Google Drive est devenu un grand concurrent de Microsoft Office 365 pour le ^{(Microsoft Office 365)}stockage^{(storage and office software)} en nuage et les logiciels de bureau . L'une des raisons de sa popularité est qu'il permet de maîtriser très rapidement les bases.

Alors que les bases peuvent être faciles à apprendre, bon nombre des meilleures fonctionnalités passent inaperçues. En fait, il existe des dizaines de fonctionnalités cachées dans les menus de Sheets , Docs et Google Drive lui-même. 

Que vous cherchiez à améliorer votre productivité, que vous souhaitiez savoir comment rechercher des fichiers plus rapidement ou que vous souhaitiez des conseils pour gérer vos sauvegardes dans le cloud, Google Drive sera plus puissant avec quelques conseils avancés de Google Drive - nous avons sélectionné les meilleurs ci-dessous .

Utiliser les outils de recherche avancée^{(Use Advanced Search Tools)}

L'un des plus gros problèmes que vous rencontrerez lorsque vous utiliserez Google Drive plus fréquemment est de retrouver des fichiers. Heureusement, Google Drive propose des fonctions de recherche avancées que vous pouvez utiliser pour localiser des fichiers.

Cliquez sur la barre de recherche^{(search bar )} et cliquez sur Plus d'outils de recherche^{(More search tools)} . Vous disposez maintenant d'une longue liste d'outils disponibles pour affiner votre recherche. Par exemple, vous pouvez choisir un type de fichier -^{(file type –)} cela inclut n'importe quoi, des photos et des présentations^{(Photos and presentations)} aux fichiers et dossiers .zip. Vous pouvez également rechercher le propriétaire, utile pour rechercher du contenu partagé.

Ce n'est que le début. Vous pouvez également filtrer les résultats en fonction de la dernière fois que les fichiers ont été modifiés, ainsi que filtrer par texte trouvé dans le fichier lui-même. Par exemple, si vous avez écrit un article sur une recette spécifique, mais que vous vous souvenez d'un seul ingrédient que vous avez écrit dans l'article, vous pouvez trouver la recette simplement en tapant l'ingrédient lui-même.

Accéder à l'historique et restaurer les sauvegardes dans Google Docs & Sheets^{(Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets)}

Google Docs et Google Sheets^{(Google Docs and Google Sheets)} seront automatiquement enregistrés au fur et à mesure que vous continuerez à travailler sur votre document. Cependant, de nombreuses personnes ne savent pas que vous pouvez cliquer sur le texte Toutes les modifications enregistrées dans Drive^{(All changes saved in Drive)} pour afficher et restaurer les révisions antérieures. 

Google Drive enregistrera automatiquement toutes les modifications depuis le début des temps, tant que vous avez d'abord créé le fichier sur Google Drive lui-même. Et avec un seul bouton, vous pouvez restaurer les anciennes versions. Alternativement, faites simplement défiler les révisions précédentes et cliquez sur chacune d'entre elles pour mettre toutes les modifications en surbrillance.

Cela peut être utile lorsque vous supprimez un ancien texte dont vous aurez besoin à l'avenir, ou si vous devez vérifier les modifications passées pour les détails manquants. Vous pouvez également cliquer sur n'importe quelle révision précédente et la renommer afin qu'elle soit plus facile à trouver et à gérer à l'avenir.

Restreindre les autorisations à certaines cellules dans Google Sheets^{(Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets)}

Il est très facile de partager des fichiers Google Sheets et Docs^{(share Google Sheets and Docs files)} pour collaborer avec d'autres. Cliquez simplement sur ^{(Just click)} File > Share > Get Shareable Link. Cependant, dès que vous définissez les autorisations pour que toute personne disposant de ce lien puisse modifier votre document, elle peut apporter des modifications à absolument n'importe quoi par défaut.

Dans Google Sheets et, espérons- le, Google Docs à l'avenir, vous pouvez verrouiller manuellement certaines sections afin que personne d'autre que le propriétaire d'origine ne puisse les modifier. Cela peut être très utile lorsque vous travaillez sur un document avec un grand groupe, mais que vous avez besoin de certaines plages protégées contre la suppression accidentelle. 

Pour commencer, cliquez et faites glisser la zone que vous souhaitez protéger, faites un clic droit puis cliquez sur Protéger la plage^{( Protect Range)} . À partir de là, un nouveau panneau s'ouvrira sur le côté droit de votre écran. Donnez une description à la plage afin que vous puissiez comprendre de quoi il s'agit plus tard, puis cliquez sur Définir les autorisations^{(Set permissions)} . 

Vous pouvez maintenant définir la plage pour qu'elle ne soit modifiable que par le propriétaire, ce qui est utile pour les colonnes et les lignes épinglées. Ou vous pouvez définir des autorisations pour des personnes spécifiques par e-mail, ce qui est utile si vous souhaitez verrouiller certaines pages ou lignes pour différentes tâches.

Créez rapidement un nouveau contenu avec des liens rapides^{(Quickly Create New Content With Quick Links)}

si vous souhaitez créer rapidement un document sans visiter Google Drive et passer par l'interface utilisateur, vous pouvez gagner du temps en tapant l'adresse suivante dans la barre d'adresse de votre navigateur^{(browser address bar)} . Assurez-vous d'être connecté au bon compte Google^{(Google account)} avant de le faire. 

• Doc.new – Nouveau projet Google Docs
• Sheets.new – Nouveau projet Google Sheets
• Presentation.new – Nouvelle présentation Google
• Sites.new – Nouveau projet Google Sites

Après avoir utilisé ces liens une seule fois, ils réapparaîtront sous forme de suggestions la prochaine fois que vous les saisirez dans la barre d'adresse de votre navigateur^{(browser address bar)} . Ainsi, créer un nouveau document pourrait être aussi simple que de taper D dans la barre d'adresse de votre navigateur. 

N'oubliez pas que vous devrez déplacer le document dans un dossier plus tard si vous souhaitez mieux organiser vos fichiers.

Convertir Word en PDF ou PDF en document Word^{(Convert Word To PDF Or PDF To Word Document)}

Une fois que vous avez terminé avec un document Google Docs^{(Google Docs document)} , vous pouvez le transformer très facilement en PDF . Cliquez simplement sur ^{(Simply click)} File > Download > PDF . Il existe également de nombreuses options ici pour d'autres formats de fichiers, y compris le texte brut^{(plain text)} ( .txt ), une publication EPUB^{(EPUB publication)} ( .epub ) et un fichier Microsoft Word^{(Microsoft Word file)} ( .docx ).

Vous pouvez également le faire dans l'autre sens en téléchargeant un fichier .PDF^{(.PDF file)} sur votre lecteur, puis en cliquant dessus pour ouvrir l'aperçu, puis cliquez sur Ouvrir avec Google Docs^{(Open With Google Docs)} . Le résultat que vous obtenez dans Google Docs dépendra de la façon dont le fichier .PDF^{(.PDF file)} a été créé, mais vous pourrez parfois modifier le texte dans le PDF et également modifier d'autres éléments. 

Parfois, l'importation peut simplement apparaître sous la forme d'une page vierge. Cela se produit généralement si une image a été convertie en PDF . Une fois que vous avez terminé l'édition, cliquez simplement sur File < Download et choisissez un type de fichier approprié.

Créez facilement des dessins ou des diagrammes^{(Create Drawings Or Diagrams Easily)}

Il est probablement préférable d'utiliser un outil tiers^{(party tool)} si vous avez besoin de graphiques détaillés, mais si vous avez besoin d'être rapide, cliquer sur Insert < Drawing < New peut être un moyen rapide de créer un dessin.

Vous disposez des outils pour dessiner, créer des formes de base, ajouter du texte et importer d'autres images également. Il existe même des outils pour modifier la position et la taille^{(position and size)} des formes et aligner les formes pour la symétrie. Une fois que vous avez terminé, vous pouvez cliquer sur enregistrer et fermer^{(save and close)} et il sera importé dans votre document. Cette fonctionnalité est disponible dans toute la suite d' applications Google Drive^{(Google Drive apps)} .

6 Advanced Google Drive Tips You May Not Know About

Gоogle Driνe haѕ become a big competitor to Microsoft Office 365 for both cloud storage and office software. One of the reasons for its popularity is because you can get to grips with the basics very quickly.

Whilst the basics may be easy to learn, many of the best features go unnoticed. In fact, there are dozens of features hidden within the menus of Sheets, Docs, and Google Drive itself. 

Whether you’re looking to improve your productivity, want to know how to search for files quicker, or want tips for managing your cloud backups, Google Drive will be more powerful with some advanced Google Drive tips – we’ve picked out the best below.

Use Advanced Search Tools

One of the biggest issues you’ll hit when using Google Drive more frequently is finding files again. Thankfully, Google Drive has some advanced search functions you can use to pinpoint files.

Click the search bar and click More search tools. You now have an extensive list of tools available for fine tuning your search. For example, you can choose a file type – this includes anything from Photos and presentations to .zip files and folders. You can also search for owner, useful for searching shared content.

That’s just the beginning. You can also filter results by the last time files were modified, and also filter by text found within the file itself. For example, if you wrote an article about a specific recipe, but just remember a single ingredient you wrote within the article, you can find the recipe just by typing the ingredient itself.

Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets

Google Docs and Google Sheets will automatically save as you continue to work on your document. However, many people aren’t aware that you can click on the All changes saved in Drive text to see and restore past revisions. 

Google Drive will automatically log all changes since the beginning of time, so long as you first created the file on Google Drive itself. And with just a single button you can restore older versions. Alternatively, just scroll through past revisions and click on each one to have all changes highlighted.

This can be useful for when you scrap old text that you need again in the future, or if you need to check past edits for any missing details. You can also click on any previous revision and rename it so that it’s easier to find and manage in the future.

Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets

It’s very easy to share Google Sheets and Docs files to collaborate with others. Just click File > Share > Get Shareable Link. However, as soon as you set the permissions for anybody with that link to be able to edit your document, they can make changes to absolutely anything by default.

In Google Sheets, and hopefully Google Docs in the future, you can manually lock down certain sections so that nobody but the original owner can edit it. This could be very beneficial for when you’re working on a document with a big group, but need certain ranges protected from accidental deletion. 

To start, click and drag the area you’d like to protect, right click and then click Protect Range. From there, a new panel will open on the right side of your screen. Give the range a description so you can understand what it is later, and then click Set permissions. 

You can now set the range to be only be editable by the owner, useful for pinned columns and rows. Or you can set permissions for specific people via email, useful if you want to lock down certain pages or rows for different tasks.

Quickly Create New Content With Quick Links

if you want to quickly create a document without visiting Google Drive and going through the user interface, you can save time by typing the following address into your browser address bar. Make sure you’re signed into the right Google account before doing this. 

• Doc.new – New Google Docs project
• Sheets.new – New Google Sheets project
• Presentation.new – New Google Presentation
• Sites.new – New Google Sites project

After using these links just once, they’ll appear as suggestions again when you next type them into your browser address bar. So creating a new document could be as easy as typing D into your browser address bar. 

Just remember, you’ll need to move the document to a folder later if you’d like to organize your files a little better.

Convert Word To PDF Or PDF To Word Document

Once you’ve finished with a Google Docs document, you can turn it into a PDF very easily. Simply click File > Download > PDF. There are also many options here for other file formats, including plain text (.txt), an EPUB publication (.epub) and a Microsoft Word file (.docx).

You can also do it the other way around by uploading a .PDF file to your drive, and then clicking it to open the preview, and click Open With Google Docs. The result you get in Google Docs will depend on how the .PDF file was created, but sometimes you will be able to edit the text within the PDF and also edit other elements. 

Sometimes, the import may just show up as a blank page. This usually happens if an image has been converted to a PDF. After you’ve finished with editing, just click File < Download and choose a suitable file type.

Create Drawings Or Diagrams Easily

It’s probably best to use a third party tool if you need detailed graphics, but if you need to be quick, clicking Insert < Drawing < New can be a fast way to create a drawing.

You are given the tools to draw, create basic shapes, add text, and import other images too. There are even tools for changing the position and size of shapes and lining up shapes for symmetry. Once you’ve done, you can click save and close and it will be imported to your document. This feature is available throughout the whole Google Drive apps suite.

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