Lorsque vous travaillez avec de grands ensembles de données, il est utile de savoir filtrer dans Google Sheets .

Il y a deux façons de faire ça. Vous pouvez utiliser des vues de filtre dans le menu Google Sheets^{(Google Sheets menu)} , ce qui vous permet de personnaliser des méthodes spécifiques pour filtrer les données de la feuille que vous pouvez réutiliser. Une méthode plus dynamique pour filtrer les données dans Google Sheets consiste à utiliser la fonction FILTER .

Dans cet article, vous apprendrez à utiliser les deux méthodes.

Créer une vue filtrée^{(Filter View)} dans Google Sheets

Dans cette méthode, vous apprendrez à appliquer un filtre qui vous montrera uniquement les données d'un grand ensemble de données que vous souhaitez voir. Cette vue filtrée masquera toutes les autres données. Vous pouvez également combiner des paramètres de filtre pour obtenir des vues de filtre plus avancées.

Comment créer une vue filtrée^{(How to Create a Filter View)}

Par exemple, imaginez que vous disposiez d'un ensemble de données comprenant les achats de produits effectués par les clients. Les données incluent les noms, adresses, e-mails, numéros de téléphone, etc.

Pour cet exemple, supposons que vous souhaitiez voir uniquement les clients de Playa Vista , CA, et uniquement les clients qui ont une adresse e-mail « .gov ». 

1. Pour créer ce filtre, sélectionnez l' icône Créer un filtre^{(Create a Filter)} dans le menu. Cette icône ressemble à un entonnoir. 

2. Vous verrez de petites icônes de filtre apparaître sur le côté droit de chaque en-tête de colonne. Sélectionnez cette icône d'entonnoir en haut du champ Adresse du client^{(Customer Address)} pour personnaliser le filtre de ce champ. 

3. Cela ouvrira une fenêtre dans laquelle vous pourrez personnaliser les options de filtrage. Sélectionnez la flèche à gauche de Filtrer par valeurs^{(Filter by values)} . Sélectionnez Effacer^(Clear) pour désélectionner toutes les entrées de ce champ. 

Remarque^(Note) : Il s'agit d'une étape importante car elle réinitialise la vue d'afficher tous les enregistrements à n'en afficher aucun. Cela prépare Excel à appliquer le filtre que vous allez créer dans les étapes suivantes.

4. Tapez le texte dans le champ ci-dessous selon lequel vous souhaitez filtrer le champ. Dans cet exemple, nous utiliserons "Playa Vista" et sélectionnerons l'icône de recherche pour voir uniquement les enregistrements contenant ce texte. Sélectionnez^(Select) tous les enregistrements qui s'affichent dans la liste des résultats. Cela personnalise votre filtre afin que seuls les éléments que vous sélectionnez soient affichés dans la feuille de calcul.

4. Une fois que vous avez sélectionné le bouton OK , vous verrez les données de votre feuille filtrées afin que seuls les clients de Playa Vista soient affichés.

5. Pour filtrer sur un deuxième champ, sélectionnez l'icône de filtre en haut de ce champ. Répétez le processus ci-dessus pour créer le filtre. Effacez toutes les entrées, saisissez le texte « gov » pour filtrer les adresses e-mail qui ne contiennent pas « gov », sélectionnez ces entrées, puis sélectionnez OK .

Vous avez maintenant personnalisé votre filtre afin que seuls les enregistrements de l'ensemble de données qui vous intéressent soient affichés. Pour ne pas avoir à répéter ce processus chaque fois que vous ouvrez la feuille de calcul, il est temps d'enregistrer le filtre.

Enregistrement et affichage des vues de filtre^{(Saving and Viewing Filter Views)}

Lorsque vous avez terminé de configurer votre filtre, vous pouvez l'enregistrer en tant que vue de filtre que vous pouvez activer à tout moment.

Pour enregistrer une vue filtrée, sélectionnez simplement la flèche déroulante à côté de l'icône de filtre et sélectionnez Enregistrer en tant que vue filtrée^{(Save as filter view)} . 

Vous verrez un champ gris foncé ouvert en haut de la feuille de calcul. Cela vous montrera la plage sélectionnée à laquelle le filtre s'applique et le nom du champ. Sélectionnez simplement^(Just) le champ à côté de Nom^(Name) et tapez le nom que vous souhaitez appliquer à ce filtre. 

Tapez simplement le nom et appuyez sur Entrée^(Enter) .

Vous remarquerez sur le côté droit de la barre grise qu'il y a une icône d'engrenage. Sélectionnez cette icône pour voir les options de filtre. 

Les options disponibles incluent :

• Renommer le filtre
• Mettre à jour la plage à laquelle le filtre s'applique
• Dupliquez le filtre pour le mettre à jour sans affecter le filtre d'origine
• Supprimer le filtre 

Vous pouvez désactiver le filtre que vous avez activé à tout moment en sélectionnant à nouveau l'icône du filtre.

Notez que lorsqu'un filtre est activé, l'icône du filtre devient verte. Lorsque vous désactivez les filtres, cette icône redevient noire. C'est un moyen rapide de voir l'ensemble de données entier ou si un filtre a supprimé des données de la vue actuelle.

Plus tard, si vous souhaitez réactiver l'un des filtres que vous avez créés, sélectionnez simplement la flèche déroulante à côté de l'icône du filtre. Vous verrez les filtres que vous avez enregistrés apparaître dans le menu. Sélectionnez simplement^(Just) ce filtre pour l'activer quand vous le souhaitez.

Cela filtrera à nouveau la vue en utilisant les paramètres de filtre que vous avez configurés.

Utilisation de la fonction FILTRE

Une autre option de filtrage dans Google Sheets consiste à utiliser la fonction FILTER .

La fonction FILTER vous permet de filtrer un ensemble de données en fonction du nombre de conditions que vous choisissez. 

Jetons un coup d'œil à l'utilisation de la fonction FILTER en utilisant le même exemple Customer Purchases que dans la dernière section.

La syntaxe de la fonction FILTRE^(FILTER) est la suivante :

FILTRE(gamme, condition1, [condition2, …])^{(FILTER(range, condition1, [condition2, …]))}

Seules la plage et une condition de filtrage sont requises. Vous pouvez ajouter autant de conditions supplémentaires que vous le souhaitez, mais elles ne sont pas obligatoires.

Les paramètres de la fonction FILTRE^(FILTER) sont les suivants :

• range : La plage de cellules^{(range of cells)} que vous souhaitez filtrer
• condition1 : la colonne ou les lignes que vous souhaitez utiliser pour filtrer les résultats 
• conditionX : autres colonnes ou lignes que vous souhaitez également utiliser pour filtrer les résultats

Gardez à l'esprit que la plage que vous utilisez pour vos conditions doit avoir le même nombre de lignes que la plage entière.

Par exemple, si vous souhaitez créer le même filtre que dans la première partie de cet article, vous utiliserez la fonction FILTER suivante^{(FILTER function)} .

=FILTER(F1:J20,SEARCH(“Playa Vista”,H1:H20),SEARCH(“gov”,I1:I20))

Cela récupère les lignes et les colonnes de la table de données d'origine (F1 : J20 ), puis utilise une fonction SEARCH intégrée pour rechercher dans les colonnes d'adresse et d'e-mail les segments de texte qui nous intéressent.

La fonction RECHERCHE^(SEARCH) n'est nécessaire que si vous souhaitez rechercher un segment de texte. Si vous êtes plus intéressé par une correspondance exacte, vous pouvez simplement utiliser ceci comme déclaration de condition à la place :

I1:I20=”[email protected] "

Vous pouvez également utiliser d'autres opérateurs conditionnels, tels que > ou < si vous souhaitez filtrer des valeurs supérieures ou inférieures à une limite fixe.

Une fois que vous avez appuyé sur Entrée^(Enter) , vous verrez les résultats de la fonction FILTER sous forme de tableau de résultats.

Comme vous pouvez le voir, seules les colonnes de la plage que vous avez sélectionnée dans le premier paramètre de la fonction sont renvoyées. Il est donc important de placer la fonction FILTRE^(FILTER) dans une cellule où il y a de la place (suffisamment de colonnes) pour que tous les résultats apparaissent.

Utiliser des filtres dans Google Sheets

Les filtres dans Google Sheets sont un moyen très puissant d'explorer de très grands ensembles de données^{(very large sets of data)} dans Google Sheets . La fonction FILTER vous donne la possibilité de conserver l'ensemble de données d'origine en place mais de sortir les résultats ailleurs.

La fonctionnalité de filtre intégrée dans Google Sheets vous permet de modifier la vue de l'ensemble de données actif de la manière qui vous intéresse à tout moment. Vous pouvez enregistrer, activer, désactiver ou supprimer des filtres comme bon vous semble.

Avez-vous des conseils intéressants à proposer pour utiliser les filtres dans Google Sheets ? Partagez^(Share) -les dans la section des commentaires ci-dessous.

How to Filter in Google Sheets

When you’re working with largе datasets, it’s useful to know how to filter in Google Sheets.

There are two ways to do this. You can use filter views in the Google Sheets menu, which lets you customize specific ways to filter the data in the sheet that you can reuse. A more dynamic method to filter data in Google Sheets is using the FILTER function.

In this article, you’ll learn how to use both methods.

Create a Filter View in Google Sheets

In this method, you’ll learn how to apply a filter that will show you only data from a large dataset that you want to see. This filter view will hide all other data. You can also combine filter parameters for more advanced filter views as well.

How to Create a Filter View

As an example, imagine you have a set of data that includes product purchases made by customers. The data includes names, addresses, emails, phone numbers, and more.

For this example, let’s say you want to see only customers from Playa Vista, CA, and only customers who have a “.gov” email address. 

1. To create this filter, select the Create a Filter icon in the menu. This icon looks like a funnel. 

2. You’ll see small filter icons appear on the right side of each column header. Select this funnel icon at the top of the Customer Address field to customize the filter for this field. 

3. This will open a window where you can customize the filter options. Select the arrow to the left of Filter by values. Select Clear to deselect all entries in that field. 

Note: This is an important step because it resets the view from showing all records to showing none. This prepares Excel to apply the filter you’re going to create in the next steps.

4. Type the text in the field below that you want to filter the field by. In this example, we’ll use “Playa Vista” and select the search icon to see only those records that contain that text. Select all of the records that show up in the results list. This customizes your filter so that only the items you select will be displayed in the spreadsheet.

4. Once you select the OK button, you’ll see the data in your sheet filtered so that only customers from Playa Vista are displayed.

5. To filter on a second field, select the filter icon at the top of that field. Repeat the process above to create the filter. Clear all entries, type the “gov” text to filter out any email addresses that don’t contain “gov,” select those entries, and select OK.

Now you’ve customized your filter so that only the records in the dataset you care about are displayed. So that you don’t have to repeat this process every time you open the spreadsheet, it’s time to save the filter.

Saving and Viewing Filter Views

When you’re done setting up your filter, you can save it as a filter view that you can enable at any time.

To save a filter view, just select the dropdown arrow next to the filter icon and select Save as filter view. 

You’ll see a dark gray field open at the top of the spreadsheet. This will show you the selected range that the filter applies to and the name of the field. Just select the field next to Name and type the name you’d like to apply to that filter. 

Just type the name and press Enter.

You’ll notice on the right side of the gray bar that there’s a gear icon. Select this icon to see filter options. 

Available options include:

• Rename the filter
• Update the range that the filter applies to
• Duplicate the filter to update it without affecting the original filter
• Delete the filter 

You can turn off the filter you’ve enabled at any point simply by selecting the filter icon again.

Note that when any filter is enabled, the filter icon will turn green. When you disable the filters, this icon will turn back to black. This is a quick way to see the entire dataset or if any filter has removed data from the current view.

Later, if you want to re-enable any of the filters you’ve created, just select the dropdown arrow next to the filter icon. You’ll see the filters you’ve saved appear in the menu. Just select that filter to enable it whenever you like.

This will filter the view again using the filter settings you’ve configured.

Using the FILTER Function

Another option to filter in Google Sheets is using the FILTER function.

The FILTER function lets you filter a dataset based on any number of conditions you choose. 

Let’s take a look at using the FILTER function using the same Customer Purchases example as the last section.

The syntax of the FILTER function is as follows:

FILTER(range, condition1, [condition2, …])

Only the range and one condition for filtering are required. You can add as many additional conditions as you like, but they aren’t required.

The parameters of the FILTER function are as follows:

• range: The range of cells you want to filter
• condition1: The column or rows that you want to use to filter results 
• conditionX: Other columns or rows you’d also like to use to filter results

Keep in mind that the range you use for your conditions needs to have the same number of rows as the entire range.

For example, if you want to create the same filter as the first part of this article, you’d use the following FILTER function.

=FILTER(F1:J20,SEARCH(“Playa Vista”,H1:H20),SEARCH(“gov”,I1:I20))

This grabs the rows and columns from the original table of data (F1:J20) and then uses an embedded SEARCH function to search the address and email columns for the text segments that we’re interested in.

The SEARCH function is only needed if you want to look for a text segment. If you’re more interested in an exact match, you can just use this as the condition statement instead:

I1:I20=”[email protected]”

You can also use other conditional operators, like > or < if you want to filter values greater than or less than a fixed limit.

Once you press Enter, you’ll see the results of the FILTER function as a results table.

As you can see, only the columns in the range you selected in the first parameter of the function are returned. So it’s important to place the FILTER function in a cell where there’s room (enough columns) for all of the results to appear.

Using Filters in Google Sheets

Filters in Google Sheets are a very powerful way to dig through very large sets of data in Google Sheets. The FILTER function gives you the flexibility of keeping the original dataset in place but outputting the results elsewhere.

The built-in filter feature in Google Sheets lets you modify the active dataset view in whatever way you’re interested at any given moment. You can save, activate, deactivate, or delete filters however you like.

Do you have any interesting tips to offer for using filters in Google Sheets? Share those in the comments section below.

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