Avez-vous déjà manqué un e-mail important parce que votre boîte de réception était pleine de messages précédents sans réponse ? La plupart des gens en ont fait l'expérience et presque tout le monde connaît la distraction d'une cinquantaine d'e-mails non lus qui exigent votre attention dès que vous ouvrez votre boîte de réception le matin.

Selon des études, les travailleurs passent jusqu'à 28 % de leur semaine^{(28 percent of their week)} à lire et à répondre à des courriels. C'est plus d'un quart de votre temps total au travail. Que pourriez-vous accomplir de plus si vous n'aviez pas à gérer un flot constant d'e-mails ?

Qu'est-ce que la boîte de réception zéro ?

Inbox Zero est un concept développé par Merlin Mann , expert en productivité. Bien que la plupart des gens interprètent le "zéro" dans le nom comme faisant référence au nombre d'e-mails reçus par une personne, il faisait à l'origine référence au temps que les gens passent à penser aux e-mails. Si vous n'avez aucun e-mail, vous ne passez presque aucun temps à y penser.

Cet article vous expliquera comment réduire au minimum le nombre d'e-mails non lus dans votre boîte de réception à l'aide des outils mis à votre disposition dans Gmail , ainsi que des pratiques que vous pouvez appliquer à votre journée de travail qui vous aideront à apprivoiser l'essaim d'e-mails que vous recevez. durant la journée.

Principes de base de la gestion des e-mails

La première étape pour améliorer la productivité de votre messagerie consiste à fermer votre boîte de réception. Cela peut sembler contre-intuitif, mais il est préférable de se donner des périodes de temps fixes pour lire et répondre aux e-mails plutôt que de les traiter au fur et à mesure qu'ils arrivent. La recherche^(Research) a montré que les délais, qu'ils s'imposent ou non, améliorent l'efficacité^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} et réduisent le temps passé sur un projet.

Prévoyez^(Set) cinq minutes au début de chaque heure, ou peut-être vingt minutes au début et à la fin de la journée, pour répondre aux e-mails^{(to answer emails)} . Supprimez tous les e-mails qui sont clairement du spam^{(clearly spam)} . Si un e-mail nécessite deux minutes ou moins pour répondre, répondez-y en premier.

Si un e-mail nécessite plus de temps pour répondre, déplacez-le dans un dossier spécialement désigné.

Utiliser Gmail pour atteindre Inbox Zero

Gmail est le client de messagerie le plus utilisé au monde, mais la plupart des gens ne réalisent pas à quel point la plateforme est polyvalente. Gmail regorge d'outils^{(chock-full of tools)} et d'options personnalisables qui vous donnent un contrôle considérable sur son apparence. Inbox Zero devient beaucoup plus réalisable lorsque vous profitez de ces outils.

Utiliser des étoiles spéciales

Tout le monde connaît la possibilité de « mettre en vedette » un e-mail en cliquant sur l' icône Étoile^(Star) , mais saviez-vous qu'il existe 12 étoiles différentes qui peuvent être utilisées ? Cliquez sur ^(Click) Settings > See All Settings > General , puis faites défiler jusqu'à ce que vous voyiez la sous-section Étoiles^(Stars) .

Il existe différentes couleurs d'étoiles, mais il existe également des icônes comme un point d'exclamation, une flèche d'avance rapide, une coche, un point d'interrogation et un i minuscule. Par défaut, seule l'étoile principale est active, mais vous pouvez cliquer et faire glisser l'une des icônes vers la section En cours d'utilisation^{(In use)} pour les activer.

Un seul symbole apparaîtra dans Gmail . Cliquez^(Click) dessus plusieurs fois pour faire défiler toutes les différentes étoiles que vous avez sélectionnées. Choisissez au moins quatre symboles : l'étoile standard, l'étoile rouge, le i minuscule et la coche verte.

Configurer plusieurs boîtes de réception et filtres^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Vous connaissez peut-être déjà plusieurs des onglets disponibles dans Gmail : Promotions, Personnel^(Personal) , Social , etc. Accédez à Settings > Inbox de réception et à côté de Type de boîte de réception,^{(Inbox type,)} cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez Plusieurs boîtes de réception.^{(Multiple inboxes.)}

Une nouvelle section apparaît appelée Plusieurs sections de boîte de réception. ^{(Multiple inbox sections.)}Vous pouvez nommer jusqu'à cinq sections personnalisées à afficher à côté de votre boîte de réception principale, bien que deux soient remplies par défaut. Une section est réservée aux e^(Starred) -mails suivis, tandis que l'autre est réservée aux brouillons. Ces sections sont désignées par leurs requêtes de recherche, vous devrez donc savoir comment s'appelle chacune des étoiles spéciales afin de leur réserver des sections.

Voici les noms de chaque étoile :

Étoile jaune
Étoile rouge
Orange-étoile
Étoile verte
Étoile bleue
Étoile pourpre
Yellow-bang (point d'exclamation)
Red-bang
Question violette
Guillemet orange^{(Orange-guillemet)} (symbole d'avance rapide)
Carreaux verts
Blue-info (i minuscule)

Le champ de requête de recherche reconnaît différents opérateurs, vous pouvez donc utiliser les commandes OR/AND pour inclure plusieurs étoiles dans la même section. À côté du champ Requête de recherche se trouve le champ ^{(Search query)}Nom de la section^{(Section name)} . Entrez le nom spécifique que vous voulez que le champ soit appelé ici.

Pour atteindre Inbox Zero , il est préférable de configurer quelques sections spécifiques :

Nécessite une action/réponse
Besoin d'une réponse urgente
En attente de réponse
Délégué

Vous pouvez choisir de configurer une cinquième section en fonction de vos besoins, mais ces quatre se chargeront des tâches les plus élémentaires.

Atteindre la boîte de réception zéro^{(Reaching Inbox Zero)}

Maintenant que vous avez modifié vos paramètres Gmail , il est temps de tout mettre en action. ^(Gmail)Tout^(First) d'abord , définissez vos filtres. Entrez ce qui suit :

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

Lorsque vous recevez un e-mail, la première chose à faire est de décider s'il nécessite une réponse ou si vous devez le supprimer. Si l'e-mail est un spam ou ne justifie tout simplement pas de réponse, supprimez-le immédiatement ou archivez-le.

Si l'e-mail nécessite une réponse et prend moins de deux minutes, répondez-y. Si vous avez besoin de plus de deux minutes, cliquez une fois sur l'icône étoile . ^(Star)Si l'e-mail est urgent et doit être la prochaine chose à laquelle vous devez répondre, cliquez deux fois sur l'icône pour le marquer d'une étoile rouge^{(Red Star)} .

Une fois que vous avez répondu à un e-mail, si vous attendez une réponse, cliquez trois fois sur l' icône étoile^(Star) pour la désigner comme "En attente de réponse". Si vous recevez un e-mail qui est mieux géré par quelqu'un d'autre, transférez-le à la personne appropriée et cliquez quatre fois sur l' icône Étoile^(Star) pour le marquer comme "Délégué".

Choisissez quand vous voulez répondre à votre e-mail et concentrez-vous sur le travail uniquement pendant ces périodes. En vous donnant des délais et des périodes fixes pour gérer les e-mails, vous réduisez le temps que vous passez dans votre boîte de réception afin de pouvoir vous concentrer sur des tâches plus importantes. Si vous choisissez de vous en occuper au début de l'heure, concentrez-vous d'abord sur la réponse aux e-mails urgents, puis gérez le reste à partir de là.

En mettant ces méthodes en pratique, vous pourrez bientôt atteindre le contrôle total de votre boîte de réception. Si c'est déjà le bordel, réservez une demi-heure par jour pour trier les e-mails que vous avez déjà et déterminer s'ils sont importants ou non. Répondez à ceux qui en ont besoin, supprimez ceux qui n'en ont pas besoin.

Cela peut prendre un peu de temps, mais les filtres^{(but filters)} , les boîtes de réception désignées et d'autres outils vous aideront à atteindre Inbox Zero et^{(Inbox Zero–and)} vous découvrirez quelles techniques vous aideront le mieux à y rester.

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever missed an important email because your inbox was full of previous, unanswered messages? Most peoрle have experіenced this and almoѕt everyone knows the distraсtiоn of fifty unread emails that demand your attention as soon as you open your іnbox in the morning.

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails?

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day.

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first.

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools.

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection.

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them.

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check.

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

Yellow-star
Red-star
Orange-star
Green-star
Blue-star
Purple-star
Yellow-bang (exclamation mark)
Red-bang
Purple-question
Orange-guillemet (fast forward symbol)
Green-check
Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

Needs Action/Reply
Needs Urgent Reply
Awaiting Reply
Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks.

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it.

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star.

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.”

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there.

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t.

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there.

Axelle Pesquet

About the author

Je suis un ingénieur logiciel avec plus de deux ans d'expérience dans les applications mobiles et de bureau. J'ai une expertise dans les mises à jour Windows, les services et Gmail. Mes compétences font de moi le candidat idéal pour des tâches telles que le développement d'applications Windows ou la maintenance de clients de messagerie.

Comment accéder à Inbox Zero dans Gmail

Qu'est-ce que la boîte de réception zéro ?

Principes de base de la gestion des e-mails