Deux des principales fonctions d'Excel sont de vous permettre de manipuler et d'afficher des données sous différents angles, et l'un des outils les plus simples mais les plus puissants du programme pour ce faire est la fonction Trier^{(Sort )} .

Qu'il s'agisse de simples tris croissants/décroissants, de tris sur plusieurs variables pour afficher les données dans des groupes ou de maintenir l'intégrité des lignes, ou de simples tris alphanumériques pour ordonner vos données tabulaires, le tri des données dans Excel est une compétence essentielle.

Peu de programmes sont mieux adaptés au tri des données tabulaires qu'Excel^(Excel) , et vos tris peuvent aller du plus simple et relativement simple au plus sophistiqué. Alors que les prouesses de tri d' Excel - ce que vous pouvez faire avec le bon ensemble de données et une petite connaissance du fonctionnement interne du programme - sont en effet robustes et approfondies, l'astuce technique d'aujourd'hui se concentre sur deux types de tri de base, comme suit :

• Trier des données sur une seule colonne
• Tri des données sur plusieurs colonnes

Les feuilles de calcul sont, bien sûr, composées de colonnes et de rangées de cellules, ou de données tabulaires, où chaque colonne comprend une division logique de faits, de chiffres ou de tout autre détail par catégorie, comme, par exemple, des noms, des adresses, des devises, des pièces nombres, etc., selon le type de feuille de calcul. Les lignes^(Rows) , quant à elles, affichent des personnes, des objets ou des figures côte à côte ou dans la même instance ou occurrence.

Selon le type de feuille de calcul et les données qu'elle contient, telles qu'une liste tabulaire de noms, adresses, numéros de téléphone et autres données pertinentes, les lignes sont souvent similaires aux enregistrements de la base de données.

Lorsque vous triez des lignes de données, chaque ligne doit conserver son intégrité, sans déplacer par inadvertance des données d'une ligne à une autre, ce qui, comme vous le verrez plus loin, est l'endroit où le tri des données sur plusieurs colonnes est pratique.

Tri sur un seul champ

Vous pouvez trier les enregistrements de votre feuille de calcul par lignes et vous pouvez trier les cellules des enregistrements par colonnes. Vous pouvez, bien sûr, spécifier des ordres de tri croissants ou décroissants. Par défaut, croissant / alphanumérique, le programme organise le texte de A à Z et les nombres du plus petit au plus grand. Trier avec un ordre de tri décroissant, bien sûr, inverse les plus anciens de Z à A , ou de sorte que les plus grands nombres commencent en haut.

Comme pour de nombreuses fonctions dans Excel , il existe plusieurs façons d'effectuer un tri simple ; tout ce dont vous avez besoin pour ce type de tri, cependant, réside dans le menu déroulant du bouton droit de la souris, comme indiqué ci-dessous.

1. Cliquez avec le bouton droit sur^{(Right-click)} un champ de la colonne sur laquelle vous souhaitez trier la feuille de calcul pour ouvrir le menu contextuel.
2. Faites défiler^(Scroll) vers le bas et placez le curseur sur Trier^(Sort) pour ouvrir le menu déroulant.
3. Cliquez sur Trier de A à Z^{(Sort A to Z)} pour l'ordre croissant ou Trier de Z à A pour^{(Sort Z to A )} l'ordre décroissant ( notez ^(Note)qu'Excel^(Excel) n'inclut pas les données des cellules de la ligne 1 dans le tri ; le programme suppose que cette ligne contient vos étiquettes de colonne ou en-têtes.) .

Ce tri simple fonctionne pour de nombreux types de données, sauf lorsque vos lignes et vos colonnes contiennent des données identiques ou en double. Dans ces cas, vous devez trier sur deux colonnes ou plus, à venir ensuite.

Tri des enregistrements sur plusieurs champs

Selon la complexité de vos données, vous devrez peut-être effectuer un tri sur plusieurs colonnes. Le meilleur exemple est peut-être le tri d'une base de données par ordre alphabétique dans l'ordre des noms de famille. Supposons que vos données comportent plusieurs personnes portant le même nom de famille. Dans ces cas, vous voudrez vous assurer que Linda Johnson vient avant Lydia Johnson et que Cherri Anderson s'affiche après Charles Anderson… Vous voyez l'idée.

Vous pouvez configurer des recherches personnalisées avec plusieurs critères à partir de la boîte de dialogue Trier , comme ceci.^(Sort)

1. Cliquez sur^(Click) une cellule dans la première colonne de données que vous souhaitez trier.
2. Cliquez sur Données^{(Data )} juste en dessous de la barre de titre pour ouvrir le ruban Données . ^(Data)(Le ruban est, bien sûr, la rangée d'onglets contextuels en haut de la fenêtre de l'application.)
3. Dans la section Trier et filtrer^{(Sort & Filter)} , cliquez sur le bouton Trier^{(Sort )} pour ouvrir la boîte de dialogue Trier.

• Cliquez sur le menu déroulant Trier par et choisissez le nom de la première colonne à trier. ^{(Sort by)}(Notez qu'Excel^(Excel) affiche le contenu dans la ligne 1 de la colonne, qui dans ce cas contient les étiquettes de colonne. Vous pouvez désactiver cette option en décochant la case Mes données ont des en-têtes^{(My data has headers)} .)
• Cliquez sur Ajouter un niveau^{(Add Level )} pour ajouter une autre colonne à l'ordre de tri.
• Cliquez sur le menu déroulant Puis par et choisissez la colonne suivante à trier.^{(Then by)}
• Répétez les étapes 6 et 7^{(Steps 6 and 7)} si nécessaire pour configurer les paramètres de votre tri.

Cliquer dans la boîte de dialogue Trier^(Sort) révèle plusieurs options différentes pour modifier vos tris, bien que certaines d'entre elles, à moins que vous ne sachiez exactement comment chacune affecte votre tri, produiront très probablement des résultats indésirables.

• Cliquez sur OK .
• Si une boîte de dialogue Avertissement de tri s'affiche, sélectionnez ^{(Sort Warning)}Développer la sélection^{(Expand the selection)} , puis cliquez sur Trier.^(Sort.)

En outre, lorsque vous choisissez une colonne, Excel analyse le contenu des cellules de cette colonne et fait des suppositions éclairées sur les valeurs qui doivent remplir les champs Trier sur^{(Sort on)} et Ordre . ^(Order)Sauf si vous avez une raison spécifique (et logique) de les modifier, ne le faites pas. (À moins que vous n'expérimentiez, bien sûr. J'encourage toujours cela - et la fonction Annuler^(Undo) d'Excel fonctionne à merveille.)

Comme vous pouvez l'imaginer, ce n'est que le début de la façon dont vous pouvez trier les données dans Excel . Il est important de se rappeler, cependant, qu'à moins d'être prudent, l'utilisation de mauvais paramètres peut juxtaposer vos données et changer complètement leur position dans la feuille de calcul. Le tri^(Sort) est rapide et facile à configurer. La bonne nouvelle est que l' annulation^(Undo) est également rapide. N'ayez^(Don) pas peur d' annuler^(Undo) et de réessayer. Et encore.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Τwo of Excel’s primary functions are to allow you to manipulate and view data from different perspectives, and one of the program’s more simple but powerful tools for doing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

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