Tout ce que vous faites génère des données quelque part. Ces données, une fois collectées et analysées, deviennent des informations. Cette information peut en dire plus sur vous à quelqu'un que vous ne voudriez probablement qu'il en sache.

Les informations recueillies au fil du temps peuvent tout dire à quelqu'un^{(someone everything)} sur vous et peuvent être utilisées pour vous aider ou vous nuire. Ces données sont appelées métadonnées.

Qu'est-ce que les métadonnées ?

Les métadonnées^(Metadata) sont des données sur les données. Ne^(Don) détestez-vous pas que les gens utilisent un mot pour définir ce mot ? Les données^(Data) sont des faits totalement objectifs. Elle ne peut être raisonnablement contestée. Un est un et zéro est zéro. La température est ce qu'elle est. La date d'aujourd'hui est la date d'aujourd'hui. Tu obtiens le point.

Les métadonnées^(Metadata) sont des faits concernant une seule donnée. Illustrons cela avec l'exemple de la rédaction d'une lettre dans Microsoft Word .

Vous tapez une lettre à envoyer aux autorités concernant quelque chose qui se passe au travail et qui est contraire à l'éthique, voire illégal. Oui, nous sommes devenus dramatiques tout de suite.

La lettre est une information faite à partir des caractères que vous avez tapés dans un certain ordre. Les caractères que vous avez tapés sont générés par un tas de uns et de zéros. Les uns et les zéros sont les données qui composent les informations contenues dans la lettre.

Lorsque les uns et les zéros sont transformés en lettre, d'autres données sur la lettre sont créées. Certaines de ces métadonnées incluent le moment où vous avez tapé la lettre, qui a tapé la lettre, quand elle a été enregistrée pour la dernière fois, dans quelle version de Word a-t-elle été créée, toutes ces données sont des données ou des métadonnées.

À quoi servent les métadonnées ?

Dans Microsoft Office , la plupart des métadonnées sont là uniquement pour votre bénéfice. Il peut vous aider à trouver la version la plus récente d'un document ou à voir qui a créé le document afin que vous puissiez lui poser des questions à ce sujet. Il aide à garder une trace des modifications ou des commentaires sur les documents.

Il est également utilisé par le programme Office^{(Office program)} et d'autres programmes pour travailler avec le document. L' Explorateur^(Explorer) Windows utilise les informations pour catégoriser et trier les documents, par exemple.

Pourquoi voudrais-je supprimer des métadonnées^(Metadata) ?

Revenons à la lettre que vous envoyez aux autorités au sujet de quelque chose de sommaire qui se passe au travail. Vous le faites de manière anonyme parce que vous craignez des représailles ou simplement parce que vous ne voulez pas être impliqué au-delà de le porter à l' attention des^{(’ attention)} autorités . C'est de la dénonciation.

Vous faites tout votre possible pour obtenir une adresse e-mail temporaire et l'envoyer à partir d'un ordinateur public dans une bibliothèque pour couvrir vos traces. En raison des métadonnées, le document peut contenir des informations qui peuvent être utilisées pour le relier à vous. Il se peut même que votre nom y soit encore attaché.

Pire encore, les modifications que vous avez apportées au document, bien qu'elles ne soient plus visibles pour vous, peuvent toujours figurer dans le document. Si vous avez écrit un paragraphe sur quelque chose qui vous est spécifique, mais que vous l'avez ensuite supprimé parce qu'il pourrait être utilisé pour vous identifier, il pourrait toujours faire partie du fichier sous la forme de métadonnées.

Comment puis-je afficher les métadonnées Office ?

Voici une liste de méthodes pour voir quelles métadonnées sont jointes à vos fichiers Word^(Word) , Excel ou PowerPoint . Les métadonnées^(Metadata) entourant les e-mails envoyés à partir d' Outlook sont beaucoup plus complexes et dépassent le cadre de cet article.

Afficher les métadonnées^{(View Metadata)} dans Word , Excel ou PowerPoint

Avec le document, le classeur ou la présentation ouvert que vous souhaitez vérifier :

Cliquez sur Fichier^{(File )} dans le coin supérieur gauche.

Sur l' écran d' informations^{(Info )} , vous verrez de nombreuses informations telles que la taille^(Size) , les pages , les mots^(Words) , le temps total d'édition^{(Total Editing Time)} , la dernière modification^(Modified) , la création^(Created) et les personnes associées, entre autres données.

Sous ces données, cliquez sur Afficher toutes les propriétés^{(Show All Properties)} pour voir plus de données.
REMARQUE : ^(NOTE:) faites attention^{(Pay attention)} aux données du modèle^(Template) . Si vous avez utilisé un modèle qui porte votre nom ou le nom d'une entreprise^{(company name)} dans son nom de fichier, cela pourrait être suivi jusqu'à vous.

Afficher les métadonnées dans l'Explorateur Windows

Ouvrez l' Explorateur Windows^{(Windows Explorer)} et accédez à l'endroit où vous avez enregistré le fichier.

Faites un clic droit^{(Right-click)} sur le fichier et cliquez^{(file and click)} sur Propriétés^(Properties) .

Dans la fenêtre Propriétés^{(Properties window)} , cliquez sur l' onglet Détails . ^(Details)Vous verrez toutes les métadonnées dans une liste compacte et concise.

Afficher toutes les métadonnées^{(View All Metadata)} des fichiers Word , Excel ou PowerPoint

Extensible Markup Language ( XML ) est le document de facto pour le stockage des métadonnées en informatique. Il accompagne toutes sortes de fichiers et les fichiers Microsoft Office ne font pas exception.

La visualisation de ces documents XML est étonnamment facile. Faisons cela avec un fichier Word^{(Word file)} .

1. Ouvrez l' Explorateur Windows^{(Windows Explorer)} et accédez à l'endroit où vous avez enregistré le fichier.
2. Faites une copie du fichier afin de ne pas corrompre accidentellement le fichier d'origine.
3. Sélectionnez le fichier à copier^{(copy file)} et appuyez sur le bouton F2 de votre clavier ou faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez ^{(file and select)} Renommer^(Rename) .

Modifiez l'extension du fichier de .docx à .zip . Oui, chaque type de fichier Office^{(Office filetype)} qui se termine par x est un fichier compressé contenant des documents XML. Vous recevrez un avertissement à ce sujet. Cliquez sur Oui^(Yes) .

Faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez Extraire tout…^{(Extract All…)}

Dans la fenêtre qui s'ouvre, il vous demandera où vous souhaitez enregistrer les fichiers extraits et si vous souhaitez afficher les fichiers extraits une fois terminé. Les valeurs par défaut sont bonnes. Cliquez sur Extraire^(Extract) .

Une fois l'extraction terminée, vous verrez trois dossiers et un fichier XML^{(XML file)} . Explorez ces fichiers pour voir quelles informations y sont stockées. Si vous double-cliquez sur un fichier XML^{(XML file)} , il s'ouvrira probablement dans Internet Explorer .

Cela semblera étrange, mais vous devriez être en mesure de comprendre ce que la plupart des informations signifient. Deux fichiers XML peuvent contenir votre nom : core.xml dans le dossier docProps , et document.xml et people.xml , tous deux dans le dossier word .

Comment supprimer des métadonnées^{(Delete Metadata)} de Microsoft Word , Excel ou PowerPoint

Il a fallu beaucoup de temps pour arriver ici, mais si vous voulez faire quelque chose comme ça, vous devez savoir exactement pourquoi. Allons-y.

Supprimer les métadonnées^{(Delete Metadata)} dans Word , Excel ou PowerPoint

Cliquez sur Fichier^{(File )} dans le coin supérieur gauche.

Sur la page d' informations^{(Info )} , cliquez sur Vérifier les problèmes^{(Check for Issues)} à gauche, vers le milieu de la page.

Cliquez sur Inspecter le document^{(Inspect Document)} . La fenêtre Inspecteur de document^{(Document Inspector )} s'ouvrira.

 Assurez^(Make) -vous que toutes les cases à cocher dans l' inspecteur de document^{(Document Inspector)} sont cochées, puis cliquez sur le bouton Inspecter^(Inspect) .

Une fois l' inspecteur de document^{(Document Inspector)} terminé, vous verrez des informations^{(see information)} sur le type de données qu'il a trouvées. Une coche verte dans un cercle signifie qu'aucune donnée de ce type n'a été trouvée. Un point d' exclamation^{(exclamation mark)} rouge signifie qu'il a trouvé des données de ce type. À côté de la description de ce type de données, vous verrez le bouton Supprimer tout .^{(Remove All)}

Cliquez^(Click) dessus pour supprimer toutes les données de ce type. Il peut y avoir plusieurs de ces boutons, alors faites défiler vers le bas pour vous assurer de les avoir tous.

Après avoir supprimé les métadonnées, vous pouvez cliquer sur le bouton Réinspecter^{(Reinspect )} , juste pour vous assurer qu'il n'a rien manqué^{(t miss anything)} .

Enregistrez votre document maintenant pour vous assurer que les données ne seront pas ressaisies.

Comment être certain que les métadonnées ont^(Metadata) été supprimées

Suivez les étapes ci-dessus pour Afficher toutes les métadonnées dans Word, Excel ou PowerPoint^{(View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint)} . En inspectant les fichiers core.xml, document.xml et people.xml, vous devriez voir qu'il n'y a plus de données personnelles dans le document.

Si vous modifiez l'extension de .zip à .docx, vous pourrez à nouveau ouvrir le fichier normalement dans Word .

Comment supprimer des métadonnées^{(Delete Metadata)} dans l' Explorateur Windows^{(Windows Explorer)}

C'est une bonne méthode si vous souhaitez supprimer rapidement les métadonnées de plusieurs fichiers. Faire cela pour 2 fichiers ou plus peut être fait en quelques secondes.

Ouvrez l' Explorateur Windows et accédez^{(Windows Explorer and navigate)} au fichier dont vous souhaitez supprimer les métadonnées. Faites un clic droit^{(Right-click)} sur le fichier et cliquez^{(file and click)} sur Propriétés^(Properties) .

Dans la fenêtre Propriétés^{(Properties window)} , cliquez sur l' onglet Détails puis cliquez sur ^(Details)Supprimer les propriétés et les informations personnelles^{(Remove Properties and Personal Information)} .

Vous pouvez supprimer des informations de deux manières. Vous pouvez supprimer les métadonnées du fichier d'origine ou faire une copie du fichier sans aucune métadonnée.

Supprimer les métadonnées du fichier d'origine

Sélectionnez Supprimer les propriétés suivantes de ce fichier :^{(Remove the following properties from this file:)} puis cochez uniquement les cases souhaitées ou cliquez sur le bouton Tout sélectionner^{(Select All )} . Cliquez ensuite sur OK .

Faire une copie sans métadonnées

Cela fera une copie du fichier et ajoutera le mot Copier^(Copy) à la fin du nom de fichier. Cette copie n'aura aucune métadonnée associée.

Dans la fenêtre Supprimer les propriétés , sélectionnez ^{(Remove Properties)}Créer une copie avec toutes les propriétés possibles supprimées,^{(Create a copy with all possible properties removed)} puis cliquez sur le bouton OK .

Comparez les propriétés de l'original et de la copie pour voir la différence.

En clair ?

Cela signifie-t-il que vous êtes en clair ? Vous ne pouvez pas être identifié maintenant à partir du document ? C'est difficile à dire. Ce que vous ferez ensuite avec le document déterminera cela.

Tout autre traitement numérique du document, comme l'envoyer par courrier électronique, pourrait ajouter des métadonnées dans la chaîne. Une option viable consiste à imprimer le document et à le poster^{(document and mail)} . Il est difficile d'obtenir des métadonnées sur papier.

How to Completely Delete Personal Metadata from Microsoft Office Documents

Everything you do generates data somewhere. That data, when collected and аnаlyzed, becomes information. That informatiоn can tell someone more about you than you probably want thеm to knоw.

The information collected over time can tell someone everything about you and can be used to help or harm you. This data is known as metadata.

What is Metadata?

Metadata is data about data. Don’t you hate it when people use a word to define that word? Data is facts that are completely objective. It cannot be reasonably disputed. One is one and zero is zero. The temperature is what it is. Today’s date is today’s date. You get the point.

Metadata is facts about a single piece of data. Let’s illustrate this with the example of writing a letter in Microsoft Word.

You type a letter to send to authorities about something going on at work that is unethical, possibly even illegal. Yes, we got dramatic right away.

The letter is information made from the characters you typed in a certain order. The characters you typed are generated by a bunch of ones and zeroes. The ones and zeroes are the data that makes up the information in the letter.

When the ones and zeroes are turned into the letter, there is other data about the letter that gets created. Some of that metadata includes when you typed the letter, who typed the letter, when it was last saved, what version of Word was it created in, all these are data about the data or metadata.

What Does Metadata Do?

In Microsoft Office, most of the metadata is there just for your benefit. It can help you find the newest version of a document or see who created the document so you could ask them questions about it. It helps to keep track of edits or comments on documents.

It is also used by the Office program and other programs to work with the document. Windows Explorer uses the information to categorize and sort documents, for example.

Why Would I Want to Remove Metadata?

Let’s go back to the letter you’re sending to the authorities about something sketchy going on at work. You’re doing this anonymously because you fear retribution, or you just don’t want to be involved beyond bringing it to the authorities’ attention. It’s whistleblowing.

You go all out and get a temporary e-mail address and send it from a public computer at a library to cover your tracks. Because of metadata, the document may have information that can be used to link it back to you. It even may still have your name attached to it.

Even worse, changes you made to the document, although no longer visible to you, may still be in the document. If you wrote a paragraph about something specific to you but then removed it because it could be used to identify you, it still could be a part of the file in the form of metadata.

How Can I View Office Metadata?

Following is a list of methods to see what metadata is attached to your Word, Excel, or PowerPoint files. Metadata surrounding e-mail sent from Outlook is far more complex and beyond the scope of this article.

View Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

With the document, workbook, or presentation open that you want to check:

Click on File in the top-left corner.

On the Info screen, you’ll see plenty of information such as Size, Pages, Words, Total Editing Time, Last Modified, Created, and Related People among other data.

Under that data, click on Show All Properties to see more data.
NOTE: Pay attention to the Template data. If you used a template that has your name, or a company name in its filename, that could be tracked to you.

View Metadata in Windows Explorer

Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.

Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab. You’ll see all the metadata in compact and concise list.

View All Metadata for Word, Excel, or PowerPoint Files

Extensible Markup Language (XML) is the defacto document for the storage of metadata in computing. It accompanies all kinds of files and Microsoft Office files are no exception.

Viewing these XML documents is surprisingly easy. Let’s do this with a Word file.

1. Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.
2. Make a copy of the file, so you don’t accidentally corrupt the original file.
3. Select the copy file and either tap the F2 button on your keyboard or right-click on the file and select Rename.

Change the extension of the file from .docx to .zip. Yes, each Office filetype that ends in x is a compressed file containing XML documents. You’ll get a warning about doing this. Click Yes.

Right-click on the file and select Extract All…

In the window that opens, it will ask you where you want to save the extracted files and if you want to show the extracted files when finished. The default values are good. Click Extract.

Once the extraction is done, you’ll see three folders and an XML file. Explore in these files to see what information is stored there. If you double-click on an XML file, it will likely open in Internet Explorer.

It will look odd, but you should be able to make out what most of the information means. There are two XML files that may contain your name: core.xml in the docProps folder, and document.xml and people.xml, both in the word folder.

How to Delete Metadata from Microsoft Word, Excel, or PowerPoint

It took a long time to get here, but if you’re going to do something like this you should know exactly why. Let’s get on with it.

Delete Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

Click on File in the top-left corner.

On the Info page, click on Check for Issues on the left, near the middle of the page.

Click on Inspect Document. The Document Inspector window will open.

 Make sure all the checkboxes in the Document Inspector are checked, then click the Inspect button.

Once the Document Inspector is done, you’ll see information about what kind of data it found. A green checkmark in a circle means it found no data of that type. A red exclamation mark means it found data of that type. Next to that data type’s description you’ll see the Remove All button.

Click on that to remove all data of that type. There may be several of these buttons, so scroll down to ensure you get all of them.

After you’ve removed the metadata, you may want to click the Reinspect button, just to make sure it didn’t miss anything.

Save your document now to ensure the data doesn’t get re-entered.

How to be Certain the Metadata was Deleted

Go through the steps above for View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint. Upon inspecting the core.xml, document.xml and people.xml files, you should see that there is no personal data in the document anymore.

If you change the extension back from .zip to .docx, you’ll be able to open the file normally in Word again.

How to Delete Metadata in Windows Explorer

This is a good method if you want to strip metadata from several files quickly. Doing this for 2 or more files can be done in a matter of seconds.

Open Windows Explorer and navigate to the file you want to remove metadata from. Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab then click on Remove Properties and Personal Information.

You can remove information in two ways. You can remove metadata from the original file or make a copy of the file without any metadata.

Remove Metadata from Original File

Select Remove the following properties from this file: then either check only the boxes you want or click on the Select All button. Then click OK.

Make a Copy with No Metadata

This will make a copy of the file and add the word Copy to the end of the filename. That copy will not have any metadata associated with it.

In the Remove Properties window, select Create a copy with all possible properties removed then click the OK button.

Compare the properties of the original and the copy to see the difference.

In the Clear?

Does this mean you’re in the clear? You cannot be identified now from the document? That’s difficult to say. What you do with the document next will determine that.

Any further digital processing of the document, like emailing it, could add metadata back into the chain. A viable option is to print the document and mail it. It’s difficult to get metadata from paper.

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