Malgré plusieurs outils de tableur et d'autres applications similaires, nous préférons toujours travailler avec Microsoft Excel lui-même. En effet, ce tableur rend votre travail très pratique si vous savez comment l'utiliser. Que vous soyez un petit entrepreneur ou que vous travailliez dans un bureau d'entreprise, la feuille de calcul Excel est devenue une ressource très utile et essentielle pour les utilisateurs quotidiens.

Cette application est principalement utilisée pour enregistrer et manipuler les données numériques à diverses fins. En raison de ses fonctions simples et de ses fonctionnalités faciles à utiliser, il a toujours été le principal moyen de chaque utilisateur en entreprise. Dans ce guide, il y a les 10 principaux trucs et astuces Excel utiles qu'il faut connaître.

Trucs et astuces Microsoft Excel

Dans cet article, nous aborderons les trucs et astuces ^(Tricks)Excel^{(Excel Tips)} suivants , qui, selon nous, sont les plus utiles :

1. Sélectionner toutes les cellules à la fois
2. Ajustement automatique de la largeur de colonne
3. Transposer les colonnes et les lignes
4. Utiliser la commande de filtre^{(Use Filter Command)} pour masquer les données indésirables^{(Hide Unwanted Data)}
5. Supprimer l'entrée en double
6. Supprimer les enregistrements vierges
7. Insérer des lignes vides dans l'enregistrement
8. Copier automatiquement des données^{(Copy Data)} sur une autre feuille^{(Sheet Automatically)}
9. Prendre une capture d'écran à l'aide de l'appareil photo Excel
10. Associez les cellules à votre adresse e-mail

Commençons et connaissons chacun en détail.

1] Sélectionnez toutes les cellules à la fois

Parfois, vous devrez peut-être apporter des modifications importantes à votre feuille de calcul Excel . Dans ce cas, vous pouvez sélectionner toutes les cellules de votre feuille de calcul à l'aide de la case carrée disponible dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul.

Lorsque vous sélectionnez la case carrée, toutes les cellules de la feuille de calcul sont mises en surbrillance, même les cellules vides. Comme alternative, vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl+A pour sélectionner toutes les cellules de la feuille de calcul.

2] Ajustement automatique de la largeur de colonne

Lorsque vous travaillez sur MS Excel avec une grande quantité d'enregistrements de données, il devient souvent compliqué de redimensionner chaque cellule de colonne en fonction de son texte. Afin de redimensionner les colonnes de manière simple, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de largeur de colonne AutoFit qui est une fonctionnalité intégrée dans Excel .

Il vous suffit de déplacer le pointeur de votre souris sur la limite de la colonne que vous souhaitez ajuster automatiquement, puis de double-cliquer dessus. Et si vous devez ajuster les colonnes entières, sélectionnez-les toutes et double-cliquez sur la limite de n'importe quelle colonne.

Vous pouvez également redimensionner la largeur de la colonne à l'aide de l' option Ajuster automatiquement la largeur de la colonne^{(Autofit Column width)} . Pour ce faire, sélectionnez la colonne que vous souhaitez ajuster, puis accédez à la barre de menus^(Menu) > onglet Accueil . ^(Home)Dans la section Cellules^(Cells) , cliquez sur l' option Format , puis sélectionnez Ajuster automatiquement la largeur^{(Autofit Columns Width)} des colonnes dans le menu déroulant.

3] Transposer les colonnes et les lignes

Certaines personnes créent des feuilles de calcul Excel dans lesquelles les principaux champs sont alignés horizontalement. D'autres placent les données verticalement. Parfois, ces préférences conduisent à un scénario dans lequel vous souhaitez transposer des données Excel . Transposer^(Transpose) est une fonction Excel qui vous permet de passer des colonnes Excel aux lignes sans retaper les données.^(Excel)

La fonction de transposition^(Transpose) est une fonctionnalité intéressante que vous obtiendrez dans les feuilles de calcul MS Excel . Cela devient très utile lorsque vous devez basculer les colonnes de données de l'horizontale à la verticale sans retaper les données.

Dans l'image ci-dessus, les données sont disposées sous forme de tableau où les chiffres des sujets sont affichés verticalement. Si nous devons réorganiser les données horizontalement de manière manuelle, ce serait assez difficile. Mais avec l'aide de la fonction de transposition, vous pouvez le faire en quelques secondes.

Donc, vous devez d'abord sélectionner les données de la table et les copier. Maintenant, placez le pointeur de votre souris là où vous devez transposer les données, faites un clic droit et sélectionnez l'option Collage spécial^{(Paste Special)} dans le menu contextuel. Lorsque la fenêtre Collage spécial^{(Paste Special)} s'ouvre, cochez la fonction Transposer^(Transpose) et cliquez sur le bouton OK.

4] Utilisez la commande de filtre^{(Use Filter Command)} pour masquer les données indésirables^{(Hide Unwanted Data)}

La fonction de filtre Excel^(Excel) vous permet de masquer les données indésirables et de n'afficher que certaines données importantes dans la feuille de calcul. À l'aide de cette fonctionnalité, vous pouvez facilement filtrer les noms, les dates et les numéros de l'énorme ensemble de données ou de la table. Cependant, il ne supprime ni ne modifie les données d'origine. Cela devient très utile lorsque vous devez vous concentrer uniquement sur un type particulier d'informations.

Dans l'ensemble de données ci-dessus, vous pouvez voir qu'il existe une liste d'étudiants dont les notes sont différentes, leur adresse est différente. Il peut être encore plus grand. Donc, si vous avez besoin de filtrer des données spécifiées, cela peut être assez difficile.

Pour le faire facilement, vous pouvez utiliser la commande filter. Ainsi, tout ce dont vous avez besoin pour sélectionner l'en-tête du tableau, puis accédez à la section Édition^(Editing) . Dans la section correspondante, sélectionnez l' outil Trier et filtrer^{(Sort & Filter)} , puis choisissez l' outil Filtrer .^(Filter)

Cliquez^(Click) sur l'option de flèche vers le bas qui apparaît près de l'en-tête de chaque colonne. Il vous permet de trier vos données par ordre alphabétique ou d'organiser les nombres du plus petit au plus grand. De plus, vous pouvez utiliser le filtre de texte pour filtrer les données selon vos besoins.

5] Supprimer l'entrée en double

Il est assez facile de localiser et de supprimer les entrées en double pour une feuille de calcul contenant un petit ensemble de données. Mais si cela doit être fait avec un grand ensemble de données où les colonnes et les lignes sont par centaines, ce serait en effet une tâche difficile.

Dans le tableau ci-dessus, il y a dix enregistrements dans lesquels deux entrées sont totalement similaires et un nom commun a été utilisé sur trois lignes. Ainsi, afin de découvrir les entrées en double, vous devez sélectionner la table. Ensuite, accédez au menu Données , sélectionnez la catégorie ^(Data)Outils de données^{(Data Tools)} , puis cliquez sur Supprimer les doublons^{(Remove Duplicates)} .

Dans la boîte de dialogue, cochez la case à côté de Mes données ont des en-têtes. Et, sous la section des colonnes, supprimez la marque du numéro de série car il est différent pour chaque entrée. Enfin, cliquez sur le bouton OK et vous verrez que l'entrée en double est supprimée du tableau.

6] Supprimer les enregistrements vierges

Parfois, vous avez peut-être remarqué les cellules ou les lignes vides de votre feuille de calcul qui sont pour la plupart indésirables. Les utilisateurs font généralement un clic droit sur la ligne spécifiée et les suppriment un par un. Mais que ferez-vous si leur nombre se chiffre en centaines ? Dans cette situation, les supprimer un par un serait vraiment un travail fastidieux.

Par conséquent, pour les supprimer en une seule fois, appuyez sur la touche de raccourci Ctrl+G et lorsque la boîte de dialogue Aller^{(Go To)} à apparaît, sélectionnez le bouton Spécial . ^(Special)Sur la page suivante, cochez la case^(Blanks) d'option Vides et cliquez sur le bouton OK. Vous remarquerez que toutes les cellules vides sont sélectionnées.

Maintenant, appuyez sur le bouton Ctrl+minusLorsqu'un menu contextuel apparaît, sélectionnez Décaler les cellules vers le haut^{(Shift cells up)} et cliquez sur le bouton OK. Vous verrez, toutes les cellules vides sont supprimées et l'ensemble de données est également organisé de manière appropriée.

7] Insérer des lignes vides dans l'enregistrement

Comme je l'ai mentionné plus haut, les lignes vides sont généralement indésirables, mais parfois cela fonctionne aussi. Donc, si vous avez besoin de les insérer, vous pouvez faire un clic droit sur la ligne spécifiée et les ajouter une par une comme je l'ai indiqué lors de la suppression des lignes vides.

Ainsi, pour insérer les lignes vides dans chaque enregistrement séparé, créez une série du numéro de série mentionné. Après cela, sélectionnez tous les ensembles de données, puis cliquez sur l' outil Trier^(Sort) disponible dans l' onglet Données .^(Data)

Dans la boîte de dialogue suivante, cliquez sur le menu déroulant Trier par et organisez-les par numéro de série.

En cliquant sur le bouton OK, il insérera une ligne vide entre chaque ligne séparée.

8] Copier automatiquement les données^{(Copy Data)} sur une autre feuille^{(Sheet Automatically)}

Parfois, il arrive que vous ayez besoin d'utiliser les données d'une autre feuille que vous saisissez dans la première feuille. Pour ce faire, vous utilisez couramment la méthode traditionnelle du copier-coller. Mais, lorsque vous devez modifier certaines données dans une feuille, il doit également les modifier sur l'autre feuille. Cela devient un peu compliqué lorsque vous devez modifier les mêmes données sur les deux feuilles une par une.

Dans Excel, il existe une option qui copie automatiquement les données de la première feuille dans d'autres feuilles dans un processus en temps réel. Cependant, pour copier automatiquement les données sur d'autres feuilles, vous devez d'abord établir une connexion entre elles.
Pour cela, rendez-vous dans la barre d'état de la première feuille. Après cela, continuez à appuyer sur la touche Ctrl et cliquez sur les feuilles sur lesquelles vous devez copier automatiquement les données. C'est ça.
Désormais, quelles que soient les données que vous entrez sur la première feuille, elles sont automatiquement copiées sur les autres feuilles.

9] Prendre une capture d' écran^(Screenshot) à l'aide de l' appareil photo Excel

On a toujours dit qu'"une image vaut mille mots". En conséquence, vous devrez parfois ajouter une capture d'écran dans votre feuille de calcul Excel afin de mieux expliquer les choses.

Cependant, vous n'avez pas besoin d'utiliser une application tierce pour capturer une capture d'écran. Excel a une commande de caméra intégrée qui vous aide à prendre la capture d'écran en un seul clic.

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d'abord activer la commande de la caméra. Ainsi, tout ce dont vous avez besoin pour accéder à la barre d'outils d'accès rapide et cliquez sur Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide^{(Customize Quick Access Toolbar)} . Après cela, cliquez sur le menu déroulant de Choisir les commandes de^{(Choose commands from)} > All commands > Camera. Maintenant, sélectionnez le bouton Ajouter^(Add) et appuyez sur OK.

Après avoir suivi la procédure ci-dessus, vous remarquerez qu'une icône de caméra^(Camera) est maintenant ajoutée à la barre d'outils d'accès rapide. Maintenant, sélectionnez les cellules ou les données pour lesquelles vous avez besoin d'une image. Après cela, cliquez sur l' icône Appareil photo^(Camera) , puis cliquez n'importe où sur la feuille de calcul. Vous pouvez également faire glisser et redimensionner l'image pour l'ajuster en fonction de vos besoins.

10] Liez^(Link) les cellules à votre adresse e-mail

Dans la feuille de calcul Excel, vous pouvez facilement créer un lien hypertexte vers votre adresse Gmail .

Pour ce faire, vous devez d'abord sélectionner la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer le lien. Après cela, appuyez sur le raccourci Ctrl+KLorsque la boîte de dialogue s'affiche à l'écran, sélectionnez l' adresse e-mail^{(E-mail Address)} dans le volet de gauche. Ajoutez votre adresse e-mail, puis appuyez sur le bouton OK.

C'est ça. J'espère que ces trucs et astuces pourront vous être utiles lorsque vous utiliserez des feuilles de calcul Excel sur votre ordinateur.

Microsoft Excel Tips and Tricks for beginners

In spite of having several ѕpreadsheet tools аnd other similar applications, we still prefer to work along wіth the Microsoft Excel itself. This is because this spreadsheet program makes your job pretty handy if you know the way to use it. Whether you are a small businessman or working in a corporate office, Excel worksheet has now become a quite helpful and essential resource for daily users.

This application is mainly used for recording and manipulating the numerical data for various purposes. Because of its straightforward functions and easy-to-use features, it has been always the primary means of every corporate user. In this guide, there are the 10 major helpful excel tips and tricks that one must need to know.

Microsoft Excel Tips and Tricks

In this post we will cover the following Excel Tips and Tricks, which we think are the most useful ones:

1. Select all cells at once
2. Autofit Column width
3. Transpose columns and rows
4. Use Filter Command to Hide Unwanted Data
5. Remove Duplicate Entry
6. Remove the Blank Records
7. Insert Blank Rows into Record
8. Copy Data to Another Sheet Automatically
9. Take Screenshot using Excel Camera
10. Link the cells to your email address

Let us start and know each one in detail.

1] Select all cells at once

Sometimes you might need to make some massive changes to your Excel worksheet. In such a case, you can select all the cells in your worksheet using the square box that is available in the extreme top-left corner of the spreadsheet.

When you select the square box, it highlights all the cells in the worksheet even the empty cells as well. As an alternative, you can also use the Ctrl+A keyboard shortcut to select all the cells on the worksheet.

2] Autofit Column width

While working on the MS Excel with a large amount of data record, often it becomes complicated to resize each column cells according to its text. In order to resize the columns in an easy way, you can use the AutoFit column width feature that is an inbuilt feature in Excel.

All you need to move your mouse pointer to the boundary of the column you want to autofit and then double click on it. And if you have to adjust the entire columns then select them all and double click on the boundary of any column.

Alternatively, you can also resize the column width by using the Autofit Column width option. To do this, select the column you want to adjust and then navigate to the Menu bar > Home tab. In the Cells section, click on the Format option and then select Autofit Columns Width from the drop-down menu.

3] Transpose columns and rows

Some people create Excel spreadsheets where the main fields go across horizontally in a row. Others put the data vertically. Sometimes these preferences lead to a scenario where you want to transpose Excel data. Transpose is an Excel function that allows you to switch Excel columns to rows without retyping the data.

Transpose function is a great feature you will get in the MS Excel spreadsheets. It becomes very helpful when you need to switch the data columns from horizontal to vertical without retyping the data.

In the above picture, the data are arranged in a tabular form where the figures of the subjects are showing vertically. If we need to rearrange the data horizontally in a manual way then it would be quite difficult. But with the help of transpose function, you can do it in a couple of seconds.

So, you first need to select the data from the table and copy them. Now, place your mouse pointer where you have to transpose the data, do a right-click and select Paste Special option from the context menu. When the Paste Special window opens, check the Transpose function and click on the OK button.

4] Use Filter Command to Hide Unwanted Data

Excel filter function allows you to hide the unwanted data and to display only certain important data in the spreadsheet. Using this feature, you can easily filter the names, dates, and numbers from the huge dataset or table. However, it doesn’t remove or modify the original data. It becomes very useful when you need to focus only on some special kind of information.

In the above dataset, you can see there is a list of students whose marks are different, their address is different. It can be large even more. So, if you need to filter any specified data then it can be quite difficult.

To make it in an easy way, you can use the filter command. So, all you need to select the header of the table and then navigate to the Editing section. In the corresponding section, select the Sort & Filter and then choose the Filter tool.

Click on the down-arrow option that comes to appear near the header of each column. It allows you to sort your data in alphabetical order or to arrange the numbers by smallest to largest. Furthermore, you can use the text filter to filter the data as per your requirement.

5] Remove Duplicate Entry

It is quite an easy job to locate and remove duplicates entries for a spreadsheet having a small set of data. But if it has to be done with a large dataset where the columns and rows are in hundreds then it would be indeed a challenging task.

In the above table, there are ten records in which two entries are totally similar and a common name has been used in three rows. So, in order to find out the duplicate entries, you need to select the table. After that, navigate to the Data menu, select the Data Tools category, and then click Remove Duplicates.

In the dialog box, mark the checkbox near the My data has headers. And, under the columns section, remove the mark of the serial number as it is different for each entry. Finally, click on the OK button and you will see the duplicate entry gets removed from the table.

6] Remove the Blank Records

Sometimes you might have noticed the blank cells or rows in your spreadsheet that are mostly undesirable. Users commonly do a right-click on the specified row and delete them one by one. But what will you do if their numbers are in hundreds? In that situation, deleting them one by one would really be a tedious job.

Therefore, in order to delete them in one go, press Ctrl+G shortcut key and when the Go To dialog box comes to appear, select the Special button. On the following page, mark the Blanks radio button and click on the OK button. You will notice that all the blank cells get selected.

Now, press the Ctrl+minus button. When a pop-up menu appears, select Shift cells up and click on the OK button. You will see, all the blanks cells get removed and the dataset also arranged suitably.

7] Insert Blank Rows into Record

As I aforementioned that blank rows are mostly undesirable but sometimes it works as well. So, if you need to insert them, you can do a right-click on the specified row and add them one by one as I stated while removing blank rows.

So, to insert the blank rows in each separate record, make a series of the mentioned serial number. After that, select all the data set and then click on the Sort tool available on the Data tab.

In the following dialog box, click on the Sort by drop-down menu, and arrange them by serial number.

Clicking on the OK button, it will insert a blank row between each separate row.

8] Copy Data to Another Sheet Automatically

Sometimes it happens that you need to use the data in another sheet which you enter in the first sheet. To do so, you commonly use the traditional copy and paste method. But, when you need to change some data in one sheet then it again has to change it on the other sheet as well. It becomes a bit complicated when you have to change the same data on both sheets one by one.

In excel, there is an option that automatically copies the data of the first sheet into other sheets in a real-time process. However, for copying the data automatically to other sheets, you need to first make a connection between them.
To do so, go to the status bar of the first sheet. After that, keep pressing the Ctrl key and click those sheets on which you have to copy the data automatically. That’s it.
Now whatever data you enter on the first sheet, it automatically gets copied on the other sheets.

9] Take Screenshot using Excel Camera

It has always been said that “A picture is worth a thousand words”. Accordingly, sometimes you may need to add a screenshot within your Excel worksheet so that you could explain the things in a better way.

However, you don’t need to use any third-party application to capture a screenshot. Excel has an inbuilt camera command that helps you to take the screenshot in a single click.

To use this feature, you first have to enable the camera command. So, all you need to navigate to the quick access toolbar and click on the Customize Quick Access Toolbar. After that, click on the drop-down menu of Choose commands from > All commands > Camera. Now, select the Add button and hit OK.

After following the above procedure, you will notice a Camera icon is now added to the quick access toolbar. Now, select the cells or data for which you need an image. After that, click on the Camera icon and then click anywhere on the worksheet. You can also drag and resize the image to adjust according to your requirements.

10] Link the cells to your email address

In the excel worksheet, you can easily create a hyperlink to your Gmail address.

To do so, you first need to select the cell where you want to insert the link. After that, press Ctrl+K shortcut. When the dialog box prompts on the screen, select the E-mail Address from the left pane. Add your email address and then hit the OK button.

That’s it. I hope these tips and tricks may be helpful while using Excel worksheets on your computer.

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