Les règles de Microsoft Outlook sont idéales pour effectuer automatiquement des actions sur les e-mails. Vous pouvez effectuer des opérations telles que déplacer, signaler ou répondre à certains messages sans travail manuel. Pour vous aider à suivre l'évolution de votre boîte de réception, nous allons vous montrer comment créer des règles dans Outlook .

Étant donné que vous pouvez créer des règles Outlook sur Windows , Mac et sur le Web, nous aborderons leur configuration sur chaque plateforme. Notez simplement^(Just) que les conditions et actions disponibles varient.

Comment créer des règles dans Outlook sous Windows

L'ensemble de conditions et d'actions le plus sain pour les règles se trouve dans Outlook sous Windows . Pour expliquer plus efficacement comment créer une règle, passons en revue la configuration de quelques règles couramment utilisées.

La configuration d’une règle vierge à partir de zéro vous offre la plus grande flexibilité car vous pouvez choisir plusieurs conditions et actions. De plus, l' assistant de règles^{(Rules Wizard)} vous guide tout au long du processus.

Ouvrez Outlook , accédez à l' onglet Fichier^(File) et sélectionnez Gérer les règles^{(Manage Rules)} et les alertes^(Alerts) dans la section Informations .^(Info)

Lorsque la boîte de dialogue Règles^(Rules) et alertes apparaît, ouvrez l'onglet ^(Alerts)Règles de messagerie^{(Email Rules)} et choisissez un compte en haut si vous en avez plusieurs. Ensuite, choisissez Nouvelle règle^{(New Rule)} .

Vous pouvez ensuite configurer votre règle avec les instructions ci-dessous pour déplacer les e-mails vers un dossier, les marquer pour un suivi ou envoyer des réponses automatisées. Vous pouvez plutôt vous essayer à une règle différente qui vous sera utile, comme le transfert automatique des e-mails^{(automatically forwarding emails)} .

Déplacer les e-mails vers un dossier

Dans l' assistant de règles^{(Rules Wizard)} , sélectionnez l'une des options de déplacement en haut. Vous pouvez déplacer les messages vers un dossier spécifique en fonction de l'expéditeur, des mots inclus ou des e-mails que vous envoyez plutôt que de recevoir.

1. À titre d'exemple, nous choisirons Déplacer^(Move) les messages contenant des mots spécifiques dans le sujet vers un dossier.
2. En bas, sélectionnez les éléments soulignés et bleus pour spécifier la condition et l'action.
3. Choisissez des mots spécifiques^{(Pick Specific Words)} et entrez les mots à rechercher dans la ligne d'objet.
4. Choisissez Spécifié^{(Pick Specified)} pour choisir le dossier vers lequel vous souhaitez déplacer les messages.

1. Ensuite, sélectionnez Suivant.
2. Vous verrez une liste de conditions avec celle que vous venez de sélectionner automatiquement marquée. Vous pouvez choisir des critères supplémentaires pour les e-mails si vous le souhaitez. Par exemple, vous souhaiterez peut-être également appliquer la règle aux messages envoyés uniquement à vous. Sélectionnez Suivant^(Next) .

1. Vous verrez alors une liste d'actions avec celle que vous avez choisie marquée pour vous. Comme pour les conditions ci-dessus, vous pouvez choisir des actions supplémentaires si vous le souhaitez. Par exemple, vous souhaiterez peut-être également marquer le message comme lu lorsqu'il est déplacé. Sélectionnez Suivant^{(Select Next)} .

1. Vous verrez ensuite une liste d’exceptions. Vous pouvez éventuellement exclure certains e-mails de la règle. Par exemple, vous ne souhaiterez peut-être pas que les e-mails contenant des pièces jointes soient envoyés dans le dossier. Sélectionnez Suivant^{(Select Next)} .

1. Sur l’écran final de la règle, vous lui donnerez d’abord un nom en haut, puis cochez la case Activer^(Turn) cette règle. Vous pouvez éventuellement cocher les cases pour exécuter cette règle maintenant sur votre boîte de réception ou utiliser la règle pour tous les comptes de messagerie.

1. Lorsque vous avez terminé, confirmez la configuration de la règle dans la case en bas qui vous montre la ou les conditions et les actions. Sélectionnez Terminer^(Finish) pour enregistrer et activer la règle.

1. Confirmez une coche à côté de votre nouvelle règle dans la zone Règles^(Rules) et alertes^(Alerts) et sélectionnez OK.

Marquer les e-mails pour le suivi

Une autre règle Outlook^(Outlook) utile consiste à signaler les e-mails à suivre. Vous pouvez choisir le drapeau et le moment du suivi.

1. Suivez le même processus ci-dessus pour créer une nouvelle règle^{(New Rule)} et ouvrir l' assistant de règles^{(Rules Wizard)} .
2. Ensuite, choisissez Signaler^(Flag) les messages de quelqu'un pour un suivi.
3. En bas, sélectionnez l'élément souligné et bleu pour spécifier la condition et l'action.
4. Choisissez Personnes ou groupe public pour choisir le contact.
5. Choisissez Suivi^{(Pick Follow)} à ce moment-là pour choisir le drapeau et le timing.

1. Ensuite, sélectionnez Suivant.
2. Tout comme la règle ci-dessus, l' assistant de règles^{(Rules Wizard)} vous guide à travers les conditions, actions et exceptions que vous pouvez confirmer et ajouter à votre règle. Ensuite, nommez, activez et terminez.

Répondre automatiquement aux e-mails

Une autre règle qui pourrait vous être utile est la réponse automatique, qui est similaire à un message d'absence du bureau^{(an out of office message)} mais avec plus de flexibilité. Vous pouvez utiliser un modèle Outlook particulier ou créer un message de réponse pour des e-mails spécifiques.

1. Suivez le même processus ci-dessus pour créer une nouvelle règle^{(New Rule)} et ouvrir l' assistant de règles^{(Rules Wizard)} . Ensuite, choisissez Appliquer^(Apply) la règle sur les messages que je reçois et sélectionnez Suivant^(Next) .

1. Choisissez les conditions que vous souhaitez utiliser pour les e-mails reçus. Vous pouvez appliquer la règle à certains expéditeurs, avec des mots spécifiques, lorsqu'ils sont reçus dans un intervalle de dates ou dans toute autre condition de votre choix. Sélectionnez Suivant^{(Select Next)} .

1. Choisissez^(Choose) soit Répondre^(Reply) à l'aide d'un modèle spécifique, soit Demander au serveur de répondre à l'aide d'un message spécifique selon vos préférences. Ensuite, sélectionnez le texte bleu souligné en bas en fonction de l'option que vous choisissez et sélectionnez Suivant^(Next) lorsque vous avez terminé.
2. Répondez^(Reply) en utilisant un modèle spécifique : Choisissez un modèle spécifique pour choisir celui que vous souhaitez.

1. Demandez au serveur de répondre en utilisant un message spécifique : choisissez un message spécifique, saisissez le message dans la zone qui apparaît, puis sélectionnez Enregistrer^(Save) et fermer^(Close) .

1. Marquez^(Mark) toutes les exceptions que vous souhaitez inclure, sélectionnez Suivant^(Next) et terminez la règle en la nommant, en l'activant et en l'enregistrant avec le bouton Terminer .^(Finish)

Comment créer des règles dans Outlook sur Mac

Si vous utilisez Outlook sur votre Mac , vous pouvez facilement y configurer des règles de boîte de réception, même si les conditions et les actions sont un peu plus limitées que sous Windows .

1. Ouvrez Outlook et sélectionnez Outlook > Settings dans la barre de menu.
2. Choisissez Règles dans la fenêtre contextuelle.

1. Choisissez^(Pick) un compte sur la gauche si vous en avez plusieurs et sélectionnez le bouton du signe plus à droite.

1. Entrez un nom de règle en haut.
2. Ensuite, configurez la première condition à l’aide des listes déroulantes. En fonction de ce que vous choisissez, vous devrez peut-être ajouter des éléments à la condition. Par exemple, si vous choisissez Date de réception^{(Date Received)} , vous saisirez la ou les dates.

1. Ensuite, choisissez l'action à l'aide de ces listes déroulantes. Encore une fois^(Again) , vous devrez peut-être ajouter à l'action. Par exemple, si vous choisissez Déplacer^(Move) vers un dossier^(Folder) , vous sélectionnerez le dossier.

1. Pour ajouter une autre condition ou action, sélectionnez le signe plus à droite ou pour ajouter une exception, sélectionnez le signe plus en regard de Sauf si.

1. Vous pouvez éventuellement cocher la case pour ne pas appliquer d'autres règles répondant aux mêmes conditions. Confirmez que la case Activé^(Enabled) est cochée en bas à gauche et choisissez OK pour enregistrer la règle.

Comment créer des règles dans Outlook sur le Web

Pour créer une règle dans Outlook sur le Web^{(Outlook on the web)} , accédez au site Web et connectez-vous. Vous verrez des conditions et des actions similaires à celles d' Outlook sur Mac .

1. Sélectionnez l' icône Paramètres^(Settings) (engrenage) en haut à droite et choisissez Afficher^(View) tous les paramètres Outlook dans la barre latérale qui apparaît.

1. Dans la fenêtre contextuelle, choisissez Mail à l'extrême gauche et Règles^(Rules) à droite.
2. En haut, sélectionnez Ajouter une nouvelle règle.

1. Donnez un nom à votre règle, puis utilisez la case Ajouter^(Add) une condition pour sélectionner le critère. Selon la condition que vous sélectionnez, vous devrez peut-être y ajouter des éléments. Par exemple, si vous choisissez De, il vous sera demandé de fournir l'expéditeur à droite.

1. Utilisez la zone Ajouter^(Add) une action pour sélectionner une action. Encore une fois^(Again) , vous serez peut-être invité à ajouter des éléments à l'action. Par exemple, si vous choisissez Déplacer^(Move) vers, il vous sera demandé de fournir le nom du dossier ou de créer un nouveau dossier^{(create a new folder)} .

1. Vous pouvez utiliser les options en bleu pour ajouter une autre condition, une autre action ou inclure des exceptions à votre guise.

1. Vous pouvez éventuellement cocher les cases pour arrêter de traiter davantage de règles et exécuter immédiatement la règle dans votre boîte de réception.
2. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.

Vos e-mails suivront-ils les règles ?

En créant des règles de messagerie dans Outlook , vous pouvez minimiser le temps nécessaire pour organiser vos messages, n'oubliez pas d'effectuer un suivi ou de répondre à certains e-mails. Si vous rencontrez des problèmes, jetez un œil à ces correctifs lorsque les règles de messagerie Outlook ne fonctionnent pas^{(fixes for when Outlook email rules aren’t working)} .

How to Create Rules in Microsoft Outlook

Rules in Microsoft Outlook are ideal for automatically performing actions on emails. You can do things like move, flag, or respond to certain meѕsagеs without manual work. To help you keеp up with your growing inbox, we’ll show you how to create rules in Outlook.

Because you can create Outlook rules on Windows, Mac, and the web, we’ll cover setting them up on each platform. Just note that the available conditions and actions vary.

How to Create Rules in Outlook on Windows

The healthiest set of conditions and actions for rules are in Outlook on Windows. To most effectively explain how to create a rule, let’s walk through setting up a few commonly used rules.

Setting up a blank rule from scratch gives you the most flexibility because you can choose more than one condition and action. Plus, the Rules Wizard prompts you along the way.

Open Outlook, go to the File tab, and select Manage Rules & Alerts in the Info section.

When the Rules and Alerts dialog box appears, open the Email Rules tab and choose an account at the top if you have more than one. Then, choose New Rule.

You can then set up your rule with the instructions below to move emails to a folder, flag them for follow-up, or send automated replies. You can instead try your hand at a different rule you’ll find useful like automatically forwarding emails.

Move Emails to a Folder

In the Rules Wizard, select one of the move options at the top. You can move messages to a specific folder based on sender, included words, or for emails you send rather than receive.

1. As an example, we’ll choose Move messages with specific words in the subject to a folder.
2. At the bottom, select the items underlined and blue to specify the condition and action.
3. Pick Specific Words and enter the words to look for in the subject line.
4. Pick Specified to pick the folder you want to move the messages to.

1. Then, select Next.
2. You’ll see a list of conditions with the one you just picked automatically marked. You can choose additional criteria for the emails if you like. For instance, you may also want to apply the rule to messages sent only to you. Select Next.

1. You’ll then see a list of actions with the one you picked marked for you. Like the conditions above, you can choose additional actions if you wish. For example, you may also want to mark the message as read when it’s moved. Select Next.

1. You’ll next see a list of exceptions. You can optionally exclude certain emails from the rule. For instance, you may not want emails with attachments sent to the folder. Select Next.

1. On the final screen for the rule, you’ll first give it a name at the top and then mark the checkbox for Turn on this rule. Optionally, you can check the boxes to run this rule now on your inbox or use the rule for all email accounts.

1. When you finish, confirm the rule setup in the box at the bottom which shows you the condition(s) and action(s). Select Finish to save and enable the rule.

1. Confirm a checkmark next to your new rule in the Rules and Alerts box and select OK.

Flag Emails for Follow-Up

Another helpful Outlook rule is for flagging emails for follow-up. You get to choose the flag and timing for the follow-up.

1. Follow the same process above to create a New Rule and open the Rules Wizard.
2. Then, choose Flag messages from someone for follow-up.
3. At the bottom, select the item underlined and blue to specify the condition and action.
4. Pick People or public group to choose the contact.
5. Pick Follow up at this time to choose the flag and timing.

1. Then, select Next.
2. Just like the rule above, the Rules Wizard walks you through the conditions, actions, and exceptions you can confirm and add to for your rule. Then, name, enable, and finish.

Automatically Reply to Emails

One more rule you may find helpful is an automatic reply, which is similar to an out of office message but with more flexibility. You can use a particular Outlook template or create a reply message for specific emails.

1. Follow the same process above to create a New Rule and open the Rules Wizard. Then, choose Apply rule on messages I receive and select Next.

1. Choose the conditions you want to use for the received email messages. You can apply the rule to certain senders, with specific words, when received in a date span, or any other condition you want. Select Next.

1. Choose either the Reply using a specific template or Have server reply using a specific message per your preference. Then, select the underlined, blue text at the bottom per the option you pick and select Next when you finish.
2. Reply using a specific template: Pick a specific template to choose the one you want.

1. Have server reply using a specific message: Pick a specific message, enter the message in the box that appears, and select Save & Close.

1. Mark any exceptions you want to include, select Next, and finish the rule by naming, enabling, and saving it with the Finish button.

How to Create Rules in Outlook on Mac

If you use Outlook on your Mac, you can set up inbox rules there easily although the conditions and actions are a bit more limited than on Windows.

1. Open Outlook and select Outlook > Settings in the menu bar.
2. Choose Rules in the pop-up window.

1. Pick an account on the left if you have more than one and select the plus sign button on the right.

1. Enter a Rule name at the top.
2. Then, set up the first condition using the drop-down boxes. Depending on what you choose, you may need to add to the condition. For example, if you pick Date Received, you’ll enter the date(s).

1. Next, choose the action using those drop-down boxes. Again, you may need to add to the action. For instance, if you pick Move to Folder, you’ll select the folder.

1. To add another condition or action, select the plus sign to the right or to add an exception, select the plus sign next to Except if.

1. Optionally, check the box to not apply other rules that meet the same conditions. Confirm that the Enabled box is checked on the bottom left and pick OK to save the rule.

How to Create Rules in Outlook on the Web

To create a rule in Outlook on the web, head to the website and sign in. You’ll see similar conditions and actions to those in Outlook on Mac.

1. Select the Settings icon (gear) on the top right and pick View all Outlook settings in the sidebar that appears.

1. In the pop-up window, pick Mail on the far left and Rules to the right.
2. At the top, select Add new rule.

1. Give your rule a name and then use the Add a condition box to pick the criterion. Depending on the condition you select, you may need to add to it. For example, if you choose From, you’ll be asked to provide the sender on the right.

1. Use the Add an action box to pick an action. Again, you may be prompted to add to the action. For instance, if you choose Move to, you’ll be asked to provide the folder name or create a new folder.

1. You can use the options in blue to add another condition, another action, or include exceptions as you like.

1. Optionally, you can mark the boxes to stop processing more rules and run the rule on your inbox immediately.
2. When you finish, select Save.

Will Your Emails Follow the Rules?

By creating email rules in Outlook, you can minimize the time it takes you to organize your messages, remember to follow up, or reply to certain emails. If you run into trouble, take a look at these fixes for when Outlook email rules aren’t working.

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