Si vous souhaitez définir différentes règles de réponse automatique pour différents expéditeurs d'e-mails, cet article vous aidera. Vous pouvez configurer et utiliser un modèle de réponse automatique personnalisé dans Outlook en suivant ce didacticiel. Pour cela, vous devez utiliser le client de bureau Outlook sur votre ordinateur.

Envoyer^(Send) des réponses différentes à différentes personnes

Il est simple de  configurer des réponses automatiques dans Outlook . Cependant, le problème commence lorsque vous souhaitez envoyer simultanément différentes réponses à différentes personnes. Le guide mentionné ci-dessus vous permettra d'envoyer le même message à tous ceux qui tombent dans le filtre. Cependant, si vous souhaitez utiliser un modèle de réponse automatique^{(Automatic Reply)} personnalisé , vous devrez suivre ce guide.

Comment créer un modèle de réponse automatique dans ^{(Auto Reply)}Outlook

Pour créer un modèle de réponse automatique dans ^{(Automatic Reply)}Outlook qui enverra différentes réponses à différentes personnes, suivez ces étapes-

1. Ouvrez Outlook sur votre ordinateur.
2. Cliquez sur le bouton Nouvel e-mail .^{(New Email)}
3. Composez un nouvel e-mail sans saisir l'adresse e-mail du destinataire.
4. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
5. Sélectionnez Outlook Template (*.oft) dans Enregistrer en tant que type^{(Save as type)} .
6. Entrez un nom.
7. Cliquez sur le bouton Enregistrer .^(Save)

Vous devrez créer un modèle que vous souhaitez envoyer. Pour cela, ouvrez l' application Outlook sur votre ordinateur et cliquez sur le bouton Nouvel e-mail ^{(New Email )} visible dans le coin supérieur gauche. Ensuite, commencez à composer un nouvel e-mail que vous souhaitez envoyer. Vous pouvez écrire l'objet et le corps de l'e-mail. Cliquez maintenant sur l'  option  Fichier  et sélectionnez ^(File )Enregistrer^{(Save As)}  sous sur la page suivante.

Cela ouvrira une fenêtre contextuelle. Développez la  liste déroulante  Enregistrer en tant que type  et sélectionnez ^{(Save as type )}Outlook Template (*.oft) , entrez un nom, puis cliquez sur le  bouton Enregistrer ^(Save ) .

Cela enregistrera le modèle. Vous pouvez maintenant fermer ou supprimer la   fenêtre Nouvel e-mail .^{(New Email)}

Comment utiliser le modèle de réponse automatique personnalisé dans ^{(Automatic Reply)}Outlook

Pour utiliser un modèle de réponse automatique personnalisé dans ^{(Automatic Reply)}Outlook , suivez ces étapes-

1. Ouvrez Outlook sur votre ordinateur.
2. Cliquez^(Click) sur File > Manage Rules et les alertes^(Alerts) .
3. Cliquez sur Nouvelle règle^{(New Rule)} .
4. Sélectionnez Apply rule on messages | receive et cliquez sur le bouton Suivant^(Next) .
5. Sélectionnez la condition d'e-mail et cliquez sur Suivant^(Next) .
6. Sélectionnez répondre à l'aide d'un modèle spécifique^{(reply using a specific template)} dans la fenêtre d'action.
7. Cliquez sur un lien de modèle spécifique et sélectionnez votre modèle.^{(a specific template)}
8. Cliquez sur Suivant^(Next) et sélectionnez les exceptions.
9. Cliquez sur le bouton Terminer .^(Finish)

Si vous voulez en savoir plus sur ces étapes, continuez à lire.

Dans un premier temps, ouvrez Outlook sur votre ordinateur et accédez à  File > Manage Rules & Alerts .

Cela ouvrira une fenêtre contextuelle. Cliquez^(Click) sur l'  option  Nouvelle règle ^{(New Rule )} dans l'  onglet Règles de messagerie .^{(Email Rules)}

Dans la fenêtre suivante, sélectionnez  Apply rule on messages | receive  et cliquez sur le  bouton Suivant ^(Next ) .

Après cela, vous devrez sélectionner une condition. Supposons que vous souhaitiez envoyer une réponse automatique à certaines personnes spécifiques. Si c'est le cas, cochez la case  des personnes ou du groupe public^{(from people or public group)}  .

Ensuite, cliquez sur  personnes ou groupe public ^{(people or public group )} dans la  case Étape 2^{(Step 2)}  et sélectionnez la liste de contacts. Une fois terminé, cliquez sur le  bouton Suivant ^(Next ) . Dans la fenêtre suivante, vous devrez choisir la  réponse en utilisant une  option  de modèle spécifique .^{(reply using a specific template)}

Ensuite, il est nécessaire de choisir le modèle que vous avez créé précédemment. Pour cela, sélectionnez  un lien de modèle spécifique ^{(a specific template )} et sélectionnez le modèle en conséquence. Ensuite, cliquez sur le  bouton Suivant ^(Next ) .

Vous pouvez maintenant sélectionner des exceptions si vous le souhaitez. Par exemple, si vous souhaitez envoyer la réponse automatique à certaines personnes spécifiques uniquement lorsqu'un groupe de mots sélectionnés se trouve dans le corps de l'e-mail ou quelque chose comme ça. Enfin, cliquez sur le  bouton Terminer ^(Finish ) .

Après cela, votre modèle de réponse^(Reply) automatique sera prêt à fonctionner. Si vous souhaitez supprimer ce modèle, accédez à la même  fenêtre Gérer les règles et les alertes ^{(Manage Rules & Alerts )} et supprimez la règle.

J'espère que cela aide.

How to create and use multiple Auto Reply templates in Outlook

If you want to set different auto-reply rυles for different email senders, this article will help yоu. You can set up and use a custom automatic reрly template in Outlook bу following this tutorіal. For this, you must use the Outlook desktop client on yоur computer.

Send different responses to different people

It is straightforward to set up automatic replies in Outlook. However, the problem starts when you wish to send different responses to different people simultaneously. The above-mentioned guide will let you send the same message to everyone that falls into the filter. However, if you want to use a custom Automatic Reply template, you will have to follow this guide.

How to create an Auto Reply template in Outlook

To create an Automatic Reply template in Outlook that will send different responses to different people, follow these steps-

1. Open Outlook on your computer.
2. Click on the New Email button.
3. Compose a new email without entering the recipient’s email address.
4. Click on File > Save As.
5. Select Outlook Template (*.oft) from Save as type.
6. Enter a name.
7. Click the Save button.

You will have to create a template that you want to send. For that, open the Outlook app on your computer and click on the New Email button visible in the top left corner. Following that, start composing a new email that you want to send. You can write down the subject line and body of the email. Now click on the File option and select Save As on the next page.

It will open a popup window. Expand the Save as type drop-down list and select Outlook Template (*.oft), enter a name, and click the Save button.

It will save the template. Now you can close or discard the New Email window.

How to use custom Automatic Reply template in Outlook

To use a custom Automatic Reply template in Outlook, follow these steps-

1. Open Outlook on your computer.
2. Click on File > Manage Rules & Alerts.
3. Click on New Rule.
4. Select Apply rule on messages | receive and click the Next button.
5. Select the email condition and click on Next.
6. Select reply using a specific template in the action window.
7. Click on a specific template link and select your template.
8. Click on Next and select exceptions.
9. Click the Finish button.

If you want to know more about these steps, keep reading.

At first, open Outlook on your computer and go to File > Manage Rules & Alerts.

It will open a popup window. Click on the New Rule option in the Email Rules tab.

On the next window, select Apply rule on messages | receive and click the Next button.

After that, you will have to select a condition. Let’s assume that you want to send an automatic reply to some specific people. If so, make a tick in the from people or public group checkbox.

Then, click on people or public group in the Step 2 box and select the contact list. Once done, click on the Next button. On the next window, you will have to choose the reply using a specific template option. 

Next, it is required to choose the template you created earlier. For that, select a specific template link and select the template accordingly. Then, click the Next button.

Now you can select some exceptions if you want. For instance, if you want to send the automatic reply to some specific people only when a bunch of selected words is in the email body or something like that. At last, click on the Finish button.

After that, your Automatic Reply template will be ready to work. In case you want to delete this template, go to the same Manage Rules & Alerts window, and remove the rule.

Hope it helps.

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