Si vous utilisez beaucoup Excel , vous avez probablement rencontré une situation où vous avez un nom dans une seule cellule et vous devez séparer le nom en différentes cellules. C'est un problème très courant dans Excel et vous pouvez probablement faire une recherche Google et télécharger^{(Google search and download)} 100 macros différentes écrites par différentes personnes pour le faire pour vous.

Cependant, dans cet article, je vais vous montrer comment configurer une formule afin que vous puissiez le faire vous-même et comprendre réellement ce qui se passe. Si vous utilisez beaucoup Excel, c'est probablement une bonne idée d'apprendre certaines des fonctions les plus avancées afin de pouvoir faire des choses plus intéressantes avec vos données.

Si vous n'aimez pas les formules et souhaitez une solution plus rapide^{(quicker solution)} , faites défiler jusqu'à la section Texte en colonnes^{(Text to Columns)} , qui vous apprend à utiliser une fonctionnalité Excel^{(Excel feature)} pour faire la même chose. De plus, la fonctionnalité de texte en colonnes est également préférable d'utiliser si vous avez plus de deux éléments dans une cellule que vous devez séparer. Par exemple, si une colonne contient 6 champs combinés, l'utilisation des formules ci-dessous^{(formulas below)} deviendra vraiment désordonnée et compliquée.

Noms séparés dans Excel

Pour commencer, voyons comment les noms sont généralement stockés dans une feuille de calcul Excel^{(Excel spreadsheet)} . Les deux façons les plus courantes que j'ai vues sont firstname lastname avec juste un espace et lastname , firstname avec une virgule séparant les deux. Chaque fois que j'ai vu une initiale du milieu, c'est généralement le nom de famille ^(firstname) du ^(lastname)prénom^(midinitial) comme ci-dessous :

En utilisant quelques formules simples et en en combinant quelques-unes, vous pouvez facilement séparer le prénom, le nom de famille et l'initiale du deuxième prénom dans des cellules distinctes dans Excel . Commençons par extraire la première partie du nom. Dans mon cas, nous allons utiliser deux fonctions : left et search^{(left and search)} . Logiquement, voici ce que nous devons faire :

Recherchez^(Search) dans le texte de la cellule un espace ou une virgule^{(space or comma)} , trouvez la position, puis retirez toutes les lettres à gauche de cette position.

Voici une formule simple qui fait le travail correctement : =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1) , où NN est la cellule dans laquelle le nom est stocké. Le -1 est là pour supprimer l'espace supplémentaire ou la virgule^{(space or comma)} à la fin de la chaîne.

Comme vous pouvez le voir, nous commençons avec la fonction left^{(left function)} , qui prend deux arguments : la chaîne et le nombre de caractères que vous souhaitez saisir à partir du début de la chaîne. Dans le premier cas, nous recherchons un espace en utilisant des guillemets doubles et en mettant un espace entre les deux. Dans le second cas, on recherche une virgule au lieu d'un espace. Alors, quel est le résultat pour les 3 scénarios que j'ai mentionnés ?

Nous avons obtenu le prénom de la rangée 3^{(row 3)} , le nom de famille de la rangée 5^{(row 5)} et le prénom de la rangée 7^{(row 7)} . Génial! Ainsi, selon la manière dont vos données sont stockées, vous avez maintenant extrait soit le prénom, soit le nom de famille. Maintenant pour la partie suivante. Voici ce que nous devons faire logiquement maintenant :

– Recherchez^(Search) dans le texte de la cellule un espace ou une virgule^{(space or comma)} , trouvez la position, puis soustrayez la position de la longueur totale de la chaîne. Voici à quoi ressemblerait la formule :

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

Alors maintenant, nous utilisons la bonne fonction. Cela prend également deux arguments : la chaîne et le nombre de caractères que vous souhaitez saisir à partir de la fin de la chaîne vers la gauche. Nous voulons donc la longueur de la chaîne moins la position de l' espace ou de la virgule^{(space or comma)} . Cela nous donnera tout à droite du premier espace ou virgule^{(space or comma)} .

Génial^(Great) , nous avons maintenant la deuxième partie du nom ! Dans les deux premiers cas, vous avez pratiquement terminé, mais s'il y a une initiale du deuxième prénom dans le nom, vous pouvez voir que le résultat inclut toujours le nom de famille avec l'initiale du deuxième prénom. Alors, comment obtenir le nom de famille et se débarrasser de l'initiale du milieu ? Facile! Exécutez simplement^(Just) à nouveau la même formule que celle que nous avons utilisée pour obtenir la deuxième section du nom.

Donc, nous faisons juste un autre droit et cette fois, nous appliquons la formule sur la cellule combinée de l'initiale du deuxième prénom^{(name cell)} et du nom de famille . Il trouvera l'espace après l'initiale du milieu, puis prendra la longueur moins la position du nombre d'espaces^{(space number)} de caractères à la fin de la chaîne.

Alors voilà ! Vous avez maintenant divisé le prénom et le nom de famille en colonnes séparées à l'aide de quelques formules simples dans Excel ! Évidemment, tout le monde n'aura pas son texte formaté de cette façon, mais vous pouvez facilement le modifier en fonction de vos besoins.

Texte aux colonnes

Il existe également un autre moyen simple de séparer le texte combiné en colonnes distinctes dans Excel . C'est une fonctionnalité appelée Text to Columns et cela fonctionne très bien. C'est aussi beaucoup plus efficace si vous avez une colonne qui contient plus de deux éléments de données.

Par exemple, ci-dessous, j'ai des données où une ligne^{(one row)} contient 4 éléments de données et l'autre ligne contient 5 éléments de données. Je voudrais diviser cela en 4 colonnes et 5 colonnes, respectivement. Comme vous pouvez le voir, essayer d'utiliser les formules ci-dessus ne serait pas pratique.

Dans Excel , sélectionnez d'abord la colonne que vous souhaitez séparer. Ensuite, allez-y et cliquez sur l' onglet Données^(Data) , puis cliquez sur Texte aux colonnes^{( Text to Columns)} .

Cela fera apparaître l' assistant Text to Columns^{(Columns wizard)} . À l'étape 1^{(step 1)} , vous choisissez si le champ est délimité ou à largeur fixe. Dans notre cas, nous choisirons Delimited .

Sur l'écran suivant, vous choisirez le délimiteur. Vous pouvez choisir entre tabulation, point-virgule, virgule, espace ou en saisir un personnalisé^{(custom one)} .

Enfin, vous choisissez le format de données pour la colonne. Normalement, Général^(General) fonctionnera très bien pour la plupart des types de données. Si vous avez quelque chose de spécifique comme des dates, choisissez ce format.

Cliquez sur Terminer^(Finish) et observez comment vos données sont magiquement séparées en colonnes. Comme vous pouvez le voir, une ligne s'est transformée en cinq colonnes et l'autre en quatre colonnes. La fonction Text to Columns^{(Columns feature)} est très puissante et peut vous faciliter la vie.

Si vous rencontrez des problèmes pour séparer les noms qui ne sont pas dans le format que j'ai ci-dessus, postez un commentaire avec vos données et j'essaierai de vous aider. Prendre plaisir!

How to Separate First and Last Names in Excel

If you use Excel a lot, you have probably run across a situatіon where you have a name in a ѕingle cell and you nеed to separate the name into different cells. Thіs is a very common issue in Excel аnd you can probably do a Google search and download 100 different mаcros written by vаrious people tо do it for you.

However, in this post, I’ll show you how to setup a formula so you can do it yourself and actually understand what is going on. If you use Excel a lot, it’s probably a good idea to learn some of the more advanced functions so that you can do more interesting things with your data.

If you don’t like formulas and want a quicker solution, scroll down to the Text to Columns section, which teaches you how to use an Excel feature to do the same thing. In addition, the text to columns feature is also better to use if you have more than two items in a cell you need to separate. For example, if one column has 6 fields combined together, then using the formulas below will become really messy and complicated.

Separate Names in Excel

To get started, let’s see how names are usually stored in a Excel spreadsheet. The most common two ways I have seen are firstname lastname with just a space and lastname, firstname with a comma separating the two. Whenever I have seen a middle initial, it’s usually firstname midinitial lastname like below:

Using some simple formulas and combining a couple of them together, you can easily separate the first name, last name and middle initial into separate cells in Excel. Let’s start with extracting the first part of the name. In my case, we’re going to use two functions: left and search. Logically here’s what we need to do:

Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then take out all the letters to the left of that position.

Here’s a simple formula that gets the job done correctly: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1), where NN is the cell that has the name stored in it. The -1 is there to remove the extra space or comma at the end of the string.

As you can see, we start out with the left function, which takes two arguments: the string and the number of characters you want to grab starting from the beginning of the string. In the first case, we search for a space by using double quotes and putting a space in-between. In the second case, we are looking for a comma instead of a space. So what is the result for the 3 scenarios I have mentioned?

We got the first name from row 3, the last name from row 5 and the first name from row 7. Great! So depending on how your data is stored, you have now extracted either the first name or the last name. Now for the next part. Here’s what we need to do logically now:

– Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then subtract the position from total length of the string. Here’s what the formula would look like:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

So now we use the right function. This takes two arguments also: the string and the number of characters you want to grab starting from the end of the string going left. So we want the length of the string minus the position of the space or comma. That will give us everything to the right of the first space or comma.

Great, now we have the second part of the name! In the first two cases, you’re pretty much done, but if there is a middle initial in the name, you can see that the result still includes the last name with the middle initial. So how do we just get the last name and get rid of the middle initial? Easy! Just run the same formula again that we used to get the second section of the name.

So we are just doing another right and this time applying the formula on the combined middle initial and last name cell. It will find the space after the middle initial and then take the length minus the position of the space number of characters off the end of the string.

So there you have it! You have now split the first name and last name into separate columns using a few simple formulas in Excel! Obviously, not everyone will have their text formatted in this way, but you can easily edit it to suit your needs.

Text to Columns

There is also another easy way you can separate combined text into separate columns in Excel. It’s a featured called Text to Columns and it works very well. It’s also much more efficient if you have a column that has more than two pieces of data.

For example, below I have some data where one row has 4 pieces of data and the other row has 5 pieces of data. I would like to split that into 4 columns and 5 columns, respectively. As you can see, trying to use the formulas above would be impractical.

In Excel, first select the column you want to separate. Then, go ahead and click on the Data tab and then click on Text to Columns.

This will bring up the Text to Columns wizard. In step 1, you choose whether the field is delimited or fixed width. In our case, we’ll choose Delimited.

On the next screen, you will choose the delimiter. You can pick from tab, semicolon, comma, space or type a custom one in.

Finally, you choose the data format for the column. Normally, General will work just fine for most types of data. If you have something specific like dates, then choose that format.

Click Finish and watch how your data is magically separated into columns. As you can see, one row turned into five columns and the other one into four columns. The Text to Columns feature is very powerful and can make your life a lot easier.

If you are having problems separating names not in the format I have above, post a comment with your data and I’ll try to help. Enjoy!

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