Conserver une copie personnelle de vos e-mails peut s'avérer utile lorsque vous devez vous y référer ultérieurement. Par exemple, vous souhaiterez peut-être documenter des échantillons pour votre prochain travail, enregistrer des projets sur lesquels vous avez travaillé ou conserver les commentaires que vous avez reçus.

Il existe plusieurs méthodes que vous pouvez utiliser pour sauvegarder vos e-mails professionnels^{(back up your work emails)} . L'un d'eux consiste à l'enregistrer au format PDF^(PDF) . S'il s'agit d'un e-mail professionnel, vous devrez vérifier auprès de votre superviseur ou du service informatique avant de créer des archives de votre e-mail afin d'éviter toute ramification juridique. 

Quelle que soit votre raison, nous vous montrerons comment enregistrer un e-mail au format PDF^(PDF) en quelques étapes simples.

Comment enregistrer un e-mail en tant que fichier PDF^{(How to Save an Email as a PDF File)} 

Ce guide explique comment enregistrer des e-mails au format PDF^(PDFs) sur Gmail , Outlook ou l'application Mail pour Mac .

Outlook (Windows)

Vous pouvez enregistrer un e-mail au format PDF^(PDF) à partir d' Outlook sur votre ordinateur ou votre téléphone en suivant ces étapes.

1. Ouvrez l'e-mail que vous souhaitez enregistrer en tant que fichier PDF , puis sélectionnez Fichier^(File) > Imprimer^(Print) . 

1. Sélectionnez Microsoft Print to PDF dans le menu déroulant sous la section Imprimante^(Printer) . 

1. Ensuite, sélectionnez Imprimer^(Print) . 

1. Accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier PDF dans la zone Enregistrer la sortie d'impression^{(Save Print Output As)} sous .

1. Vous pouvez renommer le fichier dans le champ Nom^{(File Name)} du fichier , puis sélectionner Enregistrer^(Save) pour appliquer les modifications. 

Dans les versions précédentes d' Outlook (2010 ou antérieures), vous devez enregistrer le message électronique en tant que fichier HTML , puis le modifier en fichier PDF . 

1. Sélectionnez Fichier^(File) > Enregistrer^{(Save As)} sous dans la fenêtre du message électronique. 

1. Accédez à la zone Enregistrer^{(Save As)} sous et recherchez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier PDF . Renommez le fichier PDF dans le champ Nom de fichier^{(File Name)} et sélectionnez HTML dans le menu déroulant  Enregistrer en tant que type .^{(Save as Type)}

1. Sélectionnez Enregistrer^(Save) , ouvrez un document Word, sélectionnez Fichier^(File) > Ouvrir^(Open) , puis sélectionnez le fichier ^(file)HTML que vous avez enregistré précédemment. 

1. Sélectionnez Fichier^(File) > Enregistrer^{(Save As)} sous , choisissez un emplacement où^(location) vous souhaitez enregistrer le fichier, puis sélectionnez PDF dans le menu déroulant  Enregistrer en tant que ^{(Save as)} type .

1. Sélectionnez Enregistrer^(Save) et recherchez le fichier PDF dans le dossier que vous avez sélectionné.

Remarque^(Note) : Si vous utilisez Outlook 2007 , vous aurez peut-être du mal à trouver l'option permettant d'enregistrer un e-mail sous forme de fichier PDF . Au lieu de cela, vous pouvez copier le message électronique, le coller dans un document Word , puis enregistrer le document en tant que fichier PDF . Le message n'aura pas d'en-tête, mais vous pouvez le saisir manuellement dans le document Word .

Outlook (Mac)

Les étapes sont légèrement différentes si vous utilisez Outlook sur un Mac et que vous souhaitez enregistrer un e-mail sous forme de fichier PDF . 

1. Ouvrez le message électronique que vous souhaitez enregistrer au format PDF^(PDF) dans Outlook et sélectionnez Fichier^(File) > Imprimer^(Print) . 

1. Ensuite, sélectionnez Enregistrer au format PDF^{(Save as PDF)} dans le menu déroulant PDF .

1. Entrez le nom^{(file name)} de fichier du PDF que vous souhaitez enregistrer. 

1. Sélectionnez la flèche à côté de Où^(Where) et accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer votre fichier PDF .

1. Ensuite, sélectionnez Enregistrer^(Save) .

Application de messagerie ^{(Mail App )}

L'application Mail^(Mail) est disponible pour les utilisateurs d'appareils macOS et iOS. Vous pouvez également enregistrer un e-mail depuis l' application Mail sous forme de fichier ^(Mail)PDF sur votre Mac ou iPhone/iPad.

Mac

Si vous souhaitez enregistrer un e-mail au format PDF^(PDF) pour l'utiliser ailleurs ou le stocker pour référence future, suivez ces étapes.

1. Ouvrez l' application Mail et sélectionnez la ou les conversations par e-mail^{(email conversation)} que vous souhaitez enregistrer sous forme de fichier PDF.

1. Sélectionnez Fichier^(File) > Exporter au format PDF^{(Export as PDF)} pour enregistrer l'e-mail en tant que fichier PDF.

iOS (iPhone/iPad)

Si vous utilisez l' application Mail sur votre appareil iOS, vous pouvez toujours enregistrer un e-mail sous forme de fichier PDF .

1. Ouvrez l' application Mail sur votre iPhone/iPad, sélectionnez l'e-mail que vous souhaitez enregistrer.
2. Appuyez sur la flèche^(arrow) du bas .

1. Ensuite, appuyez sur Imprimer^(Print) dans le menu.

1. L'écran d'impression du document s'affiche. Maintenant, vous devez zoomer sur le message électronique en pinçant vers l'extérieur depuis le centre.

1. Lorsque vous faites cela, un nouvel écran apparaîtra avec l'e-mail converti en PDF . Il^(All) ne vous reste plus qu'à partager le PDF . Appuyez sur Partager^(Share) en haut à droite de l'écran. 

1. Ensuite, appuyez sur Enregistrer dans des fichiers^{(Save to Files)} dans le menu Partager^{(Share Menu)} .

1. Sélectionnez un dossier et appuyez sur Enregistrer^(Save) . 

Vous pouvez également utiliser l' application Raccourcis^(Shortcuts) pour enregistrer les e-mails sous forme de fichiers  PDF .

1. Ouvrez Raccourcis^(Shortcuts) sur votre iPhone/iPad et appuyez sur les trois points à côté du raccourci Créer un PDF .^{(Make PDF)}

1. Appuyez sur les trois points^{(three dots)} en haut à droite de l'écran, puis basculez l' option Afficher dans la feuille de partage sur ^{(Show in Share Sheet)}Activé^(On) . 

Gmail

Si vous utilisez Gmail comme application de messagerie par défaut, vous pouvez enregistrer votre e-mail sous forme de fichier PDF sur votre ordinateur ou votre appareil mobile.

les fenêtres^(Windows)

Si vous utilisez Gmail sur un PC Windows 10 , vous pouvez enregistrer un e-mail sous forme de fichier PDF en quelques étapes rapides. 

1. Ouvrez le message électronique et sélectionnez Plus^(More) (trois points) à côté de l' icône  Répondre .^(Reply)

1. Ensuite, sélectionnez Imprimer^(Print) . 

Remarque^(Note) : Si vous souhaitez imprimer un fil de discussion entier, sélectionnez Tout imprimer^(Print) . 

1. Dans la boîte de dialogue d'impression qui s'affiche, sélectionnez Microsoft Print to PDF comme destination d'impression. 

Remarque^(Note) : Sélectionnez Ctrl + P si vous ne voyez pas la boîte de dialogue d'impression 

1. Sélectionnez Imprimer^(Print) . 

Mac

Les étapes pour enregistrer un e-mail au format PDF^(PDF) dans Gmail sont légèrement différentes de Windows sur un Mac .

1. Ouvrez le message électronique et sélectionnez Plus^(More) (trois points) 

1. Sélectionnez Imprimer^(Print) . 

1. Sélectionnez le menu déroulant PDF , puis sélectionnez ^(PDF)Enregistrer au format PDF^{(Save as PDF)} . 

1. Ensuite, sélectionnez un dossier^(folder) dans lequel vous allez enregistrer votre fichier PDF , puis choisissez Enregistrer^(Save) .

Android

Si vous possédez un appareil Android et que vous utilisez l' application Gmail , vous pouvez enregistrer un e-mail sous forme de fichier PDF sur votre téléphone ou votre tablette. 

1. Ouvrez la conversation par e-mail dans Gmail et sélectionnez Plus^(More) (trois points) > Imprimer^(Print) .

1. Ensuite, appuyez sur la flèche déroulante^{(drop-down arrow)} en haut à droite.

1. Appuyez sur Enregistrer au format PDF^{(Save as PDF)} .

1. Ensuite, appuyez sur l' icône PDF ou Imprimer.

1. Sélectionnez un emplacement pour enregistrer votre fichier PDF . 

iOS

Dans Gmail pour iOS, vous pouvez enregistrer ou imprimer un e-mail sous forme de fichier PDF . 

1. Ouvrez le message électronique dans Gmail et appuyez sur Plus^(More) (trois points).

1. Appuyez sur Imprimer^(Print) .

1. Ensuite, appuyez sur AirPrint .

1. Pincez et zoomez sur les vignettes des pages que vous voyez dans l' écran Options de l' ^(Options)imprimante^(Printer) pour convertir votre e-mail au format PDF^(PDF) .

1. Appuyez sur Partager^(Share) dans l'écran d'aperçu PDF.

1. Ensuite, appuyez sur Enregistrer dans des fichiers^{(Save to Files)} pour enregistrer votre PDF localement.

Conservez ces e-mails en tant que documents pour une utilisation future^{(Keep Those Emails as Documents for Future Use)}

L'enregistrement de vos e-mails sous forme de fichiers PDF est un moyen pratique de sauvegarder, de partager des messages spécifiques ou simplement de les rendre facilement accessibles. 

Consultez d'autres guides sur la façon de modifier un PDF^{(edit a PDF)} , de convertir un PDF en fichier Word^{(convert a PDF to a Word file)} ou d' insérer votre PDF dans un document Word.^{(insert your PDF into a Word document.)}

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How to Save an Email as a PDF File

Keeping a personal copy of your emаils can come in handy when you need to refer to them later. For еxample, yоu may wish to document samples for your next job, save projеcts you worked on, or retain feedback you received.

There are several methods you can use to back up your work emails. One of them is to save it as a PDF. If it’s a work email, you’ll need to check with your supervisor or IT department before making archives of your email just to avoid any legal ramifications. 

Whatever your reason, we’ll show you how to save an email as a PDF in a few easy steps.

How to Save an Email as a PDF File 

This guide will explain how to save emails as PDFs on Gmail, Outlook, or Mail app for Mac.

Outlook (Windows)

You can save an email as a PDF from Outlook to your computer or phone using these steps.

1. Open the email message you want to save as a PDF file and then select File > Print. 

1. Select Microsoft Print to PDF in the drop-down menu under the Printer section. 

1. Next, select Print. 

1. Go to the folder you want to save the PDF file in the Save Print Output As box.

1. You can rename the file in the File Name field and then select Save to effect the changes. 

In previous versions of Outlook (2010 or earlier), you need to save the email message as an HTML file and then change it to a PDF file. 

1. Select File > Save As in the email message window. 

1. Go to the Save As box and find the folder where you want to save the PDF file. Rename the PDF file in the File Name field and select HTML in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save, open a Word document, select File > Open, and then select the HTML file you saved earlier. 

1. Select File > Save As, choose a location you want to save the file, and then select PDF in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save and check for the PDF file in the folder you selected.

Note: If you’re using Outlook 2007, you may have a hard time finding the option to save an email as a PDF file. Instead, you can copy the email message, paste it into a Word document, and then save the document as a PDF file. The message won’t have a header, but you can type it into the Word document manually.

Outlook (Mac)

The steps are slightly different if you’re using Outlook on a Mac and want to save an email as a PDF file. 

1. Open the email message you want to save as a PDF in Outlook and select File > Print. 

1. Next, select Save as PDF in the PDF drop-down menu.

1. Enter the file name for the PDF you want to save. 

1. Select the arrow next to Where and go to the folder that you want to save your PDF file.

1. Next, select Save.

Mail App 

Mail app is available for macOS and iOS device users. You can also save an email message from the Mail app as a PDF file on your Mac or iPhone/iPad.

Mac

If you want to save an email as a PDF to use elsewhere or store it for future reference, use these steps.

1. Open the Mail app and select the email conversation(s) you want to save as a PDF file.

1. Select File > Export as PDF to save the email as a PDF file.

iOS (iPhone/iPad)

If you use the Mail app on your iOS device, you can still save an email as a PDF file.

1. Open the Mail app on your iPhone/iPad, select the email message you want to save.
2. Tap the bottom arrow.

1. Next, tap Print from the menu.

1. The print document screen will appear. Now, you have to zoom in on the email message by pinching outward from the center.

1. When you do this, a new screen will appear will the email converted into a PDF. All you have to do now is share the PDF. Tap Share at the upper right side of the screen. 

1. Next, tap Save to Files in the Share Menu.

1. Select a folder and tap Save. 

Alternatively, you can use the Shortcuts app to save email messages as PDF files. 

1. Open Shortcuts on your iPhone/iPad and tap the three dots next to the Make PDF shortcut.

1. Tap the three dots at the top right side of the screen and then toggle the Show in Share Sheet option to On. 

Gmail

If you use Gmail as your default email app, you can save your email message as a PDF file on your computer or mobile device.

Windows

If you’re using Gmail on a Windows 10 PC, you can save an email message as a PDF file in a few quick steps. 

1. Open the email message and select More (three dots) next to the Reply icon. 

1. Next, select Print. 

Note: If you want to print an entire email thread, select Print all. 

1. In the print dialog that appears, select Microsoft Print to PDF as the print destination. 

Note: Select Ctrl + P if you don’t see the printing dialog 

1. Select Print. 

Mac

The steps to save an email as a PDF in Gmail are slightly different from Windows on a Mac.

1. Open the email message and select More (three dots) 

1. Select Print. 

1. Select the PDF drop-down menu and then select Save as PDF. 

1. Next, select a folder where you’ll save your PDF file and then choose Save.

Android

If you have an Android device and use the Gmail app, you can save an email message as a PDF file to your phone or tablet. 

1. Open the email conversation in Gmail and select More (three dots) > Print.

1. Next, tap the drop-down arrow at the top right side.

1. Tap Save as PDF.

1. Next, tap the PDF or Print icon.

1. Select a location to save your PDF file. 

iOS

In Gmail for iOS, you can save or print an email as a PDF file. 

1. Open the email message in Gmail and tap More (three dots).

1. Tap Print.

1. Next, tap AirPrint.

1. Pinch and zoom in over the thumbnails of the pages you see in the Printer Options screen to convert your email message to PDF.

1. Tap Share in the PDF preview screen.

1. Next, tap Save to Files to save your PDF locally.

Keep Those Emails as Documents for Future Use

Saving your email messages as PDF files is a convenient way of backing up, sharing specific messages, or just making them easily accessible. 

Check out more guides on how to edit a PDF, convert a PDF to a Word file, or insert your PDF into a Word document.

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