Lorsque Microsoft a introduit le ruban pour la première fois dans sa suite Office^{(Office Suite)} , cela a provoqué de nombreuses divisions parmi ceux qui passent toute la journée à utiliser des logiciels de productivité. Certaines personnes l'ont adoré et d'autres ont préféré le système de menu classique qui est à peu près aussi ancien que l'interface utilisateur graphique elle-même. 

En fin de compte, le ruban a gagné la guerre et semble être là pour rester. Heureusement^(Luckily) , même si vous n'êtes pas un fan, vous pouvez personnaliser le ruban Microsoft Office pour mieux l'adapter à votre flux de travail et à vos besoins.

Quelles versions nous utilisons

Nous utilisons Office 365 dans le cadre de Microsoft 365 . Cela signifie que la version sur laquelle ces instructions sont basées correspond à la dernière version d' Office au moment de la rédaction. Il devrait y avoir peu (le cas échéant) de différences dans le fonctionnement de la personnalisation du ruban, car toutes les versions d' Office sont désormais essentiellement unifiées.

Il y a cependant une exception majeure à cela. La version Office Live du service n'offre pas de personnalisation du ruban ni même aucun ruban. Comme les applications Web Docs , Sheets et Slides de Google, ^(Slides)Office Live est une version très réduite des applications de bureau. Ainsi, les instructions et informations ci-dessous s'appliquent uniquement aux versions de bureau actuelles de Microsoft Office .

Fonctionnement général des rubans

Les rubans sont destinés à organiser les fonctions logicielles selon leur type général. Ainsi, les fonctions qui sont généralement utilisées conjointement les unes avec les autres partagent toutes le même ruban. Dans une application comme Microsoft Word , vous verrez un ruban pour la conception, la mise en page, le référencement académique, etc.

Par défaut , Microsoft a fait un excellent travail en fournissant des rubans et des fonctions de ruban qui satisferont la plupart des gens. Si vous ne faites que des feuilles de calcul de base ou si vous rédigez des essais occasionnels, il n'y a aucune raison de réparer ce qui n'est pas cassé.

Cependant, si vous effectuez quotidiennement les mêmes ensembles de tâches très spécifiques, vous pouvez accélérer votre flux de travail en ajustant exactement les rubans Microsoft Office à portée de main.^{(Microsoft Office)}

Les rubans sont ensuite subdivisés en groupes de commandes associées. Par exemple, le ruban Accueil a un groupe nommé "Police". ^(Home)Cela a les commandes relatives au formatage des polices en un seul endroit.

La personnalisation du ruban Microsoft Office prend donc deux formes principales :^{(Microsoft Office)}

• Ajout et suppression de rubans entiers.
• Personnalisation des groupes et des commandes qui apparaissent sur un ruban donné.

Nous allons vous montrer comment faire les deux facilement dans Microsoft Office , en commençant par ajouter ou supprimer des rubans entiers.

Comment ajouter ou supprimer des onglets de ruban entiers^{(Or Remove Entire Ribbon Tabs)} dans Microsoft Office

Par défaut, Office ne place pas tous les rubans de chaque application sur votre écran. Il existe en fait des onglets de ruban entiers que vous ne connaissez peut-être pas et qui ne sont qu'à quelques clics. 

Pour accéder à l'interface de personnalisation du ruban, il vous suffit de faire un clic droit sur n'importe quelle partie vierge du ruban puis de sélectionner Personnaliser le ruban^{(Customize the Ribbon)} . Vous verrez cette fenêtre :

Ici, vous verrez deux colonnes. Sur la gauche, nous avons les commandes qui peuvent être ajoutées aux onglets et groupes du ruban. 

Celles-ci ne sont pas pertinentes pour le moment, alors tournons notre attention vers la colonne de droite sous Personnaliser le ruban^{(Customize the Ribbon)} .

Le menu déroulant sous le nom de cette colonne peut être utilisé pour voir tous les onglets, uniquement les onglets principaux ou uniquement les onglets d'outils. Pour l'instant, laissons-le simplement sur Main Tabs . Comme vous pouvez le constater, il existe une entrée pour chacun des onglets que vous pouvez voir sur l'écran principal de l' application Office que vous utilisez.

Ici, nous utilisons Word , donc un bon exemple est l' onglet Révision . ^{(Review )}Si vous décochez la case à gauche de l'entrée, puis sélectionnez OK , le ruban de révision disparaîtra de la fenêtre principale de Word.

Allez-y et cochez ou décochez les cases que vous souhaitez. Ensuite, sélectionnez OK lorsque vous avez terminé et votre application n'aura que les onglets dont vous avez réellement besoin.

Comment personnaliser les onglets individuels du ruban^{(Individual Ribbon Tabs)}

Maintenant que vous savez comment supprimer des onglets, il est temps de creuser dans le contenu de chaque onglet individuel. Tout^(First) d'abord , cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle partie vide du ruban, puis sélectionnez Personnaliser le ruban^{(Customize the Ribbon)} .

Maintenant, choisissons un onglet à personnaliser. Dans ce cas, cet onglet sera Accueil^(Home) . Sélectionnez le petit plus à gauche de Accueil^(Home) . Cela élargira la liste des groupes dans cet onglet.

Sélectionnez maintenant un groupe. Dans ce cas, nous sélectionnons Clipboard . Une fois sélectionné, sélectionnez le bouton Supprimer^(Remove) entre les deux colonnes. Le presse- papiers^(Clipboard) sera supprimé de l' onglet Accueil .^(Home)

Vous pouvez également ajouter des groupes aux onglets. Assurez-vous d' abord^(First) que la liste déroulante Choisir les commandes^{(Choose commands from dropdown)} est définie sur Onglets principaux^{(Main Tabs)} . Ceci est facultatif, mais il est plus facile de déterminer à quels groupes et commandes appartiennent où. 

Développons l' onglet Dessiner^{( Draw)} dans la colonne de gauche. Sélectionnez Outils de dessin^{(Drawing Tools )} , puis sélectionnez Ajouter^(Add) . 

Les outils de dessin^{(Drawing Tools)} ont maintenant été ajoutés à l' onglet Accueil^{(Home Tab)} .

Il est également possible d'ajouter des commandes individuelles, mais celles-ci devront être ajoutées à des groupes personnalisés, alors voyons comment celles-ci sont créées ensuite.

Ajout d'onglets et de groupes personnalisés

La dernière personnalisation de base que nous allons faire est la création d'un onglet et de groupes personnalisés. Revenez à la fenêtre Personnaliser le ruban^{(Customize Ribbon Window)} .

Sélectionnez maintenant Nouvel onglet^{(New Tab)} . Vous verrez un nouvel onglet apparaître avec un nouveau groupe en dessous. 

Sélectionnez Renommer^(Rename) pour donner à votre onglet et groupe un nom personnalisé.

Vous pouvez maintenant utiliser les instructions des sections ci-dessus pour ajouter des groupes à cet onglet. Bien sûr, vous pouvez également ajouter des groupes personnalisés aux onglets existants. Vous pouvez également ajouter des commandes individuelles à vos groupes personnalisés à partir de la colonne de gauche des commandes répertoriées.

De cette façon, vous créerez une interface entièrement personnalisée pour l' application Office de votre choix.

Importation^(Importing) et exportation de personnalisations de ruban^{(Exporting Ribbon Customizations)}

Ce serait plutôt de la malchance si vous passiez beaucoup de temps à affiner parfaitement votre ruban pour perdre ces paramètres. Qu'il s'agisse d'une panne de disque dur, de la possession de plusieurs ordinateurs ou de l'achat d'un nouveau, vous pouvez facilement exporter et importer vos personnalisations.

Dans la fenêtre Personnaliser le ruban , sélectionnez la liste déroulante ^{(Customize the Ribbon)}Import/Export et enregistrez votre personnalisation actuelle ou chargez-en une précédemment enregistrée. 

C'est aussi simple que ça.

Réinitialiser vos personnalisations

C'est génial que vous puissiez changer à peu près tous les aspects du ruban Office , mais c'est aussi un peu trop facile de tout gâcher. La bonne nouvelle est qu'il est facile de récupérer vos personnalisations par défaut. Si vous avez eu la prévoyance de sauvegarder votre configuration, vous pouvez simplement recharger ce fichier de personnalisation. 

Si, en revanche, vous souhaitez simplement revenir à la situation initiale, sélectionnez la liste déroulante de réinitialisation dans la fenêtre de personnalisation. Ensuite, choisissez de réinitialiser uniquement l'onglet sélectionné ou tous. 

Vous connaissez maintenant toutes les bases de la personnalisation du ruban Microsoft Office . Allez-y et faites-en votre propre.

How to Customize the Microsoft Office Ribbon

When Microsoft first introduced the ribbon to their Office Suite, it caused quite a bit of division amongst those who spend all day using productivity software. Some people loved it and others preferred the classic menu system that’s pretty much as old as the graphical user interface itself. 

In the end, the ribbon won the war and seems to be here to stay. Luckily, even if you’re not a fan, you can actually customize the Microsoft Office ribbon to better fit your workflow and needs.

Which Versions We’re Using

We’re using Office 365 as part of Microsoft 365. This means that the version these instructions are based on are for the latest version of Office at the time of writing. There should be few (if any) differences in how ribbon customization works, since all versions of Office are now essentially unified.

There is however one major exception to this. The Office Live version of the service does not offer ribbon customization or, indeed, any ribbon at all. Like Google’s Docs, Sheets and Slides web applications, Office Live is a very cut-down version of the desktop apps. So the instructions and information below apply to current desktop versions of Microsoft Office only.

How Ribbons Work In General

Ribbons are meant to organize software functions by their general type. So functions that are usually used in conjunction with each other all share the same ribbon. In an application like Microsoft Word you’ll see a ribbon for design, layout, academic referencing and so on.

By default Microsoft has done a great job of providing ribbons and ribbon functions that will satisfy most people. If you’re only doing basic spreadsheets or writing the occasional essay, there’s little reason to fix what’s not broken.

If you’re doing the same, highly-specific sets of tasks on a daily basis however, you can speed up your workflow by tuning exactly which Microsoft Office ribbons are at your fingertips.

Ribbons are further subdivided into groups of related commands. For example, the Home ribbon has a group named “Font”. This has the commands that relate to font formatting all in one place.

Customization of the Microsoft Office ribbon therefore takes two main forms:

• Adding and removing entire ribbons.
• Customizing the groups and commands that appear on a given ribbon.

We’re going to show you how to do both in Microsoft Office with ease, starting with how to add or remove entire ribbons.

How To Add Or Remove Entire Ribbon Tabs In Microsoft Office

By default, Office does not put all of the ribbons that are in each application on your screen. There are actually entire ribbon tabs you might not know about that are just a few clicks away. 

To access the ribbon customization interface, all you have to do is right-click on any blank part of the ribbon then select Customize the Ribbon. You’ll see this window:

Here you’ll see two columns. On the left, we have the commands that can be added to ribbon tabs and groups. 

These aren’t relevant right now, so let’s turn our attention to the right column under Customize the Ribbon.

The dropdown below the name of this column can be used to see all the tabs, only main tabs or just tool tabs. For now, let’s just leave it on Main Tabs. As you can see, there’s an entry for each of the tabs you can see on the main screen of the Office app you’re using.

Here we’re using Word, so a good example is the Review tab. If you uncheck the box to the left of the entry and then select OK, the review ribbon will disappear from Word’s main window.

Go ahead and check or uncheck whichever boxes you want to. Then select OK when done and your app will only have the tabs you actually need.

How To Customize Individual Ribbon Tabs

Now that you know how to remove tabs, it’s time to dig into the contents of each individual tab. First, right-click on any blank part of the ribbon then select Customize the Ribbon.

Now, let’s choose a tab to customize. In this case that tab will be Home. Select the small plus to the left of Home. That will expand the list of groups within that tab.

Now select a group. In this case we’re selecting Clipboard. Once selected, select the Remove button between the two columns. Clipboard will be removed from the Home tab.

You can also add groups to tabs. First make sure the Choose commands from dropdown is set to Main Tabs. This is optional, but it does make it easier to figure out which groups and commands belong where. 

Let’s expand the Draw tab in the left-hand column. Select Drawing Tools then select Add. 

The Drawing Tools has now been added to the Home Tab.

It’s possible to add individual commands as well, but these will have to be added to custom groups, so let’s see how those are created next.

Adding Custom Tabs & Groups

The last basic customization we’re going to do is the creation of a custom tab and groups. Go back to the Customize Ribbon Window.

Now select New Tab. You’ll see a new tab appear with one new group under it. 

Select Rename to give your tab and group a custom name.

Now you can use the instructions in the above sections to add groups to this tab. Of course you can also add custom groups to existing tabs as well. You can also add individual commands to your custom groups from the left column of listed commands.

In this way you’ll build a completely custom interface for your Office app of choice.

Importing & Exporting Ribbon Customizations

It would be pretty bad luck if you spent a long time perfectly fine-tuning your ribbon only to lose those settings. Whether it’s hard drive failure, owning more than one computer or buying a new one, you can export and import your customizations with ease.

On the Customize the Ribbon window, select the Import/Export dropdown and either save your current customization or load a previously saved one. 

It’s as easy as that.

Resetting Your Customizations

It’s awesome that you can change just about every aspect of the Office ribbon, but it’s also a little too easy to completely mess things up. The good news is that getting your default customizations back is easy. If you had the foresight to save your configuration, then you can simply reload that customization file. 

If, on the other hand, you just want to go back to the way things were out of the box, select the reset dropdown in the customization window. Then either choose to reset only the selected tab or all of them. 

Now you know all the basics about Microsoft Office ribbon customization. Go forth and make it your own.

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