Plusieurs personnes peuvent lire et modifier un calendrier de groupe, ce qui en fait un bon moyen de promouvoir la productivité^{(promote productivity)} et la collaboration entre les collègues des petites entreprises ou les membres de l'équipe organisationnelle.

Ce didacticiel explique comment créer un calendrier de groupe dans les applications Microsoft Office 365 , notamment Microsoft Outlook , Outlook Web Access ( OWA ) et Microsoft Teams . Nous verrons comment partager un calendrier afin que les personnes que vous choisissez puissent afficher et modifier les événements dans l'application Calendrier. Nous verrons également comment créer des groupes de calendriers.

En général, il y a deux étapes principales pour créer un agenda de groupe :

1. Créez un nouveau calendrier vierge.
2. Partagez-le avec d'autres afin qu'ils puissent afficher et modifier le calendrier.

Nous verrons comment effectuer chaque étape dans Outlook sur les versions Web et de bureau d' Outlook .

Remarque : Microsoft a annoncé des améliorations dans le fonctionnement du partage de calendrier. Cependant, Microsoft déclare: "Les améliorations ne sont prévues que pour les calendriers partagés entre les personnes utilisant Exchange Online." Dans certains cas, cela signifie que le partage d'un calendrier de boîte aux lettres de ressources ou d'un calendrier de boîte aux lettres partagé ne fonctionnera que si le destinataire accepte l'invitation de partage à l'aide d' Outlook sur le Web, d' Outlook pour iOS ou d' Outlook pour Android , c'est-à-dire pas d'un serveur Exchange hébergé en interne. ^(Exchange)Microsoft affirme que d'autres améliorations sont en préparation.

Créer^(Create) et partager^(Share) un nouveau calendrier vierge^{(New Blank Calendar)} avec Outlook sur le Web

Voici comment créer et partager un nouveau calendrier vierge à l'aide d' Outlook sur le Web.

1. Connectez^(Log) -vous à Outlook dans un navigateur Web et sélectionnez le calendrier.

1. Sélectionnez le lien Ajouter un calendrier.

1. Dans le menu à gauche de la fenêtre contextuelle, sélectionnez Créer^(Create) un calendrier vierge.

1. Entrez un nom pour le calendrier et, si vous le souhaitez, sélectionnez une couleur ou une breloque pour le calendrier.
2. Dans le menu déroulant Ajouter à, sélectionnez sous quel groupe de calendriers le nouveau calendrier doit apparaître.^(Add)
3. Cliquez sur Enregistrer.
4. Localisez le nouveau calendrier dans la liste des calendriers, faites un clic droit dessus (ou sélectionnez l'icône Plus…) et sélectionnez Partage^(Sharing) et autorisations.

1. Saisissez^(Enter) l'adresse e-mail ou le nom de contact de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le calendrier.
2. Sélectionnez^(Select) les options du calendrier. Choisissez le niveau d'autorisation Peut^(Can) modifier si vous souhaitez que le destinataire puisse ajouter, supprimer et modifier des événements sur le calendrier.

1. Sélectionnez Partager.
2. Répétez les étapes 7 à 9 pour ajouter des membres.

Les personnes avec lesquelles vous partagez le calendrier recevront un e-mail les invitant à accepter et à afficher le calendrier Outlook . Notez que les utilisateurs externes ne pourront pas modifier le calendrier.

Création et partage d'un nouveau calendrier vierge dans l' ^{(New Blank Calendar)}application de bureau^{(Desktop App)} d'Outlook

Suivez ces étapes dans l' application de bureau Outlook pour créer et partager un nouveau calendrier vierge.

1. Sélectionnez l'icône du calendrier dans le coin inférieur gauche d' Outlook .

1. Dans l' onglet Accueil du groupe ^(Home)Gérer les calendriers^{(Manage Calendars)} , sélectionnez Ouvrir^(Open) le calendrier.

1. Sélectionnez Créer un nouveau calendrier vierge.

1. Dans la fenêtre contextuelle Créer un nouveau dossier^{(Create New Folder)} , donnez un nom au calendrier et sélectionnez où placer le calendrier (par exemple, en tant que sous-dossier du dossier principal du calendrier).

1. Ensuite, pour partager le calendrier, faites un clic droit sur le calendrier dans la liste des calendriers.

1. Sélectionnez Partager > Partager le calendrier.

1. Entrez^(Enter) les noms des contacts ou les adresses e-mail pour ajouter des personnes à l'invitation de partage, ajoutez un message si vous le souhaitez, puis cliquez sur Envoyer^(Send) . Les destinataires recevront un e-mail les invitant à « accepter^(Accept) et afficher le calendrier ».

Comment ajouter un calendrier partagé^{(Shared Calendar)} à Microsoft Teams

Outlook n'est pas le seul endroit où vous pouvez créer un calendrier partagé. Microsoft Teams a également une fonctionnalité de calendrier partagé. Voici comment ajouter un calendrier partagé dans Teams .

1. Sélectionnez un canal dans Teams.
2. Sélectionnez l'icône + à droite du nom de la chaîne pour ajouter un onglet.

1. Recherchez et sélectionnez Channel Calendar .

1. Sélectionnez Ajouter.

Un onglet de calendrier apparaîtra en haut du canal Teams . Tous les membres de la chaîne peuvent afficher les détails de l'événement et ajouter des événements au calendrier. C'est un endroit idéal pour planifier une réunion Teams .

Calendrier de groupe vs groupe de calendrier

Outre la création de calendriers de groupe^{(group calendars)} , Outlook propose plusieurs autres moyens d'organiser les calendriers et d'afficher plusieurs calendriers simultanément. Les groupes de calendriers^(Calendar) permettent d'afficher des calendriers combinés, non seulement pour les personnes, mais également pour les calendriers SharePoint , les calendriers Internet et les ressources telles que les réservations de salles.

Comment créer des groupes de calendriers^{(Calendar Groups)} dans Outlook sur le Web

Selon la configuration de votre organisation, vous verrez des groupes d'agendas par défaut qui peuvent inclure :

• Mes calendriers
• Calendriers des personnes
• Autres calendriers

Si ces catégories ne fonctionnent pas, vous pouvez créer des groupes de calendriers personnels personnalisés dans Outlook sur le web.

1. Le volet de gauche est le volet du calendrier. C'est là que tous les calendriers que vous pouvez afficher sont répertoriés. Faites un clic droit sur Mes calendriers^{(My Calendars)} ou Autres calendriers et sélectionnez Nouveau^(New) groupe de calendriers. Vous pouvez également sélectionner l' icône Plus^(More) (trois points) à côté d'un groupe de calendriers existant et choisir Nouveau^(New) groupe de calendriers.

1. Saisissez^(Enter) un nom pour le nouveau groupe de calendriers et appuyez sur Entrée^(Enter) .
2. Lorsque vous ajoutez un nouveau calendrier en sélectionnant le lien Ajouter^(Add) un calendrier dans le volet du calendrier, vous pouvez choisir le groupe de calendriers auquel le nouveau calendrier est ajouté.

Pour renommer ou supprimer un groupe de calendriers, faites un clic droit sur le nom du groupe.

Comment créer des groupes de calendrier^{(Calendar Groups)} dans les versions^{(Desktop Versions)} de bureau d' Outlook

Vous pouvez créer des groupes de calendriers dans les versions de bureau d' Outlook , y compris Outlook pour Microsoft 365 , Outlook 2021 , Outlook 2019 , Outlook 2016 , Outlook 2013 et Outlook 2010 .

Suivez ces étapes pour créer un groupe de calendriers à partir d'un carnet d'adresses ou d'une liste de contacts^(Contact) .

1. Ouvrez Outlook.
2. Sélectionnez Calendrier.
3. Sélectionnez l'onglet Accueil.
4. Dans le groupe Gérer les calendriers^{(Manage Calendars)} , sélectionnez Calendar Groups > Create New Calendar Group .

1. Donnez un nom au nouveau groupe de calendriers et cliquez sur OK.

1. Dans la liste déroulante sous Carnet^{(Address Book)} d'adresses , choisissez la liste de contacts à partir de laquelle vous souhaitez sélectionner les membres du groupe de calendrier.
2. Parcourez^(Browse) ou recherchez des noms, sélectionnez le nom souhaité, puis sélectionnez Membres du groupe^(Group) . Répétez cette étape jusqu'à ce que vous ayez ajouté tous ceux que vous voulez.
3. Sélectionnez OK.

Pour créer un groupe d'agendas basé sur les agendas que vous consultez actuellement, procédez comme suit :

1. Dans Calendrier, sélectionnez l'onglet Accueil.
2. Dans le groupe Gérer les calendriers^{(Manage Calendars)} , sélectionnez Calendar Groups > Save en tant que nouveau groupe de calendriers.

1. Saisissez un nom pour le groupe de calendriers et sélectionnez OK.

Si vous souhaitez ajouter des agendas à un groupe d'agendas existant, procédez comme suit :

1. Dans l' onglet Accueil du groupe ^(Home)Gérer les calendriers^{(Manage Calendars)} , sélectionnez Ouvrir^(Open) le calendrier.

1. Sélectionnez le type de calendrier.
2. Recherchez^(Browse) des noms, sélectionnez le nom souhaité, puis sélectionnez Calendrier^(Calendar) . Répétez^(Repeat) jusqu'à ce que vous ayez ajouté tous les noms que vous voulez.
3. Sélectionnez OK.
4. Les calendriers que vous avez sélectionnés apparaîtront dans le groupe Calendriers partagés^{(Shared Calendars)} . Faites-les glisser^(Drag) et déposez-les dans le groupe de calendriers^{(Calendar Group)} de votre choix.

Vous constaterez qu'en créant des groupes de calendriers, vous serez mieux organisé et pourrez trouver rapidement le calendrier que vous recherchez.

How to Create a Group Calendar in Microsoft 365

Multiplе people сan read and edіt a group calendar, making it a good way to promote productivity and collaboration among small business co-workers or organizational team members.

This tutorial will discuss how to create a group calendar in Microsoft Office 365 apps, including Microsoft Outlook, Outlook web access (OWA), and Microsoft Teams. We’ll review how to share a calendar so the people you choose can view and edit events in the calendar app. We’ll also discuss how to create calendar groups.

In general, there are two main steps to creating a group calendar:

1. Create a new blank calendar.
2. Share it with others so that they can view and edit the calendar.

We’ll go over how to do each step in Outlook on the web and desktop versions of Outlook.

Note: Microsoft has announced improvements in the way calendar sharing works. However, Microsoft says, “The improvements are planned only for calendars shared between people using Exchange Online.” In some cases, that means sharing a resource mailbox calendar or shared mailbox calendar will only work if the recipient accepts the sharing invitation using Outlook on the web, Outlook for iOS, or Outlook for Android, i.e., not an internally-hosted Exchange server. Microsoft says more improvements are in the pipeline.

Create and Share a New Blank Calendar with Outlook on the Web

Here’s how to create and share a new blank calendar using Outlook on the web.

1. Log into Outlook in a web browser and select the calendar.

1. Select the Add calendar link.

1. In the menu on the left of the popup, select Create blank calendar.

1. Enter a name for the calendar and, if you wish, select a color or charm for the calendar.
2. In the Add to drop-down menu, select under which calendar group the new calendar should appear.
3. Click Save.
4. Locate the new calendar in the calendar list, right-click on it (or select the More … icon) and select Sharing and permissions.

1. Enter the email address or contact name of the person with whom you want to share the calendar.
2. Select calendar options. Choose the Can edit permission level if you want the recipient to be able to add, remove, and change events on the calendar.

1. Select Share.
2. Repeat steps 7-9 to add members.

People with whom you share the calendar will receive an email prompting them to accept and view the Outlook calendar. Note that external users will not be able to edit the calendar.

Creating and Sharing a New Blank Calendar in Outlook’s Desktop App

Follow these steps in the Outlook desktop app to create and share a new blank calendar.

1. Select the calendar icon in the bottom-left corner of Outlook.

1. On the Home tab in the Manage Calendars group, select Open calendar.

1. Select Create New Blank Calendar.

1. In the Create New Folder popup, give the calendar a name and select where to put the calendar (e.g., as a subfolder of the main calendar folder).

1. Next, to share the calendar, right-click on the calendar in the calendar list.

1. Select Share > Share Calendar.

1. Enter contact names or email addresses to add people to the sharing invitation, add a message if you want, and click Send. Recipients will receive an email inviting them to “Accept and view calendar.”

How to Add a Shared Calendar to Microsoft Teams

Outlook isn’t the only place you can create a shared calendar. Microsoft Teams has shared calendar functionality, too. Here’s how to add a shared calendar in Teams.

1. Select a channel in Teams.
2. Select the + icon to the right of the channel name to add a tab.

1. Search for and select Channel Calendar.

1. Select Add.

A calendar tab will appear at the top of the Teams channel. All channel members can view event details and add events to the calendar. This is a great place to schedule a Teams meeting.

Group Calendar vs. Calendar Group

In addition to creating group calendars, Outlook has several other ways of organizing calendars and viewing multiple calendars simultaneously. Calendar groups are a way to see combined schedules—not only for people but also for SharePoint calendars, internet calendars, and resources like room reservations.

How to Create Calendar Groups in Outlook on the Web

Depending on how your organization has things set up, you’ll see default calendar groups that may include:

• My Calendars
• People’s Calendars
• Other Calendars

If those categories don’t work, you can create customized personal calendar groups in Outlook on the web.

1. The pane on the left is the calendar pane. That’s where all the calendars you can view are listed. Right-click on My Calendars or Other Calendars and select New calendar group. Alternatively, select the More (three dots) icon next to an existing calendar group and choose New calendar group.

1. Enter a name for the new calendar group and press Enter.
2. When you add a new calendar by selecting the Add calendar link in the calendar pane, you can choose to which calendar group the new calendar is added.

To rename or delete a calendar group, right-click on the group name.

How to Create Calendar Groups in Desktop Versions of Outlook

You can create calendar groups in desktop versions of Outlook, including Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, and Outlook 2010.

Follow these steps to create a calendar group from an address book or Contact list.

1. Open Outlook.
2. Select Calendar.
3. Select the Home tab.
4. In the Manage Calendars group, select Calendar Groups > Create New Calendar Group.

1. Give the new calendar group a name and click OK.

1. In the drop-down list under Address Book, choose the contact list from which you want to select members of the calendar group.
2. Browse or search for names, select the name you want, and select Group members. Repeat this step until you’ve added everyone you want.
3. Select OK.

To create a calendar group based on the calendars you’re currently viewing, follow these steps:

1. In Calendar, select the Home tab.
2. In the Manage Calendars group, select Calendar Groups > Save as new calendar group.

1. Enter a name for the calendar group and select OK.

If you’d like to add calendars to an existing calendar group, follow these steps:

1. On the Home tab in the Manage Calendars group, select Open calendar.

1. Select the type of calendar.
2. Browse for names, select the name you want, and select Calendar. Repeat until you’ve added all the names you want.
3. Select OK.
4. The calendars you selected will appear in the Shared Calendars group. Drag and drop them to the Calendar Group of your choice.

You’ll find that by creating calendar groups, you’ll be better organized and able to find the calendar you’re looking for quickly.

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