L'insertion automatique^(Autotext) permet aux utilisateurs d'insérer des mots, des phrases et des paragraphes entiers dans le document sans avoir à les saisir encore et encore. Il s'agit d'une fonctionnalité importante de MS Word pour les utilisateurs qui tapent beaucoup. Par exemple, si vous utilisez souvent votre signature dans vos documents, vous pouvez créer un raccourci texte (appelé " Autotext " dans MS Word ). Chaque fois que vous tapez le raccourci, par exemple, "signer", la signature entière est automatiquement saisie dans le document sur lequel vous travaillez. Dans cet article, nous verrons comment créer et utiliser des entrées d'insertion automatique dans Word^{(Autotext entries in Word)} .

Comment créer une insertion automatique dans Word

Vous pouvez utiliser deux méthodes pour créer et utiliser des mots ou des phrases récurrents. Une méthode est la méthode Autotext et l'autre est la méthode AutoCorrect . J'expliquerai d'abord la méthode AutoCorrect , puis la méthode Autotext .

Créer^{(Create AutoCorrect)} des entrées de correction automatique à utiliser comme insertion automatique^(AutoText)

Pour créer une entrée de correction automatique^{(AutoCorrect)} pour l'utiliser comme insertion automatique^(AutoText) , procédez comme suit.

1. Dans votre document MS Word , sélectionnez du texte (jusqu'à 255 caractères) que vous souhaitez réutiliser ;
2. Cliquez sur Fichier^(File)
3. Dans le menu Fichier^(File) , cliquez ou appuyez sur Options
4. Cliquez sur Vérification^(Proofing) dans le volet gauche de la fenêtre
5. Dans le volet droit de la fenêtre, sélectionnez l'onglet qui dit Options de correction automatique^{(AutoCorrect Options)}
6. Vous verrez deux zones de texte
7. La deuxième zone de texte intitulée " Avec"^(With”) contient la phrase que vous avez sélectionnée dans votre document
8. Dans la première case intitulée " Remplacer^(Replace) ", entrez un raccourci texte que vous pouvez utiliser pour insérer le texte visible dans la zone de texte " Avec^(With) ".
9. Cliquez sur Ajouter^(Add) puis sur OK

Vous avez maintenant une entrée d' insertion automatique^(AutoText) pour la sélection. Chaque fois que vous souhaitez insérer la sélection, commencez simplement à taper le texte que vous avez utilisé pour créer l' entrée de correction automatique^{(AutoCorrect)} . Word vous montrera une petite boîte à bulles contenant l'intégralité de l' insertion automatique^(AutoText) . Si vous souhaitez que le texte apparaisse là où le curseur est placé, appuyez simplement sur la touche Entrée^(Enter) . Alternativement, vous pouvez également utiliser le raccourci texte que vous avez créé à l'étape 8. Tapez simplement^(Just) le raccourci texte et appuyez sur la barre d'espace pour remplir automatiquement la phrase enregistrée.

Le problème avec la méthode AutoCorrect est que vous ne pouvez pas utiliser de gros morceaux de texte. Il y a une limite de 255 caractères, y compris les espaces blancs. Le bon côté est que Word vous montrera le texte cible complet afin que vous puissiez utiliser la touche Entrée^(Enter) pour le remplir.

Vous ne pouvez pas utiliser la touche Entrée^(Enter) dans ce cas pour créer plusieurs lignes, donc la phrase développée est juste une ligne ou quelques mots.

Assurez-vous que la case indiquant Remplacer au fur et à mesure que vous tapez^{(Replace as you type)} est cochée. L'option se trouve dans la même boîte de dialogue, juste au-dessus de la liste des entrées de correction automatique .^{(AutoCorrect)}

Créer^{(Create AutoText)} des entrées d'insertion automatique à utiliser avec MS Word

Contrairement aux entrées de correction automatique^{(AutoCorrect)} qui ne peuvent pas dépasser 255 caractères, l' insertion automatique^(AutoText) peut ajouter d'énormes morceaux de texte. Par exemple, vous pouvez créer deux à trois paragraphes que vous utilisez quotidiennement dans votre e-mail comme clause de non-responsabilité. Une fois que vous avez créé l' insertion automatique^(AutoText) avec Word , vous pouvez l'utiliser dans les applications MS Office .

La méthode pour créer des entrées d' insertion automatique^(AutoText) est simple.

1. Tapez l'intégralité du texte que vous souhaitez enregistrer en tant qu'insertion automatique^(AutoText)
2. Sélectionnez le texte que vous avez tapé pour l' insertion automatique^(AutoText)
3. Appuyez sur ALT+F3
4. Vous obtenez une boîte de dialogue qui vous demande si vous souhaitez enregistrer le texte en tant qu'insertion automatique^(AutoText) .
5. Il aura une zone de texte en haut intitulée Nom^(Name) où vous pourrez entrer un raccourci texte.
6. Conservez Galerie sur Insertion automatique^(AutoText) et Catégorie sur Général^(General) afin que vous puissiez voir toutes les entrées d' insertion automatique^(AutoText)
7. Cliquez sur OK

Cela fonctionne aussi comme AutoCorrect . Vous pouvez commencer à taper le raccourci texte et lorsque l' insertion automatique^(AutoText) apparaît dans une bulle, appuyez sur la touche Entrée^(Enter) pour insérer le texte. Alternativement, vous pouvez taper le raccourci texte et appuyer sur la barre d'espace pour remplir l' insertion automatique^(AutoText) associée .

Lorsque vous enregistrez l' insertion automatique^(AutoText) à l'aide de ALT+F3 , assurez-vous de l'enregistrer dans le modèle normal.dot. Les insertions automatiques^(AutoTexts) sont stockées dans le modèle normal.dot. Il est sélectionné par défaut dans le menu déroulant intitulé Enregistrer dans^{(Save in)} .

Ce qui précède explique comment créer et utiliser des entrées d' insertion automatique dans ^(AutoText)Word .

How to Create and Use AutoText entries in Microsoft Word

Autotext allows the uѕers to insert words, phrases, and whole paragraphs into the document without having to type them again and again. It iѕ an important feature of MS Word for υsеrs who do a lot of typing. For example, if you use your signature often in your documents, you can create a text-shortcut (called “Autotext” in MS Word). Whenеver you type the shortcut, for exаmple, “sign”, the entire signature is entered automatically into the document you are working on. In this рost, we shall see how to create аnd use Autotext entries in Word.

How to create AutoText in Word

You can use two methods to create and use recurring words or phrases. One method is the Autotext method and the other is the AutoCorrect method. I’ll explain the AutoCorrect method first and then the Autotext method.

Create AutoCorrect entries to be used as AutoText

To create AutoCorrect entry for using it as AutoText, follow these steps.

1. In your MS Word document, select some text (up to 255 characters) that you want to reuse;
2. Click File
3. In the File menu, click or tap Options
4. Click on Proofing in the left pane of the window
5. In the right pane of the window, select the tab that says AutoCorrect Options
6. You will see two text boxes
7. The second text box labeled “With” contains the phrase you selected in your document
8. In the first box labeled “Replace“, enter a text-shortcut that you can use to insert the text visible in the “With” text box.
9. Click Add and then OK

You now have an AutoText entry for the selection. Whenever you want to insert the selection, simply start typing the text that you used to create the AutoCorrect entry. Word will show you a small bubble box that contains the whole AutoText. If you wish the text to appear where the cursor is placed, simply press the Enter key. Alternatively, you can also use the text-shortcut that you created in step 8. Just type the text-shortcut and press spacebar to fill in the saved phrase automatically.

The issue with the AutoCorrect method is that you cannot use large chunks of text. There is a limit of 255 characters, including whitespaces. The bright side is that Word will show you complete target text so that you can use the Enter key to fill it in.

You cannot use the Enter key in this case to create multiple lines, so the expanded phrase is just a line or few words.

Make sure that the checkbox saying Replace as you type is ticked. The option is in the same dialog box, just above the list of AutoCorrect entries.

Create AutoText entries for use with MS Word

Unlike AutoCorrect entries that can’t be larger than 255 characters, AutoText can add huge chunks of text. For example, you can create two to three paragraphs that you use daily in your email as a disclaimer. Once you create AutoText with Word, you can use it across MS Office applications.

The method to create AutoText entries is easy.

1. Type the entire text that you want to save as AutoText
2. Select the text you typed for AutoText
3. Press ALT+F3
4. You get a dialog box that asks you if you want to save the text as an AutoText entry.
5. It will have a textbox on the top labeled Name where you can enter text-shortcut.
6. Keep Gallery to AutoText and Category to General so that you can see all AutoText entries
7. Click OK

This too works as AutoCorrect. You can start typing text-shortcut and when the AutoText appears in a bubble, press Enter key to insert the text. Alternatively, you can type the text-shortcut and hit the spacebar to fill in the related AutoText.

When saving AutoText using ALT+F3, make sure you save it to the normal.dot template. AutoTexts are stored in the normal.dot template. It is selected by default in the drop-down menu labeled Save in.

The above explains how to create and use AutoText entries in Word.

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