Que vous soyez un expert chevronné de Getting Things Done GTD ou que vous commenciez tout juste à vous familiariser avec le processus GTD , Todoist est de loin la meilleure application de liste de tâches pour prendre en charge votre flux de travail GTD .

Pourquoi est-ce? Il y a beaucoup de raisons qui ont à voir avec ses fonctionnalités, sa disposition et le fait que la fonctionnalité par défaut prend naturellement en charge la structure GTD que vous allez construire à l'intérieur.

Même si vous n'avez jamais entendu parler de GTD , ce qui suit comprendra des conseils de base sur GTD pour vous aider à démarrer et comment vous pouvez utiliser Todoist pour le faire.

Remarque^(Note) : La version exacte de GTD utilisée dans cet article est basée sur les principes énoncés par Carl Pullein et son cours en ligne Your Digital Life 3.0^{(Your Digital Life 3.0 Online class)} (que je recommande vivement). Cet article explique uniquement comment utiliser Todoist dans le cadre de ce système. Il y a beaucoup de détails que nous n'avons pas la place d'inclure dans cet article.

Qu'est-ce que faire avancer les choses (GTD) ?

Les principes de Getting Things Done existent depuis un certain temps. Il n'y a pas d'outils ou d'applications prédéfinis que vous devez utiliser, mais les principes de base de toute approche sont essentiellement les mêmes.

GTD aide à vider votre esprit de tout ce qui s'y trouve toute la journée. Cela libère votre cerveau pour qu'il se concentre vraiment sur la tâche qui vous attend, au lieu d'être constamment distrait.

Cela fonctionne en vous donnant une série d'étapes que vous suivez chaque semaine pour rester organisé. Ces étapes comprennent :

• Capturez^(Capturing) chaque idée, tâche, élément d'action ou rendez-vous qui se présente. Vous pourriez être au milieu d'une réunion et votre patron vous donne un élément d'action. Vous pourriez vous promener dans le parc et avoir une idée géniale pour un livre que vous voulez écrire. Peu importe quand, où ou comment - chaque fois que vous pensez à quelque chose que vous devez faire, vous le capturez dans votre "boîte de réception".
• Clarifiez^(Clarifying) ces idées en les décomposant en tâches, en leur attribuant une priorité et en leur donnant une date d'échéance si vous êtes prêt à y travailler bientôt.
• Organisez^(Organizing) les tâches en les plaçant dans un seau auquel vous arriverez éventuellement, en fonction de la priorité. Si vous prévoyez de travailler bientôt sur la tâche, vous l'ajouterez également à votre calendrier (et Todoist peut vous aider à automatiser cela).
• Passez en revue^(Reviewing) chaque "seau" et déplacez toutes ces idées organisées vers le haut de l'échelle jusqu'à ce que les plus urgentes soient intégrées à votre calendrier et à votre temps de concentration.
• Engagez^(Engaging) toute votre attention sur les tâches qui sont finalement arrivées devant vous, aux heures que vous avez prévues.

Non seulement GTD vous aide à devenir plus productif et organisé, mais il peut également vous aider à accéder à Inbox Zero (plus d'e-mails dans votre boîte de réception), car vous ne tergiverserez jamais^{(never procrastinate)} sur vos e-mails entrants. Vous traiterez tout immédiatement en utilisant le système GTD ci-dessus.

Comment construire une structure GTD sur Todoist^{(Todoist GTD Structure)}

Maintenant que vous connaissez les principes de base de GTD , examinons de plus près comment Todoist peut vous aider.

La première chose que vous voudrez faire est de créer une nouvelle structure de projets parent dans Todoist qui contient tous les compartiments pour organiser vos différentes tâches entrantes.

Ces compartiments (dossiers parents) incluent :

• Boîte^(Inbox) de réception : C'est là que vont toutes ces idées entrantes. Lorsque vous recevez un e-mail qui nécessite une action, vous placez l'action ici et archivez l'e-mail immédiatement. Si vous recevez un élément d'action dans une réunion, vous placerez cet élément d'action ici. Tout ce sur quoi vous devez agir va directement dans votre boîte de réception^(Inbox) .

Remarque^(Note) : Todoist a une section Boîte^(Inbox) de réception par défaut , vous n'aurez donc pas à créer celle-ci manuellement.

Les prochains dossiers de projet que vous créerez sont ceux dans lesquels vous déplacerez des éléments lors de vos sessions quotidiennes de clarification^(Clarifying) et d'organisation de fin de journée. ^(Organizing)Ceux-ci inclus:

• Cette semaine^{(This Week)} : les éléments sur lesquels vous souhaitez travailler immédiatement, au cours de la semaine en cours, iront dans ce projet. Lorsque vous les placez ici, vous attribuez également une date d'échéance. Si vous intégrez Todoist^(Todoist) à votre calendrier, Todoist l'ajoutera automatiquement à votre calendrier pour vous.

• Semaine prochaine^{(Next Week)} : les éléments de votre boîte de réception que vous souhaitez faire bientôt, mais qui ne sont pas si urgents que vous devez les faire cette semaine, iront dans votre projet de la semaine^(Week) prochaine . Aucune date d'échéance requise.

• Ce mois^{(This Month)} -ci : Les éléments que vous souhaitez faire assez rapidement, mais qui peuvent attendre une semaine ou deux iront dans ce projet. N'attachez pas non plus de date d'échéance ici.

• Mois suivant^{(Next Month)} : les tâches que vous souhaitez effectuer ultérieurement, mais dont vous savez qu'elles peuvent attendre un certain temps, seront placées dans le dossier du mois^(Month) suivant sans date d'échéance.

Il y a deux autres projets que vous devrez créer pour des tâches spéciales. 

• Domaines d'intérêt récurrents^{(Recurring Areas of Focus)} : ce sont des choses que vous devez faire régulièrement en rapport avec des objectifs qui sont importants pour vous, comme suivre un cours en ligne tous les mois.

• Routines : Ce sont des tâches qui peuvent ne pas être liées à vos objectifs, mais que vous devez faire chaque semaine, comme des exercices ou des réunions de club.

Construire des tâches récurrentes

Vous devez certainement avoir un tas de choses à faire chaque jour ou chaque semaine. Sortez-les de votre esprit en les ajoutant à votre projet de domaines d'intérêt récurrents^{(Recurring Areas of Focus)} (s'ils sont liés à des objectifs qui sont importants pour vous).

Il est également recommandé d'inclure les domaines^(Areas) d' intérêt^(Focus) récurrents en tant que sous-projet de cette semaine^(Week) .

Toutes les tâches récurrentes qui font partie de votre vie mais qui ne vous permettent pas vraiment d'atteindre vos objectifs de vie, ajoutez-les au projet Routines .

N'oubliez^(Remember) pas d'ajouter des dates d'échéance à tous ces éléments et de les marquer comme récurrents. De cette façon, ils apparaîtront automatiquement dans vos sections Aujourd'hui^(Today) et Todoist à venir sans que vous ayez à faire quoi que ce soit .^(Upcoming)

Utilisation de votre boîte de réception

Au cours de la semaine, au fur et à mesure que de nouveaux problèmes surviennent et que vous devez les résoudre, il vous suffit de les jeter dans votre boîte de réception^(Inbox) Todoist . 

De cette façon, vous évitez d'être distrait et vous savez que vous n'oublierez pas de vous occuper de ces tâches plus tard lorsque vous en aurez le temps.

Chaque semaine à la même heure, vous réserverez environ 20 à 30 minutes pour traiter votre boîte de réception^(Inbox) . Pendant ce temps, travaillez-en une à la fois et décidez de l'importance de faire cette tâche et dans quel délai.

Par exemple, je sais que je veux éventuellement réparer le pont, mais c'est toujours l' hiver^(Winter) . Je vais donc déplacer cette tâche vers Long Term / On Hold . 

Ensuite, je sais que je dois passer mon examen médical annuel, mais je suis occupé ce mois-ci et cela n'aura pas vraiment d'importance si j'attends le mois prochain pour le programmer. Donc, je vais déplacer cela vers le projet du mois prochain^{(Next Month)} .

Enfin, je sais que je veux faire un article Online-Tech-Tips.com cette semaine. J'attribue donc un jour et une heure de la semaine où je veux le faire.

Ensuite, déplacez cette tâche dans le projet Cette semaine^{(This Week)} .

J'ai pu traiter ces trois éléments que j'ai ajoutés à ma boîte de réception^(Inbox) pendant la journée en environ cinq minutes. 

Je sais que je ne les oublierai pas car ils sont maintenant dans mon système ToDoist GTD organisé . Tout est assigné pour la semaine et je n'ai pas vraiment à penser à autre chose qu'à travailler dur sur chaque tâche lorsqu'elle apparaît sur mon calendrier^{(up on my calendar)} .

Gérer cette semaine

Au fur et à mesure que vous atteignez la fin de chaque semaine, vous remarquerez que votre projet Cette semaine^(Week) finira par se vider d'éléments actifs.

Définissez^(Set) une heure chaque semaine (généralement le vendredi^(Friday) en fin de journée ou une certaine heure le week-end) pour déplacer les tâches du projet Semaine prochaine^{(Next Week)} vers votre projet Cette semaine^{(This Week)} . Attribuez des^(Assign) dates d'échéance lorsque vous faites cela.

Répétez cette opération pour les éléments des dossiers Ce mois^(Month) -ci , Le mois prochain^{(Next Month)} et Long Term / En attente^(Hold) .

N'oubliez^(Remember) pas : vous n'êtes pas obligé de déplacer l'élément s'il ne semble toujours pas urgent. Vous pouvez également supprimer des tâches que vous avez décidées de ne plus avoir d'importance pour vous.

N'oubliez pas de rester concentré

Voici le principe le plus important qui rassemble tout cela et fait fonctionner le système GTD .

Étant donné que vous ne passez que de petits blocs de temps à traiter toutes les idées et tâches qui sont envoyées dans votre boîte de réception^(Inbox) , il vous reste le reste du temps que vous avez attribué dans votre calendrier pour accomplir le travail.

Cela signifie utiliser uniquement vos zones Aujourd'hui et À venir^(Upcoming) sur Todoist pendant votre journée (avec votre Calendrier^(Calendar) ) et travailler tout au long de votre journée pour terminer et rayer ces tâches.

Vous savez que vous n'avez attribué que des tâches que vous pouvez accomplir en une journée, car Todoist les a automatiquement ajoutées à votre calendrier. Si votre journée est pleine, vous ne pouvez pas en attribuer plus. Lorsque votre semaine est pleine, vous ne pouvez rien déplacer d'autre dans le projet Cette semaine^(Week) .

GTD fonctionne parce qu'il élimine le désordre de votre tête et l'introduit dans le "système". Cela libère vos pensées afin que vous puissiez vous concentrer sur la tâche à accomplir et faire avancer les choses^{(Get Things Done)} .

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whether yoυ’re a seasoned Getting Things Done GTD expert, or you’re just starting to learn about the GTD process, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

Related posts

• Comment toddoist Kanban Boards Can Improve Productivity

• 4 utilitaires gratuits pour ajuster votre souris et augmenter la productivité

• 3 façons de prendre un Photo or Video sur un chromebook

• Comment 08932008 ou Spying Software

• Plat Panel Display Technology Demystified: TN, IPS, VA, OLED et plus

• Comment changer la langue sur Netflix

• Comment 08498087 à Word, Google Docs and Outlook

• Comment vérifier Your Hard Drive pour les erreurs

• Qu'est-ce que Discord Streamer Mode and How pour le mettre en place

• DVI vs HDMI vs DisplayPort - Qu'est-ce que vous devez savoir

• Comment envoyer un Anonymous Text Message qui ne peut pas Be Traced Back à vous

• Comment diviser un Clip dans Adobe Premiere Pro

• Comment Search Facebook Friends par Location, Job, ou School

• 10 Best Ways à Child Proof Your Computer

• Comment prendre un Screenshot sur Steam

• Comment trouver Memories sur Facebook

• Comment faire pour activer ou désactiver Caps Lock sur Chromebook

• Comment scinder le Screen sur un chromebook

• Ne peut pas Schedule un Uber à Advance? Voici de quoi faire

• Comment Download and Install Peacock sur Firestick