J'ai récemment écrit un article sur l'utilisation des fonctions de synthèse dans Excel pour résumer facilement de grandes quantités de données, mais cet article a pris en compte toutes les données de la feuille de calcul. Que se passe-t-il si vous souhaitez uniquement examiner un sous-ensemble de données et résumer le sous-ensemble de données ?

Dans Excel , vous pouvez créer des filtres sur des colonnes qui masqueront les lignes qui ne correspondent pas à votre filtre. De plus, vous pouvez également utiliser des fonctions spéciales dans Excel pour résumer les données en utilisant uniquement les données filtrées.

Dans cet article, je vais vous guider à travers les étapes de création de filtres dans Excel et également d'utilisation des fonctions intégrées pour résumer ces données filtrées.

Créer des filtres simples dans Excel

Dans Excel , vous pouvez créer des filtres simples et des filtres complexes. Commençons par des filtres simples. Lorsque vous travaillez avec des filtres, vous devez toujours avoir une ligne en haut utilisée pour les étiquettes. Il n'est pas obligatoire d'avoir cette ligne, mais cela facilite un peu le travail avec les filtres.

Ci-dessus, j'ai de fausses données et je souhaite créer un filtre sur la colonne Ville . ^(City)Dans Excel , c'est vraiment facile à faire. Allez-y et cliquez sur l' onglet Données^(Data) dans le ruban, puis cliquez sur le bouton Filtrer^(Filter) . Vous n'avez pas non plus besoin de sélectionner les données sur la feuille ou de cliquer^{(sheet or click)} dans la première ligne.

Lorsque vous cliquez sur Filtrer^(Filter) , chaque colonne de la première ligne aura automatiquement un petit bouton déroulant ajouté tout à droite.

Maintenant, allez-y et cliquez sur la flèche déroulante dans la colonne Ville^{(City column)} . Vous verrez quelques options différentes, que je vais expliquer ci-dessous.

En haut, vous pouvez rapidement trier toutes les lignes en fonction des valeurs de la colonne Ville^{(City column)} . Notez que lorsque vous triez les données, cela déplacera la ligne entière, pas seulement les valeurs de la colonne Ville^{(City column)} . Cela garantira que vos données restent intactes comme elles l'étaient auparavant.

De plus, c'est une bonne idée d'ajouter une colonne au tout début appelée ID et de la numéroter^{(ID and number)} de une à autant de lignes que vous avez dans votre feuille de calcul. De cette façon, vous pouvez toujours trier par la colonne ID^{(ID column)} et récupérer vos données dans le même ordre qu'à l'origine, si cela est important pour vous.

Comme vous pouvez le constater, toutes les données de la feuille de calcul sont désormais triées en fonction des valeurs de la colonne Ville^{(City column)} . Jusqu'à présent, aucune ligne n'est masquée. Examinons maintenant les cases à cocher en bas de la boîte de dialogue du filtre^{(filter dialog)} . Dans mon exemple, je n'ai que trois valeurs uniques dans la colonne Ville^{(City column)} et ces trois-là apparaissent dans la liste.

Je suis allé de l'avant et j'ai décoché deux villes et j'en ai laissé une cochée. Maintenant, je n'ai que 8 lignes de données affichées et le reste est masqué. Vous pouvez facilement savoir que vous regardez des données filtrées si vous vérifiez les numéros de ligne à l'extrême gauche. Selon le nombre de lignes masquées, vous verrez quelques lignes horizontales supplémentaires et la couleur des chiffres sera bleue.

Supposons maintenant que je souhaite filtrer sur une deuxième colonne pour réduire davantage le nombre de résultats. Dans la colonne C, j'ai le nombre total de membres dans chaque famille et je veux voir uniquement les résultats pour les familles de plus de deux membres.

Allez-y et cliquez sur la flèche déroulante dans la colonne C^{(Column C)} et vous verrez les mêmes cases à cocher pour chaque valeur unique dans la colonne. Cependant, dans ce cas, nous souhaitons cliquer sur Filtres numériques^{(Number Filters)} , puis sur Supérieur^{( Greater Than)} à . Comme vous pouvez le constater, il existe également de nombreuses autres options.

Une nouvelle boîte de dialogue apparaîtra et vous pourrez y saisir la valeur du filtre. Vous pouvez également ajouter plusieurs critères avec une fonction ET ou OU^{(AND or OR function)} . Vous pourriez dire que vous voulez des lignes où la valeur est supérieure à 2 et non égale à 5, par exemple.

Maintenant, je n'ai plus que 5 lignes de données : familles uniquement de la Nouvelle-Orléans^{(New Orleans)} et avec 3 membres ou plus. Assez facile ? ^(Easy)Notez que vous pouvez facilement effacer un filtre sur une colonne en cliquant sur le menu déroulant, puis en cliquant sur le lien Effacer le filtre de "Nom de colonne" .^{(Clear Filter From “Column Name”)}

C'est donc à peu près tout pour les filtres simples dans Excel . Ils sont très faciles à utiliser et les résultats sont assez simples. Examinons maintenant les filtres complexes à l'aide de la boîte de dialogue Filtres avancés .^(Advanced)

Créer des filtres avancés dans Excel

Si vous souhaitez créer des filtres plus avancés, vous devez utiliser la boîte de dialogue Filtre ^{(filter dialog)}avancé^(Advanced) . Par exemple, disons que je voulais voir toutes les familles qui vivent à la Nouvelle-Orléans^{(New Orleans)} avec plus de 2 membres dans leur famille OU^(OR) toutes les familles à Clarksville avec plus de 3 membres dans leur famille ET^(AND) uniquement celles dont l'adresse e-mail se termine par .EDU . Maintenant, vous ne pouvez pas faire cela avec un simple filtre.

Pour ce faire, nous devons configurer la feuille Excel^{(Excel sheet)} un peu différemment. Allez-y et insérez quelques lignes au-dessus de votre ensemble de données et copiez les étiquettes d'en-tête exactement dans la première ligne, comme indiqué ci-dessous.

Voici maintenant comment fonctionnent les filtres avancés. Vous devez d'abord saisir vos critères dans les colonnes en haut, puis cliquer sur le bouton Avancé^(Advanced) sous Trier et filtrer^{( Sort & Filter)} dans l' onglet Données .^(Data)

Alors, que pouvons-nous taper exactement dans ces cellules ? OK, alors commençons par notre exemple. Nous voulons seulement voir les données de la Nouvelle-Orléans ou de Clarksville^{(New Orleans or Clarksville)} , alors tapons-les dans les cellules E2 et E3^{(E2 and E3)} .

Lorsque vous tapez des valeurs sur différentes lignes, cela signifie OR. Maintenant, nous voulons des familles de la Nouvelle-Orléans^{(New Orleans)} avec plus de deux membres et des familles de Clarksville avec plus de 3 membres. Pour ce faire, tapez >2 en C2 et >3 en C3.

Puisque >2 et la Nouvelle-Orléans^{(New Orleans)} sont sur la même ligne, ce sera un opérateur AND^{(AND operator)} . Il en est de même pour la ligne 3^{(row 3)} ci-dessus. Enfin, nous ne voulons que les familles dont l'adresse e-mail se termine par .EDU. Pour ce faire, tapez simplement *.edu dans D2 et D3^{(D2 and D3)} . Le symbole * signifie n'importe quel nombre de caractères.

Une fois que vous avez fait cela, cliquez n'importe où dans votre ensemble de données, puis cliquez sur le bouton Avancé^(Advanced) . Le champ List Rang e déterminera automatiquement votre ensemble de données puisque vous avez cliqué dessus avant de cliquer sur le bouton Advanced^{(Advanced button)} . Cliquez maintenant sur le petit bouton à droite du bouton Plage de critères^{(Criteria range)} .

Sélectionnez tout^{(Select everything)} de A1 à E3, puis cliquez à nouveau sur le même bouton pour revenir à la boîte de dialogue Filtre avancé^{(Advanced Filter dialog)} . Cliquez sur OK^{(Click OK)} et vos données devraient maintenant être filtrées !

Comme vous pouvez le voir, je n'ai maintenant que 3 résultats qui correspondent à tous ces critères. Notez que les étiquettes de la plage de critères doivent correspondre exactement aux étiquettes de l'ensemble de données pour que cela fonctionne.

Vous pouvez évidemment créer des requêtes beaucoup plus compliquées en utilisant cette méthode, alors jouez avec pour obtenir les résultats souhaités. Enfin, parlons de l'application des fonctions de sommation aux données filtrées.

Résumé des données filtrées

Supposons maintenant que je veuille résumer le nombre de membres de la famille sur mes données filtrées, comment pourrais-je faire cela ? Eh bien, effaçons notre filtre en cliquant sur le bouton Effacer^(Clear) dans le ruban. Ne vous inquiétez pas, il est très facile d'appliquer à nouveau le filtre avancé en cliquant simplement sur le bouton Avancé^{(Advanced button)} et en cliquant à nouveau sur OK.

Au bas de notre ensemble de données, ajoutons une cellule appelée Total , puis ajoutons une fonction de somme pour résumer le nombre total de membres de la famille. Dans mon exemple, je viens de taper =SUM(C7:C31) .

Donc, si je regarde toutes les familles, j'ai 78 membres au total. Maintenant, allons-y et réappliquons notre filtre avancé^{(Advanced filter)} et voyons ce qui se passe.

Oups ! Au lieu d'afficher le bon nombre, 11, je vois toujours que le total est de 78 ! Pourquoi donc? Eh bien, la fonction SOMME^{(SUM function)} n'ignore pas les lignes masquées, elle continue donc à faire le calcul en utilisant toutes les lignes. Heureusement, il existe quelques fonctions que vous pouvez utiliser pour ignorer les lignes masquées.

Le premier est SOUS^(SUBTOTAL) -TOTAL . Avant d'utiliser l'une de ces fonctions spéciales, vous souhaiterez effacer votre filtre, puis saisir la fonction.

Une fois le filtre effacé, continuez et tapez =SUBTOTAL( et vous devriez voir apparaître une liste déroulante avec un tas d'options. En utilisant cette fonction, vous choisissez d'abord le type de fonction de sommation^{(summation function)} que vous souhaitez utiliser en utilisant un nombre.

Dans notre exemple, je veux utiliser SUM , donc je taperais le nombre 9^{(number 9)} ou je cliquerais simplement dessus dans la liste déroulante. Tapez ensuite une virgule et sélectionnez la plage de cellules.

Lorsque vous appuyez sur Entrée, vous devriez voir que la valeur de 78 est la même que précédemment. Cependant, si vous appliquez à nouveau le filtre, nous en verrons 11 !

Excellent! C'est exactement ce que nous voulons. Vous pouvez maintenant ajuster vos filtres et la valeur reflétera toujours uniquement les lignes actuellement affichées.

La deuxième fonction qui fonctionne à peu près exactement de la même manière que la fonction SUBTOTAL^{(SUBTOTAL function)} est AGGREGATE . La seule différence est qu'il existe un autre paramètre dans la fonction AGGREGATE^{(AGGREGATE function)} où vous devez spécifier que vous souhaitez ignorer les lignes masquées.

Le premier paramètre est la fonction de sommation^{(summation function)} que vous voulez utiliser et comme pour SOUS^(SUBTOTAL) -TOTAL , 9 représente la fonction^{(SUM function)} SOMME . La deuxième option est celle où vous devez taper 5 pour ignorer les lignes masquées. Le dernier paramètre est le même et est la plage de cellules.

Vous pouvez également lire mon article sur les fonctions récapitulatives pour apprendre à utiliser la fonction AGGREGATE^{(AGGREGATE function)}  et d'autres fonctions telles que MODE , MEDIAN , AVERAGE , etc. plus en détail.

Espérons que cet article vous donne un bon point de départ^{(starting point)} pour créer et utiliser des filtres dans Excel . Si vous avez des questions, n'hésitez pas à poster un commentaire. Prendre plaisir!

How to Filter Data in Excel

I recently wrote an article on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?

In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.

In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.

Create Simple Filters in Excel

In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.

Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.

When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.

Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.

At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.

Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.

As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.

I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.

Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.

Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.

A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.

Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.

So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.

Create Advanced Filters in Excel

If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.

To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.

Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.

So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.

When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.

Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.

Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.

Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!

As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.

You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.

Summarizing Filtered Data

Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.

At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).

So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.

Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.

The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.

Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.

In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.

When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!

Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.

The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.

The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.

You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.

Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

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