Pour un outil basé sur le cloud et le Web pour le suivi des projets, des tâches, des listes, des membres de l'équipe, etc., Smartsheet.com offre des fonctionnalités étendues et flexibles.

Si vous envisagez de l'essayer ou si vous avez déjà souscrit à un essai gratuit, tirer le meilleur parti de l'outil signifie savoir ce qu'il peut faire pour vous et votre équipe. Voyons comment utiliser Smartsheet pour les débutants qui débutent.

Qu'est-ce que Smartsheet ?

Si vous avez déjà utilisé des applications comme Asana^{(like Asana)} , Monday.com ou un logiciel de gestion de projet similaire, Smartsheet est comparable en termes d'objectif, de structure et de fonctionnalités. Vous pouvez l'utiliser seul ou collaborer avec d'autres, créer des tableaux de bord pour un accès rapide aux éléments et profiter de plusieurs vues comme Kanban , calendrier et grille.

Smartsheet fournit également des flux de travail automatisés, des modèles de démarrage rapide, des rapports utiles, des formulaires personnalisés et des intégrations avec d'autres applications pour rationaliser vos processus.

La meilleure façon de commencer à utiliser Smartsheet est de créer ou d'importer un projet, une feuille ou une liste de tâches que vous souhaitez suivre. Nous vous expliquerons ensuite les fonctionnalités de chaque outil.

Créer, importer ou utiliser un modèle

Sélectionnez l' icône du Centre de solutions^{(Solution Center)} (signe plus) dans la navigation de gauche. Vous verrez alors des options en haut à gauche de l'écran pour Créer^(Create) et Importer^(Import) .

Choisissez Créer^(Create,) et vous disposez de huit options pour Grille^(Grid) , Projet^(Project) , Cartes^(Cards) , Liste des tâches^{(Task List)} , Formulaire^(Form) , Rapport^(Report) et Tableau de Dashboard/Portal . Sélectionnez le type d'élément que vous souhaitez créer, donnez-lui un nom et sélectionnez Créer^(Create) .

Choisissez Importer^(Import) si vous avez un plan de projet ou une feuille de tâches ailleurs avec lequel vous souhaitez commencer. Choisissez Microsoft Excel^{(Pick Microsoft Excel)} , Microsoft Project , Google Sheets ou Atlassian Trello . Suivez ensuite les invites pour importer l'élément.

Si vous souhaitez commencer avec un modèle ou un ensemble de modèles, choisissez Parcourir toutes les solutions^{(Browse All Solutions)} , sélectionnez un secteur ou utilisez la zone de recherche^(Search) pour trouver quelque chose de spécifique. 

Sélectionnez un modèle ou un ensemble pour afficher des informations supplémentaires. Ensuite, pour utiliser un modèle^{(use a template)} , sélectionnez le bouton Utiliser .^(Use)

Pour un ensemble de modèles, sélectionnez En savoir plus^{(Learn More)} pour obtenir tous les détails sur ce qui est inclus et télécharger l'ensemble.

Utiliser l'assistant de projet

S'il s'agit d'un nouveau projet avec lequel vous souhaitez commencer, vous pouvez également utiliser l' Assistant de projet . Cela vous donne une longueur d'avance sur la mise en place du projet.

Dans le Centre de solutions^{(Solution Center)} , sélectionnez Assistant de projet^{(Project Assistant)} . Nommez votre projet, entrez deux tâches pour commencer et ajoutez deux sous-tâches pour la tâche^(Task) n° 1.

Vous verrez alors la disposition de la vue Grille^{(Grid View)} pour votre nouveau projet avec les tâches et les sous-tâches que vous avez entrées. 

Caractéristiques du projet

Le suivi de votre projet dans Smartsheet est facile grâce aux outils de gestion de projet intégrés comme la vue Gantt^{(Gantt View)} .

Vous avez des emplacements pour la tâche, la durée, le début, la fin, les prédécesseurs, l'affectation, le pourcentage d'achèvement, le statut et les commentaires sur le côté gauche. Sur le côté droit se trouve votre diagramme de Gantt .

Vous pouvez ajouter des lignes de base et afficher ou masquer le chemin critique à l'aide des icônes en haut à droite.

Sélectionnez l' icône d' engrenage pour ouvrir les ^(gear)paramètres du projet^{(Project Settings)} . Réglez ensuite les paramètres de dépendance^{(Dependency Settings)} , l ' affichage^{(Timeline Display)} de la chronologie et la gestion des ressources^{(Resource Management)} .

Fonctionnalités de la liste des tâches

La liste des tâches contient exactement ce dont vous avez besoin pour suivre vos^{(track your to-dos)} tâches du début à la fin. 

Entrez^(Enter) le nom de la tâche, la date d'échéance, le destinataire et le statut. Utilisez la colonne Terminé^(Done) pour marquer les tâches terminées et la section Commentaires^(Comments) pour les notes.

Caractéristiques des cartes

Si vous aimez la méthode Kanban de gestion de projet, vous pouvez utiliser la mise en page Cartes, que ce soit pour vous ou votre équipe.

Vous commencerez par des voies pour Non classé^{(Uncategorized)} , Backlog , Planification^(Planning) , En cours^(Progress) et Terminé^(Complete) . Cependant, vous pouvez modifier ces étiquettes en fonction de votre projet.

Utilisez les signes plus pour ajouter des cartes aux couloirs. Vos cartes peuvent inclure une liste de contrôle des sous-tâches, des pièces jointes, des commentaires, des épreuves et des rappels. Vous pouvez également modifier les sous-tâches d'une carte dans une vue plus grande en sélectionnant l' icône Modifier^(Edit) (crayon).

Choisissez^(Choose) entre une vue compacte ou complète de vos cartes et ajustez les paramètres de la vue de la carte avec l' icône^{(Card View)} d' engrenage en haut à droite.^(gear)

Caractéristiques de la grille

Utilisez-vous des applications telles que Microsoft Excel ou Google Sheets^{(Microsoft Excel or Google Sheets)} pour le suivi des éléments ? Si tel est le cas, la disposition en grille^(Grid) est faite pour vous. Cela ressemble à une feuille de calcul avec des colonnes, des lignes et des cellules.

Caractéristiques du formulaire

La création d'un formulaire personnalisé^{(Building a custom form)} est une fonctionnalité utile pour toutes sortes de projets. Avec Smartsheet , vous pouvez concevoir votre formulaire et ajuster ses paramètres facilement.

Ajoutez^(Add) et supprimez des éléments de ^(Elements)formulaire^(Form) avec la section sur la gauche. Ensuite, sélectionnez un champ de formulaire pour ajuster ses paramètres particuliers sur la droite. Par exemple, vous pouvez rendre un champ obligatoire, inclure une étiquette ou un texte d'aide, utiliser la validation et ajouter une logique.

Ajustez les paramètres de formulaire pour le thème^(Theme) et la marque^(Brand) , la sécurité^(Security) , la soumission de formulaire^{(Form Submission)} et les e-mails pour les soumissions.

Fonctionnalités du rapport

Créez un rapport^{(Row Report)} de lignes , un rapport récapitulatif^{(Summary Report)} ou les deux. Sélectionnez la feuille ou le projet et ajoutez les colonnes. Vous pouvez ajouter des filtres, trier et regrouper des colonnes et inclure un résumé en haut.

Fonctionnalités du tableau de bord

En créant un tableau de bord Smartsheet , vous pouvez voir un instantané de votre projet, vérifier les éléments actifs, voir un graphique pratique ou afficher des mesures.

Donnez un nom à votre tableau de bord, puis choisissez les widgets que vous souhaitez utiliser. Vous verrez une belle sélection de widgets sur la droite et sélectionnez-en simplement un pour l'ajouter. 

Une fois que vous avez les widgets sur votre tableau de bord, vous pouvez ajuster leurs paramètres. Selon le type de widget, vous pouvez ajouter et styliser un titre et choisir une action lorsque quelqu'un clique sur le widget.

Navigation^{(Smartsheet Navigation)} , mise en page^(Layout) et outils Smartsheet^(Tools)

Smartsheet offre un moyen simple de naviguer dans l'application et d'utiliser les outils. 

Navigation à gauche

Sur le côté gauche, vous avez la navigation principale pour Accueil^(Home) , Notifications , Parcourir^(Browse) , Récents^(WorkApps) , Favoris^(Favorites) , WorkApps^(Recents) et le Centre de solutions^{(Solution Center)} . Lorsque vous vous connectez à Smartsheet , sélectionnez où vous souhaitez commencer.

En bas, sélectionnez l' icône Aide^(Help) (point d'interrogation) pour obtenir de l'aide ou l' icône Compte^(Account) pour ajuster votre profil et vos paramètres.

Outils du côté droit

Sur le côté droit se trouvent des outils. Vous les verrez à l'écran pour chaque élément que vous utilisez, comme un projet, une liste de tâches^{(Task List)} ou des cartes. Les exceptions sont le tableau de bord^(Dashboard) et le rapport^(Report) . 

Lorsque vous sélectionnez un outil, une barre latérale s'affiche contenant les éléments correspondants. Vous avez Conversations, Pièces jointes, Preuves^(Proofs) , Demandes de mise^{(Update Requests)} à jour , Publier^(Publish) , Journal d'activité^{(Activity Log)} et Résumé^(Summary) . 

Les actions disponibles dans la barre latérale dépendent de l'outil. À titre d'exemple, vous pouvez afficher toutes les conversations, celles qui ne sont pas lues ou les commentaires par feuille ou ligne. Pour les pièces jointes, vous pouvez prévisualiser le fichier, le télécharger, le renommer ou ajouter une description.

Barre d'outils supérieure

En haut de chaque élément, vous avez des outils supplémentaires. Sur le côté gauche, vous pouvez enregistrer, imprimer, annuler ou rétablir une action. Juste à côté, vous pouvez changer de vue, ce qui est très pratique. Basculez entre les vues  Grille^(Grid) , Gantt , Carte^(Card) ou Calendrier .^(Calendar)

Vous verrez également des boutons de police et de format similaires à ceux que vous voyez dans Microsoft Word^{(in Microsoft Word)} . Cela vous permet de modifier le style, la taille ou la couleur de la police, de modifier l'alignement, le format en tant que devise, etc.

^{(Additional Smartsheet Features)}Fonctionnalités et options supplémentaires de Smartsheet

Une fois que vous avez appris les bases de l'utilisation de Smartsheet , jetez un œil à ces fonctionnalités et options supplémentaires.

Partage^(Sharing) : en plus des conversations en temps réel et des outils de collaboration^{(collaboration tools)} , vous pouvez ajuster les paramètres de partage et d'autorisation pour votre équipe. Utilisez le bouton Partager^(Share) en haut à droite pour afficher vos options.

Intégrations^{(Integrations)} : connectez Smartsheet à des applications telles que Slack , Google Drive , Gmail , OneDrive , Jira , etc. Pour afficher vos options, accédez au Centre de solutions^{(Solution Center)} , sélectionnez Parcourir toutes les solutions^{(Browse All Solutions)} , puis sélectionnez Voir plus de modules complémentaires^{(See More Add-Ons)} dans la section Modules complémentaires.

Workflows automatisés^{(Automated Workflows)} : automatisez les tâches^{(Automate tasks)} de votre projet ou de votre feuille en sélectionnant un déclencheur et une action. Vous pouvez automatiser des éléments tels que les notifications, les demandes d'approbation, l'enregistrement d'une date ou le verrouillage de lignes. Sélectionnez l' onglet Automatisation^(Automation) au-dessus de la barre d'outils supérieure.

Vous pouvez également créer un espace de travail, utiliser la mise en forme conditionnelle et découvrir les fonctionnalités de création d'une application Web ou mobile pour votre entreprise.

Smartsheet est un outil complet et robuste pour la gestion de projets de toutes tailles. Assurez-vous de vérifier les tarifs de leur plan d'abonnement^{(subscription plan pricing)} pour trouver celui qui vous convient le mieux.

Pour des outils similaires, découvrez comment utiliser l'outil Todoist Kanban^{(use the Todoist Kanban tool)} ou comment être productif avec Trello^{(be productive with Trello)} .

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

For a cloud- and web-based tool fоr trаcking projects, tasks, lists, team members, and more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

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