Si vous utilisez des clients de messagerie courants dans un environnement d' entreprise^(Corporate) comme Outlook , vous avez probablement l'habitude de définir votre réponse d'absence du bureau^{(setting your out of office reply)} . Saviez^(Did) -vous que vous pouvez également configurer des réponses d'absence du bureau dans Gmail ?

Étant donné que la plupart des gens utilisent Gmail comme compte de messagerie personnel, il peut être utile d'informer les gens lorsque vous êtes en vacances ou en vacances.

Faire cela est assez simple dans Gmail , mais le processus est légèrement différent de celui auquel vous pourriez être habitué dans Outlook . Dans cet article, vous apprendrez comment configurer l'absence du bureau dans Gmail , comment le désactiver et ce que les gens peuvent s'attendre à voir lorsque vous l'avez activé.

Comment configurer l' absence^(Out) du bureau^(Office) dans Gmail

Si vous êtes sur le point de partir en vacances pendant un certain temps et que vous souhaitez avertir les gens que vous ne pourrez peut-être pas répondre à leur e-mail aussi rapidement que d'habitude, une réponse d'absence du bureau est la solution.

Pour commencer avec les étapes ci-dessous, connectez-vous d'abord à votre compte Gmail .

1. Sélectionnez l' icône Paramètres^(Settings) d'engrenage dans le coin supérieur droit de votre compte Gmail .

2. Sélectionnez Afficher tous les paramètres^{(See all settings)} en haut de la liste Paramètres.

3. Faites défiler jusqu'à la section Répondeur de vacances^{(Vacation responder)} en bas. Modifiez le paramètre sur Répondeur vacances activé^{(Vacation responder on)} .

4. Sélectionnez le premier jour de vos vacances. Tapez la ligne d'objet et le message auquel vous souhaitez répondre automatiquement chaque fois que des personnes vous envoient un e-mail.

Notez les options suivantes lorsque vous remplissez ce formulaire.

• Vous n'êtes pas obligé d'activer et de sélectionner un dernier jour^{(Last day)} , mais c'est une bonne idée de ne pas oublier de laisser votre répondeur de vacances^(Vacation) activé.
• Par défaut, le champ de message utilise un éditeur de formatage riche dans lequel vous pouvez utiliser la barre de formatage pour formater le texte du message. Si vous sélectionnez Texte brut^{(Plain Text)} au-dessus du champ de message, le formatage passera au texte brut.
• Sélectionnez Envoyer une réponse uniquement aux personnes figurant dans mes contacts^{(Only send a response to people in my Contacts)} si vous souhaitez cibler les réponses automatiques du répondeur de vacances^(Vacation) uniquement sur les personnes que vous connaissez déjà et ignorer toutes les autres. C'est une bonne idée si vous ne voulez pas que des étrangers sachent que vous êtes loin de chez vous pendant une période prolongée. 

5. Sélectionnez Enregistrer les modifications^{(Save Changes)} pour activer le répondeur de vacances.

Comment désactiver l' absence^(Out) du bureau^(Office) dans Gmail

Il existe deux façons de désactiver le répondeur de vacances . ^(Vacation)Tant qu'il est activé, vous verrez un message en haut de votre boîte de réception concernant l'état du répondeur.

Vous pouvez sélectionner Terminer maintenant^{(End now)} pour désactiver instantanément le répondeur. C'est un moyen rapide de le désactiver sans avoir à rechercher à nouveau dans vos paramètres Gmail pour modifier les paramètres du répondeur.

Toutefois, si vous préférez désactiver le répondeur de vacances dans les paramètres ^(Vacation)Gmail , vous pouvez soit sélectionner Paramètres de vacances^{(Vacation Settings)} dans le message de notification, soit revenir à la fenêtre Paramètres de Gmail .^{(Gmail Settings)}

Faites défiler^(Scroll) vers le bas du menu Paramètres Gmail pour retrouver la section ^{(Gmail Settings)}Répondeur de vacances^{(Vacation responder)} .

Sélectionnez Répondeur vacances désactivé^{(Vacation responder off)} pour désactiver le répondeur automatique. 

Remarque – vous n'aurez pas à le faire si vous avez défini le champ Dernier jour^{(Last day)} sur la date de fin de vos vacances. Le répondeur de vacances^(Vacation) se désactivera automatiquement après cette date.

Mais si vous souhaitez désactiver le répondeur de vacances avant le réglage du dernier jour, la procédure ci-dessus fonctionnera.^(Vacation)

Fonctionnement de Gmail Vacation Responder

Gardez à l'esprit que puisque vous ne pouvez entrer que les dates de début et de fin pour le répondeur de vacances^(Vacation) , les heures sont définies automatiquement par e-mail.

• Date de début Heure : 00h00 minuit
• Date de fin : 23h59

Si vous préférez que l'heure commence à minuit avant le début de vos vacances, définissez la date de début un^{(Start Date one)} jour avant le début de vos vacances.

Les personnes qui vous envoient un e-mail alors que vous avez activé le répondeur de vacances^(Vacation) verront le comportement suivant de votre compte Gmail .

• Les gens verront votre réponse automatique la première fois qu'ils vous enverront un message. S'il vous envoie un nouveau message, la réponse automatique ne sera pas envoyée.
• Si quatre jours passent et que la même personne vous envoie un message, la réponse automatique se déclenchera à nouveau.
• Si vous modifiez votre réponse de vacances, le chronomètre recommence et toute personne qui vous envoie un message pour la première fois après la modification recevra une réponse automatique.
• Gmail est suffisamment intelligent pour ne pas répondre automatiquement aux messages qui sont automatiquement triés dans le dossier spam ou les listes de diffusion.
• Les autres utilisateurs de Gmail verront votre statut "absent du bureau" s'ils commencent à vous écrire un e-mail. 

Créez des ^{(Create Smarter Out)}réponses^(Replies) d'absence du bureau^(Office) plus intelligentes dans Gmail avec des filtres

Si vous souhaitez créer une réponse automatique plus ciblée avec des messages personnalisés pour des personnes spécifiques, vous pouvez le faire en utilisant les filtres Gmail^{(Gmail Filters)} .

1. Avant de pouvoir utiliser un filtre pour la lecture automatique, vous devez créer un modèle d'e-mail^{(email template)} avec lequel répondre. Pour ce faire, composez un nouvel e-mail dans Gmail avec l'e-mail avec lequel vous souhaitez répondre. Ensuite, sélectionnez le menu "Plus" à trois points dans le coin inférieur droit de la fenêtre, puis sélectionnez Modèles^(Templates) , sélectionnez Enregistrer le brouillon en tant que modèle^{(Save draft as template)} , puis sélectionnez Enregistrer en tant que nouveau modèle^{(Save as new template)} .

1. Donnez un nom au modèle dans la fenêtre contextuelle.

1. Pour accéder aux filtres Gmail , retournez dans les paramètres Gmail^{(Gmail Settings)} . Sélectionnez Filtres et adresses bloquées^{(Filters and Blocked Addresses)} en haut de la fenêtre Paramètres.

1. Faites défiler vers le bas de cette page et sélectionnez Créer un nouveau filtre^{(Create a new filter)} .

4. Dans le formulaire Créer^(Create) un filtre, saisissez l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez répondre automatiquement dans le champ De^(From) . Sélectionnez Créer un filtre^{(Create filter)} lorsque vous avez terminé.

1. Dans la fenêtre Créer un filtre, cochez la case à côté de ^(Create)Envoyer un modèle^{(Send template)} . Dans la liste déroulante, sélectionnez le modèle de réponse^{(Boss Reply)} du patron que vous avez créé précédemment.

1. Enfin, sélectionnez simplement le bouton Créer un filtre^{(Create filter)} en bas et votre nouveau filtre et votre réponse automatique sont maintenant actifs.

Désormais, chaque fois que la personne avec l'adresse que vous avez définie dans le filtre vous envoie un e-mail, elle reçoit une réponse d'absence du bureau^{(out of office)} avec le modèle que vous avez créé.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you use common email clients in a Corporate environment like Outlook, you’re probably used to setting your out of office reply. Did you know you can also set up out of office replies in Gmail as well?

Since most people use Gmail as their personal email account, it can be useful letting people know when you’re on vacation or holiday.

Doing this is fairly simple in Gmail, but the process is slightly different than you might be used to in Outlook. In this article you’ll learn how to set up out of office in Gmail, how to disable it, and what people can expect to see from you when you do have it enabled.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you’re about to head out on vacation for a while and want to alert people that you may not be able to respond to their email as quickly as usual, an out of office reply is the way to go.

To get started with the steps below, first log into your Gmail account.

1. Select the gear Settings icon at the upper right corner of your Gmail account.

2. Select See all settings at the top of the Settings list.

3. Scroll down to the Vacation responder section at the bottom. Change the setting to Vacation responder on.

4. Select the first day of your vacation. Type the subject line and message that you’d like to auto-reply whenever people email you.

Note the following options when you’re filling out this form.

• You don’t have to enable and select a Last day, but it’s a good idea to just so you don’t forget to leave your Vacation responder enabled.
• By default the message field uses a rich formatting editor where you can use the formatting bar to format the message text. If you select Plain Text above the message field, the formatting will change to plain text.
• Select Only send a response to people in my Contacts if you want to target the Vacation responder’s auto-replies only to people you already know, and ignore all others. This is a good idea if you don’t want strangers knowing that you’re away from home for an extended period. 

5. Select Save Changes to enable the Vacation responder.

How to Turn Off Out of Office in Gmail

There are two ways you can disable the Vacation responder. While it’s enabled, you’ll see a message at the top of your inbox about the status of the responder.

You can select End now to turn off the responder instantly. This is a quick way to disable it without having to search through your Gmail settings again to modify the responder settings.

However, if you prefer to disable the Vacation responder in Gmail settings, you can either select Vacation Settings in the notification message, or you can go back to your Gmail Settings window.

Scroll back to the bottom of the Gmail Settings menu to find the Vacation responder section again.

Select Vacation responder off to disable the automatic responder. 

Note – you won’t have to do this if you’ve set the Last day field to the end date of your vacation. The Vacation responder will automatically disable after this date.

But if you want to turn off the Vacation responder before the Last day setting, the above procedure will work.

How Gmail Vacation Responder Works

Keep in mind that since you can only enter the start and end dates for the Vacation responder, the times are set automatically by email.

• Start Date Time: 12:00 AM midnight
• End Date Time: 11:59 PM

If you’d rather have the time start at midnight before the day your vacation starts, then set the Start Date one day earlier than the start of your vacation.

People who email you while you’ve enabled the Vacation responder will see the following behavior from your Gmail account.

• People will see your auto-response the first time they message you. If they message you again, the auto-response won’t be sent.
• If four days pass and the same person messages you, the auto-response will trigger again.
• If you edit your vacation response, the timer starts over and anyone who messages you the first time after editing will get an auto-response.
• Gmail is smart enough not to auto-respond to any messages that get automatically sorted into the spam folder or mailing lists.
• Other Gmail users will see your “out of office” status if they start composing an email to you. 

Create Smarter Out of Office Replies in Gmail with Filters

If you’d like to create a more targeted auto reply with customized messages for specific people, you can do this by using Gmail Filters.

1. Before you can use a filter to auto-replay, you need to create an email template to reply with. To do this, compose a new email in Gmail with the email you want to reply with. Then, select the three dots “More” menu at the lower right corner of the window, and select Templates, select Save draft as template, and then select Save as new template.

1. Give the template a name in the pop-up window.

1. To access Gmail filters, go back into Gmail Settings. Select Filters and Blocked Addresses at the top of the Settings window.

1. Scroll to the bottom of this page and select Create a new filter.

4. In the Create filter form, type the email address you want to auto-reply to in the From field. Select Create filter when you’re done.

1. In the Create filter window, enable the checkbox next to Send template. In the dropdown box, select the Boss Reply template that you created earlier.

1. Finally, just select the Create filter button at the bottom and your new filter and auto-reply is now active.

Now, any time the person with the address you’ve defined in the filter sends you an email, they’ll receive an out of office reply with the template that you’ve created.

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