning) dans SharePoint pour une bibliothèque^(Library) ou une liste

Track and manage information over time with versioning in SharePoint lists and libraries. View and recover previous versions from the item’s history. When enabled, new versions are added to an item’s history after changes are saved. The number of versions stored and the visibility of draft or minor versions can be modified for each list and library, says Office.com.

L'utilité de la gestion des versions^(Versioning) dans SharePoint peut être expérimentée lorsque vous devez consulter ou restaurer une ancienne version d'un élément ou d'un fichier. Pour activer la gestion des versions d'une liste ou d'une bibliothèque dans SharePoint-

1. Accédez aux paramètres de la liste^{(Access List Settings)} ou à la bibliothèque^(Library) dans le groupe Paramètres^(Settings) .
2. Accédez à la page des paramètres des versions
3. Configurer la gestion des versions pour la bibliothèque de documents^{(Document Library)}
4. Configurer la gestion des versions pour la liste

Si vous avez des bibliothèques existantes sur votre site OneDrive Entreprise^(Business) pour lesquelles la gestion des versions n'est pas activée, vous pouvez activer la gestion des versions pour elles à tout moment.

1] Groupe Paramètres de la liste d'accès^{(Access List Settings)} ou Paramètres de la bibliothèque^{(Library Settings)}

Accédez à la bibliothèque ou à la liste SharePoint pour laquelle vous souhaitez activer la gestion des versions.

Choisissez l' onglet Bibliothèque^(Library) ou Liste .^(List)

Sous le groupe ' Paramètres^(Settings) ', choisissez l'option ' Bibliothèque^(Library) ' ou ' Liste '.^(List)

2] Accédez à la page des paramètres des versions

Lorsque la fenêtre ' Paramètres de la bibliothèque^{(Library Settings)} ' s'ouvre, cliquez sur le lien ' Paramètres^{(Versioning settings)} de gestion des versions ' affiché en bleu.

3] Configurer la gestion des versions^{(Configure Versioning)} pour la bibliothèque de documents dans ^(Document)SharePoint

[Source de l'image - Office.com]

Lorsque vous êtes dirigé vers la page " Paramètres de version^{(Version Settings)} ", activez la gestion des versions en cochant les options appropriées répertoriées sous les en-têtes suivants,

• Exiger^(Require) l'approbation du contenu pour les éléments soumis.
• Créez une version chaque fois que vous modifiez un fichier dans cette bibliothèque de documents, qu'il s'agisse de versions principales uniquement ou de versions principales et secondaires.
• Limitez le nombre de versions et de brouillons à conserver.
• Définissez qui peut voir les brouillons.
• Exiger que les documents soient vérifiés avant de pouvoir être modifiés.

4] Configurer la gestion des versions^{(Configure Versioning)} pour la liste^(List) dans SharePoint

De même, pour activer la gestion des versions pour la liste^(List) dans SharePoint , cochez les options souhaitées sous la page « Paramètres de version^{(Version Settings)} » pour la liste.

Si à un moment donné, vous avez envie de désactiver la gestion des versions dans une liste ou une bibliothèque SharePoint

Répétez les étapes répertoriées ci-dessus, mais choisissez ' Pas de gestion des versions^{(No versioning)} ' sur la page ' Paramètres de version^{(Version Settings)} '. Vous pouvez également cocher Non pour Exiger^(Require) l'approbation du contenu.

Toute personne autorisée à gérer des listes peut activer ou désactiver la gestion des versions pour une bibliothèque. La gestion des versions^(Versioning) est disponible pour les éléments de liste dans tous les types de liste par défaut, y compris les calendriers, les listes de suivi des problèmes et les listes personnalisées.

How to enable Versioning in SharePoint

Whenever there іs a change in the library, a user can eаsily store, track, and restore items via versioning in SharePoint. The feature gives a user control over the content that is posted on his/her site. So, let’s find how to configure Versioning in SharePoint 2016 for a library and list, separately.

Enable Versioning in SharePoint for a Library or List

Track and manage information over time with versioning in SharePoint lists and libraries. View and recover previous versions from the item’s history. When enabled, new versions are added to an item’s history after changes are saved. The number of versions stored and the visibility of draft or minor versions can be modified for each list and library, says Office.com.

The utility of Versioning in SharePoint can be experienced during times when you need to look at or restore an old version of an item or file. For enabling versioning for a list or library in SharePoint-

1. Access List Settings or Library in the Settings group.
2. Go to Versions Settings Page
3. Configure versioning for Document Library
4. Configure Versioning for List

If you have existing libraries on your OneDrive for Business site that do not have versioning enabled, you can enable versioning for them any time.

1] Access List Settings or Library Settings group

Go to the SharePoint library or list for which you would like to enable versioning.

Choose the Library or List tab.

Under ‘Settings’ group, choose ‘Library’ or ‘List’ option.

2] Go to Versions Settings Page

When the ‘Library Settings’ window opens, click the ‘Versioning settings’ link displayed in blue.

3] Configure Versioning for Document library in SharePoint

[Image source – Office.com]

When directed to ‘Version Settings’ page, enable versioning by checking suitable options listed under following headings,

• Require content approval for submitted items.
• Create a version each time you edit a file in this document library, either major versions only or major and minor versions.
• Limit the number of versions and drafts to retain.
• Set who can see draft items.
• Require documents to be checked before they can be edited.

4] Configure Versioning for List in SharePoint

Similarly, to enable versioning for List in SharePoint, check the desired options under ‘Version Settings’ page for List.

If at some point, you feel like disabling versioning in a SharePoint list or library

Repeat the steps listed above, but choose ‘No versioning’ on the ‘Version Settings’ page. You can also check No for Require content approval.

Anyone with permission to manage lists can turn versioning on or off for a library. Versioning is available for list items in all default list types—including calendars, issue tracking lists, and custom lists.

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