Diriger une petite équipe n'est pas un travail si mouvementé à moins ou jusqu'à ce que vous entriez en contact avec tous les membres de votre groupe. Il y a de nombreuses choses à faire. Par exemple, vous pouvez les appeler dans votre bureau, organiser une conférence téléphonique, créer un groupe Facebook , etc. Mais si vous recherchez un service de gestion d'équipe sans encombrement pour toute entreprise en ligne ou hors ligne, Slack est ce que vous recherchez !

Bien que^(Though) Slack propose^(Slack) des solutions premium, l' édition gratuite^{(free edition)} vous convient parfaitement si vous avez une équipe de 7 ou 8 membres. Maintenant, si vous avez utilisé ce service, vous savez peut-être à quel point il est utile. Toutefois, si vous n'avez jamais utilisé Slack dans le passé et que vous recherchez des conseils pour l'utiliser, ces conseils et astuces utiles sur Slack^{(Slack tips and tricks)} peuvent vous aider à utiliser ce service efficacement.

Trucs et astuces Slack

Commençons simplement par quelques trucs et astuces de base de Slack , après quoi vous pouvez découvrir certaines fonctionnalités avancées de Slack .

1] Activer la notification du navigateur

Comme il s'agit d'un service de messagerie instantanée, vous devez répondre à l'expéditeur dès que possible. Mais, vous pouvez l'oublier une fois que vous commencez à faire vos tâches après avoir réduit la fenêtre du navigateur. Par conséquent, vous pouvez activer les notifications du navigateur pour Slack . Si vous ouvrez Slack pour la première fois, vous recevrez un petit message sur votre écran. Appuyez simplement^(Just) sur le bouton "Activer les notifications" pour faire avancer les choses.

Au cas où vous l'auriez manqué, vous pouvez aller dans les paramètres et cliquer sur le bouton " Passer^(Switch) à nos paramètres recommandés". Ensuite, vous pouvez également modifier la tonalité de notification.

2] Ne pas déranger

Si vous avez activé les notifications du navigateur et que vous en avez maintenant marre de recevoir les notifications les unes après les autres, vous pouvez simplement répéter vos notifications. Cela vous permettra d'obtenir les messages, mais il ne vous en informera pas. Il existe deux façons d'activer Ne pas déranger^{(Do not Disturb)} dans Slack . Tout^(First) d'abord , vous pouvez le répéter pendant 20 minutes à 24 heures. Deuxièmement^(Second) , vous pouvez programmer le DnD . Pour cela, cliquez simplement sur le bouton Alarm Bell qui est visible à côté du nom de l'équipe et sélectionnez une heure. Si vous souhaitez le programmer, vous pouvez cliquer sur "Ne pas déranger^(Disturb)horaire ». Après cela, vous devez définir une heure. Cependant, assurez-vous d'avoir sélectionné votre propre fuseau horaire lors de la configuration de l'équipe pour la première fois.

3] Autorisations d'équipe

Lorsque vous êtes propriétaire d'une équipe, vous devez absolument vous occuper de la sécurité, principalement lorsqu'elle est gérée en ligne. Slack offre de nombreuses options pour gérer la confidentialité de votre équipe. En d'autres termes, vous aurez quelques options pour permettre aux non-administrateurs d'autoriser ou de bloquer diverses choses. Par exemple, vous pouvez autoriser d'autres personnes à inviter des personnes, supprimer un membre (non recommandé), afficher des statistiques, partager des fichiers en externe et bien d'autres. Pour cela, vous devez ouvrir Paramètres^(Settings) et passer à l' onglet Autorisations .^{(Permissions )}

4] Modifier le nom et l'URL de l'équipe

Généralement, les gens créent l'équipe sur Slack avec le nom "Mon équipe". Mais plus tard, ils sélectionnent le nom exact de l'équipe et l' URL correspondante . Si la même chose s'est produite avec vous, vous pouvez modifier le nom de l'équipe ainsi que l' URL . Mais l' URL de l'équipe^{(Team URL)} doit être unique. Visitez la page suivante pour faire avancer les choses. Ici, vous pouvez changer le nom et l' URL :

https://abcd.slack.com/admin/name

N'oubliez pas de remplacer abcd par l'URL de votre équipe actuelle.

5] Importer/Exporter des données

Supposons que vous souhaitiez supprimer votre équipe. Si tel est le cas, il est toujours recommandé d'exporter vos données depuis Slack afin de pouvoir les utiliser ultérieurement. Vous pouvez exporter des messages, des liens vers des fichiers, des canaux archivés, le journal d'activité d'intégration. Il n'est pas possible d'exporter l'historique/les fichiers des groupes privés, les messages directs et les journaux de suppression. Pour cela rendez-vous sur la page suivante :

https://abcd.slack.com/admin/settings

N'oubliez pas de remplacer abcd par l' ^(abcd)URL de votre équipe actuelle . Ici, vous obtiendrez un bouton appelé Import/Export Data . Cliquez^(Click) dessus et sélectionnez si vous souhaitez importer ou exporter. Si vous avez besoin d'exporter des données, passez simplement à Exporter^(Export) et cliquez sur le bouton Démarrer l'exportation^{(Start Export )} . Si vous souhaitez importer^(Import) , sélectionnez simplement la source et parcourez les options de l'écran. Cela ne peut être fait que si vous êtes l'administrateur d'une équipe.

6] Transférer la propriété

Supposons que^(Suppose) vous quittiez l'équipe et que vous souhaitiez simplement désigner quelqu'un d'autre comme administrateur, qui gérera toutes les choses en votre nom, alors vous pouvez visiter cette page pour faire avancer les choses :

https://abcd.slack.com/admin/settings

Encore une fois, assurez-vous d'avoir remplacé abcd par le nom de votre équipe. Ici vous pouvez trouver gérer les membres et les rôles de votre équipe^{(manage your team members and roles)} . Après cela, vous obtiendrez l' option de transfert de propriété . ^{(Transfer ownership )}Maintenant, vous devez choisir un nouveau membre principal et entrer votre mot de passe.

7] Activer l'authentification à deux facteurs

L'authentification à deux facteurs est probablement le meilleur moyen de protéger votre compte. Slack propose également une vérification en 2 étapes, qui créera une couche de protection supplémentaire sur votre compte Slack existant . Cependant, toutes vos sessions seront déconnectées après avoir activé l'authentification à deux facteurs. Pour l'activer, rendez-vous sur la page suivante :

https://abcd.slack.com/account/settings#two_factor

Cliquez sur le bouton Configurer l'authentification à deux facteurs . ^{(Setup Two-Factor Authentication )}Ensuite, vous devez entrer votre mot de passe. Ensuite, vous aurez deux options, à savoir SMS^{(SMS Text Message)} et Utiliser une application^{(Use an App)} . Utilisez ce qui vous convient, mais l' option SMS est bien meilleure.^(SMS)

Choisissez cela et entrez votre numéro de téléphone portable. Maintenant, vous recevrez un SMS à ce sujet, que vous devrez saisir sur la page correspondante afin d'activer l'authentification à deux facteurs dans Slack .

8] Appelez n'importe quel membre de l'équipe

Récemment, Slack a inclus une option pour appeler n'importe quel membre de l'équipe. Cependant, il s'agit d'un appel VoIP , ce qui signifie que vous ne pouvez pas appeler la personne sur son mobile. Le membre doit être en ligne pour recevoir votre appel. Néanmoins, il est très facile d'appeler n'importe qui sur Slack . Ouvrez simplement^(Just) le profil respectif et appuyez sur le bouton d' appel^{(Call )} qui est visible en haut à droite.

9] Connectez-vous à plusieurs équipes

Supposons que^(Suppose) vous gérez plus d'une équipe sur Slack . Si vous souhaitez vous connecter à plusieurs équipes, vous pouvez certainement le faire. Cliquez simplement^(Just) sur le nom de l'équipe et sélectionnez l' option Se connecter à une autre équipe . ^{(Sign in to another team)}Ensuite, vous devez entrer le nom de votre équipe, votre identifiant de messagerie et votre mot de passe.

10] Changer le thème de la barre latérale

Il y a beaucoup de gens qui jouent souvent avec l'interface. Si vous êtes l'un d'entre eux et que vous souhaitez modifier l'apparence simple de la barre latérale Slack , voici une solution pour vous. Il est possible de changer de thème. Pour cela, cliquez simplement sur le nom de l' équipe^(Team) et allez dans Préférences^{(Preferences)} . Ici, vous obtiendrez l' option Thème de la barre latérale . ^{(Sidebar Theme )}Basculez vers cela pour sélectionner un nouveau thème ou une nouvelle combinaison de couleurs.

Slack est une solution ultime pour gérer votre petite équipe. Partagez votre expérience avec Slack.^{(Slack is an ultimate solution for managing your small team. Do share your experience with Slack.)}

Lire ensuite^{(Read next)} :  Restyaboard est un excellent logiciel open source de gestion des tâches^{(Task Management)} .

Slack Tips and Tricks for managing small team chats

Operating a small team is not that hectic a job unless or until you get in touch with еveryone in your group. There are numerous things need to be done. For instance, you can call them in your office, conduct telephonic conference, create a Facebook group and so on. But if you are looking for а clutter-free team management service for any online or offline business, Slack is what you are looking for!

Though, Slack offers premium solutions, the free edition is just adequate for you if you have a team of 7 or 8 members. Now, if you have been using this service, you may know how useful it is. But, if you haven’t used Slack in the past and are looking for tips to use it, then these useful Slack tips and tricks may help you use this service efficiently.

Slack Tips and Tricks

Let’s just start with some basic tips and tricks of Slack following which, you can check out some advanced features of Slack.

1] Enable Browser Notification

As this is an instant messenger service, you should reply to the sender as soon as possible. But, you may forget about it once you start doing your tasks after minimizing the browser window. Therefore, you can enable browser notifications for Slack. If you open Slack for the first time, you will get a small message on your screen. Just hit the “Enable notifications” button to get things done.

In case you have missed it, you can go to settings and click on “Switch to our recommended settings” button. Following that, you can change the notification tone as well.

2] Do not Disturb

If you have enabled browser notifications and now you are just tired of getting notifications one after one, then you can simply snooze your notifications. This will get you the messages, but it will not notify you. There are two ways to enable Do not Disturb in Slack. First, you can snooze it for 20 minutes to 24 hours. Second, you can schedule the DnD. For that, just click on the Alarm Bell button that is visible next to the team name and select a time. If you want to schedule it, you can click on “Do Not Disturb schedule” option. After that, you have to set a time. However, make sure you have selected your own time zone while settings up the team for the first time.

3] Team Permissions

When you are the owner of a team, you should definitely take care of the security – mainly when it is being managed online. Slack offers plenty of options to manage the privacy of your team. In other words, you will get some options to let non-admins allow or block various things. For example, you can allow others to invite people, remove a member (not recommended), view statistics, share files externally and more others. For that, you have to open Settings and switch to Permissions tab.

4] Change Team Name & URL

Generally, people create the team on Slack with “My Team” name. But later on, they select the exact team name and corresponding URL. If the same has happened with you, you can change the team name as well as URL. But, the Team URL must be unique. Visit the following page to get things done. Here, you can change the name and URL:

https://abcd.slack.com/admin/name

Do not forget to replace abcd with your actual team URL.

5] Import/Export Data

Let’s assume that you want to delete your Team. If so, it is always a good practice to export your data from Slack, so that you can use it later. You can export messages, links to files, archived channels, integration activity log. It is not possible to export private group history/files, direct messages, and deletion logs. To do this, visit the following page:

https://abcd.slack.com/admin/settings

Do not forget to replace abcd with your actual team URL. Here, you will get a button called Import/Export Data. Click on it and select whether you want to import or export. If you need to export data, just switch to Export and click on the Start Export button. If you want to Import, just select the source and go through the screen options. This can be done only if you are the admin of a team.

6] Transfer Ownership

Suppose, you are leaving the team, and you just want to make someone else the admin, who will manage all the things on behalf of you, then you can visit this page to get things done:

https://abcd.slack.com/admin/settings

Again, make sure you have replaced abcd with your actual team name. Here you can find manage your team members and roles. After that, you will get the Transfer ownership option. Now, you have to choose a new primary member and enter your password.

7] Enable Two-Factor Authentication

Two-Factor authentication is probably the best way you can protect your account. Slack also offers 2-step verification, which will create an extra layer of protection on your existing Slack account. However, all your sessions will be signed out after enabling two-factor authentication. To activate it, visit the following page:

https://abcd.slack.com/account/settings#two_factor

Click on Setup Two-Factor Authentication button. Following that, you have to enter your password. Then, you will get two options i.e. SMS Text Message and Use an App. Use whatever suits you, but the SMS option is much better.

Choose that and enter your mobile number. Now, you will get SMS regarding this, which you have to enter on the respective page in order to activate two-factor authentication in Slack.

8] Call Any Team Member

Recently, Slack has included an option to call any team member. However, this is a VoIP call, which means you cannot call the person on his/her mobile. The member must be online to receive your call. Nonetheless, this is very easy to call anyone on Slack. Just open the respective profile and hit the Call button that is visible on your top right side.

9] Sign in to Multiple Teams

Suppose, you manage more than one team on Slack. If you want to sign in to multiple teams, you can certainly do so. Just click on the team name and select Sign in to another team option. Following that, you have to enter your team name, email ID and password.

10] Change Sidebar Theme

There are many people, who often play with the interface. If you are one of them and want to change the simple look of the Slack sidebar, here is a solution for you. It is possible to change the theme. For that, just click on Team name and go to Preferences. Here, you will get Sidebar Theme option. Switch to that to select a new theme or color combination.

Slack is an ultimate solution for managing your small team. Do share your experience with Slack.

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