Microsoft Teams continue d'ajouter de nouvelles fonctionnalités et de nouvelles façons d'engager les participants aux réunions. Parfois, lorsque vous êtes présentateur dans une réunion Teams^{(Teams meeting)} , vous souhaitez autoriser quelqu'un d'autre à présenter ou donner le contrôle à quelqu'un d'autre dans la réunion. Nous allons passer en revue les différentes façons de présenter et comment donner le contrôle dans Teams à quelqu'un d'autre.

Les informations ci-dessous s'appliquent à toutes les réunions Microsoft Teams , y compris les sessions en petits groupes et les webinaires. Certaines fonctionnalités, telles que PowerPoint Live , ne sont disponibles que lors de l'utilisation de la version de bureau de Teams et ne sont pas accessibles si vous exécutez Teams dans un navigateur Web^{(web browser)} .

Partager du contenu dans une réunion Teams

Lorsque vous êtes dans une réunion Teams^{(Teams meeting)} et que vous sélectionnez le bouton Partager^{(Share button)} , vous pouvez choisir de partager du contenu^{(share content)} de différentes manières :

1. Partager votre écran^{(Share your screen)} : Cette option permettra aux participants à la réunion de voir tout ce qui se trouve sur le moniteur que vous sélectionnez.
2. Partager une fenêtre spécifique^{(Share a specific window)} : Cette option permettra uniquement aux participants de voir la fenêtre spécifique^{(specific window)} que vous choisissez de partager.
3. Créer un tableau blanc^{(Create a Whiteboard)} : cette option lancera l' application Tableau blanc^{(Whiteboard app)} afin que les participants à la réunion puissent collaborer. 
4. Partager un PowerPoint^{(Share a PowerPoint)} : sélectionnez un fichier PowerPoint^{(PowerPoint file)} spécifique à présenter aux participants à la réunion.

Lorsque vous choisissez de partager une présentation PowerPoint^{(PowerPoint presentation)} (plutôt que de partager la fenêtre spécifique dans laquelle PowerPoint se trouve), les participants à la réunion bénéficieront de quelques fonctionnalités supplémentaires, et vous aussi. 

Lorsque vous partagez une présentation à l'aide de PowerPoint Live , les participants peuvent parcourir les diapositives de votre présentation à leur propre rythme. Ne vous inquiétez pas, les participants à la réunion ne contrôleront^{(t control)} pas ce que voient les autres participants. Vous serez toujours maître de votre présentation. Cependant, si un participant souhaite ignorer quelques diapositives pour voir ce qui s'en vient, il le peut. Quand ils sont prêts, il y a un bouton de synchronisation^{(sync button)} qui les synchronisera avec le présentateur.

Si vous ne voulez pas que les participants se déplacent seuls dans la présentation, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité en sélectionnant l' icône en forme d'œil^{(eye icon)} sur le panneau de commande^{(control panel)} qui apparaît sur la présentation.

Lorsque vous partagez une présentation via PowerPoint en direct, vous pourrez voir vos notes, vos diapositives et le public pendant votre présentation. C'est une fonctionnalité que les utilisateurs de Teams réclament, et nous sommes ravis de voir que Microsoft a écouté.

Vous aurez également accès à des pointeurs laser multicolores, des stylos et des surligneurs pour vous aider dans votre présentation.

Rôles dans les réunions d'équipes

Tout d'abord, clarifions les différents rôles disponibles dans les réunions Teams . La personne qui crée le lien pour rejoindre la réunion est l'organisateur. Cette personne a le contrôle ultime et peut faire des choses qu'aucun autre participant ne peut faire, comme gérer les^{(manage breakout)} salles de sous-commission.

L'organisateur peut désigner d'autres participants à la réunion comme présentateurs. Seuls l' organisateur et les présentateurs^{(organizer and presenters)} peuvent partager du contenu^{(share content)} pendant la réunion. Outre l' organisateur et les présentateurs^{(organizer and presenters)} , tous les autres participants à la réunion sont appelés des participants^(Attendee) .

L'organisateur peut définir des présentateurs avant la réunion ou à la volée pendant la réunion. Pour définir des présentateurs avant la réunion, l' organisateur^{(meeting organizer)} de la réunion doit sélectionner le lien Options^{(Options link)} de réunion dans l' invitation du calendrier^{(calendar invitation)} pour la réunion.

Une page Web s'ouvrira où vous pourrez choisir qui pourra présenter lors de la réunion. 

Si vous choisissez Personnes spécifiques^{(Specific people)} , saisissez ensuite les noms des personnes que vous souhaitez utiliser comme présentateurs.

Comment promouvoir un participant^(Attendee) en présentateur^(Presenter) dans Teams

Si vous êtes l' organisateur de la réunion^{(meeting organizer)} , il est facile de promouvoir un participant^{(meeting attendee)} à la réunion au rang de présentateur pendant la réunion elle-même.

1. Recherchez le participant dans la liste des participants.
2. Sélectionnez le lien Plus d'options^{(More options)} (trois points) à côté du nom du participant.

1. Sélectionnez Créer un présentateur^{(Make a presenter)} .

Désormais, cette personne pourra partager du contenu^{(share content)} pendant la réunion.

Présenter ou prendre le contrôle

Il est important de comprendre la distinction entre présenter dans une réunion Teams^{(Teams meeting)} et prendre le contrôle du contenu partagé. 

Des applications^(Apps) comme GoToMeeting et Zoom^{(GoToMeeting and Zoom)} permettent aux participants à la réunion de prendre le contrôle de l'ordinateur d'un autre participant. Cela se produit généralement lors des sessions d'assistance à distance. Jusqu'à présent, Microsoft Teams n'a pas fourni cette fonctionnalité. Cependant, Teams permet aux présentateurs de donner un contrôle limité à un autre participant, et les participants peuvent demander le contrôle aux présentateurs.

De toute évidence, vous ne devez donner le contrôle dans Teams qu'à une personne de confiance. 

Comment donner le contrôle dans les équipes 

Dans Microsoft Teams , si vous souhaitez qu'une autre personne de votre réunion modifie un fichier que vous partagez ou prenne en charge votre présentation, vous pouvez donner le contrôle à cette personne. C'est comme ajouter un deuxième présentateur simultané. Vous pourrez tous les deux contrôler ce qui est partagé. Vous pouvez reprendre le contrôle à tout moment.

Vous ne pouvez donner le contrôle à quelqu'un d'autre dans votre réunion Teams que lorsque vous présentez. Passez la souris^(Mouse) sur le contenu que vous partagez pour activer la barre d' outils de partage et sélectionnez ^{(sharing toolbar and select)} Donner le contrôle^{(Give control)} .

À partir de là, sélectionnez la personne à qui vous souhaitez donner le contrôle. La personne à qui vous souhaitez donner le contrôle recevra une notification l'informant que vous souhaitez partager le contrôle^{(share control)} de la présentation avec elle. Lorsque vous partagez le contrôle^{(share control)} avec quelqu'un d'autre, il pourra apporter des modifications et d'autres modifications à l'écran partagé. 

Si vous souhaitez leur reprendre le contrôle, sélectionnez simplement le bouton Annuler le contrôle .^{(Cancel Control)}

Comment demander le contrôle dans les équipes

Demander le contrôle pendant que quelqu'un présente dans Teams fonctionne de la même manière. Sélectionnez simplement^(Simply) le bouton Demander le contrôle . ^{(Request control)}Le présentateur peut alors choisir d'autoriser ou de refuser votre demande de contrôle^{(control request)} .

Lorsque vous ne souhaitez plus contrôler, vous pouvez sélectionner le bouton Libérer le contrôle .^{(Release control)}

Familiarisez^(Get) -vous avec Microsoft Teams

Aimez-le ou détestez-le, il ne semble pas que Microsoft Teams disparaisse de sitôt. Si votre employeur utilise Teams , il vaut la peine d'apprendre quelques trucs et astuces Teams^{(Teams tips and tricks)} pour se familiariser avec toutes ses fonctionnalités. 

Vous pouvez en savoir plus sur plusieurs façons d'exécuter des sondages dans les réunions Teams ou apprendre à masquer votre désordre en modifiant votre arrière-plan dans Teams .

How To Give Control in Teams to Switch Presenter

Microsoft Teams continues to add new features and ways to engage meeting attendees. Sometimes when you’re a presenter in a Teams meeting, you’ll want to allow someone else to present or give control to someone else in the meeting. We’ll run through thе different ways tо present and how to give control in Teams to someone elѕe.

The information below applies to all Microsoft Teams meetings, including breakout sessions and webinars. Some features, like PowerPoint Live, are only available while using the desktop version of Teams and cannot be accessed if you’re running Teams in a web browser.

Sharing Content in a Teams Meeting

When you’re in a Teams meeting and select the Share button, you can choose to share content in different ways:

1. Share your screen: This option will allow meeting attendees to see anything that’s on the monitor you select.
2. Share a specific window: This option will only allow attendees to see the specific window you choose to share.
3. Create a Whiteboard: This option will launch the Whiteboard app so meeting attendees can collaborate. 
4. Share a PowerPoint: Select a specific PowerPoint file to present to meeting attendees.

When you choose to share a PowerPoint presentation (rather than sharing the specific window the PowerPoint is in), meeting attendees will get a few extra features, and so will you. 

When you share a presentation using PowerPoint Live, attendees will be able to move through the slides in your presentation at their own speed. Don’t worry—meeting attendees won’t control what other attendees see. You’ll still be in control of your presentation. However, if an attendee wants to skip a few slides ahead to see what’s coming, they can. When they’re ready, there’s a sync button which will sync them up with the presenter.

If you don’t want attendees to move through the presentation on their own, you can toggle that feature off by selecting the eye icon on the control panel that appears on the presentation.

When you share a presentation via PowerPoint live, you’ll be able to see your notes, slides, and the audience while you present. This is a feature that Teams users have been clamoring for, and we’re thrilled to see that Microsoft listened.

You’ll also get access to multi-colored laser pointers, pens, and highlighters to aid in your presentation.

Roles in Teams Meetings

First, let’s get clear about the various roles available in Teams meetings. The person who creates the link to join the meeting is the organizer. That person has ultimate control and can do things that no other attendee can do like manage breakout rooms.

The organizer can designate other meeting attendees as presenters. Only the organizer and presenters can share content during the meeting. Besides the organizer and presenters, everyone else in the meeting is called an Attendee.

The organizer can set presenters in advance of the meeting or on the fly during the meeting. To set presenters in advance of the meeting, the meeting organizer should select the Meeting Options link in the calendar invitation for the meeting.

A web page will open where you can choose who will be able to present during the meeting. 

If you choose Specific people, next type in the names of the people who you want to be Presenters.

How To Promote an Attendee to Presenter in Teams

If you’re the meeting organizer, it’s easy to promote a meeting attendee to presenter during the meeting itself.

1. Find the attendee in the participant list.
2. Select the More options (three dots) link next to the attendee’s name.

1. Select Make a presenter.

Now that person will be able to share content during the meeting.

Presenting vs. Taking Control

It’s important to understand the distinction between presenting in a Teams meeting and taking control of shared content. 

Apps like GoToMeeting and Zoom have ways for meeting attendees to take control of another attendee’s computer. This usually happens in remote support sessions. So far, Microsoft Teams has not provided that functionality. However, Teams does allow presenters to give limited control to another attendee, and attendees can request control from presenters.

Obviously, you should only give control in Teams to someone you trust. 

How To Give Control in Teams 

In Microsoft Teams, if you want someone else in your meeting to edit a file you’re sharing or take over your presentation, you can give control to that person. It’s like adding a second, simultaneous presenter. You’ll both be able to control what’s being shared. You can take back control any time you want.

You can only give control to someone else in your Teams meeting when you’re presenting. Mouse over the content you’re sharing to activate the sharing toolbar and select Give control.

From there, select the person you want to give control to. The person you want to give control to will receive a notification letting them know that you want to share control of the presentation with them. When you share control with someone else, they’ll be able to make edits and other changes to the shared screen. 

If you want to take control back from them, simply select the Cancel Control button.

How To Request Control in Teams

Requesting control while someone’s presenting in Teams works similarly. Simply select the Request control button. The presenter can then choose to Allow or Deny your control request.

When you no longer want control, you can select the Release control button.

Get Comfortable with Microsoft Teams

Love it or hate it, it doesn’t look like Microsoft Teams is going away any time soon. If your employer uses Teams, it’s worth learning a few Teams tips and tricks to get more comfortable with all its features. 

You can read about several ways to run polls in Teams meetings or learn how to hide your mess by changing your background in Teams.

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