Un rapport^{(A Report)} est un outil utilisé pour résumer et présenter des données dans un format organisé, généralement imprimé. Les rapports^(Reports) et les formulaires^(Forms) sont similaires, mais les formulaires sont utilisés pour afficher, saisir et modifier des données et fournir un aperçu détaillé des enregistrements et généralement affichés à l'écran. Les rapports^{(Reports )} sont utilisés pour afficher des informations, résumer et regrouper des données et être affichés à l'écran mais généralement imprimés.

Outils de création de rapports dans Access

• Rapport^(Report) : créer un rapport^(Report) de base de données dans la requête^(Query) ou la table^(Table) actuelle pouvant ajouter des groupes^(Groups) ou des totaux^(Total)
• Conception de rapport^{(Report Design)} : créez un nouveau rapport vierge^{(Blank Report)} en mode conception^{(Design View)} . Vous pouvez apporter des modifications de conception avancées au rapport^(Report) , telles que l'ajout de types de contrôle personnalisés et l'ajout de codes.
• Rapport vierge^{(Blank Report)} : créez un nouveau rapport vierge^{(Blank Report)} afin que vous puissiez insérer des champs^{(Fields)(Fields)} et concevoir le rapport^(Report) .
• Assistant de rapport^{(Report Wizard)} : affiche l' assistant de rapport qui vous aide à créer un ^{(Report Wizard)}rapport^(Report) personnalisé simple .
• Étiquettes^(Labels) : affichez l' assistant^{(Label Wizard)} d'étiquettes pour créer des étiquettes standard ou personnalisées.

Comment créer un rapport^(Report) à l'aide de Microsoft Access

1] Créer^(Create) un rapport^(Report) à l'aide de l' outil de rapport^{(Report Tool)}

Accédez à l' onglet Créer dans le ^(Create)groupe de rapports^{(Report Group)} , cliquez sur le groupe de rapports^{(Report Group)} . Un rapport^(Report) est créé rapidement. Contrairement à Form , les rapports^(Reports) ne peuvent pas être modifiés, mais vous pouvez modifier votre rapport^(Report) en ajustant la colonne ; en cliquant sur la colonne, une bordure jaune apparaîtra et vous pourrez faire glisser le bord de la colonne à la longueur souhaitée.

Pour supprimer^(Delete) une colonne ou une ligne, vous ne voulez pas. Cliquez avec le bouton droit sur^{(Right Click)} la ligne ou la colonne et cliquez sur Supprimer^(Delete) . Le rapport^(Report) doit être modifié dans le mode Mise en page^{(Layout View)} .

2] Créer^(Create) un rapport^(Report) à l'aide de Report Design

Dans le  groupe de rapports^{(Report Group)} , sélectionnez  Conception de rapport^{(Report Design)} ; cela vous mènera à l'   affichage de la vue de conception . ^{(Design View)}Le  mode Création^{(Design View)}  est divisé en sections telles que l'en  - tête de page^{(Page Header)} ,  les détails^(Details) et  le pied de page^{(Page Footer)} .

Pour ajouter des données à la mise en page vide, cliquez sur  Propriété^(Property) , puis cliquez sur la flèche du menu déroulant en haut de la  feuille de propriétés,^{(Property Sheet,)} puis  sélectionnez  Rapport^(Report) . Cliquez sur  Données^(Data) . Dans le menu déroulant  Record Source , sélectionnez la ^{(Record Source)}requête^(Query)  ou  la table ^(Table ) que vous souhaitez utiliser dans votre  rapport^(Report) .

Cliquez sur  Ajouter des champs existants^{(Add Existing Fields)} . Cliquez sur les  champs^(Fields) que vous souhaitez ajouter au rapport^(Report) et faites-les glisser vers la section Détails. ^{(Detail Section. )}

Accédez à Aperçu avant impression^{(Print Preview)} . Vous verrez votre rapport^(Report) en mode imprimé. En bas à gauche de la  vue d'impression^{(Print View)} , des  boutons de navigation^{(Navigation Buttons)}  vous permettent de naviguer dans le  rapport^(Report) .

Pour revenir à la  vue Création^{(Design View)} , fermez l'  aperçu avant impression^{(Print Preview)}  en cliquant sur le bouton  Fermer la ^{(Close the)} vue avant impression^{(Print View button)}  en haut à droite de la fenêtre.

3] Créer^(Create) un rapport^(Report) à l'aide d'un rapport vierge^{(Blank Report)}

Dans l' onglet Créer du ^(Create)groupe de rapports^{(Reports Group)} , sélectionnez l' outil de ^(Tool)rapport vierge^{(Blank Report)} .

À droite de la fenêtre Outils de mise en page du rapport^{(Report Layout Tools Window)} , sélectionnez Ajouter des champs existants^{(Add Existing Fields)} . Il y a une liste de champs^{(Field List)} ; cliquez sur le champ et faites glisser le champ vers l'espace vide. Allez ensuite dans l' Aperçu avant impression^{(Print Preview)} ; vous verrez une impression de votre rapport^(Report) .

4] Créer^(Create) un rapport^(Report) à l'aide de l' assistant de rapport^{(Report Wizard)}

Dans le groupe de rapports^{(Report Group)} , sélectionnez Assistant de rapport^{(Report Wizard)} , une boîte de dialogue^{(Report Wizard Dialog Box)} de l'assistant de rapport s'affiche.

Dans la boîte de dialogue^{(Dialog Box)} , sélectionnez la table et les champs^(Fields) que vous souhaitez voir figurer dans votre rapport^(Report) . En appuyant sur ces boutons (>, >>, <, <<). Cliquez ensuite sur Suivant^{( Next)} .

Dans l ' Assistant^(Wizard) , une question vous sera posée ' voulez - vous ajouter des Niveaux de Regroupement^{(Grouping Levels)} ? Sélectionnez le niveau de regroupement^{(Grouping Level)} dont vous avez besoin, puis Suivant^(Next) .

Choisissez l' ordre de tri^{(Sort Order)} dans lequel vous voulez que votre rapport^(Report) soit dans le menu déroulant et un bouton à côté du menu déroulant où vous pouvez choisir entre l' ordre croissant^(Ascending) ou décroissant^(Descending) . Puis Suivant^(Next) .

Vous pouvez choisir la façon dont vous souhaitez mettre en page votre rapport^(Report) . Vous pouvez sélectionner les options ; Columnar , Tabular et Justified, et vous pouvez sélectionner l' Orientation de la mise en page, Portrait ou Paysage^(Landscape) . Puis Suivant^(Next)

Vous pouvez sélectionner le titre^{(Title )} et prévisualiser le rapport^{(Preview the Report)} ou modifier la conception du rapport^{(Modify the Report Design)} . Puis Terminer^(Finish) .

5] Créer des étiquettes

1. Cliquez sur Libellés^(Labels) dans le groupe de rapports^{(Report Group)} . Une boîte de dialogue^{(Dialog box)} apparaîtra.
2. Vous pouvez choisir la taille que vous voulez. L' unité de mesure^{(Unit of Measure)} , le type d'étiquette^{(Label Type,)} et le filtre du fabricant^{(Filter of the Manufacturer)} , puis Suivant.^(Next.)
3. Choisissez le nom de la police^{(Font Name)} , la taille^{(Font Size)} de la police , l' épaisseur de la police^{(Font Weight)} et la couleur du texte^{(Text Color)} . Puis Suivant^(Next) .
4. Sélectionnez les champs^(Fields) que vous voulez sur votre étiquette^{(Mailing Label)} d'adresse .
5.  Triez^(Sort) vos champs^{( Fields)} . Suivant.^{( Next.)}
6. Vous pouvez choisir le titre^{(Title )} et prévisualiser l'étiquette^{(Preview the Label)} ou modifier la conception de l'étiquette^{(Modify the Label Design)} .
7. Cliquez ensuite sur Terminer^(Finish) . Une étiquette^(Label) est créée.
8. Vous pouvez afficher vos étiquettes^(Labels) dans la vue avant impression.^{(Print View.)}

C'est tout.

Lire ensuite^{(Read next)} : Comment créer une base de données dans Microsoft Access^{(How to create a Database in Microsoft Access)} .

How to create a Report using Microsoft Access

A Report is a tool used to summarize and present data in an organized format, usually printed. Reports and Forms are similar, but Forms are used to view, input, and edit data and provide a detailed look at records and usually shown on screen. Reports are used to view information, summarize, and group data and be viewed on screen but generally printed.

Report Design Tools in Access

• Report: Create a basic Report of data in the current Query or Table that can add Groups or Total
• Report Design: Create a new Blank Report in Design View. You can make advanced design changes to the Report, such as adding custom control types and adding codes.
• Blank Report: Create a new Blank Report so that you can insert Fields and design the Report.
• Report Wizard: Displays the Report Wizard that helps you to create a simple customized Report.
• Labels: Display the Label Wizard to create standard or custom labels.

How do you create a Report using Microsoft Access

1] Create a Report using the Report Tool

Go to the Create tab in the Report Group, click the Report Group. A Report is created quickly. Unlike Form, Reports cannot be edited, but you can modify your Report by adjusting the column; by clicking on the column, a yellow border will appear, and you can drag the edge of the column to your preferred length.

To Delete a column or row, you do not want. Right Click the row or column and click Delete. The Report should be modified in the Layout View.

2] Create a Report using Report Design

In the Report Group, select Report Design; it will take you to the Design View display. The Design View is layered in sections such as Page Header, Details, and Page Footer.

To add data to the blank layout, click Property, then click the drop-down menu’s arrow on top of the Property Sheet, now select Report. Click Data. On the Record Source drop-down menu, select your Query or Table you want to use in your Report.

Click the Add Existing Fields. Click the Fields you want to add to the Report and drag them to the Detail Section. 

Go to Print Preview. You will see your Report in printed view. On the bottom left of the Print View, there are Navigation Buttons that allow you to navigate through the Report.

To return to the Design View, close the Print Preview by clicking the Close the Print View button on the window’s top right.

3] Create a Report using a Blank Report

On the Create tab in the Reports Group, select the Blank Report Tool.

On the right of the Report Layout Tools Window, Select Add Existing Fields. There is a Field List; click the field and drag the field to the blank space. Then go to the Print Preview; you will see a printout of your Report.

4] Create a Report using Report Wizard

In the Report Group, select Report Wizard, a Report Wizard Dialog Box will appear.

In the Dialog Box, select the Table and Fields you desired to be in your Report. By pressing these buttons (>, >>, <, <<). Then click Next.

In the Wizard, a question will be asked ‘do you want to add any Grouping Levels ? Select the Grouping Level you need, then Next.

Choose the Sort Order you want your Report to be in by the drop-down menu and a button beside the drop-down menu where you can choose from Ascending or Descending order. Then Next.

You can choose how you want to layout your Report. You can select the options; Columnar, Tabular, and Justified, and you can select the Orientation of the layout, either Portrait or Landscape. Then Next

You can select the Title and Preview the Report or Modify the Report Design. Then Finish.

5] Create Labels

1. Click Labels on the Report Group. A Dialog box will pop up.
2. You can choose the size you want. The Unit of Measure, Label Type, and Filter of the Manufacturer then Next.
3. Choose the Font Name, Font Size, Font Weight, and Text Color. Then Next.
4. Select the Fields you want on your Mailing Label.
5.  Sort your Fields. Next.
6. You can choose the Title and to Preview the Label or Modify the Label Design.
7. Then click Finish. A Label is created.
8. You can view your Labels in Print View.

That’s all.

Read next: How to create a Database in Microsoft Access.

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