Les diagrammes de Gantt^(Gantt) sont un moyen populaire de suivre les projets, en particulier pour les équipes qui doivent garder à l'esprit la durée d'une tâche. En utilisant efficacement un diagramme de Gantt , vous pouvez vous assurer que différentes tâches n'interfèrent pas les unes avec les autres, et même déterminer quand l'une doit se terminer pour qu'une autre puisse commencer. 

Il existe plusieurs façons de créer des diagrammes de Gantt , mais dans cet article, nous allons vous montrer comment en créer un dans un programme dont vous disposez probablement : Microsoft Excel . Bien qu'il ne surpassera probablement pas les logiciels sur mesure lors de la gestion d'un grand nombre de tâches, pour les petits projets, c'est une excellente alternative.

Comment créer des diagrammes de Gantt^{(Gantt Charts)} dans Microsoft Excel

La bonne chose à propos de la création d'un diagramme de Gantt dans Excel est que vous possédez probablement déjà une copie de la feuille de calcul et savez comment l'utiliser. Si ce n'est pas le cas, nous vous recommandons de consulter notre tutoriel Excel^{(Excel tutorial)} . Les versions les plus récentes de Microsoft Excel (nous utilisons Office Online pour ce guide, bien que vous puissiez également obtenir Office 365 gratuitement^{(Office 365 for free)} ) ont un modèle de Gantt inclus, alors jetons un coup d'œil à cela avant de vous montrer comment créer le vôtre .

Modèle de Gantt Microsoft Excel^{(Microsoft Excel Gantt Template)}

Avant de commencer à créer un diagramme à partir de zéro, veuillez noter qu'un modèle de Gantt est inclus dans ^(Gantt)Excel . Si vous utilisez Office Online , c'est l'un des classeurs^(Workbooks) disponibles dans l'écran d'accueil d' Excel

Le modèle de diagramme de Gantt est plutôt bon. Vous pouvez entrer vos données dans un tableau, qui exporte ensuite automatiquement les données dans un graphique à barres inversé. Nous vous recommandons de jouer un peu avec pour voir ce qui est possible avec les diagrammes de Gantt Excel^{(Excel Gantt)} . Cependant, le modèle est un peu rigide, donc s'il ne fonctionne pas pour vous, vous devrez créer vos diagrammes de Gantt à partir de zéro.

Créer votre propre diagramme de Gantt^{(Making Your Own Gantt Chart)}

1. Si vous voulez que les choses soient exactement comme vous le souhaitez, vous devrez commencer avec un classeur vierge. Pour ce faire, sélectionnez le bouton nouveau classeur vierge^{(new blank workbook)} dans la barre supérieure - tout à gauche - et attendez qu'il se charge. Une fois cela fait, vous serez présenté avec une feuille de calcul vierge.

1. Avant de pouvoir créer le diagramme de Gantt , vous devez rassembler certaines données. À des fins d'illustration, nous allons prétendre que nous avons cinq tâches et les numéroter de 1 à 5. Celles-ci vont dans la colonne A. Dans la colonne B, ajoutez des dates de début fictives pour les tâches - assurez-vous que les cellules sont configurées pour accepter les dates. Enfin, dans la colonne C, définissez la durée de chaque tâche en jours. 

Si vous le souhaitez, vous pouvez également ajouter une date de fin dans la colonne C, puis soustraire automatiquement les dates^{(subtract the dates automatically)} et afficher la durée résultante dans la colonne D. Cependant, uniquement pour configurer le diagramme de Gantt , la date de début et la durée sont suffisant.

1. Une fois les dates prêtes, l'étape suivante consiste à créer un graphique empilé^{(stacked chart)} basé sur la date de début de nos tâches. Pour cela, vous devez sélectionner toutes les données du tableau, de A1 à C6, puis sélectionner insérer^(insert) en haut de la page (tout savoir sur la création de graphiques dans Excel^{(making charts in Excel)} ). 

1. La barre d'outils passera à un certain nombre d'options de graphique, vous devez accéder aux options graphiques et cliquer sur la flèche vers le bas. Une longue liste d'options apparaîtra, sous les barres^(bars) choisissez la barre empilée^{(stacked bar)} . Assurez-vous de ne pas choisir celle appelée barre empilée à 100% car cela ne fonctionnera pas.

1. Microsoft Excel se mettra au travail et un nouveau graphique apparaîtra au milieu de l'écran. C'est le début de votre diagramme de Gantt , bien que vous n'y soyez pas encore.

1. D'une part, vous devrez probablement redimensionner la fenêtre (nous l'avons déjà fait dans l'exemple ci-dessus), puis renommer le graphique en cliquant sur la zone de titre du graphique^{(chart title)} . Pendant que vous y êtes,. Supprimez également la légende au bas du graphique - où elle indique la date de début^{(start date)} et la durée^{(duration )} - en la sélectionnant et en appuyant sur la touche Suppr^{(Delete )} de votre clavier.

1. Ensuite, vous devez réorganiser le graphique. À l'heure actuelle, la tâche 5 est en haut et la tâche 1 en bas, et cela doit être exactement l'inverse. Pour résoudre ce problème, cliquez avec le bouton droit n'importe où sur le graphique et sélectionnez Format dans la boîte de dialogue qui s'affiche.

1. Une nouvelle barre des tâches s'ouvrira sur le côté droit de votre écran, appelée « Graphique. ^(Chart.)" Parmi toutes les options, choisissez Axe vertical^{(Vertical Axis)} .

1. Dans le menu qui se déplie, cochez la case à côté du paramètre indiquant les catégories dans l'ordre inverse^{(categories in reverse order)} . Cela devrait placer la tâche 1 en haut du tableau.

1. Ceci fait, il ne reste plus qu'une étape, à savoir supprimer la partie bleue - qui représente la date de début - de la barre du graphique. Après tout, dans un diagramme de Gantt , vous ne vous souciez que de la durée des tâches ; la barre bleue ne fait que gêner.

1. Pour vous en débarrasser, cliquez avec le bouton droit sur l'une des barres bleues. Une autre boîte de format apparaîtra; cliquez dessus. Une fois de plus, le volet de droite s'ouvrira. Cette fois, cependant, nous devons cliquer sur l'entrée pour la série "Date de début".^{(Series “Start Date.”)}

1. Dans ce menu, cliquez sur l'élément qui indique Fill , puis dans le grand menu de couleurs qui apparaît, allez tout en bas et sélectionnez No fill .

Avec cela, votre diagramme de Gantt est terminé. Les cases orange (vous pouvez les recolorer à l'aide de la commande fill si vous le souhaitez) indiquent quand une certaine tâche est en cours de traitement. 

Diagrammes de Gantt dans Excel

Cela devrait être suffisant pour vous aider à créer vos propres diagrammes de Gantt . Bien que les modèles proposés par Excel - sans parler des logiciels de gestion de projet sur mesure - soient probablement une meilleure option si vous envisagez de gérer de nombreuses tâches, l'utilisation d'une option homebrew comme ci-dessus peut être préférable si vous suivez un petit nombre de tâches ou souhaitez ajouter une saveur simple aux présentations.

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

Gantt charts are a popular way to keep track of projects, especially for teams that need to keep the duration of a task in mind. By using a Gantt chart effectively, you can make sure different tasks don’t interfere with each other, and even determine when one should finish so another can start. 

There are several ways to make Gantt charts, but in this article we’ll show you how to make one in a program that you probably have available: Microsoft Excel. Though it probably won’t outdo custom-made software when managing a large number of tasks, for small projects it’s a perfectly good alternative.

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

The nice thing about creating a Gantt chart in Excel is that you probably already own a copy of the spreadsheet and know how to use it. If not, we recommend you check out our Excel tutorial. Most recent versions of Microsoft Excel (we’re using Office Online for this guide, though you can also get Office 365 for free) have a Gantt template included, so let’s take a quick look at that before we show you how to make your own.

Microsoft Excel Gantt Template

Before starting to build a chart from scratch, please note that there’s a Gantt template included in Excel. If you’re using Office Online, it’s one of the available Workbooks in Excel’s home screen

The Gantt chart template is pretty good. You can enter your data in a table, which then automatically exports the data into an inverted bar chart. We recommend messing with it a bit to see what’s possible with Excel Gantt charts. However, the template is a bit inflexible, so if it doesn’t work for you then you’ll have to build your Gantt charts from scratch.

Making Your Own Gantt Chart

1. If you want things to be exactly the way you like, you’ll need to start with a blank workbook. To do so, select the button new blank workbook from the topmost bar — it’s all the way to the left — and wait for it to load. Once that’s done, you’ll be presented with a blank spreadsheet.

1. Before you can make the Gantt chart, you need to put together some data. For illustration purposes, we’ll pretend we have five tasks and number them 1 through 5. Those go into column A. In column B, add some fictitious start dates four the tasks — make sure the cells are set to accept dates. Finally, in column C, set the duration of each task in days. 

If you want, you could also add an end date in column C, then subtract the dates automatically and have the resulting duration be displayed in column D. However, just for purposes of setting up the Gantt chart, the start date and the duration is enough.

1. With the dates ready, the next step is to create a stacked chart based on the start date of our tasks. For that, you need to select all the data in the table, from A1 to C6, and then select insert at the top of the page (read all about making charts in Excel). 

1. The toolbar will change to a number of graph options, you need to go to the graphical options and click the down arrow. A long list of options will appear, under bars pick stacked bar. Make sure not to pick the one called 100% stacked bar as that won’t work.

1. Microsoft Excel will get to work and a new chart will pop up in the middle of the screen. This is the beginnings of your Gantt chart, though you’re not there yet.

1. For one, you’ll probably need to resize the window (we already did that in the above example), then rename the chart by clicking on the chart title box. While you’re at it,. Also remove the legend at the bottom of the chart — where it says start date and duration — by selecting it and hitting the Delete key on your keyboard.

1. Next, you need to reorder the chart. Right now, task 5 is at the top and task 1 is at the bottom, and it needs to be exactly the other way around. To fix that, right-click anywhere on the chart and select Format in the dialog box that appears.

1. A new task bar will open up on the right side of your screen, called “Chart.” From all the options, choose Vertical Axis.

1. In the menu that folds out, check the box next to the setting that says categories in reverse order. That should put task 1 on top in the chart.

1. With this done, there’s only one step remaining, namely removing the blue part — which represents the start date — of the bar from the chart. After all, in a Gantt chart you only care about the duration of tasks; the blue bar is just getting in the way.

1. To get rid of it, right-click any of the blue bars. Another format box will pop up; click it. Once again, you’ll have the right hand pane open up. This time, though, we need to click on the entry for Series “Start Date.”

1. In this menu, click on the item that says Fill, then on the large color menu that pops up go all the way to the bottom and select No fill.

With that, your Gantt chart is all done. The orange boxes (you can recolor them using the fill command if you want) show when a certain task is being worked on. 

Gantt Charts in Excel

That should be enough to get you started with making your own Gantt charts. Though the templates that Excel offers — not to mention tailor-made project management software — are probably a better option if you plan to manage many tasks, using a homebrew option like above might be better if you’re keeping track of a small number of tasks or want to add some easy flavor to presentations.

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