Microsoft appelle son application Planner "un moyen simple et visuel d'organiser le travail d'équipe". Entre autres fonctionnalités, cette application de gestion de projet vous aide à créer un plan de projet, à créer et à attribuer des tâches dans différentes catégories et à afficher les données et les statistiques du plan.

Toute personne disposant d'un abonnement à Office 365 , qu'il s'agisse d'un abonnement personnel ou d'un abonnement d'entreprise via votre employeur, a accès à Microsoft Planner . 

Tutoriel Microsoft Planner

Microsoft Planner a plusieurs portes d'entrée. Commencez par vous connecter à votre compte Office 365^{(Office 365 account)} . Vous pouvez le faire à n'importe lequel des nombreux points d'entrée d' Office 365 , notamment :^{(Office 365)}

• office.com
• admin.microsoft.com
• outlook.com

Si vous êtes déjà connecté à une autre zone de Microsoft Office , vous pouvez trouver le lien vers l' application Microsoft Planner en sélectionnant l'icône du lanceur d'applications dans le coin supérieur gauche et en choisissant Planner . Si Planner ne figure pas dans la liste, sélectionnez Toutes les applications^{(All apps )} et recherchez Planner dans la liste.

Vous pouvez également vous connecter à Microsoft Planner directement sur tasks.office.com .

Une fois que vous êtes connecté, votre premier arrêt sera le hub Planner . À partir de là, vous pouvez démarrer un nouveau plan, afficher les plans récents, afficher tous vos plans ou afficher les tâches qui vous sont assignées. 

Notez le lien pour obtenir l' application mobile Planner en bas du menu de gauche. Sélectionnez le lien et cliquez sur Envoyer^(Send) dans la boîte de dialogue modale.

L' application mobile Microsoft Planner est disponible pour ^{(Microsoft Planner)}Android et iPhone.

Comment créer un plan dans l' application Microsoft Planner^{(Microsoft Planner App)}

Avant de pouvoir attribuer des tâches à vous-même ou à d'autres personnes, vous devez créer un plan.

Création d'un plan

Dans le volet de gauche, sélectionnez Nouveau forfait^{(New plan)} . Remplissez toutes les informations demandées dans la fenêtre Nouveau plan .^{(New plan)}

1. Donnez un nom à votre plan.
2. ( Facultatif^(Optional) ) Si vous invitez un groupe Microsoft^{(Microsoft Group)} existant à votre plan (par exemple, via Microsoft Teams ), vous pouvez ajouter votre plan au groupe^(Group) maintenant en sélectionnant Ajouter à un groupe Microsoft 365 existant^{(Add to an existing Microsoft 365 group)} , puis en choisissant un groupe pour votre régime. C'est pratique si vous pensez avoir plusieurs forfaits pour le même groupe.

1. Décidez si votre plan est public ou privé. Si vous choisissez public , tous les membres de votre organisation pourront voir votre plan. Si vous choisissez privé^(private) , seules les personnes que vous ajoutez à votre forfait pourront le voir.
2. (Facultatif) Rédigez une description du groupe^{(group description)} . Lorsque vous ajoutez de nouveaux membres à votre plan, ils verront la description du groupe, ce qui leur donnera une idée de l'objectif du plan.
3. Sélectionnez Créer un forfait^{(Create plan)} .

Ensuite, vous verrez le tableau de bord principal ou le tableau du^(Board) plan que vous venez de créer. 

La vue du tableau de bord est basée sur des cartes, un peu comme Trello^{(much like Trello)} . Avant d'ajouter des tâches, ajoutez des membres de votre équipe au plan. 

Ajouter d'autres personnes à votre plan

Dans le tableau de bord du plan, sélectionnez le menu déroulant Membres . ^(Members)Saisissez le nom d'une personne pour l'ajouter en tant que membre. 

Ajout et attribution de tâches

Votre plan est fourni avec un groupe de tâches^(bucket) par défaut appelé À faire^{(To do)} . 

1. Vous pouvez ajouter une tâche à ce compartiment en sélectionnant Ajouter une tâche.^{(Add task.)}

1. Vous pouvez créer des compartiments supplémentaires pour vos tâches en sélectionnant le lien Ajouter un nouveau compartiment . ^{(Add new bucket)}Tapez le nom du nouveau compartiment et appuyez sur Entrée^(Enter) .

1. Ensuite, choisissez le lien Ajouter une tâche^{(Add task)} sous le compartiment de votre choix. Saisissez un nom de tâche^{(task name)} . 

1. Définissez la date d'échéance^{(due date)} .

1. Ensuite, choisissez à qui cette tâche doit être attribuée. La carte de tâche indiquera Non attribué^(Unassigned) jusqu'à ce que vous attribuiez la tâche.

1. Assurez-vous de sélectionner le bouton Ajouter une tâche^{(Add task)} pour enregistrer la tâche.

1. Votre tâche apparaîtra sous la forme d'une carte sous le compartiment que vous avez choisi. 

Pour ajouter plus de détails à la tâche, sélectionnez la carte sur le tableau de bord. À partir de là, vous pouvez ajouter une étiquette, modifier le compartiment dans lequel se trouve la tâche et indiquer la progression, la priorité, la date de début et la date d'échéance de la tâche. 

Vous pouvez également ajouter des notes, des listes de contrôle et des pièces jointes. Tout membre de l'équipe peut ajouter des commentaires à la tâche.

Rester sur la bonne voie 

Microsoft Planner propose différentes manières d'obtenir une vue d'ensemble de votre plan. 

Graphiques

L' onglet Graphiques^(Charts) affiche des résumés de l'état de toutes les tâches du plan, le nombre de tâches dans chaque compartiment, un graphique indiquant le nombre de tâches dans chaque niveau de priorité (urgent, important, moyen et faible), une liste des membres du plan et le nombre de tâches assignées à chaque personne.

Programme

L' onglet Planification^(Schedule) affiche toutes les tâches sur un calendrier afin que vous puissiez avoir une idée des échéances des tâches qui approchent. 

Autres options

Sélectionnez les trois points à droite de l' onglet Planification^(Schedule) et vous trouverez de nombreuses autres fonctionnalités de Microsoft Planner . 

• La conversation^{(Conversation)} vous mènera directement à Outlook afin que vous puissiez envoyer un e-mail aux membres de l'équipe.
• Les membres^(Members) vous amèneront à la page Adhésion de groupe^{(Group Membership)} de votre plan où vous pourrez ajouter et supprimer des membres.
• Fichiers^(Files) vous amène à la bibliothèque Sharepoint du groupe où vous pouvez créer, télécharger, supprimer et modifier des documents liés à votre plan.
• Notebook lance un bloc-notes Microsoft OneNote dédié à votre forfait.
• Sites vous amène à une page où vous pouvez créer et modifier un site Sharepoint d'équipe pour votre plan. 

Vous pouvez également ajouter le plan à vos favoris, faire une copie de votre plan dans Microsoft Planner , exporter votre plan vers Excel , copier le lien vers votre plan et ajouter votre plan à votre calendrier  Outlook .

Les propriétaires de groupe peuvent sélectionner les paramètres du plan^{(Plan settings )} pour configurer les paramètres de messagerie du groupe et indiquer si le groupe doit recevoir un e-mail lorsqu'une tâche est attribuée ou terminée. C'est également là que le propriétaire peut supprimer^(delete) le plan.

Exécution de tâches^(Tasks) dans Microsoft Planner

Lorsqu'une tâche est terminée, la personne affectée à la tâche peut la marquer comme terminée sur sa carte au tableau^(Board) .

Une fois la tâche marquée comme terminée, vous pouvez la retrouver en développant la liste déroulante Afficher terminée .^{(Show completed)}

Obtenez des mises à jour sur votre plan

Les membres du plan peuvent choisir quand recevoir des notifications de Planner en sélectionnant l'icône d'engrenage/paramètres, en sélectionnant Notifications et en spécifiant leurs préférences de notification.

Autres outils de gestion des tâches^{(Task Management)} et de collaboration^{(Collaboration Tools)}

Parfois, la complexité même de Microsoft n'est pas attrayante pour les utilisateurs. Si vous avez décidé que la suite logicielle Microsoft Office 365 n'est pas pour vous, il existe de nombreux autres excellents outils de gestion des tâches^{(task management)} et de collaboration^{(collaboration tools)} disponibles. 

Quels que soient^(Whichever) les outils que vous choisissez, un plan de projet organisé vous aidera à atteindre vos objectifs.

A Microsoft Planner Tutorial: Everything You Need to Know

Microsoft calls its Planner applіcation “a simple, visual way to organizе teamwork.” Among other features, this project management app helps yоυ make a projeсt plan, create and аssign tasks in different categories, and viеw plan data and statistics.

Anyone who has a subscription to Office 365, whether it’s a personal subscription or an enterprise subscription via your employer, has access to the Microsoft Planner. 

Microsoft Planner Tutorial

Microsoft Planner has multiple front doors. Begin by signing into your Office 365 account. You can do that at any of Office 365’s many points of entry including:

• office.com
• admin.microsoft.com
• outlook.com

If you’re already signed into another area of Microsoft Office, you can find the link to the Microsoft Planner app by selecting the app launcher icon in the upper-left corner and choosing Planner. If Planner is not in the list, select All apps and find Planner in the list.

Alternatively, you can sign into Microsoft Planner directly at tasks.office.com.

Once you’ve signed in, your first stop will be the Planner hub. From there you can start a new plan, view recent plans, view all your plans, or view tasks assigned to you. 

Note the link to get the Planner mobile app at the bottom of the left menu. Select the link and click Send in the modal dialogue box.

The Microsoft Planner mobile app is available for both Android and iPhone.

How to Build a Plan in the Microsoft Planner App

Before you can assign tasks to yourself or other people, you must create a plan.

Creating a Plan

In the left pane, select New plan. Fill out all the information requested in the New plan window.

1. Give your plan a name.
2. (Optional) If you’ll be inviting an existing Microsoft Group to your plan (say, for example, via Microsoft Teams), you can add your plan to the Group now by selecting Add to an existing Microsoft 365 group and then choosing a group for your plan. This is handy if you think you’ll have multiple plans for the same group.

1. Decide whether your plan is public or private. If you choose public, then anyone in your organization will be able to see your plan. If you choose private, then only the people you add to your plan will be able to see it.
2. (Optional) Write a group description. When you add new members to your plan, they will see the group description, giving them an idea of the purpose of the plan.
3. Select Create plan.

Next you will see the main dashboard or Board for the plan you just created. 

The dashboard view is card-based, much like Trello. Before adding tasks, add members of your team to the plan. 

Adding Other People to Your Plan

From the plan dashboard, select the Members dropdown. Enter a person’s name to add them as a member. 

Adding and Assigning Tasks

Your plan comes with one default task bucket called To do. 

1. You can add a task to that bucket by selecting Add task.

1. You can create additional buckets for your tasks by selecting the Add new bucket link. Type the name of the new bucket and press Enter.

1. Next, choose the Add task link under whichever bucket you want. Enter a task name. 

1. Set the due date.

1. Next, choose who this task should be assigned to. The task card will indicate Unassigned until you assign the task.

1. Be sure to select the Add task button to save the task.

1. Your task will appear as a card under the bucket you chose. 

To add more details to the task, select the card on the dashboard. From there, you can add a label, change which bucket the task is in, and indicate the task’s progress, priority, start date, and due date. 

You can also add notes, checklists, and attachments. Any team member can add comments to the task.

Staying on Track 

Microsoft Planner offers a variety of ways to get a bird’s-eye view of your plan. 

Charts

The Charts tab displays summaries of the status of all tasks in the plan, how many tasks are in each bucket, a chart showing how many tasks there are in each priority level (urgent, important, medium, and low), a list of the plan’s members, and how many tasks each person has been assigned.

Schedule

The Schedule tab displays all the tasks on a calendar so you can get an idea of which task deadlines are approaching. 

Other Options

Select the three dots to the right of the Schedule tab, and you will find many other features of Microsoft Planner. 

• Conversation will take you directly to Outlook so you can email team members.
• Members will take you to the Group Membership page for your plan where you can add and delete members.
• Files takes you to the group’s Sharepoint library where you can create, upload, delete, and edit documents related to your plan.
• Notebook launches a Microsoft OneNote notebook dedicated to your plan.
• Sites takes you to a page where you can create and edit a team Sharepoint site for your plan. 

You can also add the plan to your favorites, make a copy of your plan within Microsoft Planner, export your plan to Excel, copy the link to your plan, and add your plan to your Outlook calendar. 

Group owners can select Plan settings to configure the group’s email settings and indicate whether the group should receive an email when a task is assigned or completed. This is also where the owner can delete the plan.

Completing Tasks in the Microsoft Planner

When a task has been completed, the person assigned to the task can mark it as complete on its card on the Board.

After the task has been marked as complete, you can find it again by expanding the Show completed dropdown.

Get Updates on Your Plan

Plan members can choose when to receive notifications from Planner by selecting the gear/settings icon, selecting Notifications, and specifying their notification preferences.

Other Task Management and Collaboration Tools

Sometimes the sheer complexity of Microsoft is unattractive to users. If you’ve decided that the Microsoft Office 365 software suite is not for you, there are many other excellent task management and collaboration tools available. 

Whichever tools you choose, having an organized project plan will help you achieve your goals.

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