Le programme Bring Your Own Device (BYOD)^{(Bring Your Own Device (BYOD) program)} a ses propres avantages et inconvénients. Cet article, le premier d'une série de trois articles, parle des avantages et des inconvénients du BYOD . Les deux autres articles visent à créer une politique BYOD appropriée et à découvrir les erreurs à éviter lors de sa mise en œuvre. Avant de parler des avantages du BYOD et de ses inconvénients, voyons comment le système est mis en œuvre.

Qu'est-ce que Bring Your Own Device ou BYOD

Le système Apportez votre propre appareil^{(Own Device)} existe depuis un certain temps et prend de l'ampleur à mesure que de plus en plus d'entreprises optent pour le système. Dans le cadre de la structure BYOD , les employés utilisent des appareils mobiles qui leur permettent de :

1. Utilisez le même appareil pour un usage personnel et professionnel
2. Travaillez de n'importe où

Je peux classer le BYOD en deux catégories distinctes : (a) la première est celle où les entreprises autorisent l'utilisation d'appareils appartenant aux employés et (b) la seconde où les entreprises achètent des appareils mobiles pour les employés. Dans chaque cas, la mise en œuvre sera légèrement différente. Par exemple, si l'entreprise fournit l'appareil, elle bloquera probablement les installations d'objets gênants : Angry Birds, par exemple. En outre, l'entreprise peut utiliser un logiciel secret pour voir ce que vous avez fait sur l'appareil. Bien sûr, ils permettront un usage privé des appareils mais cela sera un peu restreint.

En termes simples, BYOD est un système où les employés portent un appareil mobile qu'ils peuvent utiliser pour travailler de n'importe où (en utilisant le VPN du bureau dans la plupart des cas).^{(Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).)}

Avantages BYOD

La première chose qui vient à l'esprit lorsque l'on parle de BYOD , ce sont les économies de coûts sous différentes formes. Dans la plupart des cas, nous supposons que vous possédez déjà un appareil mobile et que votre entreprise le reconfigure pour une utilisation professionnelle. Si tel est le cas, l'entreprise économise sur l'achat des appareils.

À l'heure actuelle, la pratique consistant à utiliser les appareils existants des employés n'est pas beaucoup mise en œuvre. Au lieu^(Rather) de cela , les entreprises elles-mêmes achètent les appareils mobiles, les configurent et les donnent aux employés - auquel cas, les employés bénéficient des deux manières suivantes :

1. Ils se connectent à Internet en utilisant le VPN du bureau , économisant ainsi sur les coûts Internet ;
2. Ils peuvent travailler de n'importe où en utilisant le même appareil pour des usages professionnels et personnels. Cela les dispense de transporter plus d'un appareil mobile pour un usage personnel. Des problèmes surgiront ici qui pourraient irriter les employés. Nous parlerons de ces problèmes dans les aspects négatifs de l'utilisation du système BYOD dans les entreprises.

Étant donné que les employés peuvent travailler de n'importe où, la productivité globale augmente. Les employés qui pourraient ne pas se rendre au bureau en raison du mauvais temps ou de la circulation peuvent travailler à domicile ou n'importe où ailleurs. Cela permet d'économiser sur l'absence des employés qui, autrement, entraînerait des retards dans les projets. Dans le cas où un employé doit quitter le bureau plus tôt, il peut ensuite couvrir le travail en attente. Par exemple, si un employé a un rendez-vous, il peut partir plus tôt, rencontrer le médecin, rentrer chez lui et travailler à partir de là pour atteindre les objectifs de la journée.

Le BYOD^(BYOD) sert également d'argument de vente. Les gens préfèrent travailler avec des entreprises qui autorisent un seul appareil mobile à des fins professionnelles et personnelles. S'il s'agit du lieu de travail traditionnel, les personnes peuvent ne pas être autorisées à emporter leurs appareils personnels à l'intérieur du bureau. J'ai vu des lieux de travail où ils n'autorisent même pas les téléphones portables des employés à l'intérieur. Cela, par rapport à la possibilité d'utiliser un seul appareil pour le travail personnel et professionnel, est un gros problème. En d'autres termes, les entreprises disposant d'un solide système BYOD ont tendance à attirer de meilleurs employés.

Lisez^(Read) : Apportez votre propre configuration et paramètres de périphérique dans Windows 10 .

Inconvénients du BYOD

Encore une fois, le premier est le facteur coût. À moins que l'entreprise ne pense qu'il faut autoriser les appareils existants des employés pour les affaires, ils dépenseront de l'argent pour acheter l'équipement. Ajoutez à cela, l'utilisation d' Internet à des fins personnelles ne fera qu'augmenter les dépenses. Pourtant, parce qu'il existe d'autres avantages tels que la mobilité et une meilleure productivité, la plupart des entreprises se tournent vers les systèmes BYOD .

Pour l'employé, les désactivations pourraient être des restrictions placées sur l'appareil. Je n'ai encore rencontré aucun employé qui affirme que les organisations interdisent les installations personnelles dans l' atmosphère BYOD . Pourtant, la politique de l'organisation pourrait aller jusqu'à dire NON aux jeux et à certains sites Web.

Une autre source de préoccupation pour les employés est leur vie privée. S'ils utilisent Facebook , Twitter ou quelque chose de similaire, l'entreprise peut être en mesure de connaître les informations de connexion. Personnellement, je ne crois pas que les entreprises iront aussi loin dans l'espionnage, mais les possibilités existent. Un autre aspect est l'enregistrement ou la journalisation des actions des employés sur l'appareil qui peuvent donner des informations qu'ils ne voudront pas partager avec qui que ce soit. Un exemple pourrait être d'utiliser l'appareil pour télécharger un film piraté.

La préoccupation la plus débattue ou les points négatifs des systèmes BYOD est la sécurité des données de l'entreprise. Bien sûr, les employés ne peuvent accéder qu'à une partie de celui-ci, mais cette partie peut encore être suffisante pour donner des informations importantes à d'autres - sciemment ou inconsciemment. Il devrait y avoir une politique appropriée quant à ce que les employés peuvent partager avec les autres ainsi qu'une bonne politique de sortie : à mettre en œuvre lorsque l'employé quitte l'entreprise. Une bonne option serait de transférer toutes les données de l'entreprise vers un autre ordinateur et de détruire les fichiers de données des appareils des employés.

Politique d'apport de votre propre appareil

Pour réussir le BYOD , vous devez avoir une bonne politique BYOD en place. La politique BYOD^(BYOD) parfaite n'existe pas . Vous continuez simplement à apporter des modifications à la politique - à mesure que la technologie progresse - pour assurer la sécurité des données.

#1 Educate the Employees

Si vous envisagez de mettre en œuvre le BYOD ou si vous l'avez déjà mis en œuvre, prenez le temps de faire comprendre aux employés que le système est pratique pour l'employé et l'employeur. Vous devez leur dire comment protéger l'appareil avec les dernières mises à jour et correctifs pour le système d'exploitation et le matériel qu'ils utilisent sur leurs appareils mobiles. Vous devez leur parler de la possibilité de fuites de données et de la façon dont cela peut ruiner les efforts de l'organisation. Vous devez indiquer clairement que la confidentialité des données d'une organisation ne peut pas être compromise.

#2 What all Platforms To Allow

Vous ne pouvez pas laisser les utilisateurs sélectionner à peu près n'importe quelle plate-forme. Si vos organisations ne peuvent pas fonctionner sur un système d'exploitation spécifique tel qu'iOS, vous devez dire à vos employés que les personnes optant pour iOS ne peuvent pas participer au programme BYOD .

Dans une meilleure méthode, vous pouvez leur donner une liste de deux trois plates-formes qui sont acceptables et suffisamment bonnes pour fournir à la fois l'organisation et les employés. Cela apporterait une certaine cohérence afin que vous n'ayez pas à embaucher des informaticiens supplémentaires pour dépanner les appareils.

#3 Non-Disclosure Agreement

Faites signer aux employés un NDA dans lequel ils ne peuvent pas partager les données de l'entreprise avec un tiers. Sensibilisez-les à l'ingénierie sociale et enseignez-leur des méthodes pour garder les données sous clé.

#4 Logging & Responsibility

Ceci est important même si les employés s'y opposent. L'enregistrement des événements peut vous aider à identifier si un employé s'est livré à des activités illégales telles que le téléchargement de films piratés. Dans ce cas, vous devez également dire aux employés qu'ils seront responsables si quelqu'un réclame des dommages et non l'organisation. Cette clause est importante car les gens reviennent souvent à des méthodes moins chères pour une chose ou une autre. Et puisque c'est l'employé qui utilise l'appareil et parce que c'est lui qui a téléchargé, par exemple, un film piraté, l'organisation ne sera accusée d'aucune infraction.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Un autre aspect important lors de la création d'une bonne politique BYOD, le suivi de l'appareil mobile est davantage pour la sécurité des données de l'organisation et NON^(NOT) pour savoir ce que fait l'employé. L'appareil mobile doit être équipé d'une sorte d'application qui permet la suppression à distance du disque dur^(HDD) . Ceci est utile lorsque :

1. Un employé perd l'appareil
2. Un employé quitte son emploi et passe à une organisation rivale

La possibilité qu'un employé irrité donne délibérément des informations existe, et l' accord NDA devrait pouvoir s'en occuper. Gardez les réclamations de dommages un peu plus élevées pour empêcher le partage délibéré de données.

Parmi les autres mesures qui vous aident à formuler une politique BYOD appropriée , figurent

1. Enregistrement des adresses MAC des appareils - Cela aide à bloquer les connexions illégales au réseau de l'entreprise
2. Audit du réseau - Vérifiez^{(Network – Check)} le réseau pour détecter d'éventuelles vulnérabilités et surveillez le nombre d'appareils qui s'y connectent. De cette façon, vous pourrez savoir si des appareils non autorisés tentent de se connecter.
3. Créez un cloud d'entreprise afin que les utilisateurs qui travaillent à distance puissent stocker des éléments dans l'espace commun partagé au lieu de se connecter encore et encore à votre réseau. Cela réduira les risques d'atteinte à la sécurité d'un pourcentage significatif. Il peut s'agir de tout ce qui permet le stockage, la collaboration et le chiffrement.

Solutions et erreurs BYOD

#1 Employee Education

Faites appel à une personne qui connaît les tenants et les aboutissants du BYOD : les problèmes de sécurité, les problèmes de compatibilité et le plus important de tous, la partie ingénierie sociale. Ce serait une bonne idée si vous pouviez fournir à chaque employé un manuel de votre politique BYOD ainsi que les coordonnées de la personne à contacter en cas de problème. Vous pouvez utiliser du contenu multimédia pour illustrer les menaces possibles (présentations, vidéos, etc.) afin que chaque employé comprenne la politique.

Vous devez garder leur rappel. Une formation^{(One-Time-Training)} ponctuelle ne suffirait pas. Vous pouvez en effet créer des sessions de formation sous le nom de « Feedback & Needs of BYOD Employees ». Vous pouvez souligner les points importants et demander des commentaires/problèmes auxquels les employés sont confrontés dans le système. Cela servira à deux fins - vous pouvez rebrancher les points de base mais importants de la politique et vous pouvez utiliser les commentaires pour l'améliorer et en faire l'une des meilleures solutions BYOD.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

Nous connaissons tous le marché mobile qui ne cesse d'évoluer rapidement. Les nouveaux^(Newer) modèles sortent trop souvent et les employés voudraient acheter un meilleur appareil. Mais si les applications des organisations ne fonctionnent pas sur le nouveau modèle, les employés peuvent être frustrés. Une option consiste à créer des applications qui utilisent Azure et Microsoft 365 de type cloud qui s'exécuteront sur presque tous les types de modèles. L'utilisation et la mise en œuvre d'applications génériques telles que Dropbox , OneDrive , etc. pour le stockage à distance et la collaboration en temps réel donneront un coup de pouce à votre politique BYOD .

Si vous souhaitez que les employés utilisent des applications conçues par le service informatique de l'entreprise, assurez-vous que les applications sont compatibles avec tous les principaux appareils (systèmes d'exploitation) disponibles pour les appareils mobiles. Ainsi, vous offrirez des installations qui peuvent fonctionner sur presque tous les modèles d'appareils plutôt que de les restreindre à certains modèles d'appareils, même s'ils ont soif de ce nouveau téléphone Windows sorti en grande pompe.

#3 Don’t Forget Migrating Process

Lorsque la méthode ci-dessus d'utilisation d'applications génériques, il n'est pas très difficile de migrer de l'ancien appareil vers le nouveau. Néanmoins, incluez quelque chose qui aide à transférer des données vers des appareils plus récents (s'ils sont stockés localement), puis à effacer l'appareil précédent. Plus que souvent, les gens gardent leurs anciens appareils avec désinvolture (sans protection) et certains pourraient essayer de les revendre. Dans les deux cas, vous devez faire effacer les données de l'entreprise avant qu'elles ne soient récupérées par une personne extérieure à l'organisation.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

Alors que le point 3 parlait d'anciens appareils, ce point est lié aux nouveaux appareils. Il sera difficile de mettre les employés d'accord sur ce point. Dites-leur que c'est pour leur propre bénéfice. S'ils égarent l'appareil ou déménagent dans une autre entreprise, votre service informatique devrait être en mesure d'effacer à distance les données sur les appareils des employés.

Vous ne pouvez pas simplement aller de l'avant et effacer les données car l'employé peut frapper les tribunaux. Cette possibilité oblige à inclure la clause dans l' accord BYOD afin que même si vous effacez les données à distance, vous ne soyez pas tenu pour responsable.

#5 Responsibility For Illegal Usage

Il devrait y avoir une politique claire qui absout l'organisation si l'employé utilise son appareil pour des téléchargements illégaux, etc.

#6 Forgetting About Upgrades

C'est un fait connu que la technologie ne cesse d'évoluer. En conséquence, votre service informatique doit rendre ses applications et autres éléments compatibles avec la nouvelle technologie pour des processus fluides et protégés. Le matériel et le système d'exploitation des appareils mobiles peuvent également devenir obsolètes, de sorte que les applications organisationnelles peuvent ne pas fonctionner correctement sur les appareils existants.

Les meilleures solutions BYOD incluent une clause qui oblige les employés à mettre à niveau leurs appareils mobiles lorsque la technologie exige un meilleur matériel ou système d'exploitation. Si les employés ne peuvent pas se mettre à niveau en raison de problèmes financiers, l'organisation peut leur proposer un appareil compatible ou, mieux encore, leur offrir un prêt pour acheter la dernière technologie. Cela rendra les employés heureux et fidèles. Cela se traduit par une meilleure production.

Ce qui précède sont quelques erreurs critiques que j'ai pu identifier dans la mise en œuvre d'une bonne politique BYOD. Si vous pensez que j'ai raté quelque chose, veuillez commenter et partager avec nous.^{(The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.)}

Maintenant, lisez : ^{(Now read:)} Qu'est-ce que Bring Your Own Network ou BYON ?^{(What is Bring Your Own Network or BYON?)}

Bring Your Own Device (BYOD) Advantages, Best Practices, etc.

Bring Your Own Device (BYOD) program has its own advantages and disadvantages. This article, the first in the three article series – talks about the good and bad of BYOD. The other two articles work to create a proper BYOD policy and find out mistakes to avoid while implementing it. Before proceeding to talk about the benefits of BYOD and its negatives, let us check out how the system is implemented.

What is Bring Your Own Device or BYOD

Bring Your Own Device system has been around for a while and is gaining momentum as more and more businesses opt for the system. Under the BYOD structure, employees use mobile devices that allow them to:

1. Use the same device for personal and office use
2. Work from anywhere

I can classify BYOD into two distinct categories: (a) the first one is where companies allow usage of employee-owned devices and (b) the second one where companies buy mobile devices for the employees. In each case, the implementation will differ slightly. For example, if the company is providing the device, it probably will block installations of things that are distracting: Angry Birds, for example. Also, the company may use secret software to see what you have been doing on the device. Of course, they will allow private use of the devices but that will be a little restricted.

Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).

BYOD Advantages

The first thing that comes to mind when talking about BYOD, is cost savings in different forms. In most cases, we assume you already own a mobile device and your company reconfigures it for business use. If that is the case, the business saves on buying the devices.

As of now, the practice of using employees’ existing devices is not much implemented. Rather, companies themselves buy the mobile devices, configure it and give them to the employees – in which case, the employees benefit in the following two ways:

1. They connect to the Internet using the office VPN thereby saving on the Internet costs;
2. They can work from anywhere using the same device for both business and personal uses. This relieves them from carrying more than one mobile device for personal use. Issues will arise here that might irk employees. We will talk about these issues in the negatives of using the BYOD system in businesses.

Since the employees can work from anywhere, the overall productivity increases. Employees who might not make it to the office due to bad weather or traffic, can work from home or anywhere else. This saves on employees’ absence that would otherwise lead to delay in projects. In case an employee needs to leave the office early, they can later cover the pending work. For example, if an employee has an appointment, s/he can leave early, meet the doctor, go home and work from there to complete the day’s targets.

BYOD also serves as a selling point. People prefer to work with companies that allow a single mobile device for both business and personal uses. If it is the traditional workplace, people may not be allowed to take their personal devices inside the office. I have seen workplaces where they do not allow even employees’ cellphones inside. That, compared to being able to use a single device for both personal and business work, is a big turn-off. In other words, companies with a solid BYOD system in place tend to attract better employees.

Read: Bring Your Own Device Setup and Settings in Windows 10.

BYOD Disadvantages

Again, the first one is the cost factor. Unless the company believes in allowing employees’ existing devices for business, they will be spending money on buying the equipment. Add to it, the usage of the Internet for personal purposes will only increase the spending. Still, because there are other benefits attached such as mobility and better productivity, most companies are shifting to BYOD systems.

For the employee, the turn-offs could be restrictions placed on the device. I am yet to come across any employee who says organizations prohibit personal installations in the BYOD atmosphere. Still, the organization’s policy might go to the extent of saying NO to games and certain websites.

Another cause of concern for employees is their privacy. If they use Facebook, Twitter, or something similar, the company may be able to know the login credentials. Personally, I do not believe corporate houses will go that far on snooping but the possibilities exist. Another aspect is recording or logging employee actions on the device that may give out information they won’t want to share with anyone. An example could be using the device to download a pirated movie.

The most argued concern or the negatives of BYOD systems is the security of the company’s data. Of course, the employees can access only a part of it but that part might still be enough to give out important information to others – knowingly or unconsciously. There should be a proper policy as to what the employees can share with others as well as a good exit policy: to be implemented when the employee leaves the company. A good option would be to transfer all the business data to another computer and shred the data files from the employees’ devices.

Bring Your Own Device Policy

To make BYOD successful, you should have a good BYOD policy in place. There is no such thing as the perfect BYOD policy. You just keep on making changes to the policy – as technology progresses – to keep the data secure.

#1 Educate the Employees

If you are considering BYOD implementation or have already implemented it, take time to make the employees understand the system is for convenience to both the employee and employer. You need to tell them how to keep the device protected with the latest updates and patches for the operating system and hardware they are using on their mobile devices. You need to tell them about the possibility of data leaks and how it can ruin the organization’s efforts. You need to make it clear that privacy of an organization’s data cannot be compromised.

#2 What all Platforms To Allow

You cannot let users select just about any platform. If your organizations cannot run on any specific operating system such as iOS, you have to tell your employees that people opting for iOS cannot participate in the BYOD program.

In a better method, you can give them a list of two three platforms that are acceptable and are good enough to provide for both the organization and employees. That would bring in some consistency so that you do not have to hire additional IT people to troubleshoot the devices.

#3 Non-Disclosure Agreement

Make the employees sign an NDA to an effect where they cannot share company data with any third party. Make them aware of social engineering and teach them methods to keep the data under lock.

#4 Logging & Responsibility

This is important even if the employees object. Logging the events can help you identify if any employee has been engaging in illegal activities such as downloading pirated movies. In this case, you also need to tell the employees that they will be responsible if anyone claims damages and not the organization. This clause is important as people often revert to cheaper methods for something or the other. And since it is the employee using the device and because it was the employee who went ahead to, say, download a pirated movie, the organization will not be charged with any offense.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Another important aspect when creating a good BYOD policy, tracking the mobile device is more for the safety of the organization’s data and NOT to know what the employee is up to. The mobile device needs to be equipped with some sort of application that allows remote deletion of HDD. This is helpful when:

1. An employee loses the device
2. An employee leaves the job and moves on to a rival organization

The possibility of an irked employee giving away information deliberately exists, and the NDA agreement should be able to take care of that. Keep the damage claims a little higher to prevent the deliberate sharing of data.

Among other measures that help you to formulate a proper BYOD policy, are

1. Registering the MAC addresses of devices – This helps in blocking illegal connections to the corporate network
2. Auditing the Network – Check the network for any possible vulnerabilities and keep a check on the number of devices connecting to it. This way, you will be able to know if any unauthorized devices attempt a connection.
3. Create a company cloud so that users who are working remotely can store things to the common shared space instead of plugging into your network again and again. That will reduce the chances of a security breach by a significant percentage. It can be anything that allows storage, collaboration, and encryption.

BYOD Solutions & Mistakes

#1 Employee Education

Get a person who knows the ins and outs of BYOD: the security issues, compatibility issues and most important of them all – the social engineering part. It would be a good idea if you can provide each employee with a handbook of your BYOD policy along with details of the person to contact in case of problems. You can use multimedia content to illustrate possible threats (presentations, videos, etc.) so that every employee understands the policy.

You have to keep them reminding. One-Time-Training would not suffice. You can actually create training sessions under the name of “Feedback & Needs of BYOD Employees”. You can stress the important points and ask for feedback/problems the employees are facing in the system. That will serve two purposes – you get to replug the basic but important points of the policy and you can use the feedback to improve and make it one of the best BYOD solutions.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

We all know the mobile market that keeps on changing fast. Newer models come out too frequently and employees would want to buy a better device. But if the organizations’ applications do not run on the new model, the employees may be frustrated. One option is to create apps that make use of cloud-like Azure and Microsoft 365 that will run on almost all types of models. Using and implementing generic apps like Dropbox, OneDrive, etc. for remote storage and real-time collaboration will give a boost to your BYOD policy.

If you want the employees to use apps designed by the business IT department, make sure the apps are compatible with all major devices (operating systems) available for mobile devices. Thus, you will be offering facilities that can run on almost any device model rather than restrict them to certain device models even though they are craving for that new Windows phone released with much fanfare.

#3 Don’t Forget Migrating Process

When the above method of using generic apps, it is not much difficult to migrate from the older device to the new one. Still, include something that helps in transferring data to newer devices (if stored locally) and then wiping out the previous device. More than often, people keep their old devices casually (unprotected) and some might try to sell them away. In both cases, you have to get the business data erased before they are picked up by someone outside the organization.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

While point 3 talked about old devices, this point is related to new devices. It will be hard to get employees to agree on the point. Tell them it is for their own benefit. If they misplace the device or move to another company, your IT department should be able to remotely wipe out the data on employees’ devices.

You can’t simply go ahead and wipe out data as the employee may knock courts. This possibility makes it necessary to include the clause in the BYOD agreement so that even if you erase the data remotely, you are not to be held responsible.

#5 Responsibility For Illegal Usage

There should be a clear policy that absolves the organization if the employee uses his/her device for illegal downloads etc.

#6 Forgetting About Upgrades

It is a known fact that technology keeps on evolving. Accordingly, your IT department needs to make their apps and other things compatible with the newer technology for smooth and protected processes. The mobile devices’ hardware and operating system may too get obsolete in a way that the organizational apps might not run properly on the existing devices.

The best BYOD solutions include a clause that forces employees to upgrade their mobile devices when technology demands better hardware or operating system. If the employees can’t upgrade due to financial problems, the organization can offer them a compatible device or better still, offer them a loan to buy the latest technology. This will make employees happy and loyal. This translates to better production.

The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.

Now read: What is Bring Your Own Network or BYON?

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