C'est toujours une terrible tragédie quand quelqu'un perd quelque chose d'important sur lequel il travaillait parce qu'il n'a pas correctement enregistré son document. Cela arrive plus souvent que vous ne le pensez aux utilisateurs d'Excel et de Word^{(Excel and Word users)} !

Heureusement, Microsoft a ajouté de nombreuses fonctionnalités dans les deux dernières versions qui aident à réduire les risques de perte de données en raison de plantages, de pannes de courant, de suppressions accidentelles, etc. Une fonctionnalité s'appelle AutoRecover et la seconde, moins connue, s'appelle AutoBackup .

Dans cet article, je vais parler de la façon de configurer les deux options afin que vos données soient aussi sûres que possible. Je voudrais également mentionner que les dernières versions d' Office^{(Office allow)} vous permettent d'enregistrer des documents directement sur OneDrive , ce qui est une bonne option à considérer car vous pourrez toujours accéder à votre travail même si votre disque dur tombe en panne.

Récupération automatique d'Excel

La fonction de récupération automatique^{(Auto Recover feature)} est activée par défaut et enregistre automatiquement votre document dans un emplacement temporaire après un intervalle de temps défini^{(set time interval)} . Pour afficher les paramètres de récupération automatique^{(AutoRecover)} , cliquez sur Fichier^(File) puis sur Options .

Cliquez sur Enregistrer^(Save) dans le menu de gauche et vous verrez l' option Récupération automatique^{(AutoRecover option)} sous Enregistrer les classeurs^{( Save Workbooks)} .

Par défaut, les informations de récupération automatique^{(AutoRecover information)} sont enregistrées toutes les 10 minutes. En plus de l'intervalle, Excel doit être inactif pendant 30 secondes avant que les données ne soient enregistrées. En outre, les informations enregistrées automatiquement sont enregistrées dans l' emplacement du fichier AutoRecover^{(AutoRecover file location)} répertorié ici. Alors, comment ça marche? Fondamentalement^(Basically) , disons que vous avez une feuille de calcul comme celle ci-dessous et que vous l'avez enregistrée.

Supposons maintenant que j'ajoute les données suivantes à la feuille de calcul Excel et que j'attende^{(Excel spreadsheet and wait)} environ 10 minutes sans enregistrer mon document. Étant donné que l' intervalle de récupération automatique^{(AutoRecover interval)} est défini sur 10 minutes, vous devez attendre au moins ce temps pour que les données soient enregistrées.

Dans mon cas, j'ai simulé un plantage d'Excel^{(Excel crash)} en ouvrant le gestionnaire de tâches^{(task manager)} et en tuant le processus Excel^{(Excel process)} . Après cela, j'ai rouvert Excel et j'ai immédiatement vu une option appelée Afficher les fichiers récupérés^{(Show Recovered Files)} .

Si vous cliquez dessus, une liste de fichiers Excel pouvant être récupérés s'affichera. Dans mon cas, il contenait le fichier d'origine, qui contenait uniquement des données A1 et A2^{(A1 and A2)} , ainsi que le fichier AutoRecovered^{(AutoRecovered file)} , qui comprenait les données que je n'avais pas enregistrées sur le disque.

Cliquer sur l'un des éléments de la liste ouvrira une autre instance d' Excel affichant les données de ce fichier particulier. Dans l'ensemble, il s'agit d'une fonctionnalité très utile pour les moments où vous n'avez pas enregistré tout votre travail, mais Excel se termine de manière inattendue.

Le principal inconvénient de cette fonctionnalité est que les données de récupération automatique^{(AutoRecover data)} sont stockées sur le même disque dur que votre fichier, donc si quelque chose arrive à votre disque dur, tout sera parti. Vous pouvez modifier l'emplacement dans les paramètres ci-dessus sur un disque dur séparé ou même sur un emplacement réseau^{(network location)} , ce que je recommande vivement.

Notez que les informations de récupération automatique^{(AutoRecover information)} sont également supprimées automatiquement par Excel dans les circonstances suivantes :

1. Vous enregistrez le fichier manuellement ou en utilisant Fichier^(File) – Enregistrer^{(Save As)} sous .
2. Vous fermez le fichier ou quittez Excel^{(file or quit Excel)} (que vous ayez enregistré le fichier ou non)
3. Vous désactivez la récupération automatique^{(AutoRecover)} complètement ou uniquement pour le classeur

Donc, fondamentalement, chaque fois que vous enregistrez le fichier, il se débarrasse des données de récupération automatique^{(AutoRecover data)} . De plus, si vous quittez manuellement Excel et choisissez de ne pas enregistrer les données, cela supprimera les données de récupération automatique^{(AutoRecover data)} . Gardez cela à l'esprit lorsque vous utilisez cette fonctionnalité . ^(Just)Si vous êtes un gros utilisateur d'Excel^{(Excel user)} , je suggérerais de définir l' intervalle^{(AutoRecover interval)} de récupération automatique sur quelque chose comme 2 ou 3 minutes au lieu de 10.

Sauvegarde automatique

Une autre fonctionnalité que peu de gens connaissent vraiment est AutoBackup . Pour l'utiliser, vous devez d'abord aller enregistrer votre fichier pour arriver à la boîte de dialogue ^{(dialog box)}Enregistrer^(Save) . Si vous avez déjà un document Excel^{(Excel document)} enregistré , allez dans Fichier^(File) puis Enregistrer^{(Save As)} sous et choisissez un emplacement. Lorsque vous faites cela, la boîte de dialogue Enregistrer sous s'affiche.^{(Save As)}

Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Outils^(Tools) qui se trouve à gauche du bouton Enregistrer . ^(Save)Vous verrez quelques options, dont l'une est General Options . Lorsque vous cliquez dessus, une petite fenêtre apparaît avec quelques options supplémentaires.

Allez-y et cochez la case Toujours créer une sauvegarde^{(Always create backup)} . Cliquez sur OK^{(Click OK)} et maintenant, lorsque vous enregistrez le fichier, un fichier de sauvegarde Excel^{(Excel backup)} sera également créé avec une extension .XLK. Notez que la première fois que vous faites cela, les fichiers seront exactement les mêmes. Si vous apportez des modifications au fichier d'origine, puis que vous l'enregistrez à nouveau, le fichier de sauvegarde^{(backup file)} restera le même (les données d'origine). Cependant, la troisième fois que vous l'enregistrerez, le fichier de sauvegarde^{(backup file)} sera mis à jour avec les informations jusqu'à la deuxième sauvegarde.

Fondamentalement, le fichier de sauvegarde^{(backup file)} est toujours une version derrière la version actuelle. Donc, si vous avez fait un tas de modifications, enregistré votre fichier et que vous vouliez ensuite revenir à la version qui n'avait pas ces modifications, vous pouvez simplement ouvrir le fichier de sauvegarde^{(backup file)} .

Le fichier est enregistré au même emplacement que le fichier d'origine et il ne semble pas y avoir de moyen de changer cela. Cette fonctionnalité n'ajoute pas beaucoup de sécurité à votre document, mais elle est bonne dans certaines circonstances.

L'activation de ces fonctionnalités de sauvegarde et de récupération^{(backup and recovery features)} dans Excel vous évitera, espérons-le, de perdre des données importantes. C'est toujours une bonne option d'utiliser le stockage en nuage (comme OneDrive ) comme ^(OneDrive)filet de sécurité^{(safety net)} supplémentaire en cas de panne catastrophique de votre ordinateur. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à commenter. Prendre plaisir!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s always a terrible tragedy when someone loses something impоrtant they were working on because they didn’t sаve their document properly. This happens more oftеn than you would think to Excel and Word users!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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