Le chat Google Docs^{(Google Docs)} est un outil très efficace pour collaborer sur des documents avec des équipes. Il permet aux éditeurs d'annoter et de commenter les modifications, il permet aux équipes de discuter des

 une formulation appropriée des documents et permet aux employés remplissant des formulaires de^{(filling out forms)} poser des questions auxquelles leurs responsables peuvent répondre.

Toutes ces excellentes utilisations du chat Google Docs ne fonctionnent bien que si les personnes qui utilisent le document comprennent le fonctionnement du système de commentaires.

Dans cet article, vous découvrirez toutes les fonctionnalités de commentaire et de collaboration disponibles dans Google Docs .

Fonctionnement des commentaires Google Docs

Dans Google Docs , vous ne vous contentez pas de collaborer aveuglément sur des documents. Vous pouvez en fait voir plusieurs utilisateurs accéder au document en temps réel.

La façon dont cela fonctionne est que chaque fois que d'autres personnes accèdent au document, vous verrez l' icône de leur compte Google apparaître en haut de la fenêtre Google Docs .

Lorsque ces autres utilisateurs placent le curseur de leur souris dans le document, le nom de leur compte Google^{(Google Account)} apparaît momentanément au-dessus du curseur. 

Ceci est utile pour voir sur quelles zones d'un document travaillent d'autres membres de votre équipe. Cela peut aider à éviter de faire des modifications conflictuelles dans le même document.

Si vous voyez quelqu'un modifier une section d'un document de manière incorrecte ou apporter des modifications avec lesquelles vous n'êtes pas d'accord, vous pouvez ajouter un commentaire directement à cette personne.

À droite des icônes d'utilisateur en haut du document, vous verrez une icône d'une personne qui parle à l'intérieur d'un cercle blanc. Lorsque vous sélectionnez cette option, une zone de commentaires généraux s'ouvre.

Tapez simplement votre commentaire et appuyez sur Entrée^(Enter) . Tous ceux qui consultent actuellement le document pourront voir tous les commentaires dans la zone de commentaires générale.

Vous savez quand quelqu'un a mis à jour un nouveau commentaire dans la zone de commentaire par le point rouge qui apparaît au-dessus de cette icône.

Au fur et à mesure que chaque personne répond, le nouveau commentaire apparaît sous le précédent dans le fil de commentaires.

Appuyez sur le X à droite des noms dans la zone de commentaire ou sélectionnez l'icône de commentaire pour faire disparaître à nouveau la fenêtre de commentaire.

Créer un nouveau chat Google Docs

Pour créer une nouvelle discussion Google Docs , mettez simplement en surbrillance n'importe quel texte dans un document Google Docs^{(Google Docs)} . Lorsque vous faites cela, vous verrez une petite icône de commentaire apparaître à droite de ce texte en surbrillance. 

Lorsque vous passez votre souris sur cette icône, vous verrez le texte "Ajouter un commentaire".

Lorsque vous sélectionnez cette icône, une fenêtre de commentaires s'ouvre dans laquelle vous pouvez partager vos réflexions sur le texte du document que vous avez mis en surbrillance.

Lorsque vous avez terminé d'écrire votre commentaire, sélectionnez simplement le bouton Commentaire^(Comment) et vous verrez la zone de commentaire se transformer en commentaire permanent.

Il existe certaines options qui accompagnent des commentaires comme celui-ci.

Gestion des commentaires

Lorsque vous sélectionnez les trois points à droite d'un commentaire, vous verrez trois options.

• Modifier^(Edit) : apportez des mises à jour à votre commentaire ou ajoutez-y une réponse si vous préférez.
• Supprimer^(Delete) : Supprime le commentaire et sa surbrillance du document.
• Lien vers ce commentaire^{(Link to this comment)} : Obtenez un lien URL que vous pouvez partager avec les gens si vous voulez qu'ils voient ce commentaire spécifique.

Les liens de commentaires sont très efficaces pour aider les gens à trouver le commentaire exact, en particulier dans les documents contenant un grand nombre de commentaires.

Vous pouvez coller le lien dans une messagerie instantanée, un SMS mobile ou un e-mail. 

Lorsque le destinataire sélectionne le lien, il le redirige directement vers le document dans lequel le commentaire a été inséré. Ils peuvent soit répondre au commentaire, soit sélectionner Résoudre^(Resolve) .

La résolution d'un commentaire le fait disparaître du fil de commentaires. Il semble que le commentaire soit supprimé, mais il n'est en fait masqué que dans la marge de droite.

Si vous souhaitez voir tous les commentaires qui ont été publiés sur le document, sélectionnez simplement l'icône de commentaire noir en haut à droite du document.

Cela vous montre tous les commentaires qui ont été publiés sur le document ainsi que toutes les informations suivantes sur le commentaire.

• Date et heure de publication du commentaire
• Toutes les réponses au commentaire
• Tout texte de document qui a été sélectionné lorsque le commentaire a été fait
• Un lien pour rouvrir les commentaires résolus
• Un lien pour répondre aux commentaires

Sélectionnez Commentaire^(Comment) pour ajouter de nouveaux commentaires au fil de commentaires. Sélectionnez Notifications pour modifier les paramètres de messagerie afin que vous ne receviez des notifications que lorsque quelqu'un répond à vos commentaires, ou aucune notification du tout.

Modification et résolution des modifications

Le chat Google Docs^{(Google Docs)} est particulièrement utile pour faire des suggestions de modification d'un document sans les faire réellement. 

Par défaut, Google Docs vous permet d'apporter des modifications à un document et les modifications prennent effet immédiatement. Pour basculer le mode d'édition vers les modifications suggérées uniquement, sélectionnez la flèche déroulante à droite du mot Édition en haut à droite du document.^(Editing)

Sélectionnez Suggestion^(Suggesting) dans la liste déroulante.

Lorsque vous apportez des modifications au document, le texte du document est barré avec le texte de remplacement affiché à côté. Chaque modification ouvre un nouveau commentaire à droite avec une description de la modification effectuée.

Le but de cette fonctionnalité est de permettre à un éditeur final ou à l'auteur d'origine de parcourir les modifications et d'accepter les modifications individuellement en cochant la case de ce commentaire d'édition.

Cependant, si vous ne souhaitez pas résoudre les commentaires individuellement, il existe une astuce utile pour les résoudre tous en même temps.

Pour ce faire, sélectionnez le menu Outils et sélectionnez ^(Tools)Examiner les modifications suggérées^{(Review suggested edits)} .

Cela ouvrira une petite fenêtre en haut à droite du document. Vous pouvez sélectionner la flèche vers le haut ou vers le bas pour faire défiler chacun des commentaires de modification dans le document. Vous pouvez sélectionner Accepter^(Accept) ou Refuser^(Reject) les modifications individuelles.

Si vous souhaitez simplement les accepter ou les rejeter tous, sélectionnez la flèche déroulante à droite du bouton   Accepter^(Accept) ou Refuser .^(Reject)

Vous pouvez sélectionner Accepter tout^{(Accept All)} pour approuver toutes les modifications. Cela mettra à jour l'intégralité du document à l'aide des modifications suggérées et résoudra tous les commentaires associés.

En savoir plus sur la résolution des commentaires dans Google Docs^{(resolving comments in Google Docs)} .

Les commentaires facilitent la collaboration

L'utilisation d'un traitement de texte basé sur le cloud comme Google Docs facilite la collaboration sur des documents^{(collaborating on documents)} . 

Le système de commentaires est configuré de manière à rendre la discussion des modifications de documents au sein d'une équipe pratique et facile. Une fois que tout le monde s'est habitué au fonctionnement du système de chat Google Docs , vous constaterez que votre équipe est beaucoup plus efficace lorsqu'elle travaille ensemble sur des documents. 

How Google Docs Chat Helps You Collaborate on Documents

Google Docs chat is a verу effective tool to collabоrate on documents with teams. It provides the ability for editors to mark υp and comment on еditѕ, it lets teams discuss the

 proper wording of documents, and it lets employees filling out forms ask questions that their managers can answer.

All of these great uses for Google Docs chat only work well if the people using the document understand how the commenting system works.

In this article, you’ll learn about all of the commenting and collaboration features that are available inside of Google Docs.

How Google Docs Commenting Works

Inside Google Docs, you aren’t just blindly collaborating on documents. You can actually see multiple users accessing the document in real-time.

The way this works is that whenever other people access the document, you’ll see their Google account icon appear at the top of the Google Docs window.

As those other users place their mouse cursor inside the document, you’ll see their Google Account name momentarily appear above the cursor. 

This is useful for seeing what areas of a document other members of your team are working on. This can help with avoiding making conflicting edits in the same document.

If you do see someone editing a section of a document incorrectly, or making changes that you disagree with, you can add a comment directly to that person.

To the right of the user icons at the top of the document, you’ll see an icon of a person talking inside of a white circle. When you select this, it opens a general comments area.

Just type your comment and press Enter. Everyone who is currently viewing the document will be able to see all comments in the general commenting area.

You know when someone has updated a new comment to the comment area by the red dot that appears on top of this icon.

As each person responds, the new comment appears below the previous one in the comment thread.

Either press the X on the right of the names in the commenting box, or select the commenting icon to make the commenting window disappear again.

Creating a New Google Docs Chat

To create a new Google Docs chat, just highlight any text in a Google Docs document. When you do this, you’ll see a small comment icon appear to the right of that highlighted text. 

When you hover your mouse over that icon, you’ll see the text “Add a comment”.

When you select this icon, it’ll open up a comment window where you can share your thoughts about the text in the document that you’ve highlighted.

When you’re finished writing your comment, just select the Comment button and you’ll see the comment box change to a permanent comment.

There are some options that go along with comments like this.

Managing Comments

When you select the three dots to the right of a comment, you’ll see three options.

• Edit: Make any updates to your comment, or add a reply to it if you prefer.
• Delete: Remove the comment and its highlight from the document.
• Link to this comment: Get a URL link that you can share with people if you want them to see this specific comment.

Comment links are very effective for helping people find the exact comment, especially inside documents that have a large number of comments in it.

You can paste the link in an IM chat, a mobile SMS, or an email. 

When the recipient selects the link, it’ll take them directly to the document where the comment was inserted. They can either reply to the comment, or select Resolve.

Resolving a comment makes it disappear from the comment thread. It appears as though the comment is deleted, but it’s actually only hidden from the right margin.

If you want to see all of the comments that have been posted to the document, just select the black comment icon at the upper right of the document.

This shows you all comments that were posted to the document along with all of the following information about the comment.

• Date and time the comment was posted
• All replies to the comment
• Any document text that was selected when the comment was made
• A link to reopen resolved comments
• A link to reply to the comments

Select Comment to add new comments to the comment thread. Select Notifications to change email settings so that you only receive notifications when someone replies to your comments, or no notifications at all.

Editing and Resolving Edits

Google Docs chat is especially useful for making editing suggestions to a document without actually making them. 

By default, Google Docs lets you make edits to a document and the edits take effect immediately. To switch the editing mode to suggested changes only, select the dropdown arrow to the right of the Editing word at the top right of the document.

Select Suggesting from the dropdown list.

As you make edits to the document, text in the document is crossed out with the replacement text displayed next to it. Each edit opens a new comment to the right with a description of the edit that was made.

The purpose of this feature is so that a final editor or the original writer can go through the edits and accept the changes individually by selecting the checkmark for that editing comment.

However, if you don’t want to resolve comments individually, there’s a useful trick to resolve them all at once.

To do this, select the Tools menu and select Review suggested edits.

This will open a small window at the upper right of the document. You can select the up or down arrow to scroll through each of the edit comments in the document. You can select Accept or Reject the individual edits.

If you want to just accept or reject them all, select the dropdown arrow on the right side of the Accept or Reject button.  

You can select Accept All to approve all edits. This will update the entire document using the suggested edits, and resolve all associated comments.

Learn more about resolving comments in Google Docs.

Commenting Helps With Collaboration

Using a cloud based word processor like Google Docs makes collaborating on documents very easy. 

The commenting system is set up in a way that makes discussing document changes among a team convenient and easy. Once everyone gets used to how the Google Docs chat system works, you’ll find your team is much more efficient when working on documents together. 

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