Lorsqu'une entreprise, une organisation ou un individu souhaite créer un document cohérent tel que des formulaires, des lettres ou des étiquettes d'adresse qui sont identiques à l'exception d'informations spécifiques, par exemple, le nom, l'adresse ou le numéro de téléphone du destinataire^(Recipient) . Pour ce faire, vous devez exécuter le processus de fusion^{(Mail Merge)} et publipostage , qui vous permet de créer un document personnalisé simple.

Comment utiliser le publipostage dans Word

Les outils de publipostage^{(Mail Merge)} de l'onglet Mailing de Microsoft Word vous permettent d'effectuer un publipostage^{(Mail Merging)} . Ces outils sont

• Démarrer le publipostage^{(Start Mail Merge)} : le démarrage du publipostage^{(Start Mail Merge)} crée un document et l'envoie à plusieurs personnes. Vous pouvez insérer des champs tels que Nom et Adresse^(Address) . Word créera une copie pour chaque destinataire^(Recipient) et remplacera ces champs par les informations de la personne.
• Sélectionner le destinataire^{(Select Recipient)} : Sélectionner le destinataire^(Recipient) vous permet de choisir la liste des personnes à qui vous souhaitez envoyer votre document.
• Modifier la liste des destinataires^{(Edit Recipient List)} : cela modifie votre liste de destinataires ou choisit des personnes spécifiques pour recevoir le mailing. Dans cet outil, vous pouvez trier, filtrer, rechercher et supprimer les doublons et valider les adresses de la liste.

Comment configurer un publipostage^{(Mail Merge)} manuel pour les lettres

• Pour configurer un publipostage^{(Mail Merge)} manuel pour une lettre, vous devez d'abord créer un document vierge, accédez à l' onglet Publipostage^{(Mailing tab)} .
• Sélectionnez Démarrer le publipostage^{(Start Mail Merge)} , puis sélectionnez Lettres^(Letters) .
• Cliquez sur Sélectionner les destinataires^{(Select Recipients)} .
• Un menu déroulant apparaîtra; vous pouvez choisir de sélectionner Taper une nouvelle liste^{(Type a New List)} , Utiliser une liste existante^{(Use an Existing List)} , choisir parmi les contacts Outlook^{(choose from Outlook Contacts)} .

Nous allons utiliser Tapez une nouvelle liste^{(Type a New List)} .

Une boîte de dialogue intitulée Nouvelle ^{( New)} liste d'adresses^{(Address List)} apparaîtra. Dans la boîte de dialogue, vous pouvez saisir du texte dans les lignes et les colonnes. À gauche de la boîte de dialogue Nouvelle liste d'adresses^{(New Address List)} , certaines commandes vous permettent de modifier votre liste ; ceux-ci sont appelés Nouvelle entrée^{(New Entry)} , Supprimer l'entrée , Rechercher^(Find) et Personnaliser les colonnes^{(Customize Columns)} .

Pour ajouter une nouvelle ligne, cliquez sur Nouvelle entrée^{(New Entry)} . Pour supprimer une ligne, sélectionnez Supprimer l'entrée^{(Delete Entry)} . Pour ajouter, supprimer, renommer, monter et descendre des colonnes^(Columns) , sélectionnez ^(Select) Personnaliser les colonnes^{(Customize Columns)} . Entrez les données^{(Enter Data)} dans votre liste, choisissez OK et enregistrez^(Save) votre fichier. Si vous souhaitez revenir en arrière et modifier votre liste, cliquez sur Modifier la liste des destinataires^{(Edit Recipient List)} , puis modifiez-la.

Vous pouvez maintenant écrire ou copier une lettre dans le document.

Placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer des champs et sélectionnez Insérer et fusionner les champs^{(Insert and Merge Fields)} ; choisissez les champs que vous voulez. Vous pouvez voir un aperçu de vos champs en cliquant sur ABC Preview Results .

Pour revenir aux documents affichant les champs, cliquez à nouveau sur ABC Preview Results .

Sélectionnez maintenant Terminer et fusionner^{(Finish and Merge)} . Vous pouvez choisir de modifier des documents individuels^{(Edit Individual Documents)} , d' imprimer des documents^{(Print Document)} et d' envoyer des messages électroniques^{(Send Email Messages)} . Sélectionnez votre choix ; alors vous verrez le résultat.

Utilisation de l' assistant de fusion^{(Mail Merge Wizard)} et publipostage pour la lettre^(Letter)

Cette fois, nous allons créer le publipostage à l'aide de l' assistant de publipostage pas à pas^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} , qui est le processus le plus simple pour créer un publipostage^{(Mail Merge)} .

1. Accédez à Démarrer la configuration^{(Start Mail Setup)} de la messagerie en bas du menu déroulant^{(Drop-Down Menu)} et sélectionnez Assistant Fusion et publipostage pas à pas^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} .
2. Un volet Fusion^{(Mail Merge Pane)} et publipostage apparaîtra sur la droite. Sélectionnez un type de document^{(Document Type)} ; nous choisirons la lettre^(Letter) . Cliquez maintenant sur Suivant^(Next) .
3. Nous allons utiliser le document actuel^{(Current Document)} .
4. Sélectionner les destinataires^(Recipients) : vous pouvez choisir de saisir une nouvelle liste, de sélectionner des contacts Outlook et d'écrire une nouvelle liste. Nous allons à une liste existante.
5. Parcourez^(Browse) pour sélectionner le fichier. Cliquez^(Click) ensuite sur Suivant^(Next) , puis sur OK . Les destinataires du publipostage^{(Mail Merge recipients)} apparaîtront
6. Vous pouvez choisir d'activer ou de désactiver les Destinataires^(Recipients) en cochant et décochant la Case^(Box) ; nous allons cliquer sur OK , puis sur Suivant^(Next) .
7. Écrivez votre lettre^{(Write Your Letter)} . Cette vitrine ajoute^{(Add Recipient)} des informations sur le destinataire à votre lettre. Placez le curseur là où nous voulons que les informations aillent.
8. Nous utiliserons Address Block ; une boîte de dialogue ^{(Dialog Box)}Insérer une adresse^{(Insert Address)} s'affiche. Vous pouvez choisir le format dans lequel vous le souhaitez.
9. Il y a un bouton de navigation^{(Navigation Button)} à droite de la fenêtre Insérer un bloc d'adresse^{(Insert Address Block)} qui vous permet de vous déplacer dans le bloc d'adresse.
10. Choisissez l'adresse, puis cliquez sur OK . Dans le volet Fusion^{(Mail Merge Pane)} et publipostage , vous pouvez également insérer une salutation en cliquant sur la ligne de salutation,^{(Greeting Line )} choisissez votre sélection, OK   puis Suivant^(Next) .
11. Prévisualisez vos lettres^{(Preview Your Letters)} . Sous aperçu de votre paragraphe de lettre, il y a un bouton de navigation qui (<< Recipient>>) vous permet de naviguer dans votre bloc d'adresse, puis Suivant^(Next) .
12. Fusion complète - Vous verrez deux choix, soit Modifier l'individu^{(Edit Individual)} ou Imprimer^(Prin) . Sélectionnez Modifier la personne.^{(Edit Individual.)}

Nous avons maintenant un publipostage^{(Mail Merge)} .

Faites-nous savoir dans les commentaires si vous avez des problèmes et nous vous répondrons.

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a buѕіness, organization, or individual wants to create a consistent documеnt such as forms, letters, or mailing labels that are identical except for specific information, for instanсe, the name, address, or telephone number of the Recipient. To do this, you need to pеrform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

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